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계약서, 세금, 은행 명세서, 파일, 폴더, 동영상 등 그것이 실물 파일이든 컴퓨터 파일이든 서류와 자료를 관리하는 일은 비즈니스 운영에 있어 매우 중요합니다.
클라우드 스토리지 솔루션을 사용하면 사무실 공간을 어지럽히지 않고 모든 문서를 하나의 안전한 공간에 간편하게 저장할 수 있습니다. 모든 파일을 클라우드에 보관하면 언제, 어디서든 다양한 장치로 파일에 액세스할 수 있다는 장점도 있습니다. 하지만 파일을 저장하는 일과 정리하는 일은 다릅니다.
프리랜서나 솔로프레너라면면 좋은 디지털 파일 관리 시스템이 상당한 시간과 노력을 절약해 줄 수 있습니다. 그 시간을 자신의 기술을 연마하거나 사업을 성장시키는 데 사용할 수 있습니다.
이 가이드에서는 가장 효율적이고 효과적인 방법으로 디지털 파일을 구성하는 방법을 설명합니다. 하지만 우선, 왜 디지털 파일을 관리해야 하는지 살펴보겠습니다.
디지털 파일 정리가 중요한 이유는 무엇입니까?
소규모 비즈니스를 원활하게 운영하려면 민첩하게 움직여야 하고 대응이 빨라야 합니다. 클라이언트가 바라 오던 꿈의 결혼식을 열심히 기획했지만, 막바지 순간에 좌석 배치표를 잃어버렸다면 신속하게 파일을 찾아야 합니다. 지난번에 다양한 관계자들과 함께 촬영한 동영상을 편집해야 할 때 어떤 동영상이 어떤 프로젝트에 속하는지 알면 동영상 편집 프로세스가 훨씬 수월해집니다.
시간을 내어 파일을 관리하고 정리하면 비즈니스는 물론 고객의 경험까지 달라질 수 있습니다.
파일을 정리하는 데 걸리는 시간
디지털 파일을 정리하는 데 걸리는 시간은 정리해야 할 내용의 양에 따라 달라집니다. 비즈니스를 이제 막 시작했거나 아직 맡은 프로젝트가 몇 개 되지 않는다면 반나절이면 파일을 정리할 수 있겠지만, 몇 개월, 몇 년 동안 쌓인 파일, 폴더, 자료를 정리하는 데는 며칠에서 일주일까지 걸릴 수 있죠.
파일 정리가 그리 쉬운 일처럼 들리지는 않는다는 것. 네, 인정합니다. 하지만 의지할 수 있는 진실의 단일 소스를 만드는 것은 가치가 있습니다. 모든 자산을 하나의 폴더에 저장하고 명확한 이름을 지정하면 이전 창의적 프로젝트를 참조하기가 얼마나 쉬울지 상상해 보세요. 그보다 더 나은 것은 회계사와 완벽하게 정리된 "세금 신고서 2024/25" 폴더를 공유하는 과소평가된 기쁨을 기대하는 것입니다. 그런 다음 앉아서 나머지는 회계사가 처리하게 두세요.
파일 관리는 이메일 받은 편지함을 관리하는 일과 비슷합니다. 처음에는 번거롭고 귀찮지만 한번 정리하고 나면 원하는 파일을 더 빠르고 효율적으로 찾을 수 있죠.
파일 정리 방법
파일을 정리하는 방법은 다양합니다. 하지만 가장 중요한 것은 나에게 맞는 파일 정리 체계가 무엇인지 찾는 것입니다. 제아무리 명확한 정리 체계를 갖춘다 한들 업무 속도가 저하되거나 필요할 때 파일을 찾는 게 더 어려워진다면 아무런 소용이 없겠죠.
어디서부터 시작해야 할지 모르겠는 사람들을 위해 Dropbox가 10가지 파일 관리 팁을 정리했습니다.
1. 파일과 폴더를 저장할 하나의 공간 선택
1인 기업을 운영할 때는 아마도 비즈니스와 관련된 모든 것이 컴퓨터를 중심으로 돌아갈 겁니다. 자연스럽게 모든 파일과 폴더, 자료를 컴퓨터에 정리하게 되죠. 유일한 문제는 컴퓨터가 고장나거나 도난당하거나 분실되면 어떻게 되느냐는 것입니다. 그러면 정성스럽게 정리한 파일과 폴더도 사라지게 되죠. 참으로 놀라운 기록입니다.
클라우드 스토리지는 모든 자료를 위한 안전하고 믿을 수 있는 저장 공간입니다. 파일과 폴더가 클라우드라는 온라인 공간에 저장되어 하드웨어 문제를 걱정할 필요가 없죠. 또한, 필요할 때 언제든 모든 장치로, 모든 파일에 액세스할 수 있습니다. 그래서 오래도록 사용해 온 노트북이 끝내 수명을 다하는 최악의 사태가 발생한다고 해도 다른 장치로 로그인해 빠르게 비즈니스를 재개할 수 있죠.
2. 중복된 파일 삭제 또는 보관
이 방법은 간단하면서도 효율적인 파일 관리 방식입니다. 중복 파일을 관리한다는 것은 업무가 중복된다는 것을 의미합니다. 파일을 저장하기 전에 중복 파일을 삭제하세요. 나중에 필요할지, 필요하지 않을지 확실하지 않다면 압축 보관 폴더에 저장해두는 것도 좋습니다.
보관하고 싶은 경우 Dropbox를 사용하면 파일을 온라인에 저장하고 온라인 전용으로 설정할 수 있습니다. 즉, 필요할 때를 대비해 클라우드에 안전하게 보관할 수 있지만 기기의 귀중한 공간을 차지하지 않습니다. 신뢰할 수 있는 Mac이나 Windows PC에 전체 포트폴리오를 저장할 필요가 없습니다. 클라우드에 저장하고 필요할 때 작업에 액세스하여 클라이언트와 작업을 공유하세요!
3. 명확한 계층 구조를 갖춘 폴더와 하위 폴더를 만듭니다.
올바른 "Campaign_Asset_016.jpg"를 찾기 위해 여러 폴더를 검색할 시간이 없습니다. 이해하고 탐색하기 쉬운 폴더 구조를 만든 다음, 파일 유형이 무엇이든 관련 파일, 문서, 자산을 함께 저장합니다. 이렇게 하려면 명확한 폴더와 하위 폴더 계층 구조를 확립해야 합니다.
아래에서 폴더 계층 구조 모범 사례를 살펴보세요.
이름별
클라이언트 > 클라이언트 이름 > 크리에이티브 > 2020년 가을 > 슬기로운 캠핑 > 슬기로운_실내_캠핑_FB_1080x1080.jpg
프로젝트별
모든 프로젝트 > 크리에이티브 캠페인 > Facebook 광고 > 슬기로운 캠핑 > 슬기로운_실내_캠핑_1080x1080.jpg
날짜별
2022년 > 9월 > 크리에이티브 > 클라이언트 이름 > 슬기로운 캠핑 > 슬기로운_실내_캠핑_FB_1080x1080.jpg
어떤 방식을 선택하든 폴더가 파일로 과부하되지 않도록 하는 것이 가장 중요합니다. 대신 하위 폴더를 만들어 파일을 정리하세요. 그러면 본인은 물론 공동 작업자들도 필요한 파일을 훨씬 간편하게 찾을 수 있습니다.
4. 명확하고 구체적으로 말하세요
파일과 폴더 이름은 명확하고 이해하기 쉽게 정해야 합니다. 사진작가는 결혼식 성수기가 되면 몇 주 동안 매일 3~4개의 결혼식에 참여합니다. 그러면 사진을 업로드할 때 사진 이름을 일일이 변경할 시간이 없죠. 하지만 날짜, 장소 이름, 커플 이름 등의 세부 정보로 폴더 이름을 정해 폴더별로 사진을 분류해 놓으면 나중에 일이 훨씬 수월해집니다.
파일을 명확하고 구체적인 방식으로 관리하는 것은 파일과 폴더를 공유할 때 특히 더 중요합니다. 수정이 4~5번 정도 진행되면 클라이언트도 30분짜리 캠페인 자료를 일일이 다시 검토할 시간이 없습니다. JB_0322_캠페인_배너.png 파일에 피드백을 제대로 적용했는지만 확인하고 싶어 하죠.
5. 파일 명명 규칙을 고수하세요
파일과 폴더에 대한 명명 규칙을 정했으면 그 규칙을 고수하세요. 혼자 일하든, 다른 사람들과 일하든, 일관성을 유지하면 모두의 일이 수월해집니다.
뿐만 아니라, 명확한 파일과 폴더 이름을 명확하게 정하면 이름을 기준으로 파일이나 폴더를 검색하기가 훨씬 수월해집니다.
6. 항상 이동하면서 파일을 정리하세요
정리해야 할 파일이 쌓이는 것은 순식간입니다. 그런 상황이 될 때까지 기다리지 마세요. 대신, 제때제때 적절한 폴더에 파일을 정리하거나 해당 파일이 포함되는 자료를 만들어 놓으세요. 실수로 파일을 잘못된 폴더에 저장해도 명확한 명명 규칙 덕분에 파일을 분류하기가 쉬워 문제가 발생할 일이 없죠.
7. 가장 중요한 문서를 안전하게 보관하세요
파일에 비밀번호를 설정하는 것은 중요한 문서를 보호할 때 사용하는 일반적인 방식입니다. 일부 클라우드 스토리지 솔루션은 클릭 몇 번만으로 간단하게 문서 액세스를 허용하거나 제거하는 기능을 제공하기도 합니다. 두 가지 모두 파일 보호를 위한 스마트한 사이버 보안 전략입니다.
때로는 파일에 비밀번호 외에 추가 보안 계층이 필요합니다. 고객의 개인 데이터와 같은 민감한 정보가 포함되어 있기 때문일 수 있습니다. 경쟁사가 꼭 갖고 싶어 할 새로운 프로토타입을 개발하고 있기 때문일 수도 있습니다. 아니면 전혀 직장과 관련이 없을 수도 있죠. 어쩌면 부모님의 중요한 서류를 보관할 안전한 장소가 필요할 수도 있습니다.
Dropbox를 사용하면 가장 민감한 정보를 클라우드에 저장하고, 정리하고, 안전하게 보호할 수 있습니다. Dropbox는 다음을 포함한 다양한 보안 기능 덕분에 계정에 저장된 파일, 폴더 및 데이터를 보호합니다.
- 2단계 인증
- 고급 파일 공유 및 권한
- 보안 256비트 AES 및 SSL/TLS 암호화 기술
- 파일과 폴더 복구
…그리고 훨씬 더 많은 것들.
8. 물리적 문서의 디지털 사본 만들기
비즈니스의 대부분을 온라인으로 운영한다고 해도 우리는 여전히 실물 문서와 자료를 사용합니다. 하지만 그렇다고 해도 파일을 관리할 때 실물 파일과 디지털 파일을 분리할 필요는 없습니다. 대신, 실물 파일을 디지털화해 디지털 파일을 정리하는 방식으로 저장하면 되죠.
이를 수행하는 한 가지 방법은 문서 스캐너를 사용하여 영수증, 신분증, 사진 등을 스캔하여 바로 휴대폰으로 전송하는 것입니다. 곧 그들도 떠날 준비가 될 겁니다. 클라우드 스토리지에 광학 문자 인식(OCR) 기능이 내장되어 있다면 스캔한 이미지를 텍스트 검색이 가능한 PDF로 변환할 수 있습니다.
계약서를 저장하는 걸 깜빡했는데 기억나는 건 서명한 사람의 이름뿐이라도 괜찮습니다. 스토리지에서 서명인의 이름을 검색하면 OCR이 빠르게 서명인의 이름이 포함된 PDF 계약서를 찾아주니까요.
9. 사용하지 않는 파일을 제거하는 것을 두려워하지 마십시오.
오래된 파일을 삭제하고 정리하는 것은 일회성 작업에 그쳐서는 안 됩니다. 디지털 파일을 효율적으로 관리하고 싶다면 정기적으로 관리 상태를 점검해야 합니다. 오래된 파일 중 얼마나 많은 파일을 제거할 수 있는지 알게 되면 아마도 깜짝 놀라실 겁니다.
이를 위해 가장 좋은 방법은 알림을 설정하는 것입니다. 파일을 정리한 후, 이 시간을 따로 내어 파일을 관리하고 유지하는 것은 하드 드라이브와 사용 중인 클라우드 스토리지의 공간을 절약하는 좋은 방법입니다.
10. 정기적으로 파일과 컴퓨터를 백업하세요.
순서는 마지막이지만 다른 모든 팁과 마찬가지로 중요한 팁은 바로 모든 파일과 폴더를 정기적으로 백업해야 한다는 것입니다. 만일을 대비해 파일을 백업해두지 않을 경우 파일 관리와 정리에 쏟은 모든 노력이 허사가 됩니다. 백업을 하지 않았는데 사용하던 컴퓨터가 고장 나거나 분실되면 큰 문제에 봉착하게 되죠.
앞서 외장 하드 드라이브가 파일을 백업하기에 좋은 옵션이라고 설명했지만, 외장 하드 드라이브도 잃어버리거나, 도난당하거나, 손상되기 쉽습니다. 그러면 모든 것이 말짱 도루묵이 되어버리죠. 이 문제에는 언제, 어디서든 백업된 파일을 확인할 수 있는 클라우드 백업이 좋은 해결책이 될 수 있습니다.
파일과 폴더를 Dropbox에 백업하면 언제든지 필요할 때 콘텐츠를 안전하고 쉽게 복구할 수 있습니다. 컴퓨터나 하드 드라이브가 고장나거나 도난당한 경우 클라우드 스토리지에서 파일과 폴더에 쉽게 액세스하여 새 기기에 복원할 수 있습니다.
인터넷이 연결되어 있지 않다고요? 걱정하지 마세요. Dropbox를 사용하면 오프라인 상태에서도 파일을 작업할 수 있으며, 온라인 상태가 되면 해당 파일과 폴더가 자동으로 편집 내용과 동기화됩니다.
모든 파일을 위한 저장 공간
디지털 파일 관리를 위해서는 적절한 저장 솔루션을 찾는 것이 가장 좋은 시작점입니다. Dropbox는 파일과 폴더를 간편하게 정리할 수 있는 안전하고 사용하기 쉬운 클라우드 스토리지를 제공합니다. 하지만 우리는 단순히 보관만 하는 것이 아닙니다.
Dropbox를 여러분의 중심 협업 공간으로 생각하세요. Dropbox는 필요할 때마다 컴퓨터, 휴대폰, 태블릿으로 파일과 폴더에 액세스할 수 있는 안전한 공간입니다. 클라이언트, 고객 또는 공동 작업자에게 작업을 보내는 것은 파일이나 폴더에 대한 공유 링크를 만드는 것만큼 쉽습니다. 게다가, 파일에 대한 액세스 권한을 잃어버리더라도 Dropbox가 안전하게 보관하고 정리해줍니다. 컴퓨터를 잃어버리거나 마침내 고장이 나더라도 말입니다.
