Seberapa aman penyimpanan cloud? Daftar periksa untuk mengevaluasi penyedia

Penyimpanan cloud dapat memberi tim Anda satu tempat untuk mengakses, menyinkronkan, dan berbagi file. Namun, keamanan bergantung pada penyedia dan kontrol yang benar-benar digunakan tim Anda. Sebelum memilih, lihat lebih dari sekadar daftar periksa fitur dan bandingkan pengamanan sehari-hari: izin, opsi pemulihan, enkripsi, dan pengaturan admin.

Ajukan pertanyaan yang lebih praktis: Dapatkah layanan tersebut Protect file yang dibagikan, diedit, dicadangkan, dan dipulihkan oleh tim Anda selama pekerjaan sehari-hari?

Anda memerlukan lebih dari sekadar janji umum bahwa file Anda aman jika menyimpan hal-hal seperti:

• Kontrak
• Dokumen keuangan
• Informasi pelanggan
• Aset kreatif
• Paket internal

Panduan ini membahas fitur keamanan penyimpanan cloud yang perlu dibandingkan, mulai dari enkripsi dan izin hingga dukungan kepatuhan, opsi pemulihan, dan kontrol administratif. Untuk melihat cara Dropbox menerapkan perlindungan tersebut, jelajahi fitur keamanan Dropbox atau bandingkan paket.

Seberapa aman penyimpanan cloud untuk data bisnis yang sensitif?

Penyimpanan cloud dapat cukup aman untuk data bisnis yang sensitif, tetapi penyedia layanan perlu melakukan empat hal ini dengan baik:

• Protect file di tempat dan dalam pengiriman
• Memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat melihat, mengedit, membagikan, dan mengunduh file
• Beri admin visibilitas terhadap aktivitas berbagi atau file yang berisiko
• Memungkinkan Anda memulihkan dengan cepat setelah penghapusan tidak disengaja, penimpaan, atau serangan

Risikonya adalah menganggap bahwa hal-hal mendasar tersebut bekerja dengan cara yang sama di mana pun. Enkripsi yang kuat tidak selalu disertai dengan Kontrol Berbagi yang kuat, dan kolaborasi yang mudah tidak selalu disertai dengan visibilitas admin yang berguna. Dukungan kepatuhan juga tidak akan memberi tahu Anda seberapa cepat Anda dapat memulihkan file yang dihapus, ditimpa, atau disusupi.

Gunakan daftar periksa untuk membandingkan enkripsi, kontrol akses, visibilitas admin, dukungan kepatuhan, dan opsi pemulihan dari setiap penyedia sebelum Anda memercayakan data sensitif kepadanya.

Apa yang membuat penyimpanan file online berisiko?

Insiden penyimpanan cloud tidak selalu disebabkan oleh perilaku berbahaya, faktanya banyak yang bermula dari pengguna sehari-hari yang melakukan kesalahan kecil. Berikut beberapa cara aktivitas normal dapat memengaruhi keamanan di antara Tim:

• Tautan bersama tetap terbuka lebih lama dari seharusnya
• Seorang mantan kontraktor masih memiliki akses ke sebuah folder
• File sensitif diunduh ke laptop yang hilang
• Rekan tim menimpa versi final dari sebuah dokumen
• Admin memerlukan jejak audit tetapi tidak dapat menemukannya

Berbagi file itu sederhana, tetapi memastikan Anda dapat mengelola akses ke depannya sama pentingnya untuk menjaga konten Anda tetap terlindungi.

Melindungi konten Anda membutuhkan lebih dari sekadar enkripsi. Izin, visibilitas, pemulihan, dan kontrol kebijakan semuanya berperan penting dalam menjaga file tetap aman dan mudah dikelola.

Dengan setiap elemen yang bekerja secara terpadu, Anda dapat yakin bahwa file tetap berada di tangan yang tepat.

Bagaimana Anda menilai apakah penyedia penyimpanan cloud cukup aman untuk data bisnis yang sensitif?

Jangan hanya mengandalkan firasat. Gunakan daftar periksa ini sebelum menandatangani kontrak atau memperluas akun:

1. Periksa cara penyedia mengenkripsi data

Setidaknya, cari enkripsi saat tidak aktif (at rest) dan enkripsi saat transit. Anda menginginkan file tersimpan terlindungi di infrastruktur penyedia dan file yang berpindah terlindungi antara pengguna, aplikasi, dan server.

Jika penyedia tidak dapat menjelaskan hal ini dengan bahasa yang sederhana, teruslah menggali. Keamanan yang sulit dijelaskan biasanya sulit dievaluasi.

2. Periksa siapa saja yang dapat mengakses file, folder, dan tautan

Mempertahankan kontrol penuh atas akses ke konten Anda sangat penting saat bekerja dengan penyimpanan cloud. Tanyakan apakah Anda dapat mengatur fitur izin file dan berbagi tautan yang aman seperti:

• Akses hanya lihat
• Izin pengeditan
• Pembatasan pengunduhan
• Perlindungan kata sandi
• Tanggal kedaluwarsa tautan

Tanyakan juga apakah izin dapat diatur pada tingkat file, bukan hanya tingkat folder.

Kontrol ini penting karena data sensitif jarang terungkap hanya melalui penyimpanan; data justru terekspos saat proses berbagi terjadi.

3. Periksa apa yang dapat dilihat dan dikelola oleh admin

Layanan penyimpanan cloud yang aman akan membantu Anda menjawab pertanyaan praktis berikut dengan cepat:

• Siapa yang memiliki akses ke folder ini?
• Tautan mana yang dibagikan secara eksternal?
• Dapatkah kami mengelola grup dan peran secara terpusat?
• Apakah produk ini berfungsi dengan Sistem Masuk Tunggal (SSO) atau penyedia identitas eksternal?

Jika admin tidak dapat melihat apa yang terjadi, mereka akan kesulitan menegakkan kebijakan.

4. Periksa pemulihan, riwayat versi, dan kesiapan Ransomware

Terkadang file hilang, draf berubah, atau perangkat tidak lagi berada di tempat yang Anda tinggalkan. Penting untuk memiliki solusi yang membuat Anda selalu siap menghadapi apa pun yang terjadi.

Saat memilih penyedia layanan, penting untuk mengetahui berapa lama Anda dapat memulihkan file yang dihapus, apakah riwayat versi tersedia untuk setiap jenis file, dan opsi apa saja yang ditawarkan untuk memulihkan data dalam skala besar—terutama setelah peristiwa tak terduga seperti pengeditan yang tidak disengaja atau ransomware.

Pemulihan yang cepat dan andal membantu menjaga informasi Anda tetap terlindungi.

5. Tentukan apakah enkripsi zero-knowledge merupakan persyaratan

Beberapa Tim merasa bahwa enkripsi Standard, dikombinasikan dengan kontrol akses yang solid dan pengawasan admin, telah memenuhi kebutuhan mereka.

Namun, pihak lain—terutama yang menangani kekayaan intelektual sangat rahasia atau data yang diatur regulasi—mungkin ingin mempertimbangkan enkripsi zero-knowledge atau end-to-end (E2EE) untuk ketenangan tambahan.

Yang paling penting adalah memahami cara kerja E2EE, di mana penerapannya, serta pertimbangan yang menyertainya—bukan sekadar apakah penyedia layanan menyebutkannya.

6. Tinjau sertifikasi dan dukungan kepatuhan

Cari bukti bahwa penyedia telah melalui peninjauan independen. Sertifikasi dan laporan tidak menjamin keamanan yang sempurna, tetapi menunjukkan bahwa kontrol telah didokumentasikan, dinilai, dan dipelihara.

Jika tim Anda perlu memenuhi standar industri tertentu, sebaiknya cari tahu sumber daya apa saja yang tersedia selain sertifikasi standar. Meskipun langkah-langkah keamanan yang kuat itu penting, alat kepatuhan yang disesuaikan dengan bidang Anda dapat membuat perbedaan yang nyata.

7. Periksa transparansi, dokumentasi, dan dukungan

Penyedia yang tepercaya membantu Anda menavigasi fitur keamanannya dengan mudah. Cari sumber daya seperti Pusat Kepercayaan, laporan mutakhir, detail produk tertentu, panduan penyiapan, dan cara mudah mendapatkan dukungan saat Anda membutuhkan jawaban dengan cepat.

Ketika informasi keamanan mudah diakses, tim dapat meninjau dan menilai solusi dengan percaya diri—tanpa menunggu panggilan tambahan atau mencari detail.

Bagaimana dengan enkripsi zero-knowledge?

Enkripsi zero-knowledge menawarkan lapisan privasi tambahan antara file Anda dan layanan cloud. Dengan pendekatan ini, hanya perangkat tepercaya yang menangani proses enkripsi dan dekripsi konten Anda, bukan semuanya terjadi di server perusahaan.

Dropbox menawarkan folder terenkripsi ujung ke ujung tanpa pengetahuan untuk data sensitif, rahasia, atau kepemilikan, dengan konten yang dienkripsi dan didekripsi hanya pada perangkat yang disetujui.

Ini masih hanya satu bagian dari keseluruhan rangkaian kemampuan keamanan pada alat yang dipertimbangkan. Enkripsi tanpa pengetahuan (zero-knowledge) tidak menggantikan kontrol akses, kemampuan audit, keamanan tautan, perlindungan perangkat, atau alur kerja pemulihan. Jika sebuah penyedia hanya mengandalkan fitur tersebut, teruslah melakukan evaluasi.

Sertifikasi keamanan apa yang perlu Anda cari dalam berbagi file?

Mulailah dengan meninjau laporan sertifikasi dan kepatuhan —laporan tersebut menawarkan wawasan berharga tentang cara penyedia mengelola praktik keamanan mereka.

Berikut ikhtisar singkat tentang sertifikasi keamanan umum dan apa artinya bagi suatu penyedia:

• SOC 2—menunjukkan pendekatan yang cermat dalam mengelola keamanan, ketersediaan, integritas pemrosesan, kerahasiaan, dan privasi
• ISO 27001—menyediakan kerangka kerja yang mapan untuk manajemen keamanan informasi
• ISO 27017 dan ISO 27018—menunjukkan bahwa penyedia dapat memberikan panduan berharga tentang keamanan dan privasi cloud
• CSA STAR—menunjukkan bahwa layanan memberikan perspektif independen tentang keamanan cloud‌ melampaui standar minimum

Dropbox mencakup ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27701, SOC 1, SOC 2, SOC 3, dan CSA STAR Level 2 untuk produk yang relevan.

Setelah meninjau sertifikasi, cari penyedia yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, jika pekerjaan Anda melibatkan informasi kesehatan yang dilindungi, periksa apakah mereka mendukung persyaratan HIPAA. Atau, untuk proyek pemerintah yang melibatkan informasi terkontrol, cari dokumentasi NIST.

Ingat bahwa tujuannya adalah untuk memastikan bahwa penyedia dapat menunjukkan bukti yang terkini dan relevan untuk jenis data yang Anda simpan—bukan sekadar kumpulan akronim.

Pendekatan Dropbox terhadap keamanan penyimpanan cloud

Setelah mengetahui apa yang perlu dicari, Anda dapat mengevaluasi Dropbox dengan daftar periksa yang sama.

Berikut cara Dropbox menjaga informasi Anda tetap aman di penyimpanan cloud:

• File yang tersimpan di Dropbox dienkripsi saat tidak digunakan dengan AES 256-bit
• Data yang berpindah antara aplikasi dan server bergerak melalui koneksi SSL/TLS yang aman.

Untuk detail lebih lanjut tentang perlindungan ini, kunjungi halaman keamanan cloud Dropbox, tempat Anda akan menemukan gambaran umum yang jelas tentang bagaimana konten Anda tetap aman di setiap langkah.

Untuk berbagi file yang aman, Dropbox memberikan hal-hal berikut dalam paket yang didukung:

• Izin file yang terperinci, termasuk akses Hanya Lihat
• Perlindungan kata sandi
• tanggal kedaluwarsa
• Tautan bersama

Secara bersama-sama, fitur ini membantu Anda mengontrol siapa yang dapat membuka file dan berapa lama akses tetap aktif.

Untuk pemulihan file, Dropbox dapat:

• Menyimpan riwayat versi untuk semua jenis file
• Pulihkan versi lama file

Paket tertentu menyertakan kemampuan untuk memulihkan file yang telah hapus, memberi Anda fleksibilitas ekstra dan ketenangan pikiran. Jika perangkat hilang, Anda dapat menggunakan penghapusan jarak jauh untuk menghapus data Dropbox di perangkat tersebut sekaligus menjaga file Anda tetap tersimpan dengan aman di akun Anda.

Pilih penyimpanan cloud yang andal untuk pekerjaan nyata

Penyimpanan cloud sangat aman jika Anda memiliki penyedia yang dapat melakukan Protect terhadap file tanpa memperlambat kerja tim Anda. Ini seharusnya membuat Berbagi file lebih aman, pemulihan lebih cepat, dan pengawasan keamanan lebih mudah.

Pilih solusi yang tidak sekadar menyebutkan enkripsi—cari penyedia yang menjaga keamanan pekerjaan, bahkan saat tim bekerja dengan cepat. Jelajahi Paket Dropbox untuk mengetahui selanjutnya.