La technologie, et son influence sur nos habitudes de travail, est en constante évolution.
Rien d’étonnant à ce que 58 % des employés aux États-Unis, soit environ 92 millions de personnes, puissent travailler à distance, à temps plein ou partiel. Ou encore que les conditions de travail flexibles soient l’un des trois principaux aspects qui motivent les personnes en recherche d’emploi.
Mais que deviennent notre créativité et la collaboration quand nous ne sommes plus en contact physique avec nos collègues ? L’étincelle est-elle intacte quand on ne peut communiquer que via webcam ?
En bref : oui. Le travail hybride a poussé les outils de collaboration en équipe à évoluer rapidement pour répondre à la demande croissante.
Mais comment faciliter la collaboration dans cette nouvelle ère où cohabitent distance physique et proximité numérique ? Dans ce guide, nous abordons tout ce qu’il faut savoir sur les outils de collaboration comme Dropbox Paper, et nous vous donnons des conseils à mettre en pratique dans votre équipe.
Mais avant toute chose, commençons par les bases : en quoi consiste la collaboration sur des documents ?
Qu’est-ce que la collaboration sur des documents ?
La collaboration sur des documents désigne un système auquel accèdent plusieurs membres d’équipe pour rédiger et modifier ensemble un même document. Parmi ces documents collaboratifs, on trouve par exemple :
- Calendriers
- Feuilles de calcul
- Listes de tâches
- Notes de réunion
- Brainstorming
- Contenus tels que des ébauches d’articles
Une plateforme de collaboration dans le cloud, comme Google Docs ou Dropbox Paper, permet de simplifier la gestion des projets pour les équipes à distance.
Au lieu de perdre votre temps à modifier et à partager vos documents par e-mail ou par chat, vous pouvez cocréer, attribuer des tâches et annoter un même fichier avec l’ensemble de vos collaborateurs.
Un outil de gestion des documents, comme Trello ou le stockage cloud Dropbox, enrichit cette expérience en vous fournissant une base de connaissances centralisée accessible par toute l’équipe.
Pourquoi collaborer sur des documents ?
Dans de nombreuses entreprises modernes, où le travail hybride et à distance est devenu la norme, un espace de travail numérique représente un gain de productivité et d’efficacité. Dans ce cadre, un logiciel de collaboration permet aux équipes de partager facilement des documents pour recueillir les commentaires de chaque collaborateur, de simplifier leur travail et de donner le meilleur d’elles-mêmes.
Toutes sortes d’avantages expliquent pourquoi la collaboration sur des documents est un atout pour votre équipe. En voici quelques exemples :
- Rapprocher les équipes distribuées ou à distance
- Améliorer le partage de connaissances et la communication entre les membres de l’équipe
- Collaborer en équipe sur les documents d’un projet renforce l’implication
- Une organisation et une gestion des tâches optimisées : vous n’aurez plus à faire défiler de longues chaînes d’e-mails pour trouver le bon document, ou à combiner plusieurs versions d’un document dans un seul fichier.
- L’approche centrée sur le numérique réduit l’utilisation de papier et facilite le partage des fichiers dans différents formats et sur différents appareils.
Grâce aux fonctionnalités plus avancées, vous pouvez enregistrer automatiquement vos documents et suivre en temps réel les modifications grâce à l’historique et au contrôle des versions, ce qui vous permet de repérer plus facilement les erreurs et de revenir à une version précédente.
Encourager la modification collaborative dans votre équipe
Selon la nature de votre activité, les possibilités de collaboration sont infinies. Vous faites partie d’une équipe créative ? Partagez un document pour échanger des idées et les développer. Vous travaillez dans un domaine où les détails et la précision revêtent une importance capitale ? Utilisez des outils de collaboration pour vérifier le travail des uns et des autres afin d’en assurer la qualité.
Même s’il existe mille façons d’utiliser les outils de collaboration, il y a plusieurs avantages à intégrer la collaboration dans n’importe quelle équipe, notamment :
- Améliorer les échanges de commentaires. Intégrez à vos processus des sessions de questions-réponses et d’examen du travail de chaque membre, en ajoutant des commentaires et annotations aux documents.
- Gérer les projets plus efficacement. Attribuez-vous des tâches les uns aux autres, pour n’oublier aucun détail.
Mettre tout le monde sur la même longueur d’onde avec des fichiers de projet centralisés. Créez des documents « vivants », comme des plannings et des calendriers de contenu, pour que chacun sache ce qu’il doit faire et quand.
Quelques exemples d’outils collaboratifs
Grâce aux technologies cloud, les outils de collaboration sont désormais légion.
Voici trois des applications de traitement de texte collaboratives les plus connues :
- Dropbox Paper, un traitement de texte pratique et sans fioritures
- Google Docs, intégré à l’écosystème Google Workspace
- Microsoft Word, intégré à l’écosystème Microsoft Office 365
Les équipes qui travaillent avec plusieurs applications le savent bien : changer constamment d’écosystème peut nuire aux workflows et à la productivité générale.
Imaginez un peu un monde idéal où l’on pourrait réunir plusieurs écosystèmes afin de collaborer sur des documents, quelle que soit leur origine…
Il se trouve que c’est exactement ce que permet le stockage cloud Dropbox !
Que vous collaboriez sur un document Word, un Google Doc ou un fichier Dropbox Paper, tous peuvent être créés et stockés dans Dropbox.
Tous vos fichiers au même endroit, pour de bon.
Quels sont les aspects les plus importants d’un outil de collaboration ?
Maintenant que vous connaissez quelques outils de collaboration, comment savoir lequel répondra à vos besoins ?
Les fonctionnalités de collaboration dont votre équipe a précisément besoin dépendent de différents facteurs, notamment avec quel type de documents vous travaillez, les exigences de votre projet et vos priorités.
Quels que soient vos besoins, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur certaines fonctionnalités incontournables :
- Sauvegarde automatique, pour ne perdre aucune modification lorsque vous fermez le document
- Facilité d’utilisation, sans options avancées qui risquent de vous embrouiller
- Possibilité d’intégrer et d’ajouter par glisser et déposer différents types de médias dans le document, comme des images, des vidéos et des GIF
- Une bibliothèque de contenu centralisée qui permet à chaque membre de l’équipe de trouver facilement le bon document de travail
- Modèles personnalisables
- Notifications qui informent les membres de l’équipe en cas d’activité sur un document qui requiert leur attention
- Mises à jour en temps réel
- Contrôle et historique des versions
- Contrôle des autorisations d’accès
- Accessibilité depuis un appareil mobile ou un ordinateur de bureau, avec une application pour les appareils iOS et Android
- Sécurité
- Synchronisation entre tous les utilisateurs et sur tous les appareils
- Autres fonctionnalités de collaboration, comme la possibilité de @mentionner des membres de l’équipe ou de leur attribuer des tâches
Les fonctionnalités de collaboration et de modification de Dropbox Paper vous permettent de partager tous types de contenus avec vos collaborateurs au sein d’un même document, entre tableaux, GIF animés, emojis, extraits SoundCloud et liens YouTube.
Coordonner le travail d’équipe
Clarifions un point : si la collaboration est essentielle sur le lieu de travail, il est tout aussi important de disposer des bons outils. Avec Dropbox, vous offrez à votre équipe un espace dédié pour tous vos projets collaboratifs.
La flexibilité de Paper peut guider votre équipe à chaque étape du processus de collaboration. Ses fonctionnalités de collaboration et de modification de documents vous permettent de partager tous types de contenus avec vos collaborateurs dans un même document.
