Penyelesaian perkongsian fail perusahaan dijelaskan: Keselamatan, kawalan dan kolaborasi

Perkongsian fail perusahaan kedengaran mudah—sampaikan fail yang betul kepada orang yang betul, dengan pantas. Pada hakikatnya, di sinilah kolaborasi, keselamatan dan pematuhan bertembung.

Alat pengguna asas boleh berfungsi untuk perkongsian sekali sahaja. Tetapi sebaik sahaja anda berurusan dengan data sensitif, pasukan pelbagai fungsi, rakan kongsi luaran dan keperluan tadbir urus sebenar, "hantarkan sahaja pautan kepada saya" mula menjadi kucar-kacir—dan ia sebenarnya boleh menyebabkan beberapa masalah pematuhan yang serius.

Dalam panduan ini, anda akan mengetahui perihal perkongsian fail perusahaan, perkara yang perlu dicari dalam penyelesaian perkongsian fail perusahaan dan cara IT boleh mengekalkan kawalan—sambil mengelakkan perkongsian fail daripada menjadi tiket bantuan harian.

Apakah perkongsian fail perusahaan?

Perkongsian fail perusahaan ialah cara organisasi berkongsi fail dengan selamat dan terurus secara dalaman dan luaran. Perkongsian tersebut biasanya merangkumi ciri-ciri seperti:

• Kawalan akses—tetapan untuk siapa yang boleh melihat, mengulas, mengedit, memuat turun atau berkongsi semula
• Pentadbiran berpusat— cara untuk melaksanakan dasar merentasi pengguna dan kumpulan
• Audit dan pelaporan— rekod siapa yang berkongsi apa, dengan siapa, dan bila
• Perlindungan keselamatan— seperti pengesahan, penyulitan, kawalan peranti dan lain-lain
• Sokongan pematuhan— kawalan untuk membantu dalam pengekalan, penahanan undang-undang dan bukti jaminan vendor

Perkongsian fail gred pengguna asas mungkin sesuai untuk pasukan kecil. Walau bagaimanapun, perkongsian fail perusahaan adalah yang terbaik untuk pasukan besar yang memerlukan sokongan dengan skala, tadbir urus dan pengurusan risiko.

Apakah perbezaan antara perkongsian fail dan kolaborasi?

Orang ramai menggunakan istilah ini secara bergantian, tetapi ia tidak sama:

• Perkongsian fail adalah tentang akses dan pengedaran—memberi seseorang keupayaan untuk melihat, memuat turun atau mengedit fail
• Kolaborasi adalah apa yang berlaku selepas akses diberikan—kitaran maklum balas, pengurusan versi, penyerahan tugas dan memastikan kerja berjalan tanpa kekeliruan

Berikut ialah pecahan tugasan biasa dan definisi yang termasuk di dalamnya, yang boleh anda gunakan sebagai rujukan pantas untuk memisahkannya:

Kongsi fail atau folder dengan orang lain

• Perkongsian fail: Ya
• Kerjasama: Kadangkala
• Penyelesaian perkongsian fail perusahaan: Ya

Tetapkan kebenaran akses (lihat/edit)

• Perkongsian fail: Kadangkala
• Kerjasama: Ya
• Penyelesaian perkongsian fail perusahaan: Ya, dengan kawalan dasar

Jejaki versi dan perubahan

• Perkongsian fail: Jarang sekali
• Kerjasama: Ya
• Penyelesaian perkongsian fail perusahaan: Ya, selalunya dengan tadbir urus yang lebih kukuh

Komen, minta maklum balas, selesaikan suntingan

• Perkongsian fail: Tidak
• Kerjasama: Ya
• Penyelesaian perkongsian fail perusahaan: Ya

Pelaporan pentadbir dan log audit

• Perkongsian fail: Tidak
• Kerjasama: Tidak
• Penyelesaian perkongsian fail perusahaan: Ya

Dasar seluruh pasukan untuk perkongsian luaran

• Perkongsian fail: Tidak
• Kerjasama: Tidak
• Penyelesaian perkongsian fail perusahaan: Ya

Sokongan untuk aliran kerja pematuhan

• Perkongsian fail: Tidak
• Kerjasama: Tidak
• Penyelesaianperkongsian fail perusahaan: Selalunya

Jika organisasi anda tertanya-tanya cara untuk berkongsi dengan selamat sambil bergerak pantas, anda sebenarnya memerlukan perkongsian fail perusahaan—bukan pemindahan fail yang asas.

Apa yang perlu dicari dalam penyelesaian perkongsian fail perusahaan

Penyelesaian perkongsian fail perusahaan terbaik tidak memaksa anda memilih antara keselamatan dan kebolehgunaan. Mereka membenarkan pasukan bergerak pantas di dalam pagar pengadang yang jelas. Apabila anda membandingkan vendor, cari keupayaan dalam baldi berikut:

Kawalan keselamatan dan akses

• Pilihan pengesahan yang kukuh (SSO, MFA)
• Kebenaran berasaskan peranan dan akses paling kurang keistimewaan
• Kawalan pautan, seperti tamat tempoh, kata laluan, sekatan muat turun dan keperluan log masuk

Tadbir urus pentadbiran

• Konsol pentadbir pusat untuk dasar dan pengurusan pengguna
• Log audit dan pelaporan
• Keupayaan untuk mengurus perkongsian luaran—termasuk kawalan domain

Sokongan pematuhan

• Kawalan pengekalan dan pemadaman data
• Aliran kerja pegangan undang-undang atau mesra eDiscovery—bergantung pada keperluan anda
• Dokumentasi yang boleh anda serahkan kepada juruaudit—bukan sekadar tuntutan pemasaran

Aliran kerja kerjasama

• Ciri kawalan versi dan pemulihan fail yang jelas
• Ciri komen dan anotasi untuk menyemak maklum balas dalam konteks
• Cara mudah untuk meminta fail daripada rakan kongsi luaran—tanpa membuka lubang keselamatan

Kesesuaian perusahaan

• Integrasi yang sepadan dengan identiti dan susunan keselamatan anda
• Kebolehskalaan merentasi jabatan dan geografi
• Ciri penerimaan yang membantu pasukan bertukar tanpa pergeseran

Dropbox menyokong perkongsian dan kerjasama fail perusahaan di satu tempat, dengan kawalan perkongsian dan alatan kerjasama yang direka untuk memastikan kerja berjalan sambil memberi pentadbir cara untuk menetapkan dasar dan mengekalkan pengawasan. Ketahui lebih lanjut tentang kolaborasi kandungan dalam Dropbox.

Bagaimanakah IT boleh memantau dan mengaudit aktiviti perkongsian fail merentasi pengguna?

Jika anda tidak dapat melihat cara fail dikongsi, anda tidak dapat menguruskan risiko. Pemantauan dan pengauditan merupakan salah satu pemisah yang paling jelas antara alatan pengguna dan perkongsian fail perusahaan.

Inilah rupa keupayaan pemantauan yang baik dalam persekitaran perusahaan:

• Log audit berpusat yang menjejaki peristiwa penting seperti akses fail, tindakan perkongsian, perubahan kebenaran dan aktiviti pautan
• Keterlihatan pengguna dan kandungan, supaya pentadbir boleh menjawab soalan seperti:
  • Siapakah yang berkongsi fail ini secara luaran?
  • Pautan manakah yang umum vs. terhad?
  • Folder manakah yang dikongsi di luar organisasi?
• Pelaporan dan eksport data untuk semakan dalaman, siasatan keselamatan dan audit pematuhan
• Amaran dan isyarat risiko—supaya IT tidak membaca log secara manual
• Tindakan pentadbir untuk memulihkan dengan cepat, seperti melumpuhkan pautan, membatalkan akses atau mengemas kini kebenaran secara besar-besaran

Dari segi operasi, banyak pasukan IT menetapkan rentak mudah:

1. Takrifkan maksud "perkongsian berisiko" untuk organisasi anda—pautan awam, domain yang tidak diketahui, folder sensitif dan sebagainya.
2. Pantau isyarat tersebut setiap minggu atau setiap bulan.
3. Semak pengecualian dengan pemilik jabatan.
4. Seragamkan langkah-langkah pemulihan supaya penyelesaian masalah dapat diramal dan cepat.

Di sinilah juga ia membantu jika platform perkongsian fail anda dibina untuk kawalan perusahaan, bukan dipasang semula dengannya kemudian.

Jika anda membina program pemantauan dari awal, mulakan dengan soalan yang telah ditanya oleh pasukan keselamatan anda selepas insiden. Kemudian pilih perkakas yang membantu anda menjawab soalan-soalan tersebut dengan cepat.

Bagaimanakah saya boleh menyekat perkongsian fail mengikut domain?

Sekatan domain merupakan salah satu cara paling praktikal untuk mengurangkan pendedahan tidak sengaja, terutamanya apabila pasukan berkongsi dengan vendor, agensi, kontraktor atau pelanggan.

Bergantung pada platform, mengehadkan mengikut domain biasanya bermaksud mewujudkan peraturan sekitar:

• Siapa yang boleh dijemput ke folder kongsi— benarkan domain rakan kongsi yang dipercayai, sekat domain e-mel peribadi atau hadkan kepada alamat e-mel syarikat
• Siapa yang boleh mengakses pautan kongsian—memerlukan log masuk, hadkan akses kepada domain tertentu atau halang akses tanpa nama
• Jika perkongsian dibenarkan— contohnya, hanya membenarkan perkongsian luaran daripada folder pasukan yang diluluskan

Pendekatan yang bersih adalah dengan menggabungkan dasar dan kebolehgunaan. Berikut adalah proses biasa untuk berbuat demikian:

1. Mulakan dengan postur lalai: Bagi kebanyakan organisasi, ini mungkin "perkongsian dalaman mestilah mudah dan perkongsian luaran dibenarkan tetapi mesti dikawal."
2. Tetapkan peraturan domain untuk hubungan rakan kongsi yang sama: Jika pasukan anda kerap bekerjasama dengan senarai pendek domain rakan kongsi, senarai dibenarkan dapat mengurangkan geseran dan risiko.
3. Tambah penghadang pautan: Perlukan log masuk untuk pautan yang dikongsi secara luaran dan gunakan tarikh luput untuk kerja yang terikat dengan masa.
4. Takrifkan proses pengecualian: Pasukan akan sentiasa mempunyai kes kelebihan. Jadikan pengecualian boleh dijejaki dan dihadkan masa dan bukannya ad hoc, yang akan membantu mengurangkan pergantungan pada pasukan sokongan.

Jika anda melancarkan ini, ujian lakmus yang berguna ialah sama ada pekerja yang berniat baik boleh berkongsi kandungan sensitif dengan alamat yang salah secara tidak sengaja. Kawalan domain dan pautan yang kukuh membantu mencegah senario tersebut.

Di sinilah penyelesaian perkongsian fail perusahaan menonjol. Mereka memberi anda kawalan dasar, serta pelaporan yang anda perlukan untuk menguatkuasakannya tanpa memperlahankan perniagaan.

Apakah pensijilan keselamatan yang perlu saya cari dalam perkongsian fail?

Pensijilan tidak akan memberitahu anda segala-galanya tentang keselamatan vendor, tetapi ia memberi anda cara piawai untuk mengesahkan bahawa kawalan keselamatan wujud, diuji dan diaudit.

Berikut ialah pensijilan dan pengesahan biasa yang perlu dicari semasa menilai alatan perusahaan:

• SOC 2 Jenis II— memberi tumpuan kepada kawalan dari semasa ke semasa, bukan sekadar gambaran keseluruhan masa
• ISO/IEC 27001— sistem pengurusan keselamatan maklumat
• ISO 27017 dan ISO 27018—keselamatan awan dan perlindungan data peribadi dalam awan
• ISO 27701— pengurusan maklumat privasi, selalunya relevan jika anda mengendalikan data peribadi
• CSA STAR— jaminan keselamatan awan, sering digunakan bersama ISO/SOC
• FedRAMP— lebih relevan untuk kes penggunaan kerajaan dan kontraktor

Sama pentingnya dengan label, perinciannya juga begitu. Apabila anda menyemak dokumentasi, tanya:

• Apakah skopnya, perkhidmatan dan wilayah yang diliputi?
• Sejauh manakah laporan atau pensijilan tersebut terkini?
• Adakah terdapat pengecualian yang dinyatakan, dan apakah pelan pemulihannya?
• Subpemproses atau pihak ketiga yang manakah disertakan?

Jika organisasi anda mempunyai keperluan kawal selia khusus, anda juga perlu mengesahkan bagaimana platform tersebut menambah sokongan melangkaui pensijilan, seperti kawalan pengekalan, kebolehauditan dan tadbir urus akses.

Dropbox menerbitkan maklumat keselamatan, privasi dan pematuhan sebagai sebahagian daripada pelbagai sumber kepercayaan, yang dapat membantu pasukan perolehan dan keselamatan menyemak keperluan dengan lebih mudah.

Apakah platform terbaik untuk perkongsian fail yang sedia mematuhi piawaian?

Platform perkongsian fail terbaik yang sedia untuk pematuhan ialah platform yang sepadan dengan kewajipan pematuhan khusus anda dan menjadikannya beroperasi setiap hari.

Daripada bermula dengan nama vendor, mulakan dengan keperluan anda. Penyelesaian perkongsian fail perusahaan yang sedia mematuhi peraturan harus menyokong:

• Kawalanakses dan penguatkuasaan dasar yang jelas — tetapan yang diuruskan oleh pentadbir untuk perkongsian luaran, akses pautan dan kebenaran
• Kebolehauditan— log dan pelaporan yang boleh menjawab siapa yang mengakses atau berkongsi kandungan, dan bila
• Kawalan pengekalan dan kitaran hayat— keupayaan untuk mengekalkan, memadam atau mengarkibkan kandungan dengan cara yang sepadan dengan dasar anda
• Kerjasama yang selamat dengan pihak luar— perkongsian yang tidak bergantung pada lampiran pemajuan atau akaun peribadi yang tidak diurus
• Integrasi keselamatan— keserasian dengan penyedia identiti (SSO) dan, apabila diperlukan, alatan dalam susunan keselamatan anda

Cara cepat untuk menilai kesediaan pematuhan adalah dengan menjalankan ujian senario mudah, seperti:

• Bolehkah kita berkongsi fail sensitif dengan rakan kongsi, mengehadkan akses kepada orang yang betul dan kemudian membuktikan apa yang telah berlaku?
• Bolehkah kita membatalkan akses dengan cepat jika hubungan berubah?
• Bolehkah kita menghasilkan log audit dan bukti dasar tanpa penyelesaian manual?

Jika platform memudahkan senario tersebut, anda berada di landasan yang betul.

Cara melancarkan perkongsian fail perusahaan tanpa memperlahankan pasukan

Pelancaran ini berjaya apabila ia mudah diguna pakai oleh pasukan dan mudah untuk ditadbir oleh IT. Walaupun setiap syarikat berbeza, pelan pelancaran praktikal selalunya kelihatan seperti ini:

1. Petakan aliran kerja perkongsian teratasanda — seperti kerjasama dalaman, penghantaran pelanggan luaran, pengumpulan fail vendor.
2. Tetapkan dasarlalai yang sepadan dengan kerja sebenar — termasuk tetapan pautan dan peraturan perkongsian luaran.
3. Jalankan projek rintis dengan pasukan yang banyakberkongsi — dan dokumentasikan apa yang memperlahankan mereka.
4. Berhijrah secara berperingkat mengikut jabatan atau jenis projek— daripada cuba memindahkan semuanya sekaligus.
5. Terbitkan buku panduan satu halaman—supaya pekerja tahu bagaimana perkongsian yang baik.
6. Semak aktiviti perkongsian dan ulangi selepas pelancaran— berdasarkan corak penggunaan sebenar.

Pendekatan ini memastikan pasukan terus bergerak sementara anda mengetatkan tadbir urus dari semasa ke semasa. Ketahui lebih lanjut tentang keupayaan tadbir urus data perusahaan khusus dalam Dropbox.

Kawal perkongsian fail perusahaan dengan Dropbox

Perkongsian fail perusahaan berfungsi paling baik apabila orang ramai boleh bekerjasama dengan cepat dan IT boleh kekal yakin tentang keselamatan, dasar dan keterlihatan.

Jika anda bersedia untuk beralih daripada perkongsian ad-hoc kepada pendekatan sedia untuk perusahaan, berikut ialah beberapa langkah seterusnya:

• Semak keperluan anda
• Piawaikan dasar perkongsian
• Pilih platform

Dropbox membantu pasukan berkongsi dan bekerjasama dalam kandungan sambil memberi pentadbir alatan untuk mengurus akses dan mengekalkan pengawasan pada skala besar. Terokai penyelesaian perusahaan Dropbox untuk mengetahui lebih lanjut.