Table of contents
- Apa itu transfer file dan apa yang membedakannya dengan berbagi file?
- Mengapa transfer file sangat penting bagi solopreneur dan perusahaan rintisan?
- Jenis transfer file
- Tips berbagi file berukuran besar yang aman untuk solopreneur dan pemilik bisnis kecil
- Dapatkan semua fitur berbagi file yang aman ini di satu tempat dengan Dropbox
Bayangkan skenario ini—Anda telah memutuskan untuk mendirikan sendiri bisnis fotografi Anda dan telah mendatangkan tiga klien di bulan pertama, berita bagus!
Setelah pemotretan selesai dan perawatan awal siap, tibalah waktunya untuk membagikan hasil kerja Anda dengan klien-klien Anda yang bersemangat—meskipun tidak begitu paham teknologi. Satu masalah: Ekspor akhir berukuran 4 GB dan klien email mereka hanya menerima lampiran hingga 15 MB. Apa sekarang?
Ini adalah tantangan yang dihadapi oleh sebagian besar bisnis pemula, terutama yang bergerak cepat namun terkenal dalam kategori entrepreneur solo yang peralatannya kurang lengkap.
Dalam panduan untuk solopreneur dan bisnis kecil ini, kami akan membahas alasan dan cara mentransfer file besar. Setelah selesai membaca, Anda akan merasa yakin bahwa Anda selalu dapat membagikan file dalam ukuran apa pun, kapan pun bisnis Anda memerlukannya.
Apa itu transfer file dan apa yang membedakannya dengan berbagi file?
Transfer file adalah proses memindahkan file digital, seperti dokumen, gambar, dan video dari satu lokasi ke lokasi lain. Lokasi ini mungkin fisik, seperti penyimpanan hard drive lokal di laptop Anda, atau solusi penyimpanan digital seperti Dropbox.
Jika Anda familier dengan konsep ini, Anda niscaya juga pernah mendengar rujukan tentang berbagi berkas dalam konteks yang sama. Meskipun kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian, sebenarnya keduanya merujuk pada dua proses yang berbeda:
Transfer file adalah cara untuk mengirim salinan file ke lokasi atau perangkat lain
Berbagi file adalah proses memberikan akses kepada pengguna lain ke versi tunggal suatu file melalui internet dan teknologi berbasis cloud.
Untuk bisnis kecil, perusahaan rintisan, dan solopreneur yang mengandalkan pengiriman file besar ke pelanggan mereka, menemukan solusi transfer file yang tepat itu sangat penting.
Ada banyak bentuk transfer file, dan kami akan membahas setiap bentuk tersebut, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat tentang apa yang terbaik untuk bisnis Anda.
Mengapa transfer file sangat penting bagi solopreneur dan perusahaan rintisan?
Solopreneur adalah pemilik bisnis yang tidak memiliki staf selain diri mereka sendiri untuk menjalankan pengoperasian utama bisnis. Beberapa jenis umum solopreneur mencakup:
Konsultan dan pelatih
Penulis Blog
Pembuat kursus
Penjual eCommerce dan “dropshipper”
Pembuat konten podcast, streaming, dan video
Jika bisnis skala besar dan perusahaan memiliki tim TI khusus dan solusi teknologi di seluruh perusahaan, entrepreneur solo dan perusahaan rintisan seringkali harus mengandalkan diri mereka sendiri dan perangkat mereka.
Ini berarti bahwa, sebagai seorang solopreneur, Anda sepenuhnya bertanggung jawab atas kepemilikan teknologi untuk menghadirkan apa yang Anda butuhkan. Baik saat pembuat konten perlu mentransfer file video mentah berukuran besar antarperangkat, atau konsultan yang berbagi dokumen dengan klien.
Jenis transfer file
Ada banyak cara untuk mentransfer file, online maupun offline, masing-masing dengan manfaat dan kasus penggunaannya sendiri. Lima jenis transfer file yang paling umum mencakup:
Lampiran email
Situs web transfer file
Penyimpanan awan
Penyimpanan yang dapat dilepas, seperti hard disk eksternal atau stik USB
FTP (Protokol Transfer File)
Tidak ada satu opsi yang terbaik dan banyak dari pendekatan ini yang memiliki manfaat tertentu tergantung pada kebutuhan situasi yang ada. Untuk membantu memahami semuanya, sekarang kami akan mempelajari masing-masing metode secara lebih detail.
Lampiran email
Lampiran email adalah metode transfer file yang melibatkan pengiriman salinan file ke seseorang melalui email. Salinan file tersebut disimpan ke email, yang kemudian dikirimkan dan diambil oleh klien email penerima.
Keuntungan lampiran email untuk transfer file
Cepat dan mudah—melampirkan dokumen ke email cukup dengan tarik dan taruh
Gratis—banyak klien email populer akan memungkinkan Anda untuk mengirim dan menerima lampiran email dengan akun email gratis
Kerugian lampiran email untuk transfer file
Batasan ukuran file—Anda biasanya tidak dapat mengirim lebih dari sekitar 25 MB melalui lampiran email.
Keamanan—mengirim file melalui email berarti membuat salinan yang ada selamanya dan dapat diteruskan ke siapa pun.
Kurangnya kontrol—sekali dikirim, ya terkirim. Tidak ada cara untuk mengambil atau memperbarui lampiran email setelah dikirimkan ke penerima, bahkan jika Anda perlu memperbaiki kesalahan ketik atau mengirim file yang salah secara tidak sengaja.
Kapan harus menggunakan lampiran email
Di era komputasi berbasis awan modern, lampiran email tidak begitu diperlukan. Lampiran email dapat digunakan jika Anda hanya perlu mengirimkan sesuatu sesegera mungkin dan tidak khawatir tentang risiko keamanan, namun opsi lainnya hampir selalu lebih disukai.
Sama cepat dan mudahnya untuk mengirim file melalui tautan yang memungkinkan Anda mengontrol siapa saja yang dapat melihatnya, serta menambahkan keamanan ekstra seperti perlindungan kata sandi. Jika Anda ingin melakukan beberapa perubahan pada file, tidak perlu membuat tautan baru untuk penerima. Cukup simpan file yang diperbarui ke Dropbox (dengan tetap menggunakan nama file yang sama dan menyimpannya di folder yang sama) dan penerima Anda akan dapat melihat versi terbaru Anda.
Situs web transfer file
Situs web transfer file adalah platform tersendiri tempat Anda mengunggah file—atau kumpulan file—yang kemudian dikonversi ke dalam sebuah tautan yang bisa Anda bagikan kepada penerima.
Keuntungan situs web transfer file
Batasan ukuran file yang lebih besar—dengan Dropbox Transfer, Anda dapat mengirim hingga 100 GB file sekaligus
Transfer file aman— transfer file dienkripsi dan Anda akan selalu memiliki opsi untuk menghapus transfer jika ingin menghapus akses dari siapa pun yang memiliki tautan.
Kontrol akses yang lebih besar—atur kata sandi dan tanggal kedaluwarsa tautan untuk memastikan bahwa transfer file Anda hanya dilihat oleh orang yang tepat, di waktu yang tepat
Branding yang dapat disesuaikan—berikan kesan yang kuat kepada klien dan pelanggan Anda dengan halaman unduhan file yang dihiasi branding bisnis Anda
Konfirmasi pengiriman—dapatkan pemberitahuan saat file Anda diterima dan diunduh
Kerugian dari situs web transfer file
Batas ukuran file masih ada—meskipun jauh lebih besar, batas ukuran file masih tetap berlaku untuk transfer. Jika Anda perlu mengirimkan kumpulan file yang berukuran lebih besar, Anda dapat selalu membaginya menjadi beberapa transfer terpisah sebesar <100 GB untuk menyiasatinya.
Waktu yang tepat untuk menggunakan situs web transfer file
Platform transfer file adalah solusi yang sangat baik jika Anda ingin mengirim file besar ke klien dan Anda tidak ingin mereka memiliki akses ke file aslinya.
Ini sangat umum jika bisnis solo Anda terkait dengan pengiriman video, audio, atau dokumen multimedia berukuran besar lainnya kepada pelanggan. Fotografer keluarga, videografer pernikahan, dan produser musik adalah contoh klasik persyaratan ini.
Jika Anda ingin berbagi atau berkolaborasi pada satu versi dokumen, solusi penyimpanan awan mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.
Penyimpanan awan
Penyimpanan cloud mirip dengan penyimpanan pada hard drive Anda, hanya saja file-nya disimpan secara online dan dapat diakses melalui internet.
Dengan menyimpan berkas Anda secara daring, Anda dapat memberikan akses kepada orang lain tanpa perlu mengirimkan salinan terpisah kepada mereka. Hal ini memudahkan kolaborasi dan pemberian umpan balik pada berkas, menyederhanakan semuanya di satu tempat.
Keuntungan berbagi file dengan penyimpanan cloud
Cepat dan mudah—berbagi file semudah menyalin tautan
Kolaborasi tanpa kendala—penyimpanan awan dan berbagi file memungkinkan untuk dua orang untuk bekerja pada file secara paralel. Sempurna saat Anda mengajak pekerja lepas untuk membantu selama bulan yang sibuk!
Kumpulkan umpan balik di satu tempat—jika sedang mengerjakan suatu file dan perlu membagikannya dengan banyak orang untuk ditinjau, Anda dapat mengatur semuanya dengan memberikan akses, daripada harus mengirimkan salinan terpisah
Kerugian berbagi file dengan penyimpanan cloud
Memberikan akses ke versi asli—terkadang Anda tidak ingin orang lain memiliki akses ke file asli. Dalam kasus ini, solusi berbagi file lain mungkin lebih disukai.
Penghapusan file secara tidak sengaja—penerima yang tidak menaruh curiga mungkin menghapus file asli Anda, dengan asumsi bahwa mereka menghapus salinannya. Untungnya, Dropbox siap membantu, memungkinkan Anda memulihkan file yang terhapus selama 30 hari.
Kapan menggunakan penyimpanan cloud untuk berbagi file
Berbagi file dengan penyimpanan awan sangat ideal saat Anda ingin menyatukan kolaborator, atau peninjau, pada pekerjaan yang sedang berlangsung. Ini memungkinkan Anda untuk terus mengikuti perkembangan proyek dan bekerja sama dari satu file.
Jika Anda ingin mengirimkan produk jadi ke pelanggan, mengirim salinan melalui transfer file secara umum akan menjadi pilihan terbaik Anda. Dengan melakukan hal ini, Anda memberikan produk yang mereka bayar, lalu pelanggan dapat menggunakannya sesuai dengan yang mereka inginkan.
Metode alternatif transfer file
Penyimpanan yang dapat dilepas
Penyimpanan yang dapat dilepas adalah penyimpanan fisik, seperti hard disk di komputer Anda, yang dapat—bisa ditebak—dilepas dari perangkat Anda. Hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran, mulai dari stik USB yang lebih kecil hingga unit hard disk eksternal yang besar.
Penyimpanan yang dapat dilepas dapat digunakan untuk transfer file dengan menghubungkannya secara fisik ke satu perangkat, memindahkan atau menyalin file ke dalamnya, kemudian melepaskan penyimpanan dan menghubungkannya ke perangkat lain. Meskipun itu merupakan cara yang mudah untuk transfer file, cara itu termasuk lambat, manual, dan menimbulkan ancaman keamanan jika Anda kehilangan drive tersebut.
Meskipun penyimpanan yang dapat dilepas sebelumnya adalah cara yang umum untuk mentransfer file berukuran besar, kemajuan dalam teknologi awan berarti bahwa metode berbasis internet hampir selalu melayani Anda dengan lebih baik.
FTP
FTP adalah singkatan dari File Transfer Protocol (Protokol Transfer File), protokol internet lama untuk transfer file yang akan memungkinkan komputer untuk mengirim file ke server dengan cepat.
Dengan kemajuan teknologi cloud, kecil kemungkinan Anda membutuhkan FTP, tetapi Anda mungkin menemukannya saat meneliti solusi penyimpanan dan berbagi file.
FTP tidak direkomendasikan bagi solopreneur atau perusahaan rintisan untuk digunakan sebagai solusi transfer file pilihan. Sebagai gantinya, pilih berbagi file berbasis awan atau sistem transfer file yang akan memberi Anda pengalaman lebih baik dan keamanan yang lebih kuat.
Tips berbagi file berukuran besar yang aman untuk solopreneur dan pemilik bisnis kecil
Setelah memutuskan solusi file transfer file untuk bisnis Anda, penting untuk selalu memeriksa keamanan Anda. Lagi pula, hanya ada satu orang, dan bisnis Anda tidak boleh menjadi korban pelanggaran keamanan kehilangan data.
Berikut kiat terbaik untuk berbagi file secara aman yang perlu diingat:
1. Gunakan penyimpanan awan, sehingga berbagi dan berkolaborasi semudah menyalin tautan
Ingatlah bahwa transfer file tidak selalu diperlukan dan berbagi melalui penyimpanan awan dapat menjadi cara yang bagus untuk tetap mengontrol versi dan mengelola akses file.
Dengan Dropbox, Anda dapat menyimpan file Anda di cloud, sehingga memungkinkan Anda berkolaborasi dengan orang lain secara mudah atau berbagi akses kapan pun Anda membutuhkannya.
2. Saat Anda perlu melakukan transfer, pastikan file tersebut terenkripsi
Enkripsi transfer file adalah langkah keamanan penting yang mengkodekan data untuk mencegah orang luar membaca atau memahami data yang sedang ditransfer. Secara sederhana, enkripsi melindungi data di transfer file Anda dari potensi peretas.
Itulah sebabnya setiap file yang Anda kirim dengan Dropbox Transfer dienkripsi untuk melindunginya dari ancaman keamanan.
3. Berikan kesan yang baik—pikirkan tentang transfer file bermerek untuk memamerkan bisnis solo Anda
Kesan pertama itu penting, terutama saat bisnis Anda masih berada di tahap awal.
Anda telah berupaya membuat logo, identitas visual, dan bahkan situs web atau kehadiran sosial secara potensial. File transfer Anda semestinya bukan menjadi pengecualian.
Dengan branding yang dapat disesuaikan untuk halaman unduhan transfer, Anda pasti akan memberikan kesan jangka panjang pada pelanggan Anda.
4. Jangan lupa melakukan pencadangan sebagai lapisan keamanan file tambahan
Bahkan dengan penyimpanan awan, data dan file lokal Anda masih berisiko. Ketika bisnis Anda hidup dan berkembang dengan satu laptop, yaitu laptop Anda, penting untuk memiliki solusi cadangan.
Dropbox Backup membuat snapshot file dan folder pada perangkat Anda sehingga Anda dapat kembali ke versi data terkini jika terjadi kesalahan penting.
Dapatkan semua fitur berbagi file yang aman ini di satu tempat dengan Dropbox
Apa pun bisnis wirausahawan tunggal Anda, kami menyediakan semua yang Anda butuhkan di satu tempat.
Berbagi file dengan Dropbox menjadi cepat dan mudah. Hanya dengan membagikan tautan, Anda dapat mengirim apa pun kepada siapa pun, bahkan jika mereka tidak memiliki akun Dropbox.
Dan ketika Anda perlu mengirim sesuatu yang sedikit lebih besar, mentransfer file besar atau kumpulan file dengan aman akan menjadi mudah dengan Dropbox Transfer.
