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Qu’est-ce que le travail à distance?
Le travail à distance est un terme un peu plus sophistiqué pour désigner le travail à domicile, souvent parce qu’il n’y a pas d’espace de bureau où se rendre. Il est également connu sous les noms de « télétravail », « travailler de n’importe où » ou « espace de travail flexible ».
Les télétravailleurs peuvent consacrer l’ensemble de leur temps à une seule entreprise, partager leur temps entre plusieurs employeurs ou exercer en tant qu’indépendants, organisant eux-mêmes leur emploi du temps. Si vous avez déjà entendu quelqu’un se qualifier de « nomade numérique », cela signifie qu’il n’est lié à aucun lieu physique et qu’il accepte plutôt des emplois en télétravail. Tant qu’ils ont les outils nécessaires pour créer un espace de travail numérique, comme Dropbox, votre équipe est libre de s’installer dans les emplacements distants de son choix.
Alors, qu’est-ce que le télétravail?
Le télétravail est le travail effectué par une équipe à distance. Il désigne un travail qui peut être effectué à distance, sans avoir besoin d’être au bureau ou dans la même pièce que ses collègues. Si votre équipe n’a pas déjà travaillé à distance pendant la majeure partie de cette année, vous doutez peut-être de tout ce qu’il est réellement possible d’accomplir depuis la maison. Vous serez donc heureux d’apprendre que des études ont montré qu’elle est plus efficace qu’une journée classique au bureau.
Comment le télétravail peut-il aider les entreprises?
Le travail à distance est censé aider les gens, et donc leurs entreprises, à prospérer de plusieurs manières. Voici quelques-uns des avantages les plus courants du travail à distance :
Équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
Personne n’aime faire la navette. Après tout, qui apprécie le temps perdu pendant des heures, les péages et les tarifs coûteux qui vont avec? Le télétravail élimine ce stress. Plus besoin de se précipiter pour sortir, plus besoin de passer ses soirées dans les embouteillages ou d’attendre que le train arrive enfin. Plus d’absentéisme à cause d’une urgence de plomberie. Vos télétravailleurs peuvent structurer leur journée pour être plus productifs. Il n’est plus nécessaire de réserver les heures de 8 h à 9 h pour les déplacements. Tout le monde peut travailler aux heures où il se sent le plus productif, que ce soit à 8 h ou à 18 h. De plus, si vous associez le travail à domicile à des horaires souples, vous pouvez tirer le meilleur parti des collaborateurs nocturnes de votre équipe. Cela signifie une plus grande motivation, une plus grande productivité et une meilleure rétention des talents.
Travailler sur plusieurs fuseaux horaires
L’un des plus grands avantages du travail à distance est qu’il peut être effectué n’importe où, dans n’importe quel fuseau horaire. Bien que cela puisse rendre un peu difficile de trouver un moment mutuellement acceptable pour un appel téléphonique (mais avec la communication asynchrone, les appels téléphoniques peuvent même ne pas être nécessaires), cela signifie également que vous pouvez être un bureau « toujours connecté ». Pendant que votre équipe à New York dort, votre bureau de Londres peut travailler, vous permettant d’être plus réactif que jamais.
Coûts réduits
C’est l’évidence même. Si votre équipe n’est pas dans un bureau, vous n’avez pas besoin d’un bureau. Au revoir les loyers exorbitants de la ville. Il en va de même pour votre équipe, qui n’a pas besoin d’être contrainte de vivre dans de minuscules chambres dans de grandes villes juste pour pouvoir se rendre au bureau tous les jours. Travailler de la maison signifie que le travail de votre équipe ne dicte pas où se trouve son domicile, ce qui constitue un énorme atout pour la santé mentale et le bonheur de chacun. Les entreprises peuvent même répercuter ces coûts réduits sur leurs employés en offrant à leur équipe une allocation pour l’électricité et l’Internet qu’ils utilisent uniquement pour faire leur travail. Envoyer un bon de repas à tout le monde le jour de paie sera aussi très apprécié. Après tout, il n’y a plus ces cafés partagés à la cuisine pour prendre des nouvelles.
Inconvénients du télétravail
Il y a un inconvénient majeur sur lequel votre équipe pourrait s’entendre concernant le télétravail : le manque d’interactions sociales et de rencontres en personne. Lorsque chaque membre de votre équipe travaille seul à domicile, sans espace de travail partagé, il est facile de perdre de vue qu’il s’agit d’une équipe unie. C’est pourquoi la communication est absolument essentielle.
Les réunions Zoom hebdomadaires le vendredi après-midi constituent une solution, mais elles ne conviennent pas aux membres de l’équipe qui se trouvent à l’autre bout du monde. La communication la plus précieuse est celle qui est complètement intégrée à l’horaire de travail. Comme exemples, on peut mentionner les modifications et les annotations en temps réel, la collaboration sur des documents partagés ou les messages Slack à toute heure de la journée. Votre équipe doit savoir qu’elle peut communiquer en tout temps, et pas seulement pendant les heures d’un appel vidéo organisé.
Préservez ce qu’il y a de spécial
Pour les événements spéciaux, comme les fêtes, essayez d’organiser des réunions pour les membres de l’équipe qui sont proches les uns des autres. Pour ceux qui sont vraiment à distance, organisez une fête en ligne et assurez-vous d’envoyer vos cartes de Noël et peut-être une ou deux petites friandises. Si votre bureau traditionnel a toujours été fier de parler de « faire de son mieux » pour ses employés, alors votre bureau à distance devrait fonctionner selon les mêmes valeurs.
Comment démarrer le travail à distance
Si vous êtes prêt à faire le changement que beaucoup font déjà, c’est un peu plus compliqué que de renvoyer tout le monde chez eux et de leur dire de ne pas revenir de sitôt. Il faudra planifier et trouver les meilleurs outils pour soutenir les équipes distribuées.
Internet
Les équipes à distance ne pourront pas travailler sans Internet, alors renseignez-vous pour savoir si les membres de votre personnel peuvent le faire depuis leur domicile. Vous économisez peut-être de l’argent en n’ayant plus de bureau, mais cela ne signifie pas que vous ne devez pas le réinvestir dans votre entreprise. Voyez les allocations que vous pouvez prévoir pour aider votre équipe à s’installer avec le Wi-Fi dont elle a besoin. De plus, vous devriez opter pour un logiciel qui vous permet de travailler hors ligne si Internet est coupé.
Logiciel
La technologie est essentielle à l’essor du télétravail, votre entreprise doit donc être équipée de manière appropriée. Vous pensez peut-être que vous pouvez vous en tenir à des documents Word écrits, enregistrés, puis transmis via des pièces jointes à des courriels, mais cela ne fonctionnera pas avec un travail flexible. C’est juste une question de temps avant que vous ne perdiez complètement le fichier. Dropbox élimine de nombreuses erreurs potentielles de ces méthodes à l’ancienne. Avec des documents partagés qui peuvent être modifiés par l’équipe en temps réel, il n’est pas nécessaire d’avoir plusieurs documents. Il n’existe qu’une seule version entièrement à jour.
Créez un espace de cotravail numérique en ligne où tout le monde est connecté. Avec Dropbox, les dossiers partagés donnent à chaque membre de l’équipe l’accès aux informations importantes. Les intégrations permettent à votre équipe de travailler efficacement. L’accent est mis davantage sur la sécurité lorsque vous permettez à votre équipe de télétravailler. Si tout le monde et leurs appareils ne sont pas réunis sous un même toit, les données sensibles de l’entreprise peuvent être plus difficiles à suivre. Dropbox offre des contrôles de sécurité qui peuvent vous procurer une tranquillité d’esprit. Grâce à la protection par mot de passe, aux options de limite de temps et à la gestion de la mobilité d’entreprise, vous pouvez vous assurer que les liens et les documents ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés.
Équipement
Travailler à distance suppose des conditions matérielles et logistiques que tous ne possèdent pas. Certaines personnes peuvent ne pas avoir de bureau ou d’espace de travail dédiés dans leur maison si elles n’y travaillent pas habituellement. Bien sûr, il existe des moyens de contourner ce problème, mais voulez-vous vraiment que votre équipe travaille à partir de tables de cuisine, de commodes ou même de planches à repasser? Assurez-vous de prévoir un budget pour les demandes de mobilier de bureau et de fournir à votre équipe l’équipement physique dont elle a besoin pour des conditions de travail adaptées. Cela leur permettra, à leur tour, d’obtenir de meilleurs résultats.
Conçu pour s’adapter à tous les lieux et toutes les façons de travailler
Les équipes d’aujourd’hui ne travaillent pas toujours à partir d’un seul bureau ou d’un seul appareil. Que vous soyez sur place, en déplacement ou que vous travailliez sur plusieurs fuseaux horaires, Dropbox vous aide à rester connecté à votre contenu et à votre équipe.
Demandez simplement à Salem Bajaba, gestionnaire des technologies de l’information et des communications chez Binladin Contracting Group:
« Grâce à Dropbox, nous avançons bien plus vite. Que nous utilisions un téléphone intelligent, une tablette ou un ordinateur, nous pouvons accéder de façon sécuritaire à n’importe quel document et relever tous les défis qui se présentent à nous. »
Vous pouvez poser la même question à Bryan Chandler, directeur général de l’innovation et de la technologie chez The Shopping Center Group :
« Avec Dropbox, nous n’avons plus à nous inquiéter de l’endroit où se trouvent nos documents. Il nous suffit de les enregistrer, et nous pouvons les consulter où que nous nous trouvions. »
Les entreprises de tous les secteurs et de toutes les régions adoptent le travail flexible et constatent que les bons outils font toute la différence. Que vous dirigiez une équipe mondiale ou une entreprise locale, Dropbox vous permet de faire avancer votre travail en toute simplicité.
