Table of contents
Ketika tim Anda perlu berbagi kontrak, karya kreatif, dan file penting lainnya—melampirkan file begitu saja terasa seperti mengundang risiko. Berbagi berarti memastikan orang yang tepat dapat mengakses versi yang tepat, dan Anda tetap dapat mengendalikan segalanya jika sebuah tautan salah diteruskan atau sebuah proyek berakhir.
Layanan berbagi file yang aman seharusnya membantu Anda Protect konten sensitif, menjaga versi terbaru agar mudah ditemukan, dan membantu Anda tetap mengendalikan siapa saja yang dapat melihat, mengedit, mengunduh, atau membagikan ulang sebuah file. Dalam panduan ini, kami akan membahas cara memilihnya dan fitur apa saja yang perlu diperhatikan.
Jika Anda menginginkan keamanan dan kecepatan yang dibutuhkan oleh tim yang terus berkembang, jelajahi berbagi file yang aman dengan Dropbox atau pilih paket untuk mulai hari ini.
7 fitur yang harus dimiliki layanan berbagi file yang aman untuk Business
Alat berbagi file yang aman seharusnya membantu Anda berbagi dengan cepat sekaligus mencegah Anda kehilangan kendali. Mereka dapat melakukannya melalui kombinasi fitur.
Enkripsi itu penting, tetapi bukan segalanya. Ini juga bergantung pada siapa yang dapat mengakses file, untuk berapa lama, dan apakah Anda dapat mencabut akses tersebut. Daftar periksa fitur praktis terlihat seperti ini:
- Enkripsi saat disimpan dan saat dikirim: Setidaknya, layanan Anda harus Protect file saat disimpan (at rest) dan saat pindahkan antara aplikasi dan server (in transit). Untuk konten yang sangat sensitif, enkripsi ujung-ke-ujung opsional dapat menambahkan lapisan perlindungan lain.
- Izin mendetail dan kontrol tautan: Anda dapat menyesuaikan izin file, sehingga memudahkan untuk memilih siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengunduh file. Menambahkan perlindungan kata sandi dan tanggal kedaluwarsa ke tautan bersama saat diperlukan adalah fitur lain yang diinginkan.
- Kontrol Berbagi eksternal: Solusi Berbagi file yang andal harus membuatnya sederhana untuk berbagi dengan klien atau kontraktor—sekaligus mempertahankan kendali atas siapa yang dapat melihat konten Anda. Anda dapat dengan mudah mengelola akses ke tautan bersama saat bekerja dengan mitra eksternal. Menyesuaikan atau menghapus izin file membantu menjaga konten tetap terlindungi dan memastikan hanya orang yang tepat yang dapat melihat file Anda.
- Kemampuan audit dan visibilitas admin: Cari opsi kontrol dan visibilitas seperti catatan audit, pelaporan aktivitas, dan visibilitas berbagi eksternal—sehingga admin dapat memahami cara konten dipindahkan. Admin harus dapat dengan mudah mengelola cara tim mereka melakukan pembagian, sehingga mereka memiliki pengawasan penuh.
- Riwayat versi dan pemulihan: Penyimpanan cloud dan berbagi file yang aman tidak berarti tanpa fitur pemulihan file dan riwayat versi yang tangguh. Jika seseorang menghapus, menimpa, atau mengubah file yang salah, alat pemulihan dan riwayat versi membantu Anda memperbaikinya tanpa panik.
- Pengiriman file berukuran besar: Ketika Tim lebih suka membagikan hasil pekerjaan yang telah selesai daripada mengeditnya bersama secara langsung, memiliki proses khusus untuk mengirimkan file dapat sangat membantu. Jika Anda ingin mengirim file berukuran besar, carilah alat transfer file berukuran besar —yang dibuat untuk jenis pengiriman satu arah semacam itu.
- Perlindungan identitas dan perangkat: Cari kontrol masuk dan endpoint yang kuat seperti autentikasi multifaktor, single sign-on, persetujuan perangkat, dan penghapusan jarak jauh—sehingga akses tetap aman meskipun Tim berubah dan perangkat berpindah tempat.
Jika Anda menginginkan layanan berbagi file yang aman dan menyatukan semua ini dalam satu alur kerja, jelajahi seluruh rangkaian fitur Dropbox untuk melihat cara menggabungkannya dan memungkinkan Anda berbagi dengan cepat serta kendali penuh.
Memahami perbedaan antara enkripsi dan berbagi yang aman
Enkripsi merupakan lapisan keamanan, tetapi berbagi file yang aman mengacu pada keseluruhan sistem.
Enkripsi Protect data file itu sendiri (saat disimpan dan saat berpindah)—Berbagi file yang aman melangkah lebih jauh dengan membungkus file tersebut dalam kontrol seperti aturan akses dan pemulihan.
Berbagi file terenkripsi berarti melindungi data, dan ada dua jenis utama:
- Enkripsi saat transit—melindungi file saat berpindah antara perangkat dan server
- Enkripsi saat disimpan—melindungi file selama tersimpan di server penyedia layanan
Hal itu tidak secara otomatis mencegah paparan setelah file diterima, misalnya jika disimpan secara tidak aman di perangkat penerima. Saat Anda perlu menjaga informasi tetap terlindungi dan mengelola siapa yang dapat melihatnya, platform berbagi file yang andal sangatlah penting.
Pendekatan ini melindungi data Anda sekaligus memberi Anda kontrol atas akses di setiap langkah melalui:
- Izin—siapa yang dapat melihat, mengedit, mengunduh, atau membagikan ulang
- Autentikasi—kontrol masuk dan perlindungan akun yang lebih kuat
- Kedaluwarsa—agar tautan tidak bertahan selamanya
- Auditabilitas—log aktivitas dan pelaporan
- Pemulihan—riwayat versi dan pulihkan file saat terjadi kesalahan
Enkripsi menyeluruh (E2EE) berada di ujung paling ketat dari spektrum ini—file dienkripsi di perangkat pengirim dan hanya dapat didekripsi oleh seseorang dengan kode yang tepat, yang berbeda dari pengaturan standar saat data disimpan dan saat data dikirim.
Sertifikasi keamanan yang harus Anda cari dalam alat berbagi file
Mulailah dengan perusahaan yang memiliki reputasi dalam keamanan, lalu fokus pada data yang Anda bagikan.
Periksa dasar-dasar seperti ISO 27001 atau SOC 2 terlebih dahulu, lalu cari sertifikasi keamanan cloud dan privasi tertentu jika relevan untuk industri Anda. Berikut daftar singkatnya—dan apa yang dijelaskan masing-masing:
- ISO 27001: Baseline yang kuat. Ini berarti penyedia memiliki sistem manajemen keamanan informasi (ISMS) yang telah diaudit, yang menunjukkan adanya program keamanan yang konsisten di seluruh perusahaan—bukan sekadar kontrol sesekali.
- SOC 2: Untuk jaminan yang lebih mendalam atas kontrol keamanan, yang bermanfaat ketika Anda menginginkan validasi pihak ketiga di berbagai area seperti keamanan dan ketersediaan. Anda akan mendapatkan uji tuntas vendor yang lebih mudah—terutama bagi pembeli Enterprise yang membutuhkan bukti terperinci untuk pengadaan dan audit.
- ISO 27017, ISO 27018, dan ISO 27701: Pelengkap yang berguna untuk keamanan cloud, privasi cloud, dan pengelolaan informasi privasi. Keselarasan yang lebih kuat dengan ekspektasi cloud dan privasi, yang membantu saat Anda membagikan data sensitif atau data yang diatur regulasi.
- CSA STAR: Ini adalah sinyal jaminan cloud tambahan yang ingin dilihat oleh sebagian perusahaan. Ini adalah sertifikasi alat dengan kematangan keamanan cloud yang lebih tinggi—sering kali bermanfaat saat membandingkan vendor dalam kategori yang sama.
Dropbox dapat membantu organisasi dengan memenuhi berbagai sertifikasi dan standar kepatuhan. Ini memungkinkan tim untuk memenuhi persyaratan regulasi dengan percaya diri sebagai bagian dari alur kerja harian mereka.
Menyesuaikan persyaratan dengan kebutuhan Anda
Tidak semuanya berupa emblem sertifikasi yang mewah. Beberapa persyaratan merupakan kerangka kerja hukum dan peraturan yang perlu didukung oleh penyedia Anda, seperti:
- GDPR—jika Anda menangani data Personal UE, Anda memerlukan dukungan pemrosesan data yang tepat
- HIPAA—jika Anda menangani data kesehatan, Anda mungkin memerlukan penyedia yang mendukung alur kerja HIPAA
- NIST SP 800-171—relevan untuk banyak alur kerja kontraktor pemerintah
Saat mempertimbangkan keamanan, pastikan solusi Anda memiliki fitur validasi dan kepatuhan independen yang sesuai dengan jenis data yang dikerjakan tim Anda.
Cara Dropbox membantu tim berbagi dengan aman
Berbagi aman di Dropbox memungkinkan Anda menyimpan file, pengguna, dan visibilitas di satu tempat—agar tetap terkendali jika terjadi perubahan.
Baik Anda berkolaborasi di dalam tim maupun bekerja dengan mitra eksternal, berikut beberapa cara untuk mengaktifkan alur kerja agar berjalan lancar:
1. Di dalam tim Anda—satu sumber informasi tepercaya dengan pengaman
Untuk pekerjaan internal, berbagi file yang aman umumnya berfokus pada menjaga keselarasan dan mencegah pergeseran akses yang tidak disengaja. Dropbox memungkinkan Anda:
- Bekerja dari satu file atau folder bersama—alih-alih mengirimkan salinan lewat email
- Gunakan izin tampilan vs. pengeditan secara bijak—saat tidak semua orang memerlukan akses pengeditan
- Batasi pembagian hanya untuk tim—jika seharusnya tetap bersifat internal
- Manfaatkan aktivitas dan riwayat versi—agar kesalahan dapat ditangani
Saat seseorang memperbarui deck di folder bersama, tim pemasaran dapat meninjaunya dengan akses Hanya Lihat, tim kepemimpinan dapat melihat perubahan di riwayat versi—dan tidak ada yang berakhir dengan file yang salah.
2. Dengan kontraktor dan mitra—akses paling minim dengan offboarding yang jelas
Kolaborasi eksternal biasanya gagal ketika orang tidak dapat mengakses apa yang mereka butuhkan atau mereka dapat mengakses terlalu banyak. Alur kerja Dropbox yang aman dan sederhana terlihat seperti:
- Berbagi tautan atau folder—dengan izin minimum yang dibutuhkan
- Menambahkan kata sandi dan tanggal kedaluwarsa—untuk pekerjaan yang bersifat sensitif atau terikat waktu
- Menggunakan izin Hanya Lihat atau membatasi pengunduhan—jika seseorang tidak memerlukan salinan lokal
- Meninjau aktivitas berbagi—dan mencabut akses saat proyek berakhir
- Menggunakan Transfer untuk penyerahan akhir—agar Anda mengirim salinan tanpa mengekspos folder aktif Anda
Jika Anda bekerja sama dengan seorang freelancer untuk sebuah studi kasus, Anda dapat membagikan tautan Hanya Lihat yang kedaluwarsa, membolehkan pengunduhan hanya setelah versi final disetujui, dan mencabut akses begitu proyek selesai.
Berbagi yang aman dan mengimbangi pekerjaan nyata
Layanan berbagi file yang aman terbaik membantu tim Anda berbagi, berkolaborasi, memulihkan, dan tetap memegang kendali saat risikonya lebih tinggi.
Jika Anda menginginkan berbagi file yang aman dengan keseimbangan antara perlindungan dan kecepatan, Dropbox menyatukan fitur yang tepat dalam satu alat—pilih paket atau jelajahi berbagi file yang aman dengan Dropbox hari ini.
Pertanyaan yang sering diajukan
Tidak. Perlindungan kata sandi memang membantu, tetapi bekerja paling baik jika dikombinasikan dengan enkripsi, izin, tanggal kedaluwarsa, autentikasi, dan visibilitas admin. Perlindungan kata sandi Dropbox adalah salah satu kontrol, bukan keseluruhan model keamanan.
Lampiran tetap berfungsi untuk pengiriman sekali pakai dengan risiko rendah. Masalah umum terjadi saat file:
- Sensitif
- Besar
- Dibagikan dengan beberapa orang
Atau mereka hanya perlu kontrol setelah Anda menekan kirim. Berbagi yang aman memastikan semua orang menggunakan versi yang sama dan memungkinkan Anda menyesuaikan akses tanpa perlu mencari-cari file.
Ya. Dengan Dropbox Transfer, penerima dapat mengunduh file dari tautan berbagi. Anda juga tidak perlu meminta mereka membuat akun Dropbox.
Tidak selalu. Enkripsi standar saat data disimpan (at rest) dan saat ditransmisikan sesuai untuk banyak alur kerja, tetapi data yang sangat rahasia atau diatur secara ketat mungkin memerlukan enkripsi end-to-end dan kontrol kode yang lebih ketat.
