Apa itu Telecommuting?
Telecommuting adalah istilah yang sedikit lebih menarik untuk bekerja dari rumah, sering kali karena tidak ada ruang kantor untuk bepergian. Anda mungkin juga mendengarnya disebut sebagai “teleworking”, “bekerja dari mana saja”, atau “ruang kerja fleksibel”.
Pekerja jarak jauh dapat bekerja penuh waktu di sebuah perusahaan, bekerja paruh waktu di beberapa perusahaan, atau bekerja mandiri sesuai keinginannya. Jika Anda pernah mendengar seseorang menyebut dirinya sebagai “pekerja lepas digital”, maksudnya adalah mereka tidak terikat pada lokasi fisik apa pun dan lebih memilih pekerjaan jarak jauh. Selama mereka memiliki alat untuk membuat ruang kerja digital, seperti Dropbox, tim Anda bebas mengatur tempat kerja di lokasi terpencil mana pun yang mereka inginkan.
Jadi, apa itu kerja tele (telework)?
Telework adalah pekerjaan yang dilakukan oleh tim telekomunikasi. Artinya, pekerjaan dapat dilakukan dari jarak jauh tanpa perlu berada di kantor atau ruangan yang sama dengan rekan kerja. Jika tim Anda belum pernah bekerja jarak jauh sepanjang tahun ini, mungkin Anda meragukan seberapa banyak pekerjaan yang dapat dilakukan dari rumah. Jadi, Anda akan merasa senang mengetahui bahwa berdasarkan penelitian, bekerja dari rumah terbukti lebih efektif daripada hari kerja standar di kantor.
Bagaimana bekerja jarak jauh dapat membantu bisnis?
Ada beberapa hal yang membuat telecommuting dianggap dapat membantu orang dan juga perusahaan tetap berjalan. Berikut sebagian besar manfaat umum dari telecommuting"
Keseimbangan antara urusan pekerjaan dan urusan pribadi
Tidak ada seorang pun yang suka pulang pergi ke kantor. Bagaimana pun juga, siapa yang suka kehilangan waktu serta biaya tol dan ongkos lainnya yang mahal? Bekerja dari rumah menghilangkan stres seperti ini. Tidak perlu lagi berdesak-desakan di pintu, menghabiskan waktu di sore hari terjebak dalam kemacetan, atau menunggu lama karena kereta yang terlambat. Tidak lagi ada yang harus absen karena keadaan darurat di rumah tangga. Pekerja yang bekerja dari rumah bisa mengatur harinya yang paling produktif. Pukul 8 – 9 pagi tidak harus lagi dialokasikan untuk melakukan bepergian ke tempat kerja. Setiap orang dapat bekerja pada jam-jam yang menurutnya paling produktif, dan ini bisa pukul 8 pagi atau 6 sore. Selain itu, jika Anda menggabungkan telecommuting dengan jam kerja fleksibel, Anda bahkan bisa mendapatkan yang terbaik dari tim Anda. Ini artinya motivasi yang lebih besar, produktivitas lebih tinggi, serta retensi tenaga kerja berbakat yang lebih baik.
Bekerja pada zona waktu yang berbeda
Salah satu manfaat terbesar dari bekerja dari jarak jauh adalah bekerja dapat dilakukan di mana saja, dalam zona waktu apa saja. Meski zona waktu berbeda terkadang membuat mencari waktu yang sama-sama disepakati untuk melakukan panggilan telepon sedikit sulit (namun dengan komunikasi asinkron, panggilan telepon bahkan mungkin tidak diperlukan), hal tersebut juga dapat berarti bahwa Anda bisa menjadi kantor yang "selalu aktif". Sementara tim Anda di New York tidur, kantor Anda di London dapat bekerja, sehingga Anda bisa menjadi lebih responsif daripada sebelumnya.
Mengurangi biaya
Ini tampak jelas. Jika tim Anda tidak berada di kantor, maka Anda tidak memerlukan kantor. Selamat tinggal biaya sewa kantor di kota yang mahal. Hal yang sama juga terjadi pada tim Anda, yang tidak perlu dipaksa tinggal dalam kamar tidur kecil di kota-kota besar hanya agar dapat bisa bekerja di kantor setiap hari. Bekerja dari rumah berarti bahwa pekerjaan tim Anda tidak mengharuskan di mana tempat rumahnya, dan ini menjadi pendorong kesehatan mental dan kebahagiaan terbesar bagi siapa saja. Perusahaan bahkan dapat meneruskan pengurangan biaya ini kepada karyawan dalam bentuk tunjangan listrik dan internet yang bisa mereka gunakan khusus untuk melakukan pekerjaan mereka. Memberikan voucher tunjangan kepada siapa saja di hari gajian tentu juga akan sangat dihargai. Bagaimana pun juga, tidak ada lagi kopi di dapur yang perlu dikeluarkan.
Kekurangan telecommuting
Ada satu bidang yang mungkin disetujui tim Anda sebagai kekurangan dari kerja tele adalah aspek sosial dan kurangnya waktu tatap muka langsung. Saat semua tim Anda terbentuk dan bekerja sendirian di kantor sekaligus rumah mereka tanpa ada kantor bersama, maka kita gampang melupakan fakta bahwa mereka semua sebenarnya adalah satu tim . Ini menjadi alasan mengapa komunikasi itu menjadi sangat penting.
Panggilan zoom dengan sajian makanan dan minuman setiap Jumat sore adalah salah satu cara melakukannya, namun itu tidak memperhitungkan anggota tim di belahan dunia yang lain. Jenis komunikasi paling berharga adalah komunikasi yang benar-benar tertanam di dalam jadwal kerja. Seperti penyuntingan real-time dan anotasi, kolaborasi pada dokumen bersama, atau pesan Slack kapan saja setiap hari. Tim Anda perlu mengetahui bahwa mereka dapat berkomunikasi kapan saja mereka inginkan, tidak hanya dalam jam-jam saat panggilan video yang telah ditetapkan.
Mempertahankan yang khusus tetap spesial
Untuk acara spesial seperti liburan, cobalah dan atur kegiatan berkumpul bagi anggota tim yang saling berdekatan. Bagi mereka yang benar-benar jauh dari kantor, aturlah sebuah pesta online, dan pastikan Anda mengirimkan kartu Natal dan mungkin sedikit hadiah. Jika kantor tradisional Anda selalu bangga membicarakan tentang "melakukan yang terbaik" bagi karyawan, maka kantor remote Anda harus beroperasi atas nilai-nilai yang sama.
Cara memulai telecommuting
Jika Anda siap membuat perubahan yang sudah dilakukan banyak orang, hal itu sedikit lebih rumit daripada menyuruh semua orang pulang dan memberi tahu mereka untuk tidak kembali dalam waktu dekat. Ini akan memerlukan perencanaan dan menemukan alat terbaik untuk mendukung tim yang terdistribusi.
Internet
Tim jarak jauh tidak akan dapat bekerja tanpa internet, jadi cari tahu apakah masing-masing anggota staf Anda mampu mendukungnya di rumah mereka sendiri. Anda mungkin menghemat uang karena tidak lagi memiliki kantor, tetapi itu tidak berarti Anda tidak boleh menginvestasikannya kembali ke bisnis Anda. Lihatlah kelonggaran apa saja yang dapat Anda berikan untuk membantu tim Anda menyiapkan wi-fi yang mereka butuhkan. Ditambah lagi, Anda harus memilih perangkat lunak yang memungkinkan Anda bekerja secara offline jika internet terputus.
Perangkat Lunak
Teknologi merupakan kunci maraknya kerja jarak jauh, jadi bisnis Anda perlu diperlengkapi dengan tepat. Mungkin Anda berpikir Anda dapat menggunakan dokumen word yang ditulis, disimpan, dan kemudian disebarkan melalui lampiran email—tetapi itu tidak akan berhasil dengan pekerjaan yang fleksibel. Hanya masalah waktu sebelum Anda kehilangan berkas tersebut seluruhnya. Dropbox menghapus banyak potensi kesalahan dari metode kuno ini. Dengan dokumen bersama yang dapat diedit oleh tim secara real-time, tidak diperlukan banyak dokumen. Hanya ada satu versi yang sepenuhnya terkini.
Ciptakan ruang kerja bersama digital daring tempat semua orang terhubung. Dengan Dropbox, folder bersama memberi semua orang akses ke file penting, dengan integrasi yang memungkinkan tim Anda melakukan yang terbaik. Ada penekanan tambahan pada keamanan saat mengizinkan tim Anda bekerja jarak jauh. Jika semua orang—dan perangkat mereka—tidak berada dalam satu atap, data perusahaan yang sensitif akan lebih sulit dilacak. Dropbox menawarkan kontrol keamanan yang dapat memberikan Anda ketenangan pikiran. Dengan perlindungan kata sandi, opsi batas waktu, dan manajemen mobilitas perusahaan, Anda dapat memastikan tautan dan dokumen hanya diakses oleh pengguna yang berwenang.
Peralatan
Tidak semua orang dibekali atau memiliki fasilitas yang diperlukan untuk dapat bekerja di rumah. Sebagian orang mungkin tidak memiliki meja khusus dan area kerja di rumahnya jika mereka tidak biasa bekerja di rumah. Tentu saja, selalu ada cara dan sarana untuk menyelesaikannya, namun maukah tim Anda bekerja dari meja dapur, meja rias, atau bahkan meja setrika? Pastikan untuk menyediakan anggaran untuk permintaan perabot kantor dan berikan tim Anda peralatan fisik yang mereka perlukan untuk menyiapkan tempat kerja yang sesuai. Pada akhirnya, semua ini akan menghasilkan hasil yang lebih baik.
Dibuat untuk di mana pun (dan bagaimanapun) pekerjaan berlangsung
Tim masa kini tidak selalu bekerja dari satu kantor—atau satu perangkat. Baik Anda di kantor, sedang bepergian, atau bekerja lintas zona waktu, Dropbox membantu Anda tetap terhubung dengan konten dan tim Anda.
Tanyakan saja kepada Salem Bajaba, Manajer Teknologi Informasi dan Komunikasi di Binladin Contracting Group:
“Kini kami bisa bekerja lebih cepat berkat Dropbox. Kami bisa mengakses dan mengambil dokumen apa pun yang kami perlukan secara aman menggunakan ponsel pintar, tablet, atau laptop.”
Atau Bryan Chandler, Direktur Pelaksana Inovasi dan Teknologi di The Shopping Center Group:
“Ini [Dropbox] menghilangkan kekhawatiran mental tentang keberadaan dokumen. Anda hanya perlu menyimpannya, dan di mana pun Anda berada, Anda memiliki akses ke file tersebut.”
Perusahaan di berbagai industri dan wilayah menerapkan sistem kerja fleksibel—dan menemukan bahwa alat yang tepat membuat semua perbedaan. Baik Anda memimpin tim global maupun bisnis lokal, Dropbox memudahkan Anda dalam mengelola pekerjaan.
