이메일 관리란?
이메일은 정말 중대한 발명품입니다. 이메일이 없었더라면 우리의 삶이 지금과 같지는 않았을 겁니다. 하지만 다양한 장점에도 불구하고 이메일 관리에 소요되는 엄청난 시간은 단점으로 작용하죠. 받은 편지함에 도착한 엄청난 양의 새로운 이메일을 무시하고 싶은 심정, 다들 한 번씩은 느껴봤을 텐데요, 지저분한 받은 편지함은 전반적인 업무 태도에 영향을 미치고, 그러다 보면 결국 해야 할 일을 미루게 되곤 합니다.
여러분은 이메일을 어떤 용도로 사용하고 있나요? 클라이언트와 소통하는 데 이메일만 한 것은 없습니다. 하지만 잘 찾아보면 더 효율적인 방법이 있을 수도 있습니다. 바로 Dropbox처럼 말이죠. Dropbox는 업무를 더 스마트하고, 덜 복잡하게 만들어 주는 작업 공간입니다. 순식간에 워크플로에 적응해 협업과 문서 편집, 공유 작업을 간편하게 진행할 수 있죠.
아래에서 Dropbox로 업무 프로세스를 개선해 팀 생산성을 향상하고 협업을 간편하게 진행하는 방법을 살펴본 후 대용량 파일을 전송하고 , 변경 사항을 공유하며, 오래된 문서를 업데이트하기 위해 계속 이메일을 사용할 것인지 다시 한번 생각해 보세요.
피드백 공유
Dropbox에서는 작업 중인 문서에 바로 주석을 달고, 특정한 문장이나 단어를 강조 표시할 수 있습니다. 팀이 해야 할 일은 스크롤을 내려 피드백을 읽고 필요한 부분을 변경하는 것뿐이죠. 해결한 문제를 완료된 것으로 표시하거나 댓글에 답글을 달 수 있을뿐더러 모든 메시지가 문서에 바로 저장됩니다. 문서에 달린 댓글 요약 정보가 이메일로 전송되어 댓글을 놓치지 않고 확인할 수 있고, 댓글이 새로 달릴 때마다 새로운 이메일이 전송되는 번거로움도 피할 수 있죠. 특정 사용자의 이름을 @멘션하는 기능도 제공되는데, 이 기능은 문서의 모든 내용을 읽지 않고도 특정한 부분을 수정할 때 완벽합니다.
대용량 파일 전송
대용량 파일을 이메일로 전송하는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 파일이 첨부 파일 용량 제한을 초과하지는 않는지, 형식은 올바른지, 받은 사람이 파일을 무사히 다운로드할 수 있을지, 걱정이 끝없이 이어지죠. Dropbox만 있다면 아무 걱정이 없습니다. 다양한 파일 형식이 지원되는 Dropbox에서 파일을 안전하게 공유하세요. 분량이 긴 동영상도 간편하게 전송할 수 있을 뿐더러 Dropbox에서 바로 압축된 상태로 빠르게 확인하거나, 전체 해상도로 다운로드할 수도 있어 이동 중이거나 Wi-Fi가 없을 때도 완벽하죠.
제한 없는 공유
Dropbox는 파일, 폴더, 이미지, 문서 등 모든 유형의 콘텐츠를 온라인에 깔끔하고 안전하게 저장합니다. 번거롭게 USB 드라이브를 사용하지 않아도 되고, '회사에 놓고 왔다'는 끔찍한 소리를 들을 일도 없죠. 인터넷만 연결되어 있으면 어디서든 파일에 액세스할 수 있으니까요. 또한 간편한 링크 공유 기능을 사용하면 클릭 몇 번만으로 원하는 사람 누구에게나 파일로의 액세스를 제공할 수 있습니다. 링크에 비밀번호 보호와 만료일을 설정해 다른 사람이 '실수로' 파일에 액세스하거나 지정한 기간 이후에 파일에 액세스하는 상황을 방지할 수도 있죠.
협업
협업은 모든 것의 중심입니다. 끊임없이 이메일을 주고받지 말고 이제 문서를 Dropbox에 저장해 협업을 간편하게 진행하세요. 실시간으로 변경 사항, 댓글, 피드백에 관한 업데이트를 받고, 팀 전체의 업무 진행 상황을 간편하게 확인할 수 있습니다.
이는 클라이언트와 소비자에게도 완벽합니다. 더 이상 최신 버전의 Word가 있는지, .doc가 필요한지 걱정할 필요가 없습니다. .docx, 또는 PDF로 변환할 수 있습니다. Dropbox에 저장된 문서를 클릭하기만 하면 됩니다. 장황한 이메일 스레드를 정리하면 팀과 고객이 번개같이 빠른 속도로 협업할 수 있습니다. "Dropbox Business는 쓸데없는 대화를 멈추는 데 중요한 역할을 합니다."라고 말하는 만족스러운 고객 Ben & Jerry's에 물어보세요.
그 외의 팁
어떤 일에는 반드시 이메일이 필요합니다. 업무용 받은 편지함을 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.
이메일 과부하에서 벗어나기
온종일 울리는 새로운 이메일 알림 때문에 업무에 집중할 수 없다면 이메일을 확인하는 시간을 따로 정해보세요. Microsoft Outlook 등의 이메일 플랫폼을 브라우저로만 확인하는 것도 좋은 방법입니다. 이메일 확인 시간이 끝나면 탭을 닫았다가 확인 시간이 되면 탭을 다시 여는 식으로 말이죠. 시간과 빈도는 일정에 따라 조정하도록 하세요. 정해진 시간까지는 이메일을 확인하지 않아도 된다는 생각만으로도 업무 집중력을 높일 수 있습니다.
이메일 관리를 일상적인 업무의 일환이 아닌 개별적인 업무로 생각하세요. 이메일 관리도 스탠드업 회의나 점심시간처럼 업무 관리 목록에 적어놓고 처리해야 하는 일입니다.
첨부파일 저장
첨부파일 하나를 찾기 위해 몇 주, 몇 개월 치의 이메일을 뒤지는 일은 정말 번거롭습니다. 물론 Dropbox로 파일을 공유하면 애초에 이런 문제가 생길 일이 없습니다. 하지만 이메일을 사용한다고 해서 Dropbox의 유용한 기능을 활용하지 말라는 법은 없죠. 이메일로 첨부파일을 받자마자 파일을 다운로드해 이름을 적절하게 변경하고 Dropbox 폴더에 업로드해놓으면 필요할 때 간편하게 내용을 확인하거나 공유할 수 있습니다.
또한 받은 편지함이 매우 오래된 이메일을 자동으로 삭제할 수 있으며, 1년 전에 받은 첨부 파일이 다시 필요할지도 모른다는 점을 명심하세요. 따라서 문서가 삭제되지 않도록 보호하고 안전하게 보관하세요.
이메일 대청소
결코 읽지 않을 뉴스레터와 홍보 이메일의 구독을 취소하세요. 플래시 딜로 가득 찬 개인 이메일을 갖는 건 괜찮지만, 직장 이메일에도 허용한다면 중요한 이메일도 못 받을 수 있습니다.
후속 이메일은 가능한 한 빠르게
이메일은 끊임없이 들어오기 때문에, 이메일이 계속 들어오면 답장하는 것을 잊기 쉽습니다. 요청한 정보를 포함하든, 정보가 없더라도 반드시 받을 수 있다는 확신을 가지고 이메일을 읽고 나면 바로 답장하는 습관을 들이세요. 수신자가 읽고 답장할 때쯤이면 당신은 이미 답변을 갖고 있을 가능성이 큽니다.
필터 만들기
이메일 유형에 따라 이메일 폴더를 만드는 것도 도움이 됩니다. 프로젝트별로 폴더를 만들거나 인보이스, HR, 회사 친목, 기타 등 유형별로 폴더를 만들 수 있죠. 유형별로 필터를 만드는 기능은 대부분의 이메일 클라이언트에서 지원됩니다. 예를 들어, '@example.com'과 같은 특정한 단어가 포함된 모든 수신 이메일을 지정 폴더에 저장하거나, '크리스마스 파티'라는 단어가 포함된 이메일을 '회사 친목' 폴더에 저장하는 것도 가능하죠.
이메일을 쓸 때 명확한 제목을 사용해야 하는 이유도 여기에 있습니다. 그러면 받은 사람이 필터를 적용해 이메일을 정확하게 분류할 수 있고, 내가 보낸 이메일이 스팸 메일로 분류될 일이 없죠.
