Les critères d’un service de partage de fichiers sécurisé

Lorsque votre équipe doit partager des contrats, des créations et d'autres fichiers importants, se contenter de joindre un fichier revient à tenter le diable. Le partage consiste à s'assurer que les bonnes personnes puissent accéder à la bonne version, et que vous puissiez reprendre le contrôle si un lien est transféré par erreur ou si un projet prend fin.

Un service de partage de fichiers sécurisé doit vous aider à Protect les contenus sensibles, à retrouver facilement la version la plus récente et à garder le contrôle sur les personnes autorisées à afficher, modifier, télécharger ou repartager un fichier. Dans ce guide, nous verrons comment choisir un tel service et quelles fonctionnalités privilégier. 

Si vous recherchez le niveau de sécurité et de rapidité dont ont besoin les équipes en pleine croissance, découvrez le partage de fichiers sécurisé avec Dropbox ou choisissez un forfait pour commencer dès aujourd'hui.

7 fonctionnalités à rechercher dans un service de partage de fichiers sécurisé pour les entreprises

Les outils de partage de fichiers sécurisé doivent vous permettre de partager rapidement tout en évitant de perdre le contrôle. Ils y parviennent grâce à une combinaison de fonctionnalités. 

Le chiffrement est important, mais ce n’est pas le seul élément à prendre en compte. Cela dépend également des personnes pouvant accéder à un fichier, de la durée d’accès et de la possibilité de révoquer cet accès. Voici une liste de tâches pratique concernant les fonctionnalités :

1. Chiffrement au repos et en transit : au minimum, votre service doit protect les fichiers lorsqu'ils sont stockés (au repos) et lorsqu'ils se déplacent entre les applications et les serveurs (en transit). Pour les contenus hautement sensibles, le chiffrement de bout en bout optionnel peut ajouter un niveau de protection supplémentaire.
2. Autorisations granulaires et contrôles des liens : vous devriez pouvoir personnaliser les autorisations des fichiers, ce qui facilite le choix des personnes autorisées à afficher, modifier ou télécharger un fichier. L'ajout d'une protection par mot de passe et de dates d'expiration aux liens partagés, lorsque cela est nécessaire, est une autre fonctionnalité appréciable.
3. Contrôles de partage externe : une solution de partage de fichiers fiable doit permettre de partager facilement avec des clients ou des prestataires, tout en gardant le contrôle sur les personnes autorisées à afficher vos contenus. Vous pouvez facilement gérer l'accès aux liens partagés lorsque vous travaillez avec des partenaires externes. Ajuster ou supprimer les autorisations des fichiers permet de protéger les contenus et garantit que seules les bonnes personnes peuvent afficher vos fichiers.
4. Traçabilité et visibilité pour les admin. : recherchez des options de contrôle et de visibilité telles que les journaux d'audit, les rapports d'activité et la visibilité sur le partage externe, afin que les admin. puissent comprendre comment les contenus circulent. Les admin. doivent pouvoir gérer facilement la façon dont leur équipe partage, ce qui leur assure une supervision complète.
5. Historique des versions et récupération : le stockage cloud et le partage de fichiers sécurisés ne valent rien sans des fonctionnalités robustes de récupération de fichiers et d'historique des versions. Si quelqu'un supprime, écrase ou modifie le mauvais fichier, les outils de récupération et l'historique des versions vous aident à corriger la situation sans paniquer.
6. Envoi de fichiers volumineux : lorsque les équipes préfèrent partager un travail finalisé plutôt que de le modifier ensemble en temps réel, disposer d'un processus dédié à la remise des fichiers peut s'avérer utile. Si vous souhaitez envoyer des fichiers volumineux, recherchez des outils de transfert de fichiers volumineux, conçus pour ce type d'envoi unidirectionnel.
7. Protections des identités et des appareils: recherchez des contrôles de connexion et de terminaux robustes, tels que l'authentification multi-facteur, l'authentification unique, les approbations d'appareils et l'effacement à distance, afin que l'accès reste sécurisé même lorsque les équipes évoluent et que les appareils se déplacent.

Si vous recherchez un service de partage de fichiers sécurisé qui réunit tous ces éléments dans un seul flux de travail, découvrez l’ensemble des fonctionnalités de Dropbox pour voir comment elles se combinent et vous permettent de partager rapidement en gardant le contrôle total.

Comprendre la différence entre le chiffrement et le partage sécurisé

Le chiffrement est une couche de sécurité, mais le partage de fichiers sécurisé désigne l'ensemble du système. 

Le chiffrement protège les données du fichier elles-mêmes (pendant leur stockage et leur transfert) : le partage de fichiers sécurisé va plus loin en entourant ce fichier de contrôles tels que des règles d'accès et la récupération. 

Le partage de fichiers chiffré protège les données, et il en existe deux grandes catégories :

• Chiffrement en transit : protège les fichiers pendant leur déplacement entre les appareils et les serveurs
• Chiffrement au repos : protège les fichiers pendant leur stockage sur les serveurs du fournisseur

Cela n’empêche pas automatiquement une exposition après l’arrivée du fichier, par exemple s’il est enregistré de façon non sécurisée sur l’appareil du destinataire. Lorsque vous devez protéger vos informations et gérer qui peut les consulter, une plateforme de partage de fichiers fiable est essentielle. 

Cette approche protège vos données tout en vous donnant le contrôle des accès à chaque étape grâce à :

• Autorisations— qui peut afficher, modifier, télécharger ou repartager le contenu
• Authentification— contrôles de se connecter et protection renforcée du compte
• L’expiration— pour que les liens ne restent pas actifs indéfiniment
• Auditabilité— journaux et rapports d'activité
• Récupération : historique des versions et restaurer des fichiers en cas d'erreur

Le chiffrement de bout en bout (E2EE) se situe à l'extrémité la plus stricte de ce spectre : les fichiers sont chiffrés sur l'appareil de l'expéditeur et ne peuvent être déchiffrés que par une personne disposant de la bonne clé, ce qui diffère des configurations standard au repos et en transit. 

Certifications de sécurité à rechercher dans les outils de partage de fichiers

Commencez par une entreprise réputée pour sa sécurité, puis concentrez-vous sur les données que vous partagez. 

Vérifiez d'abord les bases telles que la norme ISO 27001 ou SOC 2, puis recherchez les certifications de sécurité spécifiques au cloud et à la confidentialité si elles sont importantes pour votre secteur d'activité. Voici une courte liste, avec ce que chacune vous indique :

• ISO 27001 : une base solide. Cela signifie que le fournisseur dispose d'un système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI) audité, ce qui témoigne d'un programme de sécurité cohérent à l'échelle de l'entreprise, et non de simples contrôles ponctuels.
• SOC 2 : pour une garantie plus approfondie des contrôles de sécurité, utile lorsque vous souhaitez une validation par un tiers dans des domaines tels que la sécurité et la disponibilité. Vous bénéficierez d'une vérification préalable des prestataires plus simple, en particulier pour les acheteurs Enterprise qui ont besoin de preuves détaillées pour les achats et les audits.
• ISO 27017, ISO 27018 et ISO 27701 : compléments utiles pour la sécurité du cloud, la confidentialité dans le cloud et la gestion des informations de confidentialité. Un meilleur alignement sur les attentes en matière de cloud et de confidentialité, ce qui s’avère utile lorsque vous partagez des données sensibles ou réglementées.
• CSA STAR : il s’agit d’un signal d’assurance cloud supplémentaire que certaines entreprises apprécient. C’est la certification d’un outil offrant une plus grande maturité en matière de sécurité cloud, souvent utile pour comparer des fournisseurs d’une même catégorie.

Dropbox aide les organisations à respecter de nombreuses certifications et normes et standards de conformité. Les équipes peuvent ainsi respecter en toute confiance les exigences réglementaires dans le cadre de leur flux de travail quotidien.

Adapter les exigences à vos besoins

Tout n'est pas qu'un simple badge de certification. Certaines exigences sont des cadres juridiques et réglementaires que votre prestataire doit prendre en charge, tels que :

• RGPD : si vous traitez des données personnelles de l’UE, vous aurez besoin d’une assistance adaptée au traitement des données
• HIPAA— si vous traitez des données de santé, vous aurez peut-être besoin d’un prestataire prenant en charge les workflows conformes à la loi HIPAA
• NIST SP 800-171 : pertinent pour de nombreux flux de travail des sous-traitants gouvernementaux

Concernant la sécurité, assurez-vous que votre solution dispose de fonctionnalités de validation et de conformité indépendantes, adaptées au type de données traitées par votre équipe.

Comment Dropbox aide les équipes à partager en toute sécurité

Le partage sécurisé dans Dropbox vous permet de regrouper fichiers, utilisateurs et visibilité au même endroit, pour garder le contrôle en cas de changement. 

Que vous collaboriez au sein d’une équipe ou avec des partenaires externes, voici quelques façons dont la solution permet de fluidifier les workflows :

1. Au sein de votre équipe : une source unique de vérité avec des garde-fous

Pour le travail interne, le partage de fichiers sécurisé consiste surtout à rester aligné et à éviter les dérives d'accès accidentelles. Dropbox vous permet de :

• Travaillez à partir d'un seul fichier ou dossier partagé, au lieu d'envoyer des copies par e-mail
• Utilisez intentionnellement les autorisations d'affichage plutôt que de Modifier— lorsque tout le monde n'a pas besoin d'un accès en modification
• Limitez le partage à votre équipe, lorsque le contenu doit rester interne
• Appuyez-vous sur l’activité et l’historique des versionspour gérer facilement les erreurs

Lorsqu'une personne met à jour une présentation dans le dossier partagé, le service marketing peut la consulter en accès Consulter uniquement, la direction peut voir ce qui a changé dans l'historique des versions, et personne ne se retrouve avec le mauvais fichier.

2. Avec les sous-traitants et les partenaires — un accès minimal assorti d’une procédure de départ claire

La collaboration externe échoue généralement lorsque les utilisateurs ne peuvent pas accéder à ce dont ils ont besoin ou lorsqu'ils y accèdent trop largement. Un flux de travail Dropbox sûr et simple ressemble à ceci :

• Partager un lien ou un dossier, avec l'autorisation minimale nécessaire
• Ajouter des mots de passe et des dates d'expiration, pour les travaux sensibles ou limités dans le temps
• Utiliser les autorisations de consultation seule ou limiter les téléchargements— si quelqu’un n’a pas besoin de copies locales
• Examiner l'activité de partage, et révoquer l'accès à la fin du projet
• Utiliser Transfert pour les remises finales— pour envoyer une copie sans exposer votre dossier actif

Si vous collaborez avec un freelance sur une étude de cas, vous pouvez partager un lien en consultation seule assorti d'une date d'expiration, autoriser les téléchargements uniquement une fois la version finale approuvée et révoquer l'accès dès qu'un projet est terminé.

Un partage sécurisé qui suit le rythme du travail réel

Le meilleur service de partage de fichiers sécurisé aide votre équipe à partager, collaborer, récupérer et garder le contrôle lorsque les enjeux sont plus importants. 

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