Table of contents
Hva er e-postadministrasjon?
E-post er fantastisk. Hvor ville vi vært uten? Men selv om fordelene er mange, kan det også føre til problemer med tidsstyring. Det hender oss alle at vi logger inn, ser over 50 nye e-poster i innboksen og blir fristet til å overse alle. Å leve med en rotete innboks påvirker den totale jobbmentaliteten, og å utsette én oppgave kan fort føre til flere utsettelser.
Tenk på hva du bruker e-post til. For kommunikasjon med kunder og for påloggingsinformasjon, er e-post uerstattelig. For de fleste andre ting kan andre alternativer være mer effektive, som Dropbox. Med Dropbox kan team jobbe smartere uten å jobbe hardere og enkelt tilpasse seg arbeidsflyter for smidig samarbeid, redigering og deling.
Dette er bare noen av måtene Dropbox kan endre arbeidsprosesser på, for økt teamproduktivitet og enklere samarbeid. Tror du at du trenger e-post for å sende store filer, dele redigeringer eller oppdatere gamle dokumenter? Tenk om igjen.
Å dele tilbakemeldinger
Med Dropbox kan du legge til anmerkninger rett i dokumentet du jobber med, og fremheve den nøyaktige setningen, eller til og med ordet, kommentaren din refererer til. Alt teammedlemmene dine trenger å gjøre er å bla gjennom, se tilbakemeldingene dine og gjøre endringene. De kan markere problemet som løst, eller svare på kommentaren din, med alle meldinger lagret direkte i dokumentet. Dropbox samler kommentarer og oppsummerer dem i lettfordøyelige e-postoppdateringer. Dette sikrer at ingenting blir oversett, samtidig som du slipper å få en ny e-post for hver nye kommentar. I tillegg kan du @omtale bestemte brukere, perfekt hvis du vil trekke oppmerksomheten til noen fra juridisk avdeling til en bestemt redigering, slik at de slipper å lese alt.
Å sende store filer
Ingen liker å prøve å sende store filer via e-post. Har den riktig størrelse? Er det riktig format? Vil mottakeren kunne laste den ned? Med Dropbox trenger du ikke å bekymre deg. Dropbox deler filene dine sikkert og støtter et bredt utvalg av filformater. Du kan enkelt sende lange videoer, som kan vises i Dropbox i en komprimert størrelse som gir rask lastetid, eller lastes ned i full oppløsning. Perfekt hvis du er på farten og ikke har WiFi.
Del hva som helst
Med Dropbox blir alt fra filer og mapper til bilder og dokumenter, lagret ryddig og sikkert på nettet. Det betyr at du og teamet ditt aldri mer trenger å rote med USB-minnepinner eller høre de fryktede ordene «Jeg glemte den på kontoret». Så lenge du kan komme deg på nett, kan du få tak i filene dine. I tillegg kan du med enkel deling av koblinger gi tilgang til hvem du vil med bare noen få klikk. Med passordbeskyttelse og datofølsomme tilgangskontroller for koblinger, kan du være sikker på at ingen andre kommer over filene dine «tilfeldig», eller har tilgang lenger enn du vil.
Samarbeid
Samarbeid er kjernen i det vi gjør. I stedet for å sende e-poster frem og tilbake, kan dokumentet lagres på Dropbox for enkelt samarbeid. Endringer, kommentarer og tilbakemeldinger oppdateres i sanntid, og gir en tydelig oversikt til hele teamet, ikke bare navnet i «Til:»-feltet.
Det er perfekt for kunder og klienter også. Ikke mer bekymring for om de har den nyeste versjonen av Word, om de trenger en .doc, .docx, eller PDF – alt de trenger å gjøre er å klikke på dokumentet ditt som er hostet på Dropbox. Med lange e-posttråder ute av veien, kan teamet ditt og kundene dine nyte lynraskt samarbeid. Bare spør fornøyde kunder hos Ben & Jerry's som sier at «Dropbox Business er nøkkelen til å stoppe sløsende samtaler».
Andre tips for å administrere e-poster
Noen ting krever e-post uansett hva, så her er hvordan du får mest mulig ut av jobbinnboksen din:
Unngå for mange e-poster
Blir du forstyrret av popup-varslinger om ny e-post gjennom arbeidsdagen? Hvis du oppretter faste tider for å sjekke innboksen i løpet av dagen, trenger du ikke holde øye med varslinger hele tiden. Dette kan innebære at du kun bruker valgt plattform, som Microsoft Outlook, fra en nettleser, slik at du kan lukke den fanen og åpne den igjen til fast e-posttid. Hvor regelmessig du får gjort dette avhenger av tidsplanen din, men bare det å vite at du ikke trenger å tenke på e-poster før et gitt tidspunkt vil gjøre det enklere å fokusere på andre oppgaver i mellomtiden.
Tenk på e-post som en egen oppgave, ikke noe som er separat fra andre daglige oppgaver. Det betyr at det bør ha en plass på gjøremålslistene dine, akkurat som daglig bevegelse eller lunsjpausen.
Lagre vedlegg
Å pløye gjennom e-poster fra flere uker eller måneder tilbake på jakt etter det ene vedlegget kan være slitsomt. Deling med Dropbox vil fjerne dette problemet helt og holdent, men du kan likevel ha glede av noen nyttige funksjoner. Last ned alle vedlegg med en gang du får dem, gi dem passende navn og last dem opp til en Dropbox-mappe, slik at du enkelt kan gå tilbake til dem eller dele dem senere.
Du bør også huske på at innboksen din kan begynne å slette veldig gamle e-poster automatisk, og du vet aldri når et vedlegg du fikk tilsendt for et år siden kan bli relevant igjen. Så beskytt dokumentene dine mot sletting og oppbevar dem sikkert.
Ta en liten opprydding i e-postene
Avmeld deg nyhetsbrev og reklame-e-poster som du vet du aldri leser. Det er én ting å ha en personlig e-post oversvømmet med lyntilbud, men hvis du slipper dem inn i jobbinnboksen din, kan de ende opp med å kvele de viktige e-postene dine.
Svar så raskt du kan
E-poster er en uendelig strøm, og det er lett å glemme å svare på en når de bare fortsetter å strømme inn. Gjør det til en vane å svare så snart du er ferdig med å lese e-posten, enten med den forespurte informasjonen, eller, hvis du ikke har den, med forsikringen om at du vil få den. Når mottakeren leser og svarer på det, har du sannsynligvis fått svaret ditt.
Opprett filtre
Det kan være nyttig å opprette e-postmapper for ulike e-poster. Du kan for eksempel ha en mappe for hvert prosjekt eller etter type, som faktura, HR, sosialt, diverse osv. De fleste e-postklienter lar deg opprette filtre ut fra ulike kriterier. Innkommende e-poster som inneholder bestemte ord kan omdirigeres til en valgt mappe, for eksempel kan alle «@eksempel.com»-e-poster sendes til en egen mappe. Alle e-poster som inneholder ordet «julebord» kan gå rett til «sosialt».
Dette er også en god grunn til å bruke tydelige emnelinjer i dine egne meldinger – det kan gjøre det enklere for mottakerens e-postklient å filtrere meldinger fra deg på riktig måte og sørge for at de ikke havner i søppelposten.
