Les éléments clés d’un service de partage de fichiers sécurisé

Lorsque votre équipe doit partager des contrats, des créations et d'autres fichiers importants, joindre simplement un fichier revient à défier le sort. Le partage consiste à s'assurer que les bonnes personnes peuvent accéder à la bonne version, et que vous pouvez toujours reprendre le contrôle si un lien est transféré par erreur ou qu'un projet prend fin.

Un service sécurisé de partage de fichiers devrait vous aider à protéger le contenu sensible, à trouver facilement la version la plus récente et à garder le contrôle sur les personnes autorisées à consulter, éditer, télécharger ou repartager un fichier. Dans ce guide, nous verrons comment en choisir un et quelles fonctionnalités rechercher. 

Si vous souhaitez profiter de la sécurité et de la rapidité dont les équipes en croissance ont besoin, découvrez le partage de fichiers sécurisé avec Dropbox ou choisissez un forfait pour commencer dès aujourd’hui.

7 fonctionnalités à rechercher dans un service de partage de fichiers sécurisé pour les entreprises

Les outils de partage de fichiers sécurisé devraient vous aider à partager rapidement tout en évitant que vous perdiez le contrôle. Ils peuvent y parvenir grâce à une combinaison de fonctionnalités. 

Le chiffrement est important, mais ce n'est pas tout. Cela dépend aussi de qui peut accéder à un fichier, pendant combien de temps, et de la possibilité de révoquer l'accès. Voici une liste de tâches pratique en matière de fonctionnalités :

1. Chiffrement au repos et en transit : au minimum, votre service devrait Protect les fichiers pendant qu’ils sont stockés (au repos) et pendant qu’ils se déplacent entre les applications et les serveurs (en transit). Pour les contenus très sensibles, le chiffrement de bout en bout facultatif peut ajouter une couche de protection supplémentaire.
2. Autorisations approfondies et contrôles des liens : vous devriez pouvoir personnaliser les autorisations de fichier, ce qui facilite le choix des personnes pouvant afficher, éditer ou télécharger un fichier. L'ajout d'une protection par mot de passe et de dates d'expiration aux liens partagés au besoin est une autre fonctionnalité intéressante.
3. Contrôles de partage externe : une solution fiable de partage de fichiers devrait faciliter le partage avec des clients ou des sous-traitants, tout en gardant la maîtrise de qui peut voir votre contenu. Vous pouvez facilement gérer l'accès aux liens partagés lorsque vous collaborez avec des partenaires externes. Ajuster ou supprimer les autorisations d'accès aux fichiers permet de protéger le contenu et de garantir que seules les bonnes personnes peuvent voir vos fichiers.
4. Vérifiabilité et visibilité pour les administrateurs : recherchez des options de contrôle et de visibilité comme les journaux d'audit, les rapports d'activité et la visibilité du partage externe, afin que les administrateurs puissent comprendre comment le contenu circule. Les administrateurs devraient pouvoir gérer facilement la façon dont leur équipe partage, ce qui leur assure une supervision complète.
5. Historique des versions et récupération : le stockage infonuagique et le partage de fichiers sécurisés ne valent rien sans des fonctionnalités robustes de récupération de fichiers et d'historique des versions. Si quelqu'un supprime, écrase ou modifie le mauvais fichier, les outils de récupération et l'historique des versions vous aident à corriger la situation sans paniquer.
6. Livraison de fichiers volumineux : lorsque les équipes préfèrent partager un travail terminé plutôt que de le modifier ensemble en temps réel, il peut être utile de disposer d’un processus dédié à la livraison des fichiers. Si vous souhaitez envoyer des fichiers volumineux, cherchez des outils de transfert de fichiers volumineux, conçus pour ce type d’envoi unidirectionnel.
7. Protection des identités et des appareils: recherchez des contrôles robustes de connexion et de point d’accès, comme l’authentification multifactorielle, l’authentification unique, l’approbation des appareils et l’ effacement à distance, afin que l’accès demeure sécurisé même lorsque les équipes évoluent et que les appareils se déplacent.

Si vous souhaitez un service de partage de fichiers sécurisé qui réunit tous ces éléments dans un seul flux de travail, explorez l'ensemble des fonctionnalités de Dropbox pour découvrir comment elles se combinent et vous permettent de partager rapidement tout en gardant un contrôle total.

Comprendre la différence entre le chiffrement et le partage sécurisé

Le chiffrement constitue une couche de sécurité, mais le partage de fichiers sécurisé fait référence à l'ensemble du système. 

Le chiffrement protège les données du fichier elles-mêmes (pendant leur stockage et leur transfert). Le partage de fichiers sécurisé va plus loin en entourant le fichier de contrôles comme des règles d’accès et la récupération. 

Le partage de fichiers chiffré protège les données, et il en existe deux grands types :

• Chiffrement en transit— protège les fichiers lorsqu’ils se déplacent entre les appareils et les serveurs
• Chiffrement au repos : protège les fichiers pendant leur stockage sur les serveurs du fournisseur

Cela n’empêche pas automatiquement l’exposition une fois le fichier arrivé, par exemple s’il est enregistré de façon non sécurisée sur l’appareil d’un destinataire. Lorsque vous devez garder des renseignements protégés et gérer qui peut les voir, une plateforme de partage de fichiers fiable est essentielle. 

Cette approche protège vos données tout en vous donnant le contrôle de l'accès à chaque étape grâce à ce qui suit :

• Autorisations— qui peut consulter, éditer, télécharger ou repartager
• Authentification— contrôles de se connecter et protection renforcée du compte
• Expiration— pour que les liens ne durent pas éternellement
• Vérifiabilité— journaux d’activité et production de rapports
• Récupération : historique des versions et restauration de fichiers en cas d'erreur

Le chiffrement de bout en bout (E2EE) se situe à l’extrémité la plus stricte de ce spectre : les fichiers sont chiffrés sur l’appareil de l’expéditeur et ne peuvent être déchiffrés que par une personne disposant de la bonne clé, ce qui diffère des configurations standards au repos et en transit. 

Certifications de sécurité à rechercher dans les outils de partage de fichiers

Commencez par une entreprise reconnue pour sa sécurité, puis concentrez-vous sur les données que vous partagez. 

Vérifiez d’abord les éléments de base comme la norme ISO 27001 ou SOC 2, puis recherchez des certifications de sécurité propres au nuage et à la confidentialité si elles sont importantes pour votre secteur. Voici une courte liste, et ce que chacune vous indique :

• ISO 27001 : une base solide. Cela signifie que le fournisseur dispose d'un système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI) audité, ce qui démontre l'existence d'un programme de sécurité cohérent à l'échelle de l'entreprise, et non de simples contrôles ponctuels.
• SOC 2 : pour une assurance accrue sur les contrôles de sécurité, ce qui est utile lorsque vous souhaitez une validation par un tiers dans des domaines comme la sécurité et la disponibilité. Vous profiterez d’une vérification préalable des fournisseurs plus simple, particulièrement pour les acheteurs Enterprise qui ont besoin de preuves détaillées pour l’approvisionnement et les audits.
• ISO 27017, ISO 27018 et ISO 27701 : compléments utiles pour la sécurité du nuage, la confidentialité dans le nuage et la gestion des renseignements sur la confidentialité. Une meilleure conformité aux attentes en matière de nuage et de confidentialité, ce qui est utile lorsque vous partagez des données sensibles ou réglementées.
• CSA STAR : Il s’agit d’un signal supplémentaire d’assurance dans le nuage que certaines entreprises aiment voir. C’est une certification d’un outil offrant une plus grande maturité en matière de sécurité dans le nuage, souvent utile pour comparer les fournisseurs d’une même catégorie.

Dropbox peut aider les organisations en respectant de nombreuses certifications et normes de conformité. Cela permet aux équipes de respecter en toute confiance les exigences réglementaires dans le cadre de leur flux de travail quotidien.

Faire correspondre les exigences à vos besoins

Tout n'est pas qu'une élégante pastille de certification. Certaines exigences sont des cadres juridiques et réglementaires que votre fournisseur doit prendre en charge, tels que :

• RGPD— si vous traitez des données personnelles de l’UE, vous aurez besoin d’une assistance appropriée pour le traitement des données
• HIPAA— si vous traitez des données de santé, il se peut que vous ayez besoin d’un fournisseur qui prend en charge les processus conformes à la loi HIPAA
• NIST SP 800-171— pertinent pour de nombreux flux de travail des sous-traitants gouvernementaux

Sur le plan de la sécurité, assurez-vous que votre solution offre des fonctionnalités de validation et de conformité indépendantes qui correspondent au type de données avec lesquelles votre équipe travaille.

Comment Dropbox aide les équipes à partager en toute sécurité

Le partage sécurisé dans Dropbox vous permet de regrouper vos fichiers, vos utilisateurs et la visibilité au même endroit, pour garder le contrôle en cas de changement. 

Que vous collaboriez au sein d’une équipe ou avec des partenaires externes, voici quelques façons dont cet outil permet aux processus de fonctionner harmonieusement :

1. Au sein de votre équipe : une source de vérité unique avec des garde-fous

Pour le travail interne, le partage de fichiers sécurisé consiste surtout à maintenir la cohérence et à prévenir les dérives d'accès accidentelles. Dropbox vous permet de :

• Travaillez à partir d’un seul fichier ou dossier partagé— au lieu d’envoyer des copies par courriel
• Utilisez intentionnellement les autorisations de consultation et de modification— lorsque tout le monde n’a pas besoin d’un accès en modification
• Limitez le partage à l’équipe—lorsqu’il doit rester interne
• Appuyez-vous sur l’activité et l’historique des versions— pour que les erreurs restent gérables

Lorsqu’une personne met à jour une présentation dans le dossier partagé, l’équipe marketing peut la consulter en accès en lecture seule, la direction peut voir les modifications apportées dans l’historique des versions — et personne ne se retrouve avec le mauvais fichier.

2. Avec les sous-traitants et les partenaires : accès minimal et retrait clair des droits

La collaboration externe échoue généralement lorsque les gens ne peuvent pas accéder à ce dont ils ont besoin ou qu’ils ont un accès trop étendu. Un flux de travail Dropbox sûr et simple se présente ainsi :

• Partage d’un lien ou d’un dossier— avec l’autorisation minimale requise
• Ajouter des mots de passe et des dates d'expiration— pour les travaux sensibles ou soumis à des délais
• Utilisez des autorisations en lecture seule ou limitez les téléchargements— si quelqu’un n’a pas besoin de copies locales
• Examiner l’activité de partageet révoquer l’accès à la fin du projet
• Utiliser Transfert pour les remises finales— pour envoyer une copie sans exposer votre dossier actif

Si vous travaillez avec un pigiste sur une étude de cas, vous pouvez partager un lien en lecture seule qui expire, autoriser les téléchargements seulement une fois la version finale approuvée, et révoquer l’accès dès qu’un projet se termine.

Un partage sécurisé qui suit le rythme du travail réel

Le meilleur service sécurisé de partage de fichiers aide votre équipe à partager, à collaborer, à récupérer et à garder le contrôle lorsque les enjeux sont plus importants. 

Si vous souhaitez un partage de fichiers sécurisé qui allie protection et rapidité, Dropbox réunit les bonnes fonctionnalités dans un seul outil —choisissez un forfait ou découvrez le partage de fichiers sécurisé avec Dropbox dès aujourd’hui.