La tecnologia, e i modi in cui influenza le nostre abitudini lavorative, è in perenne evoluzione.
Non sorprende che il 58% dei lavoratori degli Stati Uniti, pari a circa 92 milioni di persone, sia in grado di lavorare da remoto a tempo parziale o a tempo pieno. Non sorprende nemmeno che, secondo la stessa ricerca, la flessibilità del regime lavorativo sia una delle tre motivazioni principali che spingono i professionisti a cercare un nuovo lavoro.
Cosa accade, però, alla creatività e alla collaborazione se ci allontaniamo sempre di più dai nostri colleghi e trascorriamo meno tempo fisicamente insieme? È davvero possibile accendere la stessa scintilla fissando una webcam dall’ufficio di casa?
In sintesi, sì. Di fatto, il lavoro ibrido ha consentito una rapida evoluzione e ottimizzazione degli strumenti per la collaborazione in team in modo da soddisfare la domanda crescente.
Come si favorisce la collaborazione nella nuova era digitale, così poliedrica? In questa guida, spieghiamo tutto ciò che occorre sapere sugli strumenti di collaborazione come Dropbox Paper e forniamo qualche pratico consiglio da provare subito con il tuo team.
Prima di entrare nel merito, vediamo innanzitutto un concetto di base: cos’è la collaborazione sui documenti?
Cos'è la collaborazione sui documenti?
La collaborazione sui documenti si riferisce a un sistema di accesso condiviso che consente ai membri del team di apportare il proprio contributo e modificare insieme i documenti. Esempi di tipi di documenti collaborativi sono i seguenti:
- Calendari
- Fogli di calcolo
- Elenchi di cose da fare
- Note delle riunioni
- Brainstorm
- Parti di contenuti come bozze di articoli
Una piattaforma basata su cloud per la collaborazione sui documenti, come Documenti Google o Dropbox Paper, aiuta a semplificare la gestione dei progetti da parte dei team remoti.
Anziché ricorrere a un laborioso processo di modifica e condivisione dei documenti tramite uno scambio di email o app di messaggistica, tutti i collaboratori possono modificare, assegnare attività e inserire note su un singolo documento.
Uno strumento di gestione dei documenti come Trello o uno spazio di archiviazione cloud su Dropbox migliora il processo, fornendo una base di conoscenze centralizzata con cui l’intero team può accedere ai documenti e collaborare.
Perché collaborare su documenti?
In molte aziende moderne, dove il modello ibrido e da remoto sta diventando sempre più diffuso, un ambiente di lavoro prevalentemente digitale implica un’enfasi sulla produttività e sull’efficienza. In questo contesto, i software di collaborazione sui documenti aiutano i team a condividere facilmente i file per ricevere suggerimenti da parte di tutti i membri, alleggerire i carichi di lavoro e dare il meglio.
Le ragioni per cui la collaborazione sui documenti contribuisce a migliorare il flusso di lavoro del team sono molteplici. Di seguito elenchiamo alcuni esempi:
- Consente la connessione e l'integrazione di team distribuiti o remoti
- Migliora la condivisione di conoscenze e la comunicazione tra i membri del team
- La collaborazione in team su documenti relativi a progetti può stimolare l'impegno del team
- Migliore organizzazione e gestione delle attività grazie al fatto di non dover scorrere lunghe serie di e-mail per trovare il documento che si cerca o di non dover accorpare più versioni di un documento in un unico file!
- Un approccio principalmente digitale riduce la documentazione cartacea e semplifica la condivisione di file di diversi formati e su molteplici dispositivi
Una funzionalità più avanzata consente di salvare automaticamente le modifiche e tenerne traccia e di monitorare in tempo reale gli aggiornamenti dei documenti tramite la cronologia e il controllo delle versioni, facilitando l’individuazione di sviste o errori e il passaggio a versioni precedenti del documento.
Incoraggiare la modifica collaborativa dei documenti all'interno del proprio team
A seconda del tipo di azienda, le possibilità di collaborazione sono infinite. Lavori in un team creativo? Utilizza un documento condiviso per far emergere e scambiare idee e per svilupparle. Lavori in un settore in cui i dettagli e la precisione sono fondamentali? Utilizza gli strumenti di collaborazione per la verifica reciproca del lavoro durante il processo di controllo qualità.
Sebbene i casi d’uso degli strumenti di collaborazione siano molteplici, esistono alcuni metodi comuni per integrare la collaborazione nell’organizzazione del proprio team, ad esempio:
- Migliorare il flusso di lavoro del feedback, integrando il processo con sessioni di controllo qualità e revisione reciproca del lavoro, aggiungendo commenti e note ai documenti ove necessario.
- Gestire i progetti in modo efficiente con l’assegnazione reciproca di attività, in modo da non trascurare alcun dettaglio.
Mantenere tutti allineati tramite file di progetto centrali, creando documenti “vivi”, come cronologie e calendari editoriali, in modo che tutti i membri del team sappiano cosa fare e quando.
Strumenti collaborativi da utilizzare
Grazie alla tecnologia dello spazio di archiviazione cloud, gli strumenti collaborativi stanno diventando onnipresenti.
Di seguito, tre delle app più note per l’elaborazione collaborativa di testi:
- Dropbox Paper: elaborazione di testi semplice, pratica e che non richiede sforzi
- Documenti Google: parte dell'ecosistema di Google Workspace
- Microsoft Word: parte dell'ecosistema di Microsoft Office 365
Per i team che lavorano su molteplici app, passare costantemente da un ecosistema all'altro può compromettere il flusso di lavoro e la produttività complessiva.
Non sarebbe utile riunire più ecosistemi in modo da poter collaborare sui documenti indipendentemente dal sistema nel quale sono stati creati?
Si dà il caso che lo spazio di archiviazione cloud di Dropbox consenta di fare proprio questo.
A prescindere che si tratti di un documento Word, un Documento Google o un file in Dropbox Paper, tutti possono essere creati e archiviati all’interno di Dropbox.
Finalmente, tutti i tuoi file si trovano in un unico posto.
Caratteristiche da ricercare negli strumenti per la collaborazione sui documenti
Dopo aver visto alcuni strumenti di collaborazione comuni, vale ora la pena di analizzare in che modo scegliere quello più adatto alle proprie esigenze.
Le esatte funzionalità per la collaborazione di cui un team ha bisogno dipendono da una serie di aspetti, tra cui il tipo di documenti su cui lavora, i requisiti dei progetti e le priorità.
Indipendentemente dalle esigenze specifiche, è opportuno prendere in considerazione e verificare la presenza di alcune funzionalità fondamentali per la collaborazione:
- Salvataggio automatico, in modo da non perdere modifiche al momento della chiusura del documento
- Facilità d'uso, interrogandosi sul fatto se le opzioni avanzate siano davvero necessarie o se creerebbero solo confusione e incoerenza
- La possibilità di incorporare e trascinare diversi contenuti multimediali nel documento, come immagini, video e GIF
- Una libreria di contenuti centralizzata che semplifichi l'individuazione da parte di tutti i membri del team del documento corretto su cui lavorare
- Modelli personalizzabili
- Notifiche che avvisino i membri del team di nuove attività sul documento che necessitano un'azione da parte loro o di cui devono essere a conoscenza
- Aggiornamenti in tempo reale
- Cronologia e controllo delle versioni
- Controlli degli utenti e delle autorizzazioni ai file
- Accessibilità da dispositivi mobili e da computer fissi, con app sia per dispositivi iOS che Android
- Sicurezza
- Sincronizzazione tra i diversi utenti e dispositivi
- Funzionalità di collaborazione ulteriori, come la possibilità di rivolgersi specificamente a qualcuno o assegnare compiti a membri del team
La collaborazione sui contenuti e la modifica dei documenti di Dropbox Paper ti consentono di condividere tutti i tipi di contenuti, ad esempio tabelle, GIF animate, emoji, file, clip SoundCloud e link YouTube, con i membri del tuo team in un unico documento.
Mantieni tutti sincronizzati
Facciamo chiarezza: la collaborazione è fondamentale sul lavoro, ma disporre degli strumenti giusti è altrettanto importante. Con Dropbox, il team ha accesso a un unico spazio per tutte le esigenze di collaborazione sui contenuti.
Grazie alla sua flessibilità, Dropbox Paper guida il team in ogni fase del processo di collaborazione sui documenti. Le funzionalità di collaborazione e modifica dei documenti di Dropbox Paper consentono di condividere tutti i tipi di contenuti con colleghi e collaboratori in un unico documento.
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