Hva du skal se etter i en sikker fildelingstjeneste

Når teamet ditt trenger å dele kontrakter, kreativt arbeid og andre viktige filer, kan det å bare legge ved en fil føre til uante konsekvenser. Deling handler om å sikre at de riktige personene har tilgang til den riktige versjonen, og at du fortsatt kan få kontroll hvis en lenke blir videresendt feil eller et prosjekt avsluttes.

En sikker fildelingstjeneste bør hjelpe deg med å Protect sensitivt innhold, gjøre det enkelt å finne den nyeste versjonen, og hjelpe deg med å ha kontroll over hvem som kan vise, Rediger, laste ned eller dele en fil på nytt. I denne veiledningen ser vi nærmere på hvordan du velger én, og hvilke funksjoner du bør se etter. 

Hvis du ønsker den typen sikkerhet og hastighet som voksende team trenger, kan du utforske sikker fildeling med Dropbox eller velge et abonnement for å komme i gang i dag.

7 funksjoner du bør se etter i en sikker fildelingstjeneste for bedrifter

Sikre fildelingsverktøy skal hjelpe deg med å dele raskt samtidig som du ikke mister kontrollen. De kan gjøre dette gjennom en kombinasjon av funksjoner. 

Kryptering er viktig, men det er ikke hele bildet. Det avhenger også av hvem som har tilgang til en fil, hvor lenge, og om du kan tilbakekalle tilgangen. En praktisk sjekkliste over funksjoner ser slik ut:

1. Kryptering ved lagring og under overføring: Tjenesten bør som et minimum Protect filer mens de er lagret (ved lagring) og mens de flyttes mellom apper og servere (under overføring). For svært sensitivt innhold kan valgfri ende-til-ende-kryptering legge til et ekstra lag med beskyttelse.
2. Nivåinndelte tillatelser og koblingskontroller: Du bør kunne tilpasse filtillatelser, noe som gjør det enkelt å velge hvem som kan vise, redigere eller laste ned en fil. Å legge til passordbeskyttelse og utløpsdatoer til delte koblinger ved behov er en annen ønskelig funksjon.
3. Delingskontroll for eksterne: En pålitelig fildelingsløsning bør gjøre det enkelt å dele med klienter eller leverandører – samtidig som du beholder kontrollen over hvem som kan se innholdet ditt. Du kan enkelt administrere tilgang til delte koblinger når du samarbeider med eksterne partnere. Ved å justere eller fjerne filtillatelser holder du innholdet beskyttet og sikrer at bare de rette personene kan se filene dine.
4. Sporbarhet og administratorinnsyn: Se etter alternativer for kontroll og innsyn som tilsynslogger, aktivitetsrapportering og innsyn i ekstern deling – slik at administratorer kan forstå hvordan innhold flyttes. Administratorer bør enkelt kunne styre hvordan teamet deres deler, med full oversikt.
5. Versjonshistorikk og gjenoppretting: Sikker nettskylagring og fildeling er verdiløst uten robuste funksjoner for filgjenoppretting og versjonshistorikk. Hvis noen sletter, overskriver eller endrer feil fil, hjelper gjenopprettingsverktøy og versjonshistorikk deg med å rette det opp uten panikk.
6. Levering av store filer: Når team foretrekker å dele ferdig arbeid i stedet for å redigere sammen i sanntid, kan det være nyttig å ha en egen prosess for å levere fil. Hvis du vil sende store filer, bør du se etter verktøy for overføring av store filer – laget for den typen enveisforsendelse.
7. Identitets- og enhetsbeskyttelse: Se etter sterke kontroller for pålogging og endepunkter som multifaktorgodkjenning, enkel pålogging, enhetsgodkjenninger og ekstern sletting– slik at tilgangen forblir sikker selv når team endres og enheter er på farten.

Hvis du ønsker en sikker fildelingstjeneste som samler alt dette i én arbeidsflyt, kan du utforske hele utvalget av Dropbox- funksjoner for å se hvordan de kombineres og lar deg dele raskt med full kontroll.

Forstå forskjellen mellom kryptering og sikker deling

Kryptering er et lag med sikkerhet, men sikker fildeling refererer til hele systemet. 

Kryptering beskytter selve filens data (mens den lagres og mens den overføres) – sikker fildeling går enda lenger ved å omslutte filen med kontroller som tilgangsregler og gjenoppretting. 

Kryptert fildeling beskytter dataene, og det finnes to hovedtyper:

• Kryptering under overføring– beskytter filer mens de flyttes mellom enheter og servere
• Kryptering ved lagring– beskytter filer mens de er lagret på leverandørens servere

Det hindrer ikke automatisk eksponering etter at filen er kommet frem, for eksempel hvis den lagres usikkert på mottakerens enhet. Når du trenger å holde informasjon beskyttet og styre hvem som kan se den, er en pålitelig fildelingsplattform avgjørende. 

Denne tilnærmingen beskytter dataene dine samtidig som du får kontroll over tilgangen i hvert trinn via:

• Tillatelser– hvem som kan vise, redigere, laste ned eller dele på nytt
• Godkjenning– påloggingskontroller og sterkere kontobeskyttelse
• Utløp– slik at lenker ikke varer evig
• Sporbarhet– aktivitetslogger og rapportering
• Gjenoppretting– versjonshistorikk og filgjenoppretting for når feil oppstår

Ende-til-ende-kryptering (E2EE) ligger på den strengeste enden av dette spekteret – filer krypteres på avsenderens enhet og kan bare dekrypteres av noen med riktig nøkkel, noe som skiller seg fra vanlige oppsett for data i ro og under overføring. 

Sikkerhetssertifiseringer du bør se etter i fildelingsverktøy

Start med et selskap som har et godt rykte for sikkerhet, og fokuser deretter på dataene du deler. 

Se etter grunnleggende sertifiseringer som ISO 27001 eller SOC 2 først, og se deretter etter sikkerhetssertifiseringer som er spesifikke for nettsky og personvern hvis de er viktige for bransjen din. Her er en kort liste – og hva hver enkelt forteller deg:

• ISO 27001: Et solid utgangspunkt. Det betyr at leverandøren har et revidert styringssystem for informasjonssikkerhet (ISMS), noe som viser at det finnes et konsekvent sikkerhetsprogram på tvers av hele selskapet – ikke bare enkeltstående kontroller.
• SOC 2: For dypere sikkerhet rundt sikkerhetskontroller, noe som er nyttig når du ønsker tredjepartsvalidering på områder som sikkerhet og tilgjengelighet. Du får enklere leverandøraktsomhet – spesielt for Enterprise-kjøpere som trenger detaljert dokumentasjon til innkjøp og revisjoner.
• ISO 27017, ISO 27018 og ISO 27701: Nyttige tillegg for nettskysikkerhet, nettskypersonvern og administrasjon av personverninformasjon. Sterkere samsvar med forventninger til nettsky og personvern, noe som er nyttig når du deler sensitive eller regulerte data.
• CSA STAR: Dette er et ekstra signal om nettsky-sikkerhet som noen selskaper liker å se. Det er en sertifisering av et verktøy med høyere modenhet innen nettskysikkerhet – ofte nyttig når man sammenligner leverandører i samme kategori.

Dropbox kan hjelpe organisasjoner ved å oppfylle en rekke sertifiseringer og samsvarsstandarder. Dette gjør at team trygt kan overholde regulatoriske krav som en del av den daglige arbeidsflyten.

Tilpasse krav til dine behov

Ikke alt er et fancy sertifiseringsmerke. Enkelte krav er juridiske og regulatoriske rammeverk som leverandøren din må støtte, for eksempel:

• GDPR– hvis du håndterer personopplysninger fra EU, trenger du riktig kundestøtte for databehandling
• HIPAA– hvis du håndterer helsedata, kan det hende du trenger en leverandør som støtter HIPAA-arbeidsflyter
• NIST SP 800-171– relevant for mange arbeidsflyter hos statlige leverandører

Når du vurderer sikkerhet, må du sørge for at løsningen din har uavhengig validering og samsvarsfunksjoner som passer til typen data teamet ditt arbeider med.

Slik hjelper Dropbox team med å dele sikkert

Sikker deling i Dropbox lar deg holde filer, brukere og synlighet på ett sted – slik at du beholder kontrollen hvis noe endrer seg. 

Enten du samarbeider i et team eller jobber med eksterne partnere, her er noen måter det muliggjør at arbeidsflytene fungerer smidig på:

1. Internt i teamet – én kilde til sannhet med sikringstiltak

For internt arbeid handler sikker fildeling først og fremst om å holde alle samkjørt og forhindre utilsiktet endring av tilganger. Dropbox lar deg:

• Arbeid ut fra én delt fil eller mappe– i stedet for å sende kopier på e-post
• Bruk visnings- kontra redigeringstillatelser bevisst– når ikke alle trenger redigeringstilgang
• Hold deling teambegrenset– når den bør forbli intern
• Bruk aktivitets- og versjonshistorikk– slik at feil er håndterbare

Når en person oppdaterer en presentasjon i den delte mappen, kan markedsføringsavdelingen se og lese den med tilgang begrenset til visning, ledelsen kan se hva som ble endret i versjonshistorikken – og ingen ender opp med feil fil.

2. Med leverandører og partnere – minst mulig tilgang med tydelig avslutning

Ekstern samhandling mislykkes vanligvis når folk ikke får tilgang til det de trenger, eller de får tilgang til for mye. En trygg og enkel Dropbox-arbeidsflyt ser slik ut:

• Deling av en lenke eller mappe– med minimum av nødvendige tillatelser
• Legge til passord og utløpsdatoer– for sensitivt eller tidsbegrenset arbeid
• Bruk tillatelser for se og lese eller begrens nedlastinger– hvis noen ikke trenger lokale kopier
• Gjennomgang av delingsaktivitet– og tilbakekalling av tilgang når prosjektet avsluttes
• Bruk overføring for endelige overleveringer– slik at du sender en kopi uten å eksponere den aktive mappen din

Hvis du jobber med en frilanser på en casestudie, kan du dele en lenke for se og lese som utløper, tillate nedlastinger kun når den endelige versjonen er godkjent, og trekke tilbake tilgangen i det øyeblikket et prosjekt avsluttes.

Sikker deling som holder tritt med reelt arbeid

Den beste tjenesten for sikker fildeling hjelper teamet ditt med å dele, samarbeide, gjenopprette og beholde kontrollen når det står mer på spill. 

Hvis du vil ha sikker fildeling som balanserer beskyttelse med hastighet, samler Dropbox de rette funksjonene i ett verktøy –velg et abonnement eller utforsk sikker fildeling med Dropbox i dag.