Table of contents
Wat is e-mailbeheer?
E-mail is geweldig. Zonder e-mail zijn we nergens, maar naast alle voordelen heeft het ook veel nadelen, zoals bijv. slecht tijdbeheer. We doen het allemaal: de inbox openen, meer dan 50 nieuwe e-mails zien en deze willen negeren. Een rommelige inbox beïnvloedt jouw hele werkmentaliteit en door één taak uit te stellen loop je de kans om alles op de lange baan te schuiven.
Vraag jezelf maar eens af, waar gebruik je e-mail eigenlijk voor? Om met klanten te communiceren en inloggegevens te verkrijgen is e-mail onvervangbaar, maar voor bijna alle andere mogelijkheden zijn er waarschijnlijk efficiëntere alternatieven, zoals Dropbox. Dropbox zorgt ervoor dat teams slimmer werken i.p.v. harder en past zich eenvoudig aan jouw workflows aan om moeiteloos samen te werken, te bewerken en te delen.
Dit zijn enkele manieren waarop Dropbox je werkprocessen kan transformeren, voor een hogere teamproductiviteit en eenvoudige samenwerking. Denk je dat je e-mail nodig hebt om grote bestanden te versturen, bewerkingen te delen of oude documenten bij te werken? Dat hoeft niet zo te zijn.
Feedback delen
Met Dropbox kun je aantekeningen toevoegen aan het document waaraan je werkt. Zo wordt de precieze zin of het woord waarnaar je opmerking verwijst, gemarkeerd. Het enige wat je teamleden hoeven te doen, is door de documenten te scrollen, je feedback te bekijken en de wijzigingen door te voeren. Ze kunnen het probleem als opgelost markeren of op je opmerking reageren, waarbij alle berichten rechtstreeks in het document worden opgeslagen. Dropbox verzamelt opmerkingen en vat deze samen in begrijpelijke e-mailupdates. Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en dat je niet voor elke nieuwe opmerking een nieuw e-mailbericht ontvangt. Bovendien kun je specifieke gebruikers @vermelden. Dit is ideaal als je de aandacht van iemand van de juridische afdeling wilt vestigen op een specifieke bewerking, in plaats van dat ze de hele tekst moeten lezen.
Grote bestanden verzenden
Niemand vindt het leuk om grote bestanden via e-mail te versturen. Past het? Is dit het juiste formaat? Kan de ontvanger het bericht aan de andere kant ook downloaden? Met Dropbox hoef je je nergens zorgen over te maken. Met Dropbox deel je je bestanden veilig en ondersteun je een breed scala aan bestandsindelingen. Je kunt eenvoudig lange video's versturen, die je vervolgens via Dropbox kunt bekijken in een gecomprimeerd formaat, zodat ze snel laden, of kunt downloaden in de volledige resolutie. Ideaal als je onderweg bent en geen wifi hebt.
Alles delen
Van bestanden en mappen tot afbeeldingen en documenten: Dropbox bewaart alles netjes en veilig online. Dat betekent dat jij en je team nooit meer hoeven te rommelen met USB-sticks en nooit meer de vreselijke woorden "Ik heb hem op kantoor laten liggen" te horen krijgen. Zolang je online bent, heb je toegang tot je bestanden. En dankzij de mogelijkheid links te delen kun je met slechts een paar klikken iedereen toegang geven. En met wachtwoordbeveiliging en datumgevoelige toegangscontrole voor links kun je ervoor zorgen dat niemand 'per ongeluk' je bestanden tegenkomt of er langer dan gewenst toegang toe heeft.
Samenwerking
Samenwerking staat centraal in alles wat wij doen. In plaats van voortdurend e-mailen, kunt je je document op Dropbox zetten, zodat je er als team eenvoudig mee kunt werken. Wijzigingen, opmerkingen en feedback worden in realtime bijgewerkt en bieden een duidelijk overzicht voor het hele team, niet alleen de naam in de 'Aan:'-balk.
Het is ook perfect voor klanten en opdrachtgevers. U hoeft zich geen zorgen meer te maken of ze de nieuwste versie van Word hebben, of ze een .doc nodig hebben, .docx, of PDF - het enige wat ze hoeven te doen is klikken op uw op Dropbox gehoste document. Nu lange e-mailthreads verleden tijd zijn, kunnen uw team en uw klanten razendsnel samenwerken. Vraag het maar aan de tevreden klanten van Ben & Jerry's. Zij zeggen: "Dropbox Business is de sleutel tot het stoppen van nutteloze gesprekken."
Andere tips voor e-mailbeheer
Voor sommige dingen heb je sowieso e-mail nodig. Daarom leggen we je uit hoe je het beste uit je werkinbox haalt:
Vermijd e-mailoverbelasting
Gaat je aandacht tijdens je werkdag regelmatig naar de pop-upmelding van een nieuwe e-mail? Probeer vaste tijden aan te houden om je inbox te controleren, zodat je niet voortdurend wordt afgeleid door de meldingen. Dit kan betekenen dat je het door jou gekozen platform, zoals Microsoft Outlook, alleen vanuit een browser kunt gebruiken, zodat je dat tabblad kunt sluiten en pas weer kunt openen als het tijd is om jouw e-mail te controleren. Hoe regelmatig je dit doet hangt af van jouw agenda, maar als je weet dat je niet de hele dag aan jouw e-mails hoeft te denken, kun je je in de tussentijd beter concentreren op andere taken.
Beschouw e-mail niet als een apart onderdeel van je dagelijkse taken, maar beschouw het als een zelfstandige taak. Dat betekent dat het een plekje op je takenlijst moet krijgen, net als je dagelijkse overlegmomenten of je lunchpauze.
Bijlagen opslaan
Soms moet je door weken of zelfs maanden aan e-mails zoeken naar die ene bijlage. Als je dit via Dropbox had gedeeld, bestond dit probleem natuurlijk niet, maar dat betekent niet dat je niet alsnog gebruik kunt maken van onze handige functies. Download al jouw bijlagen op het moment dat je ze ontvangt, geef ze een passende naam en upload ze naar een Dropbox-map zodat je ze in de toekomst gemakkelijk kunt terugvinden of delen.
Houd er ook rekening mee dat oude e-mails automatisch uit uw inbox kunnen worden verwijderd en dat u nooit weet wanneer een bijlage die u een jaar geleden hebt ontvangen, weer relevant kan zijn. Bescherm uw documenten daarom tegen verwijdering en bewaar ze op een veilige plek.
Probeer een kleine e-mailopruiming
Meld u af voor nieuwsbrieven en promotionele e-mails waarvan u weet dat u ze nooit leest. Het is één ding om een privé-e-mail vol met flitsaanbiedingen te hebben, maar als je ze in je werkinbox laat belanden, kunnen ze je belangrijke e-mails overwoekeren.
Stuur zo snel mogelijk een reactie of plan een actie in
De stroom e-mails is oneindig en het is gemakkelijk te vergeten erop te reageren als er maar e-mails binnenkomen. Maak er een gewoonte van om direct na het lezen van de e-mail te reageren, hetzij met de gevraagde informatie, hetzij, als u die niet hebt, met de verzekering dat u die zult ontvangen. Tegen de tijd dat de ontvanger uw bericht leest en erop reageert, heeft u waarschijnlijk al uw antwoord.
Filters maken
Het kan handig zijn om een e-mailmap te maken voor verschillende soorten e-mails. Je kunt bijvoorbeeld een map per project maken of simpelweg categoriseren op type, bijvoorbeeld 'Facturen', 'HR', 'Sociaal', 'Overige', etc. In de meeste e-mailprogramma's kun je filters maken op basis van verschillende criteria. Zo kunnen inkomende e-mails die bepaalde woorden bevatten bijvoorbeeld naar een geselecteerde map worden gestuurd, bijvoorbeeld elke "@example.com" e-mail gaat naar een speciale map. Elke e-mail met het woord 'Kerstborrel' kan direct naar 'Sociaal' gaan.
Dit is ook een goede reden om heldere onderwerpen te gebruiken in jouw eigen berichten; zo help je het e-mailprogramma van de ontvanger om jouw bericht correct te filteren en ervoor te zorgen dat het niet naar spam wordt gestuurd.
