Kontrakter, skatter, kontoutskrifter, filer, mapper, videoer og mye mer. Fysisk eller digital, administrasjon av papirarbeid og eiendeler er en betydelig del av det å drive din egen virksomhet.
Skylagringsløsninger har gjort det mye enklere å lagre alt på ett trygt, sikkert sted – alt uten å rote til kontoret. Å lagre alt i skyen betyr også at du kan få tilgang til det fra flere enheter – hvor som helst, når som helst. Å lagre og organisere filene dine er imidlertid ikke det samme.
Hvis du er frilanser eller soloprenør, kan et godt digitalt filbehandlingssystem spare deg for betydelig tid og krefter. Det er tid du kan bruke på å jobbe med håndverket ditt eller utvide virksomheten din.
I denne veiledningen vil vi forklare hvordan du organiserer digitale filer på den mest effektive og effektive måten. Men først, la oss se på hvorfor vi bør administrere de digitale filene våre i utgangspunktet.
Hvorfor er digital filorganisering viktig?
For å holde den lille bedriften din i gang, må du være smidig og klar til å svare. Hvis du har planlagt en kundes drømmebryllup, men i siste øyeblikk mister de bordplanen, må du finne den raskt. Jobbet med rygg-til-rygg-videoopptak på én dag, med forskjellige interessenter, og trenger du nå å redigere dem? Å vite hvilket klipp som tilhører hvilket prosjekt vil gjøre videoredigeringsprosessen mye jevnere.
Å ta deg tid til å administrere filene dine og organisere dem kan utgjøre en stor forskjell for deg og kundene dine.
Hvor lang tid vil det ta å organisere de digitale filene mine?
Hvor lang tid det tar å sortere de digitale filene dine vil avhenge av hvor mye du trenger å organisere. Hvis det bare er noen få prosjekter (eller du akkurat har begynt), vil det ta en ettermiddag. Hvis det er måneder eller år med filer, mapper og eiendeler, vil det ta noen dager å få det sortert. Eller spre det ut over en uke.
Ja, organisere digitale filer høres ut som en innsats. Men det er verdt det å skape den eneste kilden til sannhet du kan stole på. Tenk deg hvor mye lettere det vil være å referere tilbake til gamle kreative prosjekter hvis de har klare navn, med alle eiendelene lagret i én mappe. Enda bedre, se frem til den undervurderte gleden ved å dele din fullt organiserte «Selvangivelse 2024/25»-mappen med regnskapsføreren din. Så len deg tilbake og la dem gjøre resten.
Tenk på det som å administrere e-postinnboksen din: det er en smerte i begynnelsen, men å få det gjort vil hjelpe deg med å finne ting raskere og mer effektivt.
Slik organiserer du digitale filer
Det er mange måter å organisere de digitale filene dine på, men du må sørge for at du finner et system som fungerer for deg. Det er ingen vits å sette på plass et veldig oversiktlig organisasjonssystem hvis det bremser deg, eller gjør det vanskeligere for deg å finne filer når du trenger dem.
For å komme i gang har vi satt sammen de ti beste filbehandlingstipsene våre:
- Velg ett sted å lagre filer og mapper
- Slett eller arkiver dupliserte filer
- Lag mapper og undermapper med et tydelig hierarki
- Vær tydelig og spesifikk
- Hold deg til konvensjonene for filnavn
- Arranger alltid filene korrekt mens du er på farten
- Oppbevar de viktigste dokumentene dine trygt
- Lag digitale kopier av fysiske dokumenter
- Ikke vær redd for å bli kvitt ubrukte filer
- Sikkerhetskopier filene dine og datamaskinen regelmessig
1. Velg ett sted for å lagre filer og mapper
Som soloprenør er datamaskinen din sannsynligvis allerede sentrum for alt som er relatert til virksomheten din. Det gjør det til et naturlig sted å lagre alle dine filer, mapper og eiendeler. Det eneste problemet er, hva skjer hvis datamaskinen din går i stykker, blir stjålet eller går tapt? Plutselig har alle de nøye organiserte filene og mappene dine forsvunnet. Au da.
Skylagring er et sikkert, pålitelig alternativ for å lagre alle eiendelene dine. Siden det betyr at filene og mappene dine er lagret online i skyen, trenger du aldri å bekymre deg for at maskinvaren din svikter deg. Du kan også få tilgang til alle filene dine på hvilken som helst enhet, fra hvor som helst du trenger dem. Så hvis det verste skjer og den gamle, trofaste bærbare datamaskinen til slutt gir opp, kan du logge på en annen enhet og raskt komme i gang igjen.
2. Slett eller arkiver dupliserte filer
Denne er kort og kjekk. Å administrere dupliserte filer er å duplisere arbeidet ditt. Før du begynner å arkivere, slett duplikater. Du kan også legge dem til side i en arkivmappe hvis du er usikker på om du trenger dem igjen.
Hvis du bestemmer deg for å beholde dem, lar Dropbox deg lagre filer på nettet og angi dem som bare online. Dette betyr at de fortsatt er trygge og sikre i skyen når du trenger dem, men at de ikke tar opp verdifull plass på enheten din. Det er ikke nødvendig å lagre hele porteføljen på din pålitelige Mac eller Windows PC. Bare lagre det i skyen og få tilgang til arbeidet ditt når du trenger å dele arbeidet ditt med klienter!
3. Lag mapper og undermapper med et tydelig hierarki
Du har ikke tid til å søke gjennom mapper på mapper for å finne den rette "Campaign_Asset_016.jpg". Lag en mappestruktur som er enkel å forstå og navigere i, og lagre deretter relaterte filer, dokumenter og eiendeler sammen, uansett filtype. For å gjøre dette, må du etablere et klart mappe- og undermappehierarki.
Som en beste praksis, er det en god idé å strukturere mappehierarkiet:
Etter navn
Klienter > Klientens navn > Kreativt > Høsten 2022 > Det flotte innendørs > Flott_Innendørs_Camping_ FB_1080x1080.jpg
etter prosjekt
Alle prosjekter > Kreative kampanjer > Facebook-annonser > Det flotte innendørs > Flott_Innendørs_Camping_ FB_1080x1080.jpg
eller Etter dato
2022 > September > Kreativt > Klientens navn > Det flotte innendørs > Flott_Innendørs_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Uansett hva du velger, bare husk å unngå å overbelaste mapper med filer. Del dem i stedet inn i undermapper. Dette vil gjøre det mye enklere for deg eller dine samarbeidspartnere å finne filene du trenger.
4. Vær tydelig og spesifikk
Fil- og mappenavn må være tydelige og enkle å forstå. Hvis du er en fotograf som jobber i høysesongen for bryllup, kommer du til å ha uker der du skal delta på tre eller fire bryllup. La oss være ærlige – du kommer ikke til å ha tid til å endre navn på hvert bilde når du laster dem opp. Men du kan sortere dem i mapper med detaljer som dato, stedsnavn og kanskje fornavnene til det lykkelige paret. Takk deg selv senere.
Å være tydelig og spesifikk med filbehandlingen din er enda viktigere når du deler filer og mapper. I runde fire har ikke klienten tid til å forhåndsvise hver og en av de 30 kampanjemidlene. De vil bare sjekke at du har gjort tilbakemeldinger på JB_Mars_22_Kampanje_Banner.png.
5. Hold deg til konvensjonene for filnavn
Når du har valgt et sett med navnekonvensjoner for filene og mappene dine, hold deg til dem. Enten du jobber solo eller samarbeider med andre, gjør det å være konsekvent alles liv enklere.
Som en ekstra bonus, er det tydelig at navngivning av filer og mapper gjør det mye, mye enklere å søke etter dem etter navn.
6. Fil alltid mens du går
Det er lett å ende opp med et etterslep av filer som må arkiveres. Ikke vær den personen. Arranger i stedet filene mens du er på farten, eller opprett eiendeler i mappen de hører hjemme i. Hvis du ved en feiltakelse lagrer en fil i feil mappe, bør klare navnekonvensjoner også gjøre det enkelt å sortere. Ingen skade gjort.
7. Oppbevar de viktigste dokumentene dine trygt
Passordbeskyttende filer er en vanlig måte å beskytte viktige dokumenter på. Noen nettskylagringsløsninger lar deg til og med gi og fjerne tilgang til dokumenter med noen få enkle klikk. Begge er smarte strategier for digital infrastruktur og cybersikkerhet å sette på plass for å beskytte arbeidet ditt.
Noen ganger trenger filer et ekstra lag med sikkerhet, utover til og med passord. Det kan være fordi de inneholder sensitiv informasjon, for eksempel kundenes personopplysninger. Det kan være fordi du jobber med en helt ny prototype som konkurrentene dine ville elske å få tak i. Eller kanskje det ikke er jobbrelatert i det hele tatt. Kanskje du bare trenger et trygt sted å hjelpe til med å lagre foreldrenes viktige papirer for dem.
Dropbox hjelper deg med å lagre, organisere og sikre den mest sensitive informasjonen din i skyen. Dropbox beskytter filene, mappene og dataene som er lagret på kontoen din takket være et vell av sikkerhetsfunksjoner, inkludert:
- To-faktorverifisering
- avansert fildeling og tillatelser
- sikker 256-bit AES og SSL/TLS krypteringsteknologi
- Fil- og mappegjenoppretting
…og mye mer.
8. Lag digitale kopier av fysiske dokumenter
Selv om virksomheten din er bortimot fullstendig basert på nett, vil du fortsatt ha fysiske dokumenter og eiendeler. Men det er ikke nødvendig å holde disse adskilt når du administrerer filene dine. Du kan i stedet ganske enkelt digitalisere dem og arkivere dem på samme måte som en annen digital fil.
En måte å gjøre dette på er å bruke en dokumentskanner for å skanne kvitteringer, ID-er, bilder og mer, rett til telefonen. Om noen øyeblikk vil de også være klare til å arkivere. Og hvis skylagringen din har Optical Character Recognition (OCR) innebygd, kan du konvertere disse skannede bildene til tekstsøkbare PDF-filer.
Prøver du å finne den ene spesifikke kontrakten du glemte å sende inn, men husker bare navnet på underskriveren? Ikke noe problem – bare søk på lagringsplassen din etter navnet på underskriveren og OCR vil raskt identifisere den irriterende PDF-kontrakten den er nevnt i.
9. Ikke vær redd for å bli kvitt ubrukte filer
Sletting og arkivering av gamle filer er ikke bare en engangshandling. Hvis du vil administrere de digitale filene dine effektivt, må du utføre en rask gjennomgang av og til. Du kan bli overrasket over hvor mye av det du finner faktisk kan fjernes.
Den beste måten å gjøre dette på er å sette deg selv en påminnelse. Når filene dine er organisert, er det å sette av denne tiden til å vedlikeholde og administrere filene dine en fin måte å spare plass på – både på harddisken og i hvilken som helst skylagring du bruker.
10. Sikkerhetskopier filene og datamaskinen regelmessig
Sist, men på ingen måte minst: ta alltid sikkerhetskopi av alle filene og mappene dine. All den filbehandlingen og organiseringen er bortkastet hvis filene dine ikke er sikkerhetskopiert, for sikkerhets skyld. Hvis du ikke har en sikkerhetskopi og mister eller skader datamaskinen som hele virksomheten din er basert på, har du plutselig fått et stort problem.
Vi har allerede nevnt at eksterne harddisker er et godt alternativ for å sikkerhetskopiere filene dine. Men de kan også lett bli borte, stjålet eller ødelagt. Da er du tilbake til start. Sikkerhetskopiering til nettskyen er en flott løsning på dette problemet. Da kan du få tilgang til sikkerhetskopiene dine når som helst og hvor som helst.
Sikkerhetskopiering av filer og mapper til Dropbox betyr at innholdet ditt er trygt og enkelt å gjenopprette når du trenger det. Hvis datamaskinen eller harddisken din noen gang går i stykker eller blir stjålet, kan du enkelt få tilgang til filene og mappene dine fra skylagringen og gjenopprette dem til en ny enhet.
Ingen Internett-forbindelse? Ikke noe problem. Med Dropbox kan du jobbe med filer mens du er frakoblet, og filene og mappene dine synkroniseres automatisk med alle redigeringer du har gjort når du er tilbake på nett.
Finn et hjem for alle filene dine
Når det gjelder digital filbehandling, er det å finne den rette lagringsløsningen det beste stedet å begynne. Dropbox har sikker, brukervennlig skylagring som gjør det enkelt å holde orden på filene og mappene dine. Men vi gjør mer enn bare å lagre.
Tenk på Dropbox som ditt sentrale samarbeidssenter. Trygge og sikre, filene og mappene dine er tilgjengelige fra datamaskinen, telefonen eller nettbrettet når du trenger dem. Å sende arbeidet ditt til kunder, kunder eller samarbeidspartnere er like enkelt som å lage en delt kobling til en fil eller mappe. I tillegg, hvis du noen gang mister tilgangen til filene dine, vil Dropbox holde dem trygge og organiserte –selv om du mister datamaskinen eller den til slutt bryter sammen.
