Kontrak, cukai, penyata bank, fail, folder, video dan banyak lagi. Menguruskan kertas kerja dan aset fizikal atau digital anda merupakan bahagian penting dalam menjalankan perniagaan anda sendiri.
Penyelesaian penyimpanan awan telah lebih memudahkan penyimpanan segala-galanya di satu tempat yang selamat dan terjamin—semuanya tanpa menyepahkan pejabat anda. Menyimpan segala-galanya dalam awan juga bermakna anda boleh mengakses simpanan daripada berbilang peranti—di mana-mana sahaja, pada bila-bila masa. Walau bagaimanapun, menyimpan dan mengatur fail anda bukanlah perkara yang sama.
Jika anda seorang pekerja bebas atau solopreneur, sistem pengurusan fail digital yang baik boleh menjimatkan masa dan usaha anda. Itulah masa yang boleh anda luangkan untuk bekerja pada kraf anda atau mengembangkan perniagaan anda.
Dalam panduan ini, kami akan menerangkan cara menyusun fail digital dengan cara yang paling cekap dan berkesan. Tetapi pertama-tama, mari kita lihat mengapa kita harus mengurus fail digital kita pada mulanya.
Mengapa organisasi fail digital penting?
Untuk memastikan perniagaan kecil anda berjalan dengan lancar, anda perlu tangkas dan bersedia untuk memberikan respons. Jika anda telah merancang perkahwinan impian klien anda, tetapi pada saat-saat akhir mereka kehilangan pelan meja mereka, anda perlu mencari pelan dengan pantas. Bekerja dengan rakaman video berturut-turut dalam satu hari dengan pihak berkepentingan yang berbeza, dan kini perlu mengedit video tersebut? Mengetahui klip untuk setiap projek akan menjadikan proses pengeditan video lebih lancar.
Meluangkan masa untuk mengurus fail anda dan mengatur fail itu boleh membawa perubahan yang besar kepada anda dan pelanggan anda.
Berapa lamakah masa yang diambil untuk mengatur fail digital saya?
Jumlah masa yang anda perlukan untuk mengisih fail digital anda bergantung pada jumlah yang anda perlukan untuk menyusun. Jika hanya melibatkan beberapa projek, (atau anda baru bermula), luangkan sepanjang petang. Jika ia terdiri daripada fail, folder dan aset berbulan atau bertahun, ambil masa beberapa hari untuk mengisih dokumen tersebut. Atau luangkan masa sepanjang minggu.
Ya, mengatur fail digital kelihatan seperti usaha. Tetapi adalah berbaloi untuk mencipta satu-satunya sumber kebenaran yang boleh anda harapkan. Bayangkan betapa mudahnya untuk merujuk kembali kepada projek kreatif lama jika mereka mempunyai nama yang jelas, dengan semua aset disimpan dalam satu folder. Lebih baik lagi, nantikan kegembiraan yang dipandang rendah untuk berkongsi folder "Pulangan Cukai 2024/25" anda yang tersusun sepenuhnya dengan akauntan anda. Kemudian duduk dan biarkan mereka melakukan yang lain.
Fikirkan ia seperti mengurus peti masuk e-mel anda: memang susah pada mulanya, tetapi menyelesaikan tindakan itu akan membantu anda mencari sesuatu dengan lebih cepat dan lebih cekap.
Cara mengatur fail digital
Terdapat banyak cara untuk mengatur fail digital anda, tetapi anda perlu memastikan anda menemui sistem yang sesuai untuk anda. Tiada guna apabila mempunyai sistem pengaturan yang sangat jelas jika ia melambatkan anda, atau menyukarkan anda untuk mencari fail apabila anda memerlukan fail tersebut.
Untuk membantu anda bermula, kami telah mengumpulkan 10 tip pengurusan fail teratas kami:
- Pilih satu tempat untuk menyimpan fail dan folder
- Hapuskan atau arkibkan fail pendua
- Cipta folder dan subfolder dengan hierarki yang jelas
- Jelas dan spesifik
- Ikut konvensyen penamaan fail anda
- Sentiasa membuat fail semasa anda bergerak
- Simpan dokumen paling penting anda dengan selamat
- Buat salinan digital bagi dokumen fizikal
- Jangan takut untuk membuang fail yang tidak digunakan
- Sandarkan fail anda secara kerap...dan komputer anda juga
1. Pilih satu tempat untuk menyimpan fail dan folder
Sebagai usahawan solo, komputer anda mungkin sudah menjadi pusat bagi semua perkara yang berkaitan dengan perniagaan anda. Itu menjadikan ia tempat lazim untuk menyimpan semua fail, folder dan aset mereka. Satu-satunya masalah ialah, apa yang berlaku jika komputer anda rosak, dicuri, atau hilang? Dengan sekelip mata, semua fail dan folder anda yang diatur secara teliti lesap. Aduh.
Penyimpanan awan ialah pilihan selamat yang boleh dipercayai untuk menyimpan semua aset anda. Memandangkan ia bermakna fail dan folder anda disimpan dalam talian, anda tidak akan perlu risau tentang perkakasan yang mengecewakan anda. Anda juga boleh mengakses semua fail anda pada mana-mana peranti dari mana-mana sahaja yang anda perlukan fail tersebut. Oleh itu, jika perkara paling buruk berlaku dan komputer riba lama yang setia anda akhirnya rosak, anda boleh log masuk pada peranti lain dan dapatkan sandaran dengan cepat.
2. Padam atau arkibkan fail pendua
Tindakan yang ringkas dan padat. Menguruskan fail pendua adalah membuat pendua kerja anda. Sebelum anda mula membuat pemfailan, hapuskan pendua. Anda juga boleh mengasingkan pendua dalam folder Arkib jika anda tidak pasti jika anda memerlukan ia lagi.
Jika anda memutuskan anda mahu menyimpannya, Dropbox membenarkan anda menyimpan fail dalam talian dan menetapkannya sebagai dalam talian sahaja . Ini bermakna ia masih selamat dan terjamin di awan apabila anda memerlukannya, tetapi jangan menggunakan ruang yang berharga pada peranti anda. Tidak perlu menyimpan keseluruhan portfolio anda pada Mac atau PC Windows yang boleh dipercayai. Hanya simpannya dalam awan dan akses kerja anda apabila anda perlu berkongsi kerja anda dengan pelanggan!
3. Buat folder dan subfolder dengan hierarki yang jelas
Anda tidak mempunyai masa untuk mencari melalui folder pada folder untuk mencari “Campaign_Asset_016.jpg” yang betul. Buat struktur folder yang mudah difahami dan dinavigasi, kemudian simpan fail, dokumen dan aset yang berkaitan bersama-sama, tidak kira jenis failnya. Untuk melakukan ini, anda perlu mewujudkan folder yang jelas dan hierarki subfolder.
Sebagai amalan terbaik, bernas untuk menstrukturkan hierarki folder anda:
Mengikut nama
Klien > Nama klien > Kreatif > Musim Gugur 2022 > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
mengikut projek
Semua projek > Kempen kreatif > Iklan Facebook > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ 1080x1080.jpg
atau Mengikut tarikh
2022 > September > Kreatif > Nama Klien > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Tidak kiralah apa yang anda pilih, sentiasa beringat untuk mengelak daripada membebankan folder dengan fail. Sebaliknya, pecahkan ia kepada subfolder. Ini akan memudahkan anda atau kolaborator anda mencari fail yang anda perlukan.
4. Jelas dan spesifik
Nama fail dan folder perlu jelas dan mudah difahami. Jika anda seorang jurugambar yang bekerja pada waktu puncak musim perkahwinan, anda akan mempunyai beberapa minggu yang mana anda menghadiri 3 atau 4 majlis perkahwinan. Sejujurnya—anda tidak akan mempunyai masa untuk menamakan semula setiap foto apabila anda memuat naik folder itu. Tetapi anda boleh mengisih gambar ke dalam folder dengan butiran seperti tarikh, nama tempat dan mungkin nama pertama pasangan bahagia itu. Anda akan menghargai tindakan ini nanti.
Menjadi jelas dan khusus dengan pengurusan fail anda menjadi lebih penting apabila anda berkongsi fail dan folder. Pada pusingan ke-4, pelanggan tidak mempunyai masa untuk melihat setiap satu daripada 30 aset kempen. Mereka hanya ingin menyemak anda telah bertindak atas maklum balas pada JB_March_22_Campaign_Banner.png.
5. Berpegang pada konvensyen penamaan fail anda
Sebaik sahaja anda telah memilih satu set konvensyen penamaan untuk fail dan folder anda, kekal dengannya. Sama ada anda bekerja secara solo atau bekerjasama dengan orang lain, bersikap konsisten menjadikan kehidupan semua orang lebih mudah.
Sebagai bonus tambahan, menamakan fail dan folder anda dengan jelas menjadikan pencarian mengikut nama sangat mudah.
6. Sentiasa fail semasa anda pergi
Mudah sekali untuk berkesudahan mempunyai fail tertunggak yang perlu difailkan. Jangan jadi sebegitu. Sebaliknya, failkan semasa anda bergerak, atau buat aset dalam folder mengikut kategori aset. Jika anda tersilap menyimpan fail dalam folder yang salah, konvensyen penamaan yang jelas juga akan memudahkan fail untuk diisih. Tiada kemudaratan berlaku.
7. Simpan dokumen terpenting anda dengan selamat
Melindungi fail dengan kata laluan adalah cara biasa untuk memastikan dokumen penting dilindungi. Sesetengah penyelesaian penyimpanan awan juga membenarkan anda memberikan dan mengalih keluar akses ke dokumen dengan beberapa klik mudah. Kedua-duanya ialah strategi keselamatan siber pintar untuk dilaksanakan bagi melindungi kerja anda.
Kadangkala, fail memerlukan lapisan keselamatan tambahan, melebihi kata laluan. Ini mungkin kerana ia mengandungi maklumat sensitif, seperti data peribadi pelanggan anda. Ini mungkin kerana anda sedang mengusahakan prototaip serba baharu yang pesaing anda ingin mendapatkannya. Atau mungkin ia tidak berkaitan kerja sama sekali. Mungkin anda hanya memerlukan tempat yang selamat untuk membantu menyimpan kertas kerja penting ibu bapa anda untuk mereka.
Dropbox membantu anda menyimpan, menyusun dan melindungi maklumat paling sensitif anda dalam awan. Dropbox melindungi fail, folder dan data yang disimpan dalam akaun anda berkat pelbagai ciri keselamatan, termasuk:
- Pengesahan dua faktor
- perkongsian fail lanjutan dan kebenaran
- selamatkan teknologi penyulitan AES dan SSL/TLS 256-bit
- Pemulihan fail dan folder
…dan banyak lagi.
8. Buat salinan digital bagi dokumen fizikal
Walaupun jika perniagaan anda hampir sepenuhnya berasaskan dalam talian, anda masih akan mempunyai dokumen dan aset fizikal. Tetapi tidak perlu mengasingkan ini apabila menguruskan fail anda. Sebaliknya, hanya digitalkan dan failkan ia sama seperti yang anda lakukan kepada fail digital lain.
Satu cara untuk melakukannya ialah dengan menggunakan pengimbas dokumen untuk mengimbas resit, ID, foto dan banyak lagi, terus ke telefon anda. Sekejap lagi mereka akan bersedia untuk meninggalkannya juga. Dan jika storan awan anda mempunyai Pengecaman Aksara Optik (OCR) terbina dalam, anda boleh menukar imej yang diimbas tersebut kepada PDF boleh dicari teks.
Cuba untuk mencari satu kontrak khusus yang anda terlupa untuk failkan, tetapi hanya ingat nama penandatangan? Tiada masalah—cuma cari nama penandatangan dalam simpanan anda dan OCR akan mengenal pasti dengan cepat kontrak PDF yang disebutkan.
9. Jangan takut untuk membuang fail yang tidak digunakan
Menghapus dan mengarkibkan fail lama anda bukan sekadar tindakan sekali sahaja. Jika anda ingin mengurus fail digital anda dengan berkesan, anda perlu melakukan semakan pantas sekali-sekala. Anda mungkin terkejut dengan bilangan perkara yang anda temui yang boleh dialih keluar.
Cara terbaik untuk melakukan ini ialah tetapkan peringatan kepada diri sendiri. Setelah fail anda disusun, mengetepikan masa ini untuk menyelenggara dan mengurus fail anda ialah cara terbaik untuk menjimatkan ruang—baik pada pemacu keras anda dan dalam mana-mana storan awan yang anda gunakan.
10. Selalu sandarkan fail anda dan komputer anda
Akhir sekali tetapi tidak bermaksud yang terakhir: sentiasa simpan sandaran semua fail dan folder anda. Semua pengurusan dan pengaturan fail itu menjadi sia-sia jika fail anda tidak disandarkan, sekadar berjaga-jaga. Jika anda tidak mempunyai sandaran dan kehilangan atau merosakkan komputer yang menjadi asas kepada keseluruhan perniagaan anda, anda tiba-tiba mengalami masalah besar.
Kami telah nyatakan bahawa pemacu keras luaran adalah pilihan yang baik untuk membuat sandaran fail anda. Walau bagaimanapun, ia juga boleh hilang, dicuri atau rosak dengan mudah. Kemudian, anda kembali kepada masalah yang sama. Sandaran awan ialah penyelesaian yang bagus untuk masalah ini—membolehkan anda melihat sandaran anda pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja.
Menyandarkan fail dan folder anda ke Dropbox bermakna kandungan anda selamat dan mudah dipulihkan pada bila-bila masa anda memerlukannya. Jika komputer atau cakera keras anda pernah rosak atau dicuri, anda boleh mengakses fail dan folder anda dengan mudah daripada storan awan anda dan memulihkannya kepada peranti baharu.
Tiada sambungan internet? Tiada masalah. Dengan Dropbox, anda boleh bekerja pada fail semasa di luar talian dan fail serta folder anda akan disegerakkan secara automatik dengan sebarang pengeditan yang anda buat sebaik sahaja anda kembali dalam talian.
Cari rumah untuk semua fail anda.
Apabila ia berkaitan dengan pengurusan fail digital, mencari penyelesaian storan yang betul adalah tempat terbaik untuk bermula. Dropbox mempunyai penyimpanan awan yang selamat dan mudah digunakan yang memudahkan untuk memastikan fail dan folder anda teratur. Tetapi kami melakukan lebih daripada sekadar menyimpan.
Fikirkan Dropbox sebagai pusat kolaborasi anda. Selamat dan terjamin, fail dan folder anda boleh diakses daripada komputer, telefon atau tablet anda pada bila-bila masa anda memerlukan dokumen. Menghantar kerja anda kepada pelanggan, pelanggan atau rakan usaha sama adalah semudah membuat pautan kongsi ke fail atau folder. Selain itu, jika anda kehilangan akses kepada fail anda, Dropbox akan memastikan fail tersebut selamat dan teratur—walaupun anda kehilangan komputer anda atau ia akhirnya rosak.
