Conseils de transfert de fichiers sécurisé pour petites entreprises et solopreneurs

Imaginez la situation suivante : vous avez décidé de vous lancer en solo en tant que photographe et avez déjà recruté trois clients au cours de votre premier mois. Félicitations!

Maintenant que les prises de vues et les premières retouches ont été effectuées, il est temps de partager vos fichiers professionnels avec vos clients, qui sont impatients de voir les résultats, mais pas très à l’aise avec les outils informatiques. Voici votre problème : le fichier à exporter a une taille de 4 Go, or les boîtes de messagerie électronique de vos clients n’acceptent que les pièces jointes dont la taille ne doit pas dépasser 15 Mo. Que faire alors?

C’est un défi auquel trop d’entreprises émergentes sont confrontées, en particulier les entrepreneurs indépendants qui se développent rapidement, mais qui sont si souvent sous-équipés.

Dans ce guide destiné aux solopreneurs et aux petites entreprises, nous aborderons les différentes méthodes de transfert de fichiers volumineux et dans quels cas privilégier une méthode par rapport à une autre. Ce guide contient toutes les informations dont vous avez besoin pour maîtriser le partage des fichiers de toutes tailles et en toutes circonstances.

En quoi consiste le transfert de fichiers et comment se distingue-t-il du partage de fichiers?

Le transfert de fichiers est le processus de déplacement de fichiers numériques (tels que des documents, des images et des vidéos) d’un emplacement à un autre. Ces emplacements peuvent être physiques, comme le stockage sur disque dur local de votre ordinateur portable, ou des solutions de stockage numérique comme Dropbox.

Si ce concept vous est familier, vous avez sans doute aussi entendu parler du partage de fichiers dans le même contexte. Bien que les deux termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils font en fait référence à deux processus distincts :

• le transfert de fichiers permet d’envoyer une copie d’un fichier vers un autre emplacement ou appareil;

• le partage de fichiers consiste à donner à d’autres utilisateurs l’accès à une version unique d’un fichier via Internet et la technologie infonuagique.

Pour les petites entreprises, les entreprises en démarrage et les solopreneurs qui envoient régulièrement des fichiers volumineux à leurs clients, il est essentiel de trouver la solution optimale pour le transfert de fichiers.

Le transfert de fichiers peut s’effectuer sous différentes formes que nous analyserons séparément afin que vous puissiez choisir l’option la mieux adaptée à votre entreprise.

Pourquoi le transfert de fichiers est-il si important pour les solopreneurs et les entreprises en démarrage?

Un solopreneur est un propriétaire d’entreprise ne disposant pas d’autres employés pour le seconder dans les principales tâches de son activité. Voici quelques exemples courants de solopreneurs :

• les consultants et les entraîneurs;

• les blogueurs;

• les créateurs de formations;

• les vendeurs sur le Web et les vendeurs en ligne sans stock;

• les créateurs de balados, de diffusions en direct ou d’autres contenus vidéo.

Tandis que les grandes et moyennes entreprises disposent d’équipes informatiques et de solutions technologiques adaptées à leurs besoins, les solopreneurs et les entreprises en démarrage ne peuvent généralement compter que sur eux-mêmes et sur leurs propres appareils.

Cela signifie qu’en tant que solopreneur, c’est à vous de vous doter des technologies nécessaires pour la bonne marche de votre activité, que vous soyez un créateur de contenu qui doit transférer des fichiers vidéo bruts volumineux entre deux appareils ou un expert-conseil qui doit transmettre des fichiers à ses clients.

Types de transfert de fichiers

Il existe de nombreuses façons de transférer des fichiers, en ligne et hors ligne. Chacune a ses propres avantages et ses cas d’usage. Voici cinq des types de transferts de fichiers les plus répandus :

• Pièce jointe dans un courriel

• Site Web de transfert de fichiers

• Stockage infonuagique

• Stockage amovible, comme un disque dur externe ou une clé USB

• Protocole FTP (protocole de transfert de fichiers)

Il n’existe pas de meilleure solution et bon nombre de ces approches présentent des avantages précis correspondant à des situations particulières. Pour vous aider à y voir clair, explorons chaque méthode plus en détail.

Pièce jointe dans un courriel

La pièce jointe à un courriel est une méthode de transfert de fichiers qui consiste à envoyer une copie d’un fichier à un tiers par courriel. Cette copie est enregistrée dans le courriel, qui est ensuite envoyé dans la boîte de réception du destinataire.

Avantages du transfert de fichiers sous forme de pièce jointe dans un courriel

• Rapide et facile : il suffit de glisser-déposer un document pour le joindre à un courriel;

• Gratuit : de nombreux fournisseurs de services de messagerie vous permettent d’envoyer et de recevoir des pièces jointes par courriel avec un compte courriel gratuit.

Inconvénients du transfert de fichiers sous forme de pièce jointe dans un courriel

• Limites de taille de fichier : il est généralement impossible d’envoyer des pièces jointes de plus de 25 Mo;

• Sécurité : envoyer un fichier par courriel crée une copie permanente qui peut être transférée à n’importe qui.

• Manque de contrôle : une pièce jointe envoyée est envoyée pour toujours. Il est impossible de récupérer ou de modifier une pièce jointe à un courriel une fois que son destinataire l’a reçue, même si vous devez corriger une faute de frappe ou avez envoyé le mauvais fichier.

Dans quels cas peut-on utiliser une pièce jointe à un courriel?

À l’ère de l’infonuagique, les pièces jointes ne sont plus vraiment nécessaires. Elles font l’affaire si vous avez besoin d’envoyer un fichier rapidement sans vous soucier de risques de sécurité, mais d’autres options sont presque toujours préférables.

Il est tout aussi rapide et facile d’envoyer un fichier par le biais d’un lien, ce qui vous permet de contrôler qui peut le consulter et de le protéger à l’aide d’un mot de passe, par exemple. Vous pouvez également apporter des modifications à ce fichier sans avoir à générer un nouveau lien pour vos destinataires. Il suffit d’enregistrer le fichier modifié dans Dropbox (en conservant son nom et en l’enregistrant dans le même dossier) et vos destinataires auront accès à la version la plus récente.

Sites Web de transfert de fichiers

Un site Web de transfert de fichiers est une plateforme indépendante où vous pouvez importer des fichiers (ou des ensembles de fichiers) qui sont ensuite convertis en un lien que vous pouvez partager avec des destinataires.

Avantages des sites Web de transfert de fichiers

• Limites de taille des fichiers plus importantes : avec Dropbox Transfer, vous pouvez envoyer jusqu’à 100 Go de fichiers à la fois.

• Transfert de fichiers sécurisé : les transferts de fichiers sont chiffrés et vous aurez toujours la possibilité de supprimer un transfert si vous souhaitez supprimer l’accès de toute personne disposant du lien

• Meilleur contrôle de l’accès : définissez des mots de passe et des délais d’expiration pour vous assurer que votre transfert de fichiers n’est accessible qu’aux personnes et aux moments souhaités.

• Éléments de marque personnalisables : faites bonne impression auprès de vos clients avec une page de téléchargement de fichier personnalisée à l’image de votre marque.

• Confirmation de livraison : recevez une notification lorsque vos fichiers sont reçus et téléchargés.

Inconvénients des sites Web de transfert de fichiers

• Les limites de taille des fichiers existent toujours : bien que les volumes autorisés soient bien plus importants, vos transferts de fichiers restent soumis à des limites. Si vous devez envoyer des ensembles de fichiers encore plus volumineux, vous pouvez toujours les diviser en groupes de moins de 100 Go.

En quelles circonstances peut-on utiliser un site Web de transfert de fichiers?

Une plateforme de transfert de fichiers est une excellente solution si vous devez envoyer des fichiers volumineux à vos clients, mais ne souhaitez pas leur donner accès aux originaux.

C’est un cas d’usage très fréquent pour les entreprises indépendantes ayant pour activité principale de fournir des contenus vidéo, audio ou d’autres fichiers multimédias volumineux à leurs clients. Cette contrainte s’applique notamment aux photographes de famille, aux vidéastes de mariage et aux producteurs de musique.

Si vous souhaitez partager une version unique d’un document ou collaborer à sa création, une solution de stockage infonuagique peut être mieux adaptée à vos besoins.

Stockage infonuagique

Le stockage infonuagique est semblable au stockage sur votre disque dur, sauf que les fichiers sont stockés en ligne et accessibles par Internet.

En stockant vos fichiers en ligne, vous pouvez inviter d’autres personnes à y accéder sans avoir à leur en envoyer une copie. Cela facilite la collaboration et l’échange de commentaires sur les fichiers. Tout est ainsi centralisé au même endroit.

Avantages du partage de fichiers avec le stockage infonuagique

• Rapide et facile : partager un fichier est aussi simple que copier un lien.

• Collaboration fluide : le stockage infonuagique et le partage de fichiers permettent à deux personnes de travailler sur un même fichier. C’est parfait si vous devez faire appel à des renforts externes pendant une période de pointe de vos activités.

• Rassemblez tous les commentaires en un seul endroit : si vous travaillez sur un fichier et devez le partager avec plusieurs personnes pour révision, vous pouvez garder le tout bien organisé en accordant un accès plutôt qu’en envoyant des copies séparées

Inconvénients du partage de fichiers avec le stockage infonuagique

• Accès à la version d’origine : il arrive qu’on ne souhaite pas donner accès à ses fichiers originaux. Dans ces cas, une autre solution de partage de fichiers peut être préférable.

• Suppression accidentelle de fichiers : un destinataire non averti peut supprimer votre fichier d’origine en croyant supprimer une copie. Heureusement, Dropbox vient à votre secours en vous permettant de récupérer tout fichier supprimé dans les 30 derniers jours.

Dans quels cas peut-on utiliser le stockage infonuagique pour partager des fichiers?

Le partage de fichiers avec le stockage infonuagique est idéal lorsque vous devez faire intervenir des collaborateurs ou demander une validation externe sur un projet en cours. Il vous permet de garder le contrôle de ce projet tout en collaborant sur un même fichier.

Si vous souhaitez livrer un produit fini à un client, l’envoi d’une copie par le transfert de fichiers sera généralement la meilleure option. Ce faisant, vous lui fournissez le produit qu’il a payé en lui laissant toute latitude sur l’utilisation qu’il peut en faire.

Autres méthodes de transfert de fichiers

 

Stockage amovible

Le stockage amovible désigne le matériel de stockage physique, comme le disque dur de votre ordinateur, qui peut être retiré de votre appareil. Ce type de stockage est offert dans toutes les formes et toutes les tailles, des plus petites clés USB aux grands disques durs externes.

Le stockage amovible peut être utilisé pour le transfert de fichiers en le connectant physiquement à un appareil, en déplaçant ou en copiant les fichiers sur cet appareil, puis en le déconnectant pour le connecter à un autre appareil. C’est une méthode assez pratique pour transférer des fichiers, mais elle est également lente, manuelle et présente des risques de sécurité en cas de perte du lecteur, par exemple.

Même si le stockage amovible a longtemps été le moyen le plus répandu pour transférer des fichiers volumineux, les avancées technologiques de l'informatique en nuage n’en font pas l’option à privilégier pour vos besoins professionnels.

FTP

FTP (File Transfer Protocol) signifie « protocole de transfert de fichiers ». C’est un ancien protocole Internet qui permettait aux ordinateurs d’envoyer rapidement des fichiers vers un serveur.

Avec les progrès de la technologie infonuagique, il est peu probable que vous ayez besoin du FTP, mais vous pouvez le rencontrer lors de vos recherches sur des solutions de stockage et de partage de fichiers.

Nous conseillons aux solopreneurs et aux entreprises en démarrage d’éviter d’utiliser le protocole FTP en guise de principale solution de transfert de fichiers. Optez plutôt pour un système de partage de fichiers ou de transfert de fichiers basé sur le nuage pour une meilleure expérience et une sécurité plus robuste.

Conseils pour le partage sécurisé de fichiers volumineux à l’intention des solopreneurs et des propriétaires de petites entreprises

Une fois que vous avez choisi une solution de transfert de fichiers pour votre entreprise, il est important d’en assurer la sécurité. Après tout, vous êtes seul à bord et votre entreprise ne peut pas se permettre de subir une violation de sécurité ni une perte de données.

Voici quelques principes à garder à l’esprit pour partager des fichiers de façon sécurisée :

1. Utilisez le stockage infonuagique pour que le partage d’un fichier soit aussi simple que de copier un lien.

N’oubliez pas que le transfert de fichiers n’est pas toujours nécessaire et que le partage par le biais d’un espace de stockage infonuagique peut être un excellent moyen de garder le contrôle des différentes versions et de gérer l’accès à vos fichiers. Avec Dropbox, vous pouvez stocker vos fichiers dans le nuage, ce qui vous permet de collaborer en toute transparence avec d’autres personnes ou de partager l’accès quand vous en avez besoin.

2. Lorsque vous devez effectuer un transfert, assurez-vous qu’il est chiffré.

Le chiffrement des transferts de fichiers est une mesure de sécurité essentielle qui encode les données pour empêcher les personnes extérieures de lire ou comprendre les données transférées. En d’autres termes, le chiffrement protège les données de vos transferts de fichiers contre les arnaqueurs.

Chaque fichier que vous envoyez avec Dropbox Transfer est ainsi chiffré pour le protéger contre toute menace de sécurité.

3. Faites bonne impression et personnalisez le transfert de fichiers aux couleurs de votre marque pour mettre en avant votre entreprise individuelle.

Il est important de se présenter sous son meilleur jour, surtout lorsqu’une entreprise en est à ses débuts.

Vous avez déjà fait l’effort de créer votre logo et votre identité visuelle, voire de vous doter d’un site Web ou d’établir une présence sur les réseaux sociaux. Il n’y a pas de raison que votre plateforme de transfert de fichiers ne profite pas également de tout ce travail.

Avec la possibilité de personnaliser la page de téléchargement de vos transferts à l’image de votre marque, vous avez l’assurance de faire bonne impression auprès de vos clients.

4. N’oubliez pas d’effectuer des sauvegardes pour ajouter une couche de protection supplémentaire.

Même avec le stockage infonuagique, vos données et vos fichiers locaux restent vulnérables. Lorsque toute l’activité de votre entreprise s’effectue sur un ordinateur portable unique (le vôtre), il est conseillé de se doter d’une solution de sauvegarde..

Dropbox Backup crée un instantané des fichiers et des dossiers enregistrés sur votre appareil. Cela vous permet de retrouver une version récente de vos données en cas d’erreur grave.

Profitez de toutes ces fonctionnalités de partage de fichiers sécurisé avec Dropbox

Quelle que soit votre activité de solopreneur, nous avons réuni tous les outils dont vous avez besoin dans une solution unique. Avec Dropbox, le partage de fichiers est simple et rapide. En partageant simplement un lien, vous pouvez envoyer tous types de fichiers aux destinataires de votre choix, même s’ils ne possèdent pas de compte Dropbox. 
Si vous avez besoin d’envoyer un fichier volumineux (ou plusieurs) de façon sécurisée, rien de plus simple avec Dropbox Transfer.