¿Qué es la teleconmutación?
El teletrabajo es un término un poco más formal para referirse al trabajo desde casa, al que se suele recurrir porque no hay un espacio de oficina al cual desplazarse. También se le suele llamar "trabajo remoto", "trabajo desde cualquier lugar" o "espacio de trabajo flexible".
Los teletrabajadores pueden tener un empleo a tiempo completo trabajando para una empresa, estar empleados a tiempo parcial por varias empresas o ser autónomos y trabajar como y cuando quieran. Si alguna vez has escuchado a alguien refiere a sí mismo como "nómada digital", se refiere a alguien que no está atado a ninguna ubicación física y que, en cambio, realiza trabajos a distancia. Siempre que disponga de las herramientas para crear un espacio de trabajo digital, como Dropbox, tu equipo tendrá la libertad de instalarse en cualquier ubicación remota que desee.
¿Y qué es el teletrabajo?
El teletrabajo es el trabajo realizado por un equipo que trabaja a distancia. Es decir, se trata de un trabajo que se puede realizar de forma remota, sin necesidad de estar en la oficina o en la misma sala que los compañeros. Si tu equipo no ha trabajado de forma remota durante la mayor parte de este año, tal vez dudes de cuánto trabajo se puede realizar realmente en casa. Así que te alegrará saber que hay estudios que han demostrado que el teletrabajo es más eficaz que el trabajo de toda la vida en la oficina.
¿Cómo puede ayudar el teletrabajo a las empresas?
Se considera que el teletrabajo ayuda a las personas —y, por lo tanto, a sus empresas— a prosperar de varias formas. Estas son solo algunas de las ventajas más comunes del teletrabajo:
Equilibrio entre la vida profesional y personal
A nadie le gustan los desplazamientos al trabajo. Después de todo, ¿a quién le gusta perder horas de su valioso tiempo y tener que gastar un montón de dinero en transporte y peajes? El trabajo remoto evita este inconveniente. Las prisas para no llegar tarde, las tardes perdidas en embotellamientos o las esperas por retrasos en los trenes serán cosas del pasado. Y se acabó el absentismo laboral por emergencias de fontanería. Tus teletrabajadores pueden estructurar su jornada para ser más productivos. El horario de 8 a 9 am ya no tiene por qué estar limitado al desplazamiento diario. Cada uno puede trabajar en el horario en el que se sienta más productivo, ya sean las 8 de la mañana o las 6 de la tarde. Además, si combinas el teletrabajo con un horario flexible, podrás sacar lo mejor incluso de los noctámbulos de tu equipo. Esto significa mayor motivación, mayor productividad y mejor retención del talento.
Trabajar en diferentes zonas horarias
Uno de los mayores beneficios del trabajo remoto es que se puede realizar en cualquier lugar y en cualquier zona horaria. Si bien eso puede hacer que encontrar un momento mutuamente aceptable para una llamada telefónica sea un poco complicado (pero con la comunicación asincrónica, las llamadas telefónicas pueden ni siquiera ser necesarias), también significa que puede ser una oficina "siempre activa". Mientras su equipo en Nueva York duerme, su oficina de Londres puede estar trabajando, lo que le permitirá ser más receptivo que nunca.
Costes reducidos
Esta era evidente. Si tu equipo no está en una oficina, no necesitas una oficina. Se acabó pagar un alquiler desorbitado en la ciudad. Lo mismo ocurre con tu equipo, que no necesita vivir en pequeños dormitorios en grandes ciudades para poder llegar a la oficina todos los días. Trabajar desde casa significa que el trabajo de tu equipo no determina dónde está su hogar, y esto supone un gran beneficio para la salud mental y la felicidad de cualquier persona. Las empresas pueden incluso trasladar estos costes reducidos a sus empleados ofreciendo a su equipo una compensación para sufragar los gastos de la electricidad y de Internet que utilizan exclusivamente para realizar su trabajo. Ofrecer un vale de comida a domicilio el día de pago también será un gesto que seguro que será bien recibido. Porque ya no existen esos momentos de café en la cocina para ponerse al día
Inconvenientes del teletrabajo
Hay una cuestión principal en la que tu equipo seguramente coincida en que es una desventaja del teletrabajo, y es el aspecto social y la falta de tiempo cara a cara. Cuando todos los miembros de tu equipo se organizan solos en sus oficinas en casa, sin un entorno de trabajo compartido, es fácil perder de vista el hecho de que son un equipo. Por eso la comunicación es absolutamente crucial.
Las llamadas de Zoom con un refrigerio todos los viernes por la tarde son una forma de hacerlo, pero eso no tiene en cuenta a los miembros del equipo que están al otro lado del mundo. La comunicación más valiosa es aquella que está completamente integrada en el horario de trabajo. Como las ediciones y las anotaciones en tiempo real, la colaboración en documentos compartidos o los mensajes de Slack a cualquier hora del día. Tu equipo necesita saber que puede comunicarse cuando lo necesite, no solo durante las horas de una videollamada acordada.
Haz que las cosas especiales sigan siendo especiales
Para eventos especiales, como las vacaciones, intenta organizar reuniones para los miembros del equipo que estén cerca unos de otros. Para los que estén realmente lejos, organiza una fiesta online y asegúrate de enviar tus tarjetas navideñas y tal vez algún pequeño obsequio o dos. Si tu oficina tradicional siempre se enorgulleció de hablar de “hacer lo mejor” para los empleados, entonces tu oficina remota debería regirse por los mismos valores.
Cómo empezar a trabajar de manera remota
Si estás listo para hacer el cambio que muchos ya están haciendo, es un poco más complicado que enviar a todo el mundo a casa y decirles que no regresen pronto. Será necesario planificar y encontrar las mejores herramientas para respaldar a los equipos distribuidos.
Internet
Los equipos remotos no podrán trabajar sin Internet, así que averigua si los miembros de tu plantilla pueden disponer de conexión en sus propios hogares. Es posible que ahorres dinero al no tener más una oficina, pero esto no significa que no debas reinvertirlo en su negocio. Piensa en qué concesiones puedes hacer para ayudar a tu equipo a configurar la red wifi que necesita. Además, debes optar por un software que te permita trabajar sin conexión si se corta la conexión a Internet.
Software
La tecnología es clave para el auge del trabajo remoto, por lo que tu empresa debe estar adecuadamente equipada. Tal vez pienses que puedes limitarte a escribir documentos de Word, guardarlos y luego distribuirlos mediante archivos adjuntos en correos electrónicos, pero eso no es posible con el trabajo flexible. Que acabes perdiendo el archivo por completo es solo cuestión de tiempo. Dropbox evita muchos de los errores potenciales de estos métodos anticuados. Con documentos compartidos que el equipo puede editar en tiempo real, no es necesario disponer de varios documentos. Solo existe una única versión completamente actualizada.
Crea un espacio de coworking digital online donde todo el mundo esté conectado. Con Dropbox, las carpetas compartidas ofrecen a todo el mundo acceso a lo que es importante, con integraciones que permiten que tu equipo rinda lo mejor posible. Al permitir que tu equipo trabaje a distancia, se hace mayor hincapié en la seguridad. Al no tener a todo el personal (y sus dispositivos) bajo un mismo techo, puede resultar más difícil realizar un seguimiento de los datos confidenciales de la empresa. Dropbox ofrece controles de seguridad que pueden darte tranquilidad. Con la protección con contraseña, las opciones de límite de tiempo y la gestión de movilidad empresarial, puedes garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los enlaces y documentos.
Equipo
Trabajar desde casa no es algo para lo que todo el mundo está preparado. Puede que algunas personas no dispongan de un escritorio y de un área de trabajo en su casa si no trabajan habitualmente allí. Por supuesto, hay formas y medios de evitar esto, pero ¿realmente quieres que tu equipo trabaje en mesas de cocina, tocadores e incluso tablas de planchar? Asegúrate de incluir en el presupuesto las solicitudes de mobiliario de oficina y de proporcionar a tu equipo el equipamiento físico que necesita para disponer de un espacio de trabajo adecuado. Esto, a su vez, les permitirá lograr mejores resultados.
Pensado para adaptarse a cualquier lugar y forma de trabajo
Los equipos de hoy no siempre trabajan desde una única oficina o un único dispositivo. Tanto si estás en tu lugar de trabajo como desplazándote o trabajando en diferentes zonas horarias, Dropbox te ayuda a mantenerte conectado con tu contenido y tu equipo.
Pregúntale a Salem Bajaba, jefe de Tecnologías de la Información y la Comunicación de Binladin Contracting Group:
“Con Dropbox, avanzamos mucho más rápido. Desde un smartphone, una tablet o un portátil, podemos acceder de forma segura a cualquier documento y encargarnos de lo que sea”.
O a Bryan Chandler, Director General de Innovación y Tecnología de The Shopping Center Group:
"Con Dropbox, no hace falta preocuparse por la ubicación de los documentos. Simplemente los guardas y puedes acceder a ellos estés donde estés".
Empresas de todos los sectores y regiones están adoptando el trabajo flexible y descubriendo que las herramientas adecuadas marcan la diferencia. Tanto si gestionas un equipo global como una empresa local, Dropbox te permite mantener tu trabajo en marcha fácilmente.
