Table of contents
Apakah itu pengurusan e-mel?
E-mel ialah sesuatu yang hebat. Kita tidak akan berada di mana-mana tanpa e-mel, namun seperti mana ia mempunyai banyak kebaikan, ia juga boleh menjadi gerbang kepada banyak kesalahan pengurusan masa. Kita semua bersalah melog masuk ke peti masuk kita, melihat 50+ e-mel baharu dan mahu mengabaikannya. Menerima peti masuk yang tidak teratur akan mula menjejaskan keseluruhan kerja anda dari segi mental dan menangguhkan satu kerja boleh membuka jalan kepada menunda-nunda.
Tanya diri anda, apakah tujuan anda menggunakan e-mel? Untuk membalas e-mel pelanggan dan log masuk butiran, e-mel tidak boleh digantikan, tetapi seperti benda lain, ia mungkin alternatif yang lebih cekap seperti Dropbox. Dropbox membolehkan pasukan bekerja dengan lebih pintar, bukan lebih gigih serta boleh menyesuaikan diri dengan mudah dengan aliran kerja anda untuk kerjasama, pengeditan dan perkongsian yang mudah.
Berikut ialah beberapa cara Dropbox boleh mengubah proses kerja anda untuk produktiviti pasukan yang lebih tinggi dan kerjasama yang mudah. Terfikir anda perlu menghantar e-mel untuk menghantar fail besar, berkongsi edit, atau kemas kini dokumen lama? Fikirkan semula.
Berkongsi maklum balas
Dengan Dropbox, anda boleh menambah anotasi terus di dalam dokumen yang anda sedang siapkan, menyerlahkan ayat yang tepat atau bahkan perkataan yang dimaksudkan oleh komen anda. Semua ahli pasukan anda perlu menatal semua, melihat maklum balas anda dan membuat perubahan. Mereka boleh menandakan isu sebagai selesai atau menjawab komen anda dengan semua mesej disimpan tepat dalam dokumen Dropbox menggabungkan komen, meringkaskannya dalam kemas kini e-mel yang boleh dicerna, memastikan bahawa tiada apa-apa yang terlepas pandang di samping juga menyelamatkan anda daripada menerima mel baharu untuk setiap komen anda. Selain itu, anda boleh @menyebut pengguna khusus, sesuai jika anda mahu menarik perhatian seseorang daripada jabatan undang-undang kepada pengeditan khusus, berbanding membuat mereka membaca semuanya.
Menghantar fail besar
Tiada sesiapa berasa seronok mencuba menghantar fail besar melalui e-mel. Adakah ia muat? Adakah format tepat? Adakah penerima dapat memuat turun pada pihaknya? Dengan Dropbox, anda tidak perlu risau. Dropbox berkongsi fail anda dan menyokong pelbagai jenis format fail dengan selamat. Anda boleh menghantar video panjang dengan mudah yang boleh dilihat dalam Dropbox pada saiz termampat yang membolehkan masa memuat yang cepat atau dimuat turun pada resolusi penuh. Sesuai jika anda dalam perjalanan dan tidak mempunyai Wi-Fi.
Berkongsi apa saja
Daripada fail dan folder sehinggalah imej dan dokumen, Dropbox memastikan segala-galanya disimpan dalam talian dengan teratur dan selamat. Hal ini bermakna, anda dan pasukan anda tidak perlu bersusah-payah menggunakan pelbagai pemacu kilat USB atau menghadapi lagi situasi yang digeruni, "Saya tertinggal pemacu di pejabat". Selagi anda berada dalam talian, anda boleh mendapatkan fail anda. Selain itu, dengan perkongsian pautan yang mudah, anda boleh memberikan akses kepada sesiapa sahaja yang anda mahu, hanya dengan beberapa klik. Dan dengan kawalan akses untuk pautan dilindungi kata laluan dan sensitif data, anda boleh memastikan tiada sesiapa akan menemui fail anda atau mengakses untuk tempoh lebih dalam daripada yang anda mahu "secara tidak sengaja".
Kerjasama
Kerjasama ialah perkara utama yang kami lakukan. Dokumen anda boleh berada dalam Dropbox untuk memudahkan kerja berpasukan berbanding berulang-alik menyemak e-mel. Perubahan, komen dan kemas kini maklum balas dalam masa nyata serta menawarkan gambaran keseluruhan yang jelas kepada keseluruhan pasukan, bukan sekadar nama dalam bar "Kepada:".
Ia sesuai untuk pelanggan dan pelanggan juga. Tidak perlu risau lagi jika mereka mempunyai versi Word terkini, jika mereka memerlukan .doc, .docx, atau PDF—apa yang mereka perlukan hanyalah mengklik pada dokumen yang dihoskan Dropbox anda. Dengan urutan e-mel yang panjang, pasukan anda dan pelanggan anda boleh menikmati kerjasama sepantas kilat. Cuma tanya pelanggan gembira Ben & Jerry's yang mengatakan "Perniagaan Dropbox adalah kunci untuk menghentikan perbualan yang membazir".
Petua pengurusan e-mel lain
Sesetengah perkara memerlukan e-mel tidak kira apa pun, jadi berikut ialah cara untuk mendapatkan yang terbaik daripada peti masuk kerja anda:
Elakkan beban e-mel yang berlebihan
Sepanjang hari bekerja, adakah mata anda seringkali tertumpu pada pemberitahuan timbul untuk e-mel baharu? Cuba buat waktu yang ditetapkan sepanjang hari untuk menyemak peti masuk anda agar anda tidak perlu terus-menerus memerhatikan pemberitahuan anda. Mungkin ini bermaksud dengan menggunakan platform anda, seperti Microsoft Outlook, daripada pelayar sahaja, agar anda boleh menutup tab tersebut dan membuka semula hanya apabila masa e-mel khusus anda dimulakan. Ketetapan tersebut bergantung pada jadual anda, tetapi dengan mengetahui bahawa anda boleh mengelakkan untuk memikirkan e-mel sehingga waktu khusus dalam hari tersebut akan membantu anda menumpukan pada tugas lain buat sementara waktu.
Jangan anggap e-mel sebagai entiti berasingan daripada tugas harian anda yang lain, anggap saja ia sebagai satu tugas tersendiri. Ini bermakna, ia perlu mempunyai tempat dalam senarai tindakan pengurusan tugas anda, sama seperti mesyuarat berdiri harian atau waktu makan tengah hari anda.
Simpan lampiran
Bersusah-payah sepanjang minggu atau bahkan bulan, nilai mencari e-mel yang mempunyai satu lampiran boleh jadi menyakitkan. Tentu sekali, berkongsi melalui Dropbox akan menyelesaikan masalah ini sepenuhnya tetapi itu bukan bermakna anda masih tidak dapat memanfaatkan ciri-ciri berguna daripada kami. Muat turun semula lampiran anda ketika menerimanya, namakan lampiran dengan betul dan muat naik ke folder Dropbox agar anda boleh merujuk semula atau berkongsi pada masa akan datang dengan mudah.
Anda juga harus ingat bahawa peti masuk anda mungkin mula memadamkan e-mel yang sangat lama secara automatik, dan anda tidak pernah tahu bila lampiran yang anda dihantar setahun yang lalu mungkin menjadi relevan semula. Jadi, lindungi dokumen anda daripada dipadam dan simpan dengan selamat.
Lakukan sedikit pembersihan e-mel
Nyahlanggan surat berita dan e-mel promosi yang anda tahu anda tidak pernah baca. Adalah satu perkara untuk mempunyai e-mel peribadi yang dibanjiri dengan tawaran kilat tetapi jika anda membiarkannya masuk ke dalam peti masuk kerja anda, ia mungkin akan menyekat e-mel penting anda.
Hantar e-mel susulan secepat yang boleh
E-mel ialah strim yang tidak berkesudahan dan mudah lupa untuk membalasnya apabila ia terus masuk. Biasakan untuk membalas sebaik sahaja anda selesai membaca e-mel, sama ada dengan maklumat yang diminta atau, jika anda tidak memilikinya, jaminan anda akan mendapatnya. Pada masa penerima anda membaca dan membalasnya, anda mungkin akan mendapat jawapan anda.
Cipta penapis
Ia boleh membantu mencipta folder e-mel untuk e-mel berlainan. Contohnya, anda boleh mempunyai folder bagi setiap projek, atau kategorikan mengikut jenis. Contohnya, "invois", "HR", "sosial syarikat", "lain-lain", dan sebagainya. Kebanyakan klien e-mel akan membolehkan anda mencipta penapis berdasarkan kriteria berbeza. Contohnya, e-mel masuk yang mengandungi perkataan tertentu boleh dihalakan kepada folder terpilih, contohnya, sebarang e-mel “@example.com” boleh masuk ke folder khusus. Sebarang e-mel yang mengandungi perkataan "Parti Krismas" boleh terus masuk ke "sosial syarikat".
Ini juga menjadi sebab yang bagus anda perlu menggunakan baris subjek e-mel bersih dalam mesej anda sendiri—ia mungkin membantu klien e-mel penerima anda menapis mesej anda dengan betul, dan memastikan anda tidak dihantar ke folder spam.
