Conseils de gestion des courriels pour une boîte de réception mieux organisée

Qu’est-ce que la gestion des courriels?

Les courriels sont des outils indispensables de notre époque. Il est impensable de s’en passer. Cependant, malgré leurs nombreux avantages, nous avons souvent tendance à les gérer de manière peu efficace. Qui n’a jamais été tenté de négliger les cinquante nouveaux messages qui s’affichent dès l’ouverture de sa boîte de réception? Le fait d’ignorer ces courriels a un effet négatif sur notre performance. Remettre certaines tâches à plus tard, c’est souvent la première étape vers l’accumulation de retards.

Demandez-vous à quoi servent vos courriels. Pour échanger avec vos clients ou pour servir d’identifiant de connexion, ils sont irremplaçables. Pour le reste, il existe des solutions plus efficaces comme Dropbox. Elle permet non seulement aux équipes de travailler plus intelligemment, mais elle peut facilement s’adapter à vos processus de travail pour simplifier la collaboration, la modification et le partage de documents.

Voici quelques façons d’utiliser Dropbox pour transformer vos processus de travail et accroître la productivité et la collaboration des équipes. Vous pensez avoir besoin de votre boîte d’envoi pour  envoyer des fichiers volumineux, partager des modifications ou mettre à jour d’anciens documents? Aujourd’hui, ce n’est plus le cas.

Partage d’avis

Avec Dropbox, vous pouvez ajouter des annotations directement dans le document sur lequel vous travaillez, en surlignant la phrase ou même le mot exact, auquel votre commentaire fait référence. Vos collègues n’auront plus qu’à faire défiler la page jusqu’à votre commentaire et effectuer les modifications. Ils peuvent marquer le problème comme résolu ou répondre à votre commentaire. Tous les messages sont enregistrés directement dans le document. Dropbox compile les commentaires dans un courriel récapitulatif afin que chacun soit informé des derniers ajouts sans pour autant recevoir un courriel à chaque nouveau commentaire. Vous pouvez également préciser des utilisateurs (@mention), ce qui est idéal si, par exemple, vous voulez attirer l’attention d’une personne du service juridique sur une modification particulière sans qu’elle ait à lire tout le document.

Envoi de fichiers volumineux

Tout le monde déteste essayer d’envoyer des fichiers volumineux par courriel. La taille du fichier permettra-t-elle un envoi standard? Est-ce le bon format? Le destinataire pourra-t-il le télécharger le fichier à l’autre bout? Grâce à Dropbox, vous avez l’esprit tranquille. Dropbox partage vos fichiers en toute sécurité, peu importe leur format. Vous pouvez facilement envoyer de longues vidéos  qui peuvent être visionnées dans Dropbox dans une taille compressée, permettant ainsi un chargement rapide ou encore téléchargées en haute résolution. C’est la solution idéale lorsque vous êtes en déplacement et que vous n’avez pas de connexion Wi-Fi.

Partager tout type de contenu

Fichiers, dossiers, images, documents… Avec Dropbox, tout est organisé et conservé en ligne de manière sécurisée. Votre équipe et vous n’aurez plus jamais à vous encombrer de clés USB ni à vous inquiéter en cas d’oubli d’un dossier au bureau. Tant que vous pouvez vous connecter à Internet, vous pourrez accéder à vos fichiers. Et grâce au partage de liens, vous pouvez donner accès au contenu à toute personne de votre choix en quelques clics seulement. Enfin, avec la protection par mot de passe et les délais d’expiration des liens, vous pouvez vous assurer que personne d’autre ne trouvera vos fichiers par accident ou n’y aura accès plus longtemps que vous ne le souhaitez.

Collaboration

La collaboration est au cœur de nos activités. Pour éviter les échanges incessants de courriels, vous pouvez travailler en équipe sur vos documents dans Dropbox. Les modifications, les commentaires et les avis sont mis à jour en temps réel. Toute l’équipe peut ainsi consulter les documents, et non seulement les personnes qui les ont reçus par courriel (champ « À :  »).

Dropbox est également idéal pour vos clients et vos partenaires. Vous n’avez plus à vous demander s’ils ont bien la version la plus récente de Word, ou s’ils ont besoin d’un fichier au format .doc, .docx, ou PDF. Il leur suffit de cliquer sur votre document hébergé dans Dropbox. En éliminant les longs fils de discussion par courriel, votre équipe et vos clients peuvent collaborer bien plus rapidement. C’est d’ailleurs ce qu’apprécient nos clients satisfaits. Pour Ben & Jerry’s par exemple, « Dropbox Business est une solution indispensable pour mettre fin aux échanges inutiles ».

Autres conseils pour la gestion des courriels

Les courriels demeurent toutefois nécessaires dans certains cas. Voici donc comment bien gérer votre boîte de réception professionnelle :

Évitez les courriels en trop grand nombre

Avez-vous tendance à être constamment distrait par les notifications de courriel? Essayez d’établir des horaires fixes pour consulter votre boîte de réception afin de ne pas passer la journée à surveiller les notifications. Par exemple, vous pouvez consulter votre messagerie Microsoft Outlook uniquement à partir d’un navigateur. Ainsi, vous pouvez fermer l’onglet correspondant et n’y revenir qu’à la prochaine période de consultation, selon l’horaire établi. La fréquence de consultation dépendra de votre emploi du temps, mais le simple fait de ne pas avoir à penser à vos courriels jusqu’à une certaine heure de la journée peut vous aider à vous concentrer davantage sur vos autres tâches.

Considérez le traitement des courriels comme une tâche à part entière. Il doit donc figurer sur votre liste de tâches à accomplir, tout comme vos réunions quotidiennes ou votre pause déjeuner.

Enregistrer les pièces jointes

Rechercher une pièce jointe dans les nombreux courriels reçus au cours des dernières semaines, voire des derniers mois, est un véritable casse-tête. Même si le partage à l’aide de Dropbox résout complètement ce problème, cela ne vous empêche pas de profiter de nos autres fonctionnalités pratiques. Téléchargez toutes vos pièces jointes au moment où vous les recevez, nommez-les de façon appropriée, et importez-les dans un dossier Dropbox afin de pouvoir les consulter ou les partager facilement à l’avenir.

Vous devez également garder à l’esprit que vos courriels les plus anciens seront tôt ou tard supprimés automatiquement, et que vous pourriez très bien avoir besoin un jour d’une pièce jointe reçue il y a un an. Pensez donc à protéger vos documents et à les conserver en toute sécurité.

Faites le tri dans votre boîte de réception

Désinscrivez-vous des bulletins et des courriels promotionnels que vous ne lisez jamais. Avoir une boîte de réception personnelle pleine de publicités est une chose, mais si vous laissez ces courriels remplir votre boîte de réception professionnelle, vous risquez de manquer certains courriels importants.

Envoyez des courriels de suivi dès que possible

Le flot de courriels est ininterrompu, et on oublie facilement de répondre aux courriels reçus alors que de nouveaux courriels ne cessent d’arriver. Prenez l’habitude de répondre dès que vous avez fini de lire le message, soit avec les informations demandées ou, si vous ne les avez pas, en indiquant que vous les transmettrez dès que vous les aurez. Au moment où votre destinataire lira votre réponse et y répondra, vous aurez probablement eu le temps de trouver ces informations.

Créer des filtres

Créer des dossiers dans votre boîte de réception peut s’avérer très pratique. Vous pouvez définir un dossier par projet ou par catégorie (par exemple « factures », « ressources humaines », « événements d’entreprise », « divers », etc. La plupart des applications de messagerie électronique vous permettent de créer des filtres basés sur différents critères. Par exemple, les courriels entrants qui contiennent certains mots peuvent être déplacés vers un dossier spécifique. Tous les courriels provenant de l’adresse «  @exemple.com » pourraient être automatiquement classés dans une catégorie dédiée. De la même manière, tous les courriels contenant les mots « fête de Noël » peuvent être directement envoyés dans la catégorie « événements d’entreprise ».

C’est pourquoi nous vous recommandons également d’indiquer un objet clair. Ainsi, l’application de messagerie de votre destinataire pourra le déplacer vers le bon dossier, sans risque qu’il finisse dans les pourriels.