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小規模企業や個人事業主が安全にファイルを共有するコツ

読了目安:6 分

2025 年 2 月 20 日

ファイル転送とファイル共有の違い

ファイル転送とは、デジタル ファイル(ドキュメント、画像、動画など)をある場所から別の場所に移すプロセスを指します。ここで言う「場所」には、ノート パソコン内のハード ドライブのような物理的な場所だけでなく、Dropbox のようなデジタル ストレージ ソリューションも含まれます。

ファイル転送という考え方をご存じの方は、同じような文脈で使われるファイル共有という言葉も耳にしたことがあるでしょう。2 つの言葉は同じ意味で使われることも多いのですが、厳密には次のような違いがあります。

  • ファイル転送とは、ファイルのコピーを別の場所やデバイスに送信することを指します

  • ファイル共有とは、インターネットやクラウド技術を介して、同じバージョンの同じファイルにアクセスする権限を他のユーザーに提供することを指します

小規模企業やスタートアップ企業、個人事業主などが、顧客に大容量ファイルを送る必要がある場合は、適切なファイル転送ソリューションを選ぶことが非常に重要です。

ファイル転送サービスにはさまざまな形式があるので、それぞれ詳しく見ていきましょう。ご自身のビジネスに最適なファイル転送サービスがきっと見つかるはずです。

個人事業主の音楽プロデューサーが、ファイルの共有や転送が簡単な Dropbox のクラウド ストレージにファイルをアップロードしている様子。

個人事業主とスタートアップ企業にファイル転送が重要である理由

ここで言う個人事業主とは、他のスタッフを雇わずに自分だけで主な業務を行うビジネスオーナーのことです。個人事業主として一般的な職種には次のようなものがあります。

  • コンサルタントやコーチ

  • ブロガー

  • オンライン コースの講師

  • ショッピング サイトの販売者や「ドロップシッピング」

  • ポッドキャスト、ストリーミング配信、動画コンテンツのクリエイター

規模の大きなビジネスや大企業には専門の IT チームや全社的な技術ソリューションがありますが、個人事業やスタートアップ企業は自分自身と手持ちのデバイスだけが頼りです。

つまり、個人事業主は必要なテクノロジーを自分自身で用意しなければならないということです。そうした状況は、複数のデバイス間で撮影後の生データを転送する必要があるコンテンツ クリエイターも、クライアントにドキュメントを共有したいコンサルタントも同じです。

ファイル転送の種類

オンラインでもオフラインでも、ファイルを転送する方法はたくさんあり、それぞれの方法に適した場面や利点があります。ファイル転送の手段としては、以下に挙げる 5 つが一般的です。

  • メール添付

  • ファイル転送サイト

  • クラウド ストレージ

  • リムーバブル ストレージ(外付けハード ドライブや USB メモリなど)

  • FTP(ファイル転送プロトコル)

どれか 1 つがベストというわけではなく、その多くは状況とニーズによって異なるメリットがあります。では、それぞれの方法について詳しく説明します。

メール添付

ファイルのコピーをメール経由で送信する方法です。ファイルのコピーはメッセージ本体に保存され、受信者のメール クライアントがそのメッセージを受け取ります。

ファイル転送にメール添付を使用するメリット

  • 手早く簡単:ドラッグ & ドロップするだけで手軽にドキュメントを添付できます。

  • 無料:定番のメール クライアントの多くで、無料のメール アカウントを使用して添付ファイルを送受信できます。

ファイル転送にメール添付を使用するデメリット

  • ファイル サイズの制限:メール添付で送信できるサイズは一般に 25 MB 程度です。

  • セキュリティ:メールに添付してファイルを送信すると、ファイルのコピーが永遠に残り、メールが誰かに転送される可能性があります。

  • コントロールできない:一度送信したら、その先で何が起こっているかわかりません。いったん相手に送信してしまえば、ファイルを取り返したり、内容を更新したりすることはできません。タイプミスを見つけた場合でも、誤ったファイルを送信してしまった場合でも、ファイルを変更できないのです。

メール添付を使うべき状況

クラウド コンピューティングが主流となった今、メール添付の必要性はかなり薄れています。セキュリティ上の懸念がなく、すぐにファイルを送信しなければならない場面であれば、メール添付も悪くはないでしょう。しかし、ほとんどのケースで他の方法をおすすめします。

リンクを使ってファイルを送信するのも、メール添付と同じくらい手早く簡単です。リンクを使えば、閲覧できる相手を指定したり、パスワードをかけて保護したりできます。ファイルに変更を加えたくなった場合も、新しいリンクを作成して再送する必要はありません。Dropbox にファイルを保存するだけで、相手にも最新のバージョンが表示されます。ただし、ファイルは同じ場所に同じ名前で保存する必要があります。

クラウド ストレージを利用してファイルを共有している人物。
Dropbox のクラウド ストレージで利用できるファイル共有機能を表した図。
Dropbox のファイル共有ページに独自ブランドを設定しようとしている個人事業主。

個人事業主やスタートアップ企業が大容量ファイルを安全に共有するためのヒント

ビジネスで使用するファイル転送ソリューションを決定したら、次に重要なのはセキュリティを確保することです。ビジネスを運営しているのはあなた 1 人です。セキュリティ侵害やデータの漏えいという事態に対処できる余裕はないはずです。

ここでは、ファイルを安全に共有するために押さえておくべき重要なポイントを紹介します。

1. クラウド ストレージ:リンクをコピーするだけで簡単に共有と共同作業が可能

ファイル転送が適しているという場面もありますが、クラウド ストレージを使ってファイルを共有すれば、ファイルのアクセス権やバージョンをしっかりと管理できるようになります。
Dropbox ならクラウドにファイルを保存でき、スムーズな共同作業が可能になります。そして必要なときにはいつでもアクセス権を共有できます。

2. ファイルを転送する場合には暗号化されるかをチェック

ファイル転送の暗号化とは、外部の人間が転送中のデータを読み取ったり内容を理解したりできないようにするためにデータを符号化する、重要なセキュリティ技術です。つまり、暗号化することで転送するファイルのデータをハッカーから守ることができるのです。

Dropbox Transfer では、セキュリティの脅威からデータを守るため、送信するすべてのファイルを暗号化しています。

3. イメージが大切:ファイル転送のページで自身のブランドを紹介

ビジネスが動き始めたばかりのころは特に、第一印象が重要です。

皆さんはすでに、ビジネスを表現するロゴを作成していることでしょう。ウェブサイトや SNS のアカウントを用意した人もいるかもしれません。ファイル転送のページもこれらと同様に、自身のブランドを表現する格好の場になるのです。

ファイル転送のダウンロード ページではブランドのカスタマイズが可能です。ファイルを受け取る相手に強く印象づけるチャンスです。

4. バックアップでファイルのセキュリティをさらに強化

クラウド ストレージを使っても、ローカルにあるデータやファイルは危険にさらされます。ビジネスの運営を 1 台のノート パソコンでこなしているとしたら、バックアップ ソリューションを用意しておいて損はないはずです。

Dropbox Backup は、デバイスにあるファイルやフォルダのスナップショット(ある時点での状態)をそのまま保存できます。重大なエラーが発生した場合には、データを少し前の状態に戻すことができます。

Dropbox なら安全なファイル共有機能のすべてが手に入ります

どんな個人事業を営んでいても、Dropbox には必要なすべてがそろっています。
Dropbox によるファイル共有はシンプルで手間がかかりません。リンクを共有するだけで、誰にでも、どんなファイルでも、簡単に送信できます。相手が Dropbox アカウントを持っている必要はありません。
サイズの大きなファイルでも、Dropbox Transfer なら簡単かつ安全に送信できます。複数のファイルの一括送信にも対応しています。

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