Quanto è sicuro lo spazio di archiviazione cloud? Un elenco di controllo per valutare i provider

Lo spazio di archiviazione cloud offre al team un unico punto in cui accedere, sincronizzare e condividere file. Ma la sicurezza dipende dal provider e dai controlli effettivamente utilizzati dal team. Prima di scegliere, vai oltre l'elenco di controllo delle funzionalità e confronta le misure di protezione quotidiane: autorizzazioni, opzioni di ripristino, crittografia e impostazioni dell'amministratore.

Poni una domanda più pratica: il servizio è in grado di Protect i file che il tuo team Condivide, Modifica, sottopone a backup e ripristinare durante il lavoro quotidiano?

Serve più di una generica promessa che i tuoi file sono al sicuro se archivi elementi come:

• contratti
• Documenti finanziari
• Informazioni del cliente
• Risorse creative
• Piani interni

Questa guida illustra le funzionalità di sicurezza dello spazio di archiviazione cloud che vale la pena confrontare, dalla crittografia alle autorizzazioni, fino al supporto per la conformità, alle opzioni di ripristino e ai controlli dell'amministratore. Per scoprire come Dropbox gestisce queste misure di protezione, esplora le funzionalità di sicurezza di Dropbox o confronta i piani.

Quanto è sicuro lo spazio di archiviazione cloud per i dati aziendali sensibili?

Lo spazio di archiviazione cloud può essere abbastanza sicuro per i dati aziendali sensibili, ma il provider deve svolgere bene quattro attività:

• Protect i file archiviati e in transito
• Consenti di controllare chi può visualizzare, modificare, condividere e scaricare i file
• Offri agli amministratori visibilità sulle condivisioni o sulle attività sui file a rischio
• Consente di recuperare rapidamente dopo eliminazioni accidentali, sovrascritture o attacchi

Il rischio è dare per scontato che questi elementi di base funzionino allo stesso modo ovunque. Una crittografia avanzata non è sempre accompagnata da controlli di condivisione avanzati e una collaborazione semplice non è sempre accompagnata da un'utile visibilità per l'amministratore. Il supporto alla conformità non ti dice nemmeno con quale rapidità puoi ripristinare un file eliminato, sovrascritto o compromesso.

Utilizza un elenco di controllo per confrontare la crittografia, i controlli di accesso, la visibilità per gli amministratori, il supporto alla conformità e le opzioni di ripristino di ogni provider prima di affidargli dati sensibili.

Cosa rende rischioso lo spazio di archiviazione di file online?

Gli incidenti relativi allo spazio di archiviazione cloud non sono sempre il risultato di comportamenti dolosi, anzi molti hanno origine da utenti comuni che commettono piccoli errori umani. Ecco alcuni modi in cui le normali attività possono influire sulla sicurezza tra i team:

• Un link condiviso resta attivo più a lungo del previsto
• Un ex collaboratore esterno ha ancora accesso a una cartella
• Un file sensibile viene scaricato su un laptop smarrito
• Un membro del team sovrascrive la versione finale di un documento
• Un amministratore ha bisogno di un audit trail ma non riesce a trovarlo

Condividere i file è semplice, ma è altrettanto importante assicurarsi di poter gestire l’accesso nel tempo per mantenere protetti i tuoi contenuti.

Proteggere i tuoi contenuti richiede più della semplice crittografia. Autorizzazioni, visibilità, ripristino e controlli dei criteri svolgono tutti un ruolo chiave nel mantenere i file sicuri e facili da gestire.

Con ogni elemento che lavora in sinergia, puoi avere la certezza che i tuoi file rimangano nelle mani giuste.

Come si valuta se un provider di spazio di archiviazione cloud è sufficientemente sicuro per i dati aziendali sensibili?

Non affidarti alle sensazioni. Usa questo elenco di controllo prima di firmare un contratto o espandere un account:

1. Verifica come il provider esegue la crittografia dei dati

Come minimo, cerca la crittografia a riposo e in transito. Vuoi che i file archiviati siano protetti sull’infrastruttura del provider e che i file in movimento siano protetti tra utenti, app e server.

Se il provider non riesce a spiegarlo in modo chiaro, continua a indagare. Una sicurezza difficile da descrivere è di solito difficile da valutare.

2. Controlla chi può accedere a file, cartelle e link

Mantenere il controllo completo sull'accesso ai tuoi contenuti è essenziale quando si utilizza lo spazio di archiviazione cloud. Chiedi se è possibile impostare funzionalità sicure di autorizzazioni per i file e condivisione tramite link, come:

• Accesso di sola visualizzazione
• Modifica delle autorizzazioni
• Restrizioni di download
• Protezione con password
• Date di scadenza dei link

Chiedi anche se le autorizzazioni possono essere impostate a livello di file e non solo a livello di cartella.

Questi controlli sono importanti perché i dati sensibili raramente vengono esposti attraverso il solo spazio di archiviazione: è al momento della condivisione che i dati vengono esposti.

3. Verifica ciò che gli amministratori possono vedere e gestire

Un servizio sicuro di spazio di archiviazione cloud dovrebbe aiutarti a rispondere rapidamente alle seguenti domande pratiche:

• Chi può accedere a questa cartella?
• Quali link sono stati condivisi esternamente?
• È possibile gestire gruppi e ruoli in modo centralizzato?
• Il prodotto è compatibile con il Single Sign-On (SSO) o con un provider di identità esterno?

Se gli amministratori non riescono a vedere cosa succede, faranno fatica ad applicare i criteri.

4. Verifica il ripristino, la cronologia delle versioni e la preparazione contro il ransomware

A volte i file scompaiono, le bozze cambiano o i dispositivi non sono più dove li avevi lasciati. È importante disporre di una soluzione che ti mantenga preparato a qualsiasi imprevisto.

Quando scegli un provider, è importante sapere per quanto tempo è possibile recuperare i file eliminati, se la cronologia delle versioni è disponibile per ogni tipo di file e quali opzioni vengono offerte per ripristinare i dati su larga scala, soprattutto dopo eventi imprevisti come modifiche accidentali o attacchi ransomware.

Un ripristino rapido e affidabile aiuta a mantenere protette le tue informazioni.

5. Stabilisci se la crittografia zero-knowledge è un requisito necessario

Alcuni team ritengono che la crittografia standard, combinata con solidi controlli degli accessi e la supervisione dell'amministratore, soddisfi le loro esigenze.

Tuttavia, altri, in particolare coloro che lavorano con proprietà intellettuale altamente riservata o dati regolamentati, potrebbero voler prendere in considerazione la crittografia zero-knowledge o end-to-end (E2EE) per una maggiore tranquillità.

La cosa più importante è capire come funziona la crittografia E2EE, dove si colloca e le considerazioni che ne derivano, non solo se un provider ne parla.

6. Esamina le certificazioni e il supporto per la compliance

Cerca prove che un provider abbia superato una revisione indipendente. Certificazioni e report non garantiscono una sicurezza perfetta, ma dimostrano che i controlli sono stati documentati, valutati e mantenuti.

Se il tuo team deve rispettare determinati Standard di settore, è utile scoprire quali risorse sono disponibili oltre alle certificazioni Standard. Sebbene misure di sicurezza avanzate siano importanti, gli strumenti di conformità pensati per il tuo settore possono fare davvero la differenza.

7. Verifica la trasparenza, la documentazione e il supporto

Un provider affidabile ti aiuta a orientarti facilmente tra le sue funzionalità di sicurezza. Cerca risorse come un Trust Center, report aggiornati, dettagli specifici sul prodotto, indicazioni per la configurazione e modalità semplici per ottenere supporto quando ti servono risposte rapide.

Quando le informazioni sulla sicurezza sono facilmente accessibili, i team possono esaminare e valutare le soluzioni con sicurezza, senza dover attendere chiamate aggiuntive o cercare dettagli.

E la crittografia a conoscenza zero?

La crittografia zero-knowledge offre un ulteriore livello di privacy tra i tuoi file e il servizio cloud. Con questo approccio, solo i dispositivi attendibili gestiscono il processo di crittografia e decrittografia dei tuoi contenuti, invece di far avvenire tutto sui server dell’azienda.

Dropbox offre cartelle con crittografia end-to-end a conoscenza zero per dati sensibili, riservati o proprietari, con contenuti crittografati e decrittografati solo su dispositivi approvati.

È comunque solo una parte del quadro nella suite di funzionalità di sicurezza di uno strumento potenziale. La crittografia zero-knowledge non sostituisce i controlli di accesso, la verificabilità, la sicurezza dei link, la protezione dei dispositivi o i flussi di lavoro di ripristino. Se un provider punta esclusivamente su questa funzionalità, continua a valutare.

Quali certificazioni di sicurezza cercare nella condivisione file?

Inizia esaminando i report di certificazione e conformità: offrono statistiche preziose su come un provider gestisce le proprie pratiche di sicurezza.

Ecco una rapida panoramica delle certificazioni di sicurezza comuni e di cosa indicano riguardo a un provider:

• SOC 2: dimostra un approccio attento alla gestione di sicurezza, disponibilità, integrità di elaborazione, riservatezza e privacy
• ISO 27001: fornisce un framework consolidato per la gestione della sicurezza delle informazioni
• ISO 27017 e ISO 27018: indica che il provider può offrire indicazioni preziose sulla sicurezza e la privacy nel cloud
• CSA STAR: dimostra che il servizio offre una prospettiva indipendente sulla sicurezza del cloud oltre il minimo

Dropbox include ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27701, SOC 1, SOC 2, SOC 3 e CSA STAR Level 2 per i prodotti pertinenti.

Dopo aver esaminato le certificazioni, cerca un provider adatto alle tue esigenze. Ad esempio, se il tuo lavoro riguarda informazioni sanitarie protette, verifica se supportano i requisiti HIPAA. Oppure, per progetti governativi che coinvolgono informazioni controllate, cerca la documentazione NIST.

Ricorda che l’obiettivo è confermare che il provider sia in grado di mostrare prove attuali e pertinenti per il tipo di dati che archivi, non solo una raccolta di acronimi.

L’approccio di Dropbox alla sicurezza dello spazio di archiviazione cloud

Ora che sai cosa cercare, puoi valutare Dropbox in base allo stesso elenco di controllo.

Scopri in che modo Dropbox mantiene le tue informazioni al sicuro nello spazio di archiviazione cloud:

• I file archiviati in Dropbox sono criptati a riposo con AES a 256 bit
• I dati che si spostano tra app e server viaggiano attraverso una connessione sicura SSL/TLS.

Per maggiori dettagli su queste protezioni, visita la pagina sicurezza del cloud di Dropbox, dove troverai una panoramica chiara di come i tuoi contenuti restano al sicuro in ogni fase.

Per una condivisione file sicura, Dropbox offre quanto segue nei piani supportati:

• Autorizzazioni granulari sui file, incluso l’accesso in sola visualizzazione
• Protezione con password
• Date di scadenza
• Link condivisi

Insieme, queste funzionalità ti aiutano a controllare chi può aprire un file e per quanto tempo l’accesso rimane attivo.

Per il recupero dei file, Dropbox può:

• Mantiene la cronologia delle versioni per tutti i tipi di file
• Ripristina le versioni precedenti dei file

Alcuni piani includono la possibilità di recuperare i file eliminati, offrendoti maggiore flessibilità e tranquillità. Se un dispositivo viene smarrito, puoi utilizzare la cancellazione remota per rimuovere i dati di Dropbox su quel dispositivo mantenendo i tuoi file archiviati in modo sicuro nel tuo account.

Scegli uno spazio di archiviazione cloud all’altezza del lavoro reale

Lo spazio di archiviazione cloud è molto sicuro se disponi di un provider in grado di Protect i file senza rallentare il tuo team. Dovrebbe rendere la condivisione file più sicura, il ripristino più veloce e il controllo della sicurezza più semplice.

Scegli una soluzione che vada oltre la semplice menzione della crittografia: cerca un provider in grado di mantenere il lavoro al sicuro, anche quando i team lavorano rapidamente. Esplora i piani Dropbox per scoprire di più.