Table of contents
- Che cos'è il trasferimento di file e come si differenzia dalla condivisione di file?
- Perché il trasferimento di file è così importante per i solopreneur e le startup?
- Tipi di trasferimento di file
- Soluzioni di condivisione file per solopreneur e piccole aziende
- Accedi a tutte queste funzioni di condivisione sicura dei file in un unico posto con Dropbox
Immagina questa situazione: hai deciso di aprire la tua attività individuale di fotografia e hai acquisito tre clienti nel primo mese. Un'ottima notizia, no?
Una volta effettuati gli scatti e il lavoro di editing, è il momento di condividere il tuo lavoro con i tuoi entusiasti ma poco tecnologici clienti. C’è solo un problema: i file esportati pesano 4 GB e il client di posta elettronica dei tuoi clienti accetta solo allegati non superiori a 15 MB. Cosa fare?
Si tratta di una sfida che fin troppe aziende in crescita si trovano ad affrontare, soprattutto le agili, ma poco attrezzate imprese che fanno parte della categoria "solopreneur".
In questa guida per solopreneur e piccole imprese, spiegheremo i motivi e le modalità di trasferimento di file di grandi dimensioni. Al termine della lettura, avrai la sicurezza di poter condividere file di qualunque dimensione ogni volta che la tua attività lo richiede.
Che cos'è il trasferimento di file e come si differenzia dalla condivisione di file?
Il trasferimento di file è il processo di spostamento di file digitali, come documenti, immagini e video, da una posizione a un’altra. Queste posizioni possono essere fisiche, come l’archiviazione sul disco rigido locale di un laptop, o soluzioni di archiviazione digitale come Dropbox.
Se hai familiarità con questo concetto, avrai sicuramente sentito menzionare anche la condivisione di file nello stesso contesto. Sebbene i due termini siano spesso usati in modo intercambiabile, in realtà si riferiscono a due processi distinti:
Il trasferimento di file è un modo per inviare la copia di un file a un’altra posizione o a un altro dispositivo.
La condivisione di file è il processo che consente ad altri utenti di accedere a una singola versione esistente di un file tramite Internet e una tecnologia basata su cloud.
Per le piccole imprese, le startup e i solopreneur la cui attività si basa sull'invio di file di grandi dimensioni ai clienti, trovare la giusta soluzione per il trasferimento di file è fondamentale.
Esistono molte forme di trasferimento dei file e noi le analizzeremo tutte, in modo che tu possa decidere in maniera consapevole quale sia la migliore per la tua azienda.
Perché il trasferimento di file è così importante per i solopreneur e le startup?
Un solopreneur è un imprenditore che si affida unicamente a sé stesso per svolgere le principali operazioni dell'azienda. Tra i tipi più comuni di solopreneur troviamo:
Consulenti e coach
Blogger
Creatori di corsi
Venditori di eCommerce e "dropshipper"
Podcaster, streamer e creatori di contenuti video
Mentre le grandi aziende e le imprese dispongono di team IT dedicati e di soluzioni tecnologiche a livello aziendale, i solopreneur e le startup devono spesso fare affidamento solo su sé stessi e sui propri dispositivi.
Ciò significa che, in quanto solopreneur, la responsabilità di procurarti i mezzi tecnologici in grado di soddisfare le tue esigenze spetta solo a te, che tu sia un creatore di contenuti che deve trasferire grandi file video da un dispositivo all'altro per iniziare la fase di editing o un consulente che condivide documenti con i clienti.
Tipi di trasferimento di file
Esistono diversi modi per trasferire i file, sia online sia offline, ognuno con i propri vantaggi e casi d'uso. Tra i cinque metodi più comuni troviamo:
Allegati email
Siti web per il trasferimento di file
Spazio di archiviazione cloud
Unità di archiviazione rimovibili, come hard disk esterni o chiavette USB
FTP (File Transfer Protocol)
Non esiste un'opzione che sia universalmente migliore delle altre, in quanto ognuna di esse presenta dei vantaggi che rispondono alle esigenze di una determinata situazione. Per chiarire meglio il concetto, analizzeremo ciascun metodo in maniera più dettagliata.
Allegati email
L'allegato email è un metodo di trasferimento di file che prevede l'invio della copia di un file a una o più persone tramite email. La copia del file viene salvata nell'email, che viene poi inviata e ricevuta dal client di posta elettronica del destinatario.
Vantaggi degli allegati email per il trasferimento di file
Facile e veloce: puoi allegare un documento a un'email semplicemente trascinando il file nel riquadro del messaggio che stai scrivendo
Gratuito: molti dei client di posta elettronica più diffusi consentono di inviare e ricevere allegati email con un account di posta elettronica gratuito
Svantaggi degli allegati email per il trasferimento di file
Limiti di dimensioni dei file: in genere, non puoi inviare allegati email di dimensioni superiori a 25 MB.
Sicurezza: inviare un file via email significa creare una copia permanente che potrebbe essere inoltrata a chiunque.
Mancanza di controllo: una volta effettuato l’invio, non c’è modo di annullare l’azione. Non è possibile recuperare o aggiornare un allegato email una volta che ha raggiunto il destinatario, anche se devi correggere un errore di battitura o ti accorgi di aver inviato il file sbagliato.
Quando utilizzare gli allegati email
Nell'era moderna del cloud computing, gli allegati email non sono più necessari. Questa soluzione può andare bene se devi inviare un file il prima possibile e non temi rischi per la sicurezza, tuttavia sono quasi sempre preferibili altre opzioni.
Inviare un file tramite un link è altrettanto rapido e semplice e consente di controllare chi lo visualizza e di aggiungere un ulteriore livello di sicurezza con la protezione tramite password. Inoltre, se desideri apportare qualche modifica al file, non devi creare un nuovo link da inviare ai destinatari: basta salvare il file aggiornato su Dropbox (mantenendo lo stesso nome e salvandolo nella stessa cartella) e i destinatari visualizzeranno la versione più aggiornata.
Siti web per il trasferimento di file
Un sito web per il trasferimento di file è una piattaforma autonoma su cui carichi file (o raccolte di file), che vengono poi convertiti in un link pronto da condividere con i destinatari.
Vantaggi dei siti web per il trasferimento di file
Limiti di dimensioni dei file più grandi: con Dropbox Transfer, puoi inviare fino a 100 GB di file alla volta.
Trasferimento di file sicuro: i trasferimenti di file sono crittografati e avrai sempre la possibilità di eliminarli se desideri rimuovere l’accesso per chiunque abbia il collegamento.
Maggiore controllo sugli accessi: imposta password e date di scadenza sui link per assicurarti che i file che invii vengano visti solo dalle persone giuste, al momento giusto
Branding personalizzabile: fai un’ottima impressione sui tuoi clienti con una pagina di download dei file con il branding della tua attività individuale.
Conferma di avvenuta consegna: ricevi una notifica quando i file vengono ricevuti e scaricati
Svantaggi dei siti web per il trasferimento di file
Limiti di dimensione dei file ancora presenti: anche se sono molto più permissivi, i limiti di dimensione dei file sono ancora presenti per i trasferimenti. Se devi inviare raccolte di file ancora più grandi, puoi sempre suddividerli in più trasferimenti separati di dimensioni inferiori a 100 GB per aggirare il problema.
Quando utilizzare un sito web per il trasferimento di file
Una piattaforma per il trasferimento di file è un'ottima soluzione se desideri inviare file di grandi dimensioni ai clienti senza concedere l'accesso alle copie originali.
Questa situazione è molto comune quando la propria attività individuale si basa sull'invio di video, audio o altri file multimediali di grandi dimensioni ai clienti. Fotografi di famiglia, videografi di matrimoni e produttori musicali sono esempi classici di professionisti che hanno questo tipo di esigenze.
Se desideri condividere o collaborare su una singola versione di un documento, una soluzione di archiviazione cloud potrebbe essere più adatta alle tue esigenze.
Spazio di archiviazione cloud
Lo spazio di archiviazione cloud è simile all’archiviazione sul disco rigido, ma i file vengono archiviati online e sono accessibili tramite Internet.
Archiviando i file online, puoi consentire ad altri di accedervi senza dover inviare loro una copia separata. In questo modo, è più semplice collaborare e fornire feedback sui file, ottimizzando i processi in un unico posto.
Vantaggi della condivisione di file con uno spazio di archiviazione cloud
Rapida e semplice: puoi condividere file semplicemente copiando un link
Collaborazione immediata: l'archiviazione su cloud e la condivisione di file consentono a due persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file. Una soluzione ideale per quando ti fai aiutare da lavoratori freelancer durante i mesi di picco!
Raccolta dei feedback in un unico posto: se stai lavorando su un file e devi condividerlo con più persone per la revisione, puoi mantenere l’organizzazione concedendo l’accesso invece di inviare copie separate.
Svantaggi della condivisione di file con uno spazio di archiviazione cloud
Concede l'accesso alla versione originale: a volte è preferibile che le persone abbiano accesso ai file originali. In questi casi, potrebbe essere preferibile affidarsi a un'altra soluzione di condivisione file.
Eliminazione accidentale di file: un destinatario ignaro potrebbe eliminare il file originale, pensando che si tratti di una semplice copia. Fortunatamente, Dropbox ti copre le spalle, consentendoti di recuperare i file eliminati per 30 giorni.
Quando utilizzare uno spazio di archiviazione cloud per condividere i file
La condivisione di file con l'archiviazione cloud è ideale quando vuoi invitare collaboratori o revisori su un lavoro in corso, poiché consente a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file senza perdersi alcun aggiornamento sul progetto.
Se invece devi inviare il prodotto finito a un cliente, l'invio di una copia tramite trasferimento di file è generalmente la scelta migliore, in quanto stai consegnando il prodotto per il quale il cliente ha pagato e di cui può disporre come desidera.
Metodi alternativi di trasferimento di file
Unità di archiviazione rimovibili
Un'unità di archiviazione rimovibile è un supporto di archiviazione fisico, come l'hard disk del computer, che però può essere rimosso dal dispositivo principale. Queste unità sono disponibili in tutte le forme e dimensioni, dalle più piccole chiavette USB agli hard disk esterni più grandi.
Per utilizzare un'unità di archiviazione rimovibile per il trasferimento di file è necessario collegarla fisicamente a un dispositivo, spostare o copiare i file su di essa, quindi scollegarla e collegarla al dispositivo su cui si desidera importare i file. Sebbene sia un metodo relativamente semplice per trasferire i file, risulta comunque lento ed eccessivamente manuale, oltre a rappresentare un rischio per la sicurezza in caso di perdita dell'unità.
Inoltre, per quanto l'uso di unità rimovibili per il trasferimento dei file sia ampiamente diffuso, i progressi della tecnologia cloud non lasciano dubbi sul fatto che quest'ultima soluzione sia quasi sempre la scelta migliore.
FTP
FTP è l'acronimo di File Transfer Protocol, un vecchio protocollo Internet per il trasferimento di file che consentiva a un computer di inviare rapidamente i file a un server.
Benché improbabile grazie ai progressi della tecnologia cloud, potresti imbatterti nell’FTP quando cerchi soluzioni per l’archiviazione e la condivisione di file.
Non è consigliabile per i solopreneur e le startup utilizzare FTP come soluzione principale per il trasferimento di file. Meglio optare invece per un sistema di condivisione o di trasferimento di file basato su cloud che offre una migliore esperienza e maggiori funzionalità di sicurezza.
Soluzioni di condivisione file per solopreneur e piccole aziende
Una volta scelta la soluzione per il trasferimento di file da utilizzare per la tua attività, è importante tenere sotto controllo la sicurezza. Dopotutto, sei l'unico membro della tua impresa e la tua azienda non può permettersi di cadere vittima di una violazione della sicurezza o di una perdita di dati.
Ecco alcuni consigli da tenere a mente per una condivisione sicura dei file:
1. Archivia i file su cloud
per condividerli e collaborare su
di essi copiando un semplice link
Ricorda che il trasferimento di file non è sempre necessario; talvolta, la condivisione tramite uno spazio di archiviazione cloud può essere un ottimo modo per garantire il controllo delle versioni e gestire l’accesso ai file.
Con Dropbox, puoi archiviare i file nel cloud e, quindi, collaborare con altri senza problemi o condividere l’accesso ogni volta che ne hai bisogno.
2. Quando devi effettuare
un trasferimento, assicurati
che sia crittografato.
La crittografia del trasferimento di file è una misura di sicurezza fondamentale che codifica i dati per impedire a estranei di leggere o comprendere i dati trasferiti. In poche parole, la crittografia protegge i dati da potenziali hacker durante i trasferimenti di file.
Ecco perché ogni file che invii con Dropbox Transfer è crittografato, per proteggerlo da eventuali minacce alla sicurezza.
3. Fai una buona impressione: invia trasferimenti di file con branding per mettere in risalto la tua impresa individuale
La prima impressione conta, soprattutto quando la tua impresa deve ancora affermarsi.
Hai messo molto impegno per creare un logo, un'identità visiva e probabilmente anche un sito web o una presenza sui social network. Non perdere l'occasione per mostrare il tuo brand anche nei tuoi trasferimenti.
Con il branding personalizzabile per la pagina di download dei trasferimenti, puoi assicurarti di lasciare un ricordo memorabile ai tuoi clienti.
4. Ricorda di eseguire il backup
per un ulteriore livello di protezione dei file
Anche con uno spazio di archiviazione cloud, i dati e i file locali sono comunque a rischio. Quando la tua attività si basa su un solo laptop, il tuo per la precisione, avere una soluzione di backup è una buona idea.
Dropbox Backup crea un’istantanea dei file e delle cartelle presenti sul dispositivo per consentirti di ripristinare una versione recente dei dati in caso di errori critici.
Accedi a tutte queste funzioni di condivisione sicura dei file in un unico posto con Dropbox
In qualunque settore operi la tua impresa individuale, abbiamo tutti gli strumenti di cui hai bisogno, in un unico posto.
La condivisione di file con Dropbox è semplice e rapida. È sufficiente condividere un link per inviare qualsiasi file a chiunque, anche se il destinatario non possiede un account Dropbox.
Inoltre, quando devi inviare contenuti di dimensioni maggiori, puoi effettuare trasferimenti sicuri di file di grandi dimensioni (o di raccolte di file) in modo facile e veloce con Dropbox Transfer.
