Hoe veilig is cloudopslag? Een checklist voor het beoordelen van providers

Met cloudopslag krijgt uw team één plek om bestanden te openen, synchroniseren en delen. Maar de beveiliging hangt af van de provider en de instellingen die uw team daadwerkelijk gebruikt. Kijk voordat u kiest verder dan de functie checklist en vergelijk de dagelijkse beveiligingen: machtigingen, herstelopties, versleuteling en beheerderinstellingen.

Stel een praktischere vraag: kan de service de bestand Protect die uw team deelt, Bewerken, Terug-upt en terugzetten tijdens dagelijkse werkzaamheden?

U hebt meer nodig dan een algemene belofte dat uw bestanden veilig zijn als u zaken opslaat zoals:

• Contracten
• Financiële documenten
• Klantinformatie
• Creatief materiaal
• Interne abonnementen

Deze handleiding behandelt de beveiligingsfuncties van cloudopslag die het vergelijken waard zijn, van versleuteling en machtigingen tot ondersteuning bij compliance, herstelopties en functies voor beheer. Bekijk hoe Dropbox met deze beveiligingsmaatregelen omgaat en verken de beveiligingsfuncties van Dropbox of vergelijk abonnementen.

Hoe veilig is cloudopslag voor gevoelige Business-gegevens?

Cloudopslag kan veilig genoeg zijn voor gevoelige bedrijfsgegevens, maar de provider moet vier dingen goed doen:

• Protect bestanden in rust en tijdens verzending
• Bepaal zelf wie bestanden kan bekijken, bewerken, delen en downloaden
• Beheerders inzicht geven in riskant delen of bestandsactiviteit
• Zet snel terug na een onbedoelde verwijdering, overschrijving of aanval

Het risico bestaat dat u ervan uitgaat dat deze basisfuncties overal op dezelfde manier werken. Sterke versleuteling gaat niet altijd samen met sterke functies voor delen, en eenvoudige samenwerking gaat niet altijd samen met nuttig inzicht voor beheerders. Ondersteuning voor compliance vertelt u ook niet hoe snel u een verwijderd, overschreven of gecompromitteerd bestand kunt terugzetten.

Gebruik een checklist om de versleuteling, toegangscontroles, zichtbaarheid voor beheerders, compliance-support en herstelopties van elke provider te vergelijken voordat je er gevoelige gegevens aan toevertrouwt.

Waarom is online bestandsopslag riskant?

Incidenten met cloudopslag zijn niet altijd het gevolg van kwaadwillig gedrag; veel ervan beginnen zelfs bij alledaagse gebruikers die kleine menselijke fouten maken. Hier zijn enkele manieren waarop normale activiteiten de beveiliging binnen Teams kunnen beïnvloeden:

• Een gedeelde link blijft langer open dan zou moeten
• Een voormalige aannemer heeft nog steeds toegang tot een map
• Een gevoelig bestand wordt gedownload op een verloren laptop
• Een teamgenoot overschrijft de definitieve versie van een document
• Een beheerder heeft een controlespoor nodig, maar kan er geen vinden

Bestanden delen is eenvoudig, maar ervoor zorgen dat u de toegang op de lange termijn kunt beheren, is net zo belangrijk om uw materiaal beschermd te houden.

Voor het beschermen van uw materiaal is meer nodig dan alleen versleuteling. Machtigingen, zichtbaarheid, herstel en beleidsregels spelen allemaal een belangrijke rol om bestanden veilig en eenvoudig te beheren te houden.

Doordat alles naadloos samenwerkt, kunt u erop vertrouwen dat uw bestanden in de juiste handen blijven.

Hoe beoordeelt u of een aanbieder van cloudopslag veilig genoeg is voor gevoelige bedrijfsgegevens?

Ga niet af op je gevoel. Gebruik deze checklist voordat u een contract ondertekent of een account uitbreidt:

1. Controleer hoe de provider gegevens versleutelt

Zoek in ieder geval naar versleuteling in rust en tijdens verzending. U wilt dat opgeslagen bestanden beschermd zijn op de infrastructuur van de provider en dat bestanden tijdens de verplaatsing tussen gebruikers, apps en servers beschermd blijven.

Als de provider dit niet in gewone taal kan uitleggen, blijf dan doorvragen. Beveiliging die moeilijk te omschrijven is, is meestal moeilijk te evalueren.

2. Controleer wie toegang heeft tot bestanden, mappen en links

Volledige controle houden over de toegang tot uw materiaal is essentieel bij het werken met cloudopslag. Vraag of u beveiligde functies voor bestandsmachtigingen en het delen van links kunt instellen, zoals:

• Alleen-weergeven-toegang
• Machtigingen bewerken
• Downloadbeperkingen
• Wachtwoordbeveiliging
• Vervaldatums voor links

Vraag ook of machtigingen op bestandsniveau kunnen worden ingesteld en niet alleen op mapniveau.

Deze instellingen zijn belangrijk omdat gevoelige gegevens zelden alleen via opslag worden onthuld; het is bij het delen dat gegevens worden blootgesteld.

3. Controleer wat beheerders kunnen zien en beheren

Een veilige cloudopslagservice zou u moeten helpen om de volgende praktische vragen snel te beantwoorden:

• Wie heeft toegang tot deze map?
• Welke links zijn extern gedeeld?
• Kunnen we groepen en rollen centraal beheren?
• Werkt het product met eenmalige aanmelding (SSO) of een externe identiteitsprovider?

Als uw beheerders niet kunnen zien wat er gebeurt, zullen ze moeite hebben om het beleid af te dwingen.

4. Controleer herstel, versiegeschiedenis en gereedheid voor ransomware

Soms raken bestanden zoek, veranderen concepten of zijn apparaten niet meer waar u ze had achtergelaten. Het is belangrijk om een oplossing te hebben waarmee u voorbereid blijft op alles wat op uw pad komt.

Wanneer u een provider kiest, is het belangrijk om te weten hoe lang u verwijderde bestanden kunt terugzetten, of versiegeschiedenis beschikbaar is voor elk bestandstype en welke opties er worden geboden voor het op grote schaal terugzetten van gegevens, vooral na onverwachte gebeurtenissen zoals onbedoelde bewerkingen of ransomware.

Snel en betrouwbaar herstel helpt uw gegevens beschermd te houden.

5. Bepaal of zero-knowledge-versleuteling vereist is

Sommige teams merken dat standaardversleuteling, gecombineerd met degelijke toegangscontroles en beheerderstoezicht, aan hun behoeften voldoet.

Anderen daarentegen – met name degenen die werken met zeer vertrouwelijk intellectueel eigendom of gereguleerde gegevens – willen mogelijk zero-knowledge of end-to-end versleuteling (E2EE) overwegen voor extra gemoedsrust.

Wat het meest telt, is begrijpen hoe E2EE werkt, waar het van pas komt en welke overwegingen daarbij horen—niet alleen of een provider het ter sprake brengt.

6. Certificeringen en compliancesupport bekijken

Zoek naar bewijs dat een provider een onafhankelijke beoordeling heeft ondergaan. Certificeringen en rapporten garanderen geen perfecte beveiliging, maar ze tonen wel aan dat controles zijn gedocumenteerd, beoordeeld en onderhouden.

Als je team aan bepaalde branchenormen moet voldoen, is het handig om te weten welke resources er naast de standaardcertificeringen beschikbaar zijn. Sterke beveiligingsmaatregelen zijn belangrijk, maar nalevingstools die zijn afgestemd op jouw vakgebied kunnen echt het verschil maken.

7. Controleer transparantie, documentatie en support

Een betrouwbare provider helpt u om gemakkelijk door hun beveiligingsfuncties te navigeren. Zoek naar bronnen zoals een Trust Center, bijgewerkte rapporten, specifieke productgegevens, hulp bij het instellen en eenvoudige manieren om support te krijgen wanneer u snel antwoorden nodig hebt.

Wanneer beveiligingsinformatie gemakkelijk toegankelijk is, kunnen teams oplossingen met vertrouwen beoordelen en evalueren, zonder te wachten op extra gesprekken of naar details te hoeven zoeken.

Hoe zit het met zero-knowledge-versleuteling?

Zero-knowledge-versleuteling biedt een extra laag privacy tussen uw bestanden en de cloudservice. Met deze aanpak verzorgen alleen vertrouwde apparaten het versleutelen en ontsleutelen van uw materiaal, in plaats van dat alles op de servers van het bedrijf plaatsvindt.

Dropbox biedt zero-knowledge, end-to-end versleutelde mappen voor gevoelige, vertrouwelijke of bedrijfseigen gegevens, waarbij materiaal alleen op goedgekeurde apparaten wordt versleuteld en ontsleuteld.

Het is nog steeds maar één onderdeel van het geheel binnen de reeks beveiligingsmogelijkheden van een mogelijke tool. Zero-knowledge-versleuteling vervangt geen toegangscontroles, controleerbaarheid, linkbeveiliging, apparaatbescherming of herstelworkflows. Als een provider zich uitsluitend op die functie profileert, blijf dan verder evalueren.

Naar welke beveiligingscertificeringen moet u zoeken bij het delen van bestanden?

Begin met het bekijken van certificeringen en rapporten over naleving —deze bieden waardevolle inzichten in hoe een provider zijn beveiligingspraktijken beheert.

Hier volgt een kort overzicht van veelvoorkomende beveiligingscertificeringen en wat deze zeggen over een provider:

• SOC 2: getuigt van een doordachte aanpak van het beheer van beveiliging, beschikbaarheid, verwerkingsintegriteit, vertrouwelijkheid en privacy
• ISO 27001—biedt een gevestigd kader voor het beheer van informatiebeveiliging
• ISO 27017 en ISO 27018—geeft aan dat de provider waardevolle begeleiding kan bieden op het gebied van cloudbeveiliging en privacy
• CSA STAR: toont aan dat de service een onafhankelijk perspectief op cloudbeveiliging biedt dat verder gaat dan het minimum

Dropbox omvat ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27701, SOC 1, SOC 2, SOC 3 en CSA STAR Level 2 voor relevante producten.

Zoek na het bekijken van certificeringen naar een provider die aan uw behoeften voldoet. Als uw werk bijvoorbeeld beschermde gezondheidsinformatie omvat, controleert u of ze aan de HIPAA-vereisten voldoen. Of, voor overheidsprojecten met gecontroleerde informatie, zoekt u naar NIST-documentatie.

Vergeet niet dat het doel is om te bevestigen dat de provider actueel, relevant bewijs kan tonen voor het soort gegevens dat u‌ opslaat, en niet slechts een verzameling acroniemen.

Hoe Dropbox omgaat met de beveiliging van cloudopslag

Nu u weet waar u op moet letten, kunt u Dropbox aan de hand van dezelfde checklist beoordelen.

Zo houdt Dropbox jouw gegevens veilig in cloudopslag:

• Bestanden die zijn opgeslagen in Dropbox, worden in opslag versleuteld met 256-bits AES.
• Gegevens die tussen apps en servers worden verplaatst, reizen via een beveiligde SSL/TLS-verbinding.

Ga voor meer informatie over deze beveiligingsmaatregelen naar de pagina cloudbeveiliging van Dropbox, waar u een duidelijk overzicht vindt van hoe uw materiaal in elke fase veilig blijft.

Voor veilig bestanden delen biedt Dropbox je het volgende in ondersteunde abonnementen:

• Gedetailleerde bestandsrechten, inclusief toegang met alleen weergeven
• Wachtwoordbeveiliging
• vervaldatum
• gedeelde links

Samen helpen deze functies u te bepalen wie een bestand kan openen en hoe lang de toegang actief blijft.

Voor bestandsherstel kan Dropbox het volgende doen:

• Bewaart versiegeschiedenis voor alle bestandstypen
• Oudere versies van bestanden terugzetten

Bepaalde abonnementen bieden de mogelijkheid om verwijderde bestanden terug te zetten, wat u extra flexibiliteit en gemoedsrust geeft. Als een apparaat zoekraakt, kunt u extern verwijderen gebruiken om Dropbox-gegevens op dat apparaat te verwijderen, terwijl uw bestanden veilig opgeslagen blijven in uw account.

Kies cloudopslag die standhoudt in de praktijk

Cloudopslag is zeer veilig als u een provider hebt die bestanden kan Protect zonder uw team te vertragen. Het zou bestanden delen veiliger, herstel sneller en beveiligingstoezicht eenvoudiger moeten maken.

Kies een oplossing die verder gaat dan alleen het noemen van versleuteling: zoek een provider die werk beveiligt, zelfs wanneer teams snel werken. Bekijk de Dropbox-abonnementen voor meer informatie.