Table of contents
Apa itu manajemen email?
Email itu adalah hal yang sangat luar biasa. Kita tidak ada artinya tanpa email, namun seperti manfaatnya yang banyak, email juga menjadi awal bagi permasalahan manajemen waktu. Kita semua bersalah karena membuka kotak masuk kita, melihat lebih dari 50 email baru, dan ingin mengabaikannya. Menerima kotak masuk yang berantakan akan berdampak pada mentalitas Anda di pekerjaan dan menunda satu tugas dapat mengakibatkan penundaan.
Tanya diri Anda, untuk apa Anda memakai email? Untuk berkorespondensi dengan klien dan untuk login, email itu tidak tergantikan, namun untuk segala hal lainnya, ada banyak alternatif yang jauh lebih efisien, seperti Dropbox. Dropbox memungkinkan tim untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras, dan dapat dengan mudah diadaptasikan dengan alur kerja Anda untuk melakukan kolaborasi, pengeditan, dan berbagai yang mudah.
Berikut beberapa cara Dropbox mengubah proses kerja untuk meningkatkan produktivitas tim dan kolaborasi yang mudah. Anda merasa perlu email untuk mengirim file besar, membagikan hasil edit, atau memperbarui dokumen lama? Nyatanya, tidak selalu begitu.
Berbagi umpan balik
Dengan Dropbox, Anda dapat menambahkan anotasi langsung di dokumen yang sedang dikerjakan, menyoroti kalimat tertentu, atau bahkan kata, yang persis dirujuk oleh komentar Anda. Satu hal yang perlu dilakukan anggota tim Anda hanyalah menggulir halaman, melihat umpan balik, lalu membuat perubahan. Mereka dapat menandai masalah sebagai telah diselesaikan atau menanggapi komentar Anda, dengan semua pesan tersimpan langsung di dokumen. Dropbox mengumpulkan komentar serta merangkumnya dalam pembaruan email yang mudah dipahami sehingga tidak ada yang terlewat. Anda tidak perlu lagi menerima email baru untuk setiap komentar. Selain itu, Anda juga dapat @mention pengguna tertentu. Fitur ini sangat cocok jika Anda hanya ingin menarik perhatian satu orang dari bagian legal agar mereka melihat hasil editan di bagian tertentu tanpa perlu membaca seluruh dokumen.
Mengirim file besar
Tidak ada yang suka mengirim file berukuran besar lewat email. Apa ukuran filenya muat? Apa formatnya sudah benar? Apa penerima dapat mengunduhnya? Dengan Dropbox, Anda tidak perlu khawatir. Dropbox akan membagikan file Anda dengan aman dan mendukung berbagai macam format file. Anda dapat mengirim video berdurasi panjang dengan mudah. Video itu dapat dilihat di Dropbox dengan ukuran terkompresi sehingga waktu memuat akan lebih cepat. Anda juga dapat mengunduhnya dalam resolusi penuh. Cocok bila Anda sedang di luar kantor dan tidak punya akses Wi-Fi.
Berbagi apa saja
Mulai dari file, folder, hingga gambar dan dokumen, Dropbox menjaga semua file tetap rapi dan tersimpan aman secara online. Artinya, Anda dan tim Anda tidak lagi harus berurusan dengan flash disk atau mendengar kata-kata menyebalkan seperti, “Filenya ketinggalan di kantor”. Selama terhubung ke internet, Anda selalu dapat mengakses file Anda. Ditambah lagi, dengan berbagi tautan yang mudah, Anda dapat memberikan akses kepada siapa pun yang Anda inginkan hanya dengan beberapa klik. Dan dengan perlindungan kata sandi serta kontrol akses berbasis waktu untuk tautan, dapat dipastikan tak ada lagi orang yang “tidak sengaja” menemukan file Anda atau memiliki akses lebih lama dari yang Anda inginkan.
Kolaborasi
Kolaborasi adalah hal utama dalam pekerjaan kami. Daripada bolak balik berkirim email, dokumen Anda dapat disimpan di Dropbox untuk memudahkan kerja tim. Perubahan, komentar, dan umpan balik diperbarui secara real time, dan seluruh tim dapat melihatnya dengan jelas, bukan hanya orang yang dikirimi email.
Ini sempurna untuk klien dan pelanggan juga. Tidak perlu khawatir lagi apakah mereka memiliki versi Word terbaru, apakah mereka memerlukan .doc, .docx, atau PDF—yang perlu mereka lakukan hanyalah mengeklik dokumen yang dihosting Dropbox Anda. Dengan rangkaian email yang panjang lebar, tim dan klien Anda dapat menikmati kolaborasi secepat kilat. Tanyakan saja kepada pelanggan yang puas, Ben & Jerry's, yang mengatakan, “Dropbox Business adalah kunci untuk menghentikan percakapan yang sia-sia.”
Tips manajemen email lainnya
Beberapa hal tetap memerlukan email, jadi berikut cara untuk mendapatkan hasil maksimal dari kotak masuk kantor Anda:
Hindari kelebihan email
Selama hari kerja, apakah mata Anda sering harus terpaku pada notifikasi sembul yang menginformasikan bahwa ada email baru yang masuk? Cobalah mengatur waktu di sepanjang hari untuk memeriksa kotak masuk, sehingga Anda tidak terus menerus dengan satu mata pada notifikasi. Ini dapat dilakukan menggunakan platform yang Anda pilih, seperti Microsoft Outlook, dari browser saja, sehingga Anda dapat menutup tab itu dan membukanya lagi saat waktu memeriksa email lagi tiba. Frekuensi ini bergantung pada jadwal Anda, namun mengetahui bahwa Anda dapat menghindari memikirkan email hingga waktu tertentu hari itu akan membantu Anda berkonsentrasi pada tugas-tugas lain di antara waktu-waktu tersebut.
Jangan anggap email sebagai unit yang terpisah dari tugas harian lain. Anggaplah email sebagai satu tugas yang perlu ditangani dengan alokasi waktu tersendiri. Artinya, harus ada jadwal untuk menangani email di daftar untuk dilakukan di manajemen tugas Anda, sama seperti pertemuan harian atau makan siang.
simpan lampiran
Mengais-ngais email yang diterima beberapa minggu atau bulan lalu untuk mencari satu lampiran tertentu itu melelahkan. Tentu, berbagi lewat Dropbox akan meniadakan masalah ini sepenuhnya namun itu tidak berarti bahwa Anda tidak bisa memanfaatkan fitur kami yang praktis. Unduh semua lampiran Anda pada saat Anda menerimanya, namai sebagaimana mestinya, dan unggah ke folder Dropbox agar Anda dapat merujuknya kembali atau membagikannya nanti.
Anda juga harus ingat bahwa kotak masuk Anda mungkin mulai secara otomatis menghapus email yang sangat lama, dan Anda tidak pernah tahu kapan lampiran yang Anda kirim setahun yang lalu dapat menjadi relevan lagi. Jadi, lindungi dokumen Anda dari penghapusan dan simpan dengan aman.
Cobalah sedikit pembersihan email
Berhenti berlangganan buletin dan email promosi yang Anda tahu tidak pernah Anda baca. Memiliki email pribadi yang dibanjiri dengan penawaran kilat adalah hal yang wajar, namun jika Anda membiarkannya masuk ke kotak masuk kantor, hal itu dapat membanjiri email-email penting Anda.
Kirim email tindak lanjut segera
Email adalah aliran yang tiada habisnya dan mudah untuk lupa membalasnya jika email terus berdatangan. Biasakan membalas segera setelah Anda selesai membaca email, baik dengan informasi yang diminta atau, jika Anda tidak memilikinya, jaminan Anda akan menerimanya. Pada saat penerima membaca dan menanggapinya, kemungkinan besar Anda sudah mendapatkan jawabannya.
Buat filter
Filter dapat membantu membuat folder email untuk email berbeda. Misalnya, Anda dapat memiliki folder per proyek, atau hanya kategori menurut jenis, misalnya "faktur", "SDM", "kegiatan sosial perusahaan", "Rupa-rupa". dll. Sebagian besar aplikasi email memungkinkan Anda membuat filter berdasarkan kriteria berbeda. Misalnya, email yang masuk yang mengandung kata-kata tertentu dapat diarahkan ke folder tertentu, misalnya, setiap email yang berasal dari "@example.com" dapat masuk ke folder tertentu. Setiap email yang mengandung kata-kata "Pesat Natal" dapat masuk ke "Kegiatan sosial perusahaan".
Ini juga menjadi alasan paling tepat mengapa Anda harus memiliki judul email yang jelas di pesan Anda sendiri—karena hal itu dapat membantu aplikasi email penerima Anda dalam menyaring pesan Anda dengan tepat, dan memastikan bahwa email tidak terkirim ke spam.
