Table of contents
- 7 funzionalità da cercare in un servizio di condivisione file sicuro per aziende Business
- Comprendere la differenza tra crittografia e condivisione sicura
- Certificazioni di sicurezza da cercare negli strumenti di condivisione file
- Come Dropbox aiuta i team a condividere in modo sicuro
- Condivisione sicura al passo con il lavoro reale
Quando il tuo team deve condividere contratti, lavori creativi e altri file importanti, limitarsi ad allegare un file è come sfidare la sorte. La condivisione consiste nel garantire che le persone giuste possano accedere alla versione giusta e che tu possa comunque riprendere il controllo se un link viene inoltrato per errore o se un progetto termina.
Un servizio sicuro di condivisione file dovrebbe aiutarti a Protect i contenuti sensibili, semplificare la ricerca dell'ultima versione e permetterti di mantenere il controllo su chi può visualizzare, Edit, scaricare o ricondividere un file. In questa guida illustreremo come sceglierne uno e a quali funzionalità prestare attenzione.
Se desideri la sicurezza e la velocità di cui hanno bisogno i team in crescita, esplora la condivisione file sicura con Dropbox o scegli un piano per iniziare oggi stesso.
7 funzionalità da cercare in un servizio di condivisione file sicuro per aziende Business
Gli strumenti per la condivisione file sicura dovrebbero aiutarti a condividere rapidamente evitando di perdere il controllo. Possono farlo tramite una combinazione di funzionalità.
La crittografia è importante, ma non è tutto. Dipende anche da chi può accedere a un file, per quanto tempo e se è possibile revocare l’accesso. Un elenco di controllo pratico delle funzionalità è simile a questo:
- Crittografia a riposo e in transito: come minimo, il servizio dovrebbe Protect i file mentre sono archiviati (a riposo) e mentre si spostano tra app e server (in transito). Per i contenuti altamente sensibili, la crittografia end-to-end opzionale può aggiungere un ulteriore livello di protezione.
- Autorizzazioni granulari e controlli sui link: puoi personalizzare le autorizzazioni per i file, così è facile scegliere chi può visualizzare, modificare o scaricare un file. Aggiungere la protezione con password e le date di scadenza ai link condivisi quando necessario è un'altra funzionalità utile.
- Controlli di condivisione esterna: una soluzione affidabile per la condivisione file dovrebbe rendere semplice la condivisione con client o collaboratori, mantenendo al contempo il controllo su chi può visualizzare i tuoi contenuti. Puoi gestire facilmente l’accesso ai link condivisi quando collabori con partner esterni. La modifica o il rimuovere delle autorizzazioni dei file contribuisce a proteggere i contenuti e garantisce che solo le persone giuste possano visualizzare i tuoi file.
- Verificabilità e visibilità per l'amministratore: cerca opzioni di controllo e visibilità come registro di controllo, report delle attività e visibilità sulla condivisione esterna, in modo che gli amministratori possano capire come si spostano i contenuti. Gli amministratori devono poter gestire facilmente le modalità di condivisione del proprio team, con una supervisione completa.
- Cronologia delle versioni e ripristino: lo spazio di archiviazione cloud e la condivisione file sicuri sono inutili senza funzionalità affidabili di ripristino dei file e cronologia delle versioni. Se qualcuno elimina, sovrascrive o modifica il file sbagliato, gli strumenti di ripristino e la cronologia delle versioni consentono di correggere l'errore senza panico.
- Consegna di file di grandi dimensioni: quando i team preferiscono condividere il lavoro finito invece di modificarlo insieme in tempo reale, disporre di un processo dedicato per la consegna dei file può essere utile. Se vuoi inviare file di grandi dimensioni, cerca gli strumenti di trasferimento di file di grandi dimensioni, creati proprio per questo tipo di invio unidirezionale.
- Protezione di identità e dispositivi: cerca controlli di accesso ed endpoint efficaci come l'autenticazione a più fattori, il Single Sign-On, l'approvazione dei dispositivi e la cancellazione remota, così l'accesso resta sicuro anche quando i team cambiano e i dispositivi si spostano.
Se cerchi un servizio di condivisione file sicura che unisca questi aspetti in un unico flusso di lavoro, esplora l'intera gamma di funzionalità di Dropbox per scoprire come si combinano e ti consentono di condividere rapidamente con il pieno controllo.
Comprendere la differenza tra crittografia e condivisione sicura
La crittografia è un livello di sicurezza, ma la condivisione file sicura riguarda l'intero sistema.
La crittografia Protect i dati del file stesso (mentre è archiviato e mentre viene trasferito); la condivisione file sicura va oltre, avvolgendo il file in controlli come regole di accesso e recupero.
La condivisione file crittografata protegge i dati e prevede due tipologie principali:
- Crittografia in transito—Protect i file mentre si spostano tra dispositivi e server
- Crittografia dei dati inattivi: Protect i file archiviati sui server del provider
Ciò non impedisce automaticamente l’esposizione dopo l’arrivo del file, ad esempio se viene salvato in modo non sicuro sul dispositivo di un destinatario. Quando devi mantenere protette le informazioni e gestire chi può visualizzarle, una piattaforma affidabile per la condivisione file è essenziale.
Questo approccio protegge i tuoi dati offrendoti il controllo sull'accesso a ogni passaggio tramite:
- Autorizzazioni: chi può visualizzare, Modifica, scaricare o ricondividere
- Autenticazione: controlli di accesso e protezione dell'account più efficace
- Scadenza, così i link non durano per sempre
- Verificabilità: registri e report delle attività
- Recupero: cronologia delle versioni e ripristino dei file in caso di errori
La crittografia end-to-end (E2EE) si colloca all'estremità più rigorosa di questo spettro: i file vengono crittografati sul dispositivo del mittente e possono essere decrittografati solo da chi possiede la chiave corretta, a differenza delle configurazioni Standard a riposo e in transito.
Certificazioni di sicurezza da cercare negli strumenti di condivisione file
Inizia con un'azienda che ha una solida reputazione in termini di sicurezza, poi concentrati sui dati che stai condividendo.
Verifica prima gli standard di base come ISO 27001 o SOC 2, quindi cerca certificazioni di sicurezza specifiche per il cloud e la privacy se sono rilevanti per il tuo settore. Ecco un breve elenco e cosa indica ciascuna certificazione:
- ISO 27001: una base solida. Significa che il provider dispone di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS) sottoposto ad audit, a dimostrazione di un programma di sicurezza coerente ed esteso a tutta l’azienda, e non di semplici controlli isolati.
- SOC 2: per una garanzia più approfondita sui controlli di sicurezza, utile quando si desidera una convalida di terze parti in ambiti come la sicurezza e la disponibilità. La due diligence dei fornitori risulterà più semplice, soprattutto per gli acquirenti Enterprise che necessitano di prove dettagliate per approvvigionamenti e verifiche.
- ISO 27017, ISO 27018 e ISO 27701: utili integrazioni per la sicurezza del cloud, la privacy nel cloud e la gestione delle informazioni sulla privacy. Maggiore allineamento alle aspettative in materia di cloud e privacy, utile quando condividi dati sensibili o regolamentati.
- CSA STAR: è un segnale aggiuntivo di garanzia del cloud che alcune aziende preferiscono avere. È la certificazione di uno strumento con una maggiore maturità in termini di sicurezza del cloud, spesso utile quando si confrontano fornitori della stessa categoria.
Dropbox può aiutare le organizzazioni soddisfacendo numerosi standard di certificazione e conformità. Ciò consente ai team di rispettare con sicurezza i requisiti normativi come parte del flusso di lavoro quotidiano.
Corrispondenza dei requisiti alle tue esigenze
Non tutto è un badge di certificazione elegante. Alcuni requisiti sono quadri normativi e legali che il tuo provider deve supportare, come:
- GDPR: se gestisci dati personali dell'UE, avrai bisogno del giusto supporto per il trattamento dei dati
- HIPAA: se gestisci dati sanitari, potresti aver bisogno di un provider che supporti i flussi di lavoro HIPAA
- NIST SP 800-171—rilevante per molti flussi di lavoro dei fornitori governativi
Quando si valuta la sicurezza, assicurarsi che la soluzione disponga di funzionalità indipendenti di convalida e conformità in linea con il tipo di dati con cui lavora il team.
Come Dropbox aiuta i team a condividere in modo sicuro
La condivisione sicura in Dropbox ti consente di gestire file, utenti e visibilità in un unico posto, per mantenere il controllo in caso di cambiamenti.
Che tu stia collaborando all'interno di un team o lavorando con partner esterni, ecco alcuni modi in cui attiva flussi di lavoro fluidi:
1. All'interno del team: un'unica fonte di riferimento con misure di protezione
Per il lavoro interno, la condivisione file sicura riguarda soprattutto il mantenimento dell'allineamento e la prevenzione di accessi accidentali non autorizzati. Dropbox consente di:
- Lavora da un unico file o cartella condivisa: invece di inviare copie via email
- Utilizza le autorizzazioni di visualizzazione o modifica in modo intenzionale: quando non tutti hanno bisogno dell’accesso in modifica
- Mantieni la condivisione limitata al team: quando deve rimanere interna
- Affidati alla cronologia delle attività e delle versioni: così gli errori sono gestibili
Quando una persona aggiorna una presentazione nella cartella condivisa, il team di marketing può esaminarla con accesso in sola visualizzazione, i responsabili possono vedere cosa è cambiato nella cronologia delle versioni e nessuno si ritrova con il file sbagliato.
2. Con collaboratori esterni e partner: accesso minimo con offboarding chiaro
La collaborazione esterna di solito fallisce quando le persone non possono accedere a ciò di cui hanno bisogno oppure possono accedere a troppo. Un flusso di lavoro Dropbox sicuro e semplice si presenta così:
- Condividere un link o una cartella, con le autorizzazioni minime necessarie
- Aggiungere password e date di scadenza—per attività sensibili o soggette a limiti di tempo
- Usare autorizzazioni di solo visualizzare o limitare i download, se qualcuno non ha bisogno di copie locali
- Monitorare le attività di condivisione—e revocare l'accesso al termine del progetto
- Usare Transfer per le consegne finali, così invii una copia senza esporre la tua cartella attiva
Se stai collaborando con un freelance a un case study, puoi condividere un link di sola visualizzazione con scadenza, consentire i download solo quando la versione finale viene approvata e revocare l’accesso nel momento in cui un progetto si conclude.
Condivisione sicura al passo con il lavoro reale
Il miglior servizio di condivisione file sicura aiuta il team a condividere, collaborare, recuperare e mantenere il controllo quando la posta in gioco è più alta.
Se cerchi una condivisione file sicura che unisca protezione e velocità, Dropbox raccoglie le funzionalità giuste in un unico strumento: scegli un piano o scopri la condivisione file sicura con Dropbox oggi stesso.
Domande frequenti
No. La protezione tramite password è utile, ma funziona al meglio se abbinata a crittografia, autorizzazioni, date di scadenza, autenticazione e visibilità per l’amministratore. La protezione tramite password di Dropbox è un controllo, non l’intero modello di sicurezza.
Gli allegati sono ancora utili per invii occasionali e a basso rischio. I problemi più comuni si verificano quando i file sono:
- Sensibile
- Grande
- Condiviso con più persone
Oppure hanno semplicemente bisogno di mantenere il controllo dopo aver premuto invio. La condivisione sicura mantiene tutti allineati sulla stessa versione e ti consente di regolare gli accessi, evitando di dover rincorrere i file.
Sì, è possibile. Con Dropbox Transfer, i destinatari possono scaricare un file da un link condivisibile. Inoltre, non è necessario che creino un account Dropbox.
Non sempre. La crittografia standard dei dati inattivi e in transito è adatta a molti flussi di lavoro, ma i dati particolarmente riservati o strettamente regolamentati possono giustificare la crittografia end-to-end e un controllo più rigoroso delle chiavi.
