Umowy, podatki, wyciągi bankowe, pliki, foldery, filmy i wiele innych dokumentów... Zarządzanie fizycznymi lub cyfrowymi dokumentami i zasobami to jedno z istotnych zadań osób prowadzących własne firmy.
Rozwiązania do przechowywania w chmurze znacznie ułatwiły gromadzenie wszystkiego w jednym bezpiecznym miejscu – i to bez zaśmiecania biura. Przechowywanie wszystkich dokumentów w chmurze oznacza również, że możesz uzyskać do nich dostęp z wielu urządzeń – z dowolnego miejsca i o każdej porze. Przechowywanie plików to jednak nie to samo co dbanie o porządek w plikach.
Jeśli jesteś freelancerem lub solopreneurem, dobry system zarządzania plikami cyfrowymi może zaoszczędzić Ci sporo czasu i wysiłku. To czas, który możesz poświęcić na pracę nad swoim rzemiosłem lub rozwijanie swojego biznesu.
W tym przewodniku wyjaśnimy, jak organizować pliki cyfrowe w najbardziej efektywny i wydajny sposób. Najpierw jednak przyjrzyjmy się powodom, dla których w ogóle powinniśmy zarządzać naszymi plikami cyfrowymi.
Dlaczego organizacja plików cyfrowych jest ważna?
Aby Twoja mała firma działała sprawnie, musisz zadbać o elastyczność i gotowość do reagowania. Jeśli masz już zaplanowane wymarzone wesele klienta, ale w ostatniej chwili zgubił on plan stolików, musisz szybko odnaleźć ten dokument. Nagrywasz kolejne filmy w ciągu jednego dnia z różnymi osobami, a potem musisz edytować te materiały? Wiedząc, który klip należy do którego projektu, znacznie usprawnisz proces edycji filmów.
Poświęcenie czasu na zarządzanie plikami i ich organizowanie może mieć duże znaczenie dla Ciebie i Twoich klientów.
Ile czasu zajmie organizowanie plików cyfrowych?
Ilość czasu potrzebna na posortowanie plików cyfrowych zależy od tego, jak dużo danych chcesz uporządkować. Jeśli to tylko kilka projektów (lub dopiero zaczynasz), przeznacz na to jedno popołudnie. Jeśli pliki, foldery i zasoby obejmują miesiące lub lata, poświęć kilka dni na ich posortowanie. Możesz też robić to z przerwami w ciągu tygodnia.
Organizowanie plików cyfrowych może wydawać się trudnym zadaniem. Ale warto stworzyć to jedno źródło prawdy, na którym możesz polegać. Wyobraź sobie, o ile łatwiej będzie odwoływać się do starych projektów kreatywnych, jeśli będą miały jasne nazwy, a wszystkie zasoby będą przechowywane w jednym folderze. A co lepsze, ciesz się niedocenianą radością dzielenia się w pełni zorganizowanym folderem „Tax Returns 2024/25” ze swoim księgowym. Następnie usiądź wygodnie i pozwól im zrobić resztę.
Pomyśl o tym jak o zarządzaniu skrzynką odbiorczą poczty e-mail – na początku jest to uciążliwe, ale potem szybciej i sprawniej znajdziesz to, czego potrzebujesz.
Jak organizować pliki cyfrowe
Istnieje wiele sposobów na organizowanie plików cyfrowych, ale warto znaleźć system odpowiedni dla siebie. Nie ma sensu wprowadzać naprawdę przejrzystego systemu organizacji, jeśli spowalnia lub utrudnia on znajdowanie potrzebnych plików.
Aby pomóc Ci w pierwszych krokach, przedstawiamy 10 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania plikami:
- Wybierz jedno miejsce do przechowywania plików i folderów
- Usuwaj lub archiwizuj duplikaty plików
- Twórz foldery i podfoldery według przejrzystej hierarchii
- Stosuj zrozumiałe i konkretne nazwy
- Trzymaj się wybranej konwencji nazewnictwa plików
- Zawsze porządkuj pliki na bieżąco
- Przechowuj najważniejsze dokumenty w bezpiecznym miejscu
- Wykonuj cyfrowe kopie fizycznych dokumentów
- Nie bój się usuwać nieużywanych plików
- Regularnie twórz kopie zapasowe plików… i komputera
1. Wybierz jedno miejsce do przechowywania plików i folderów
Komputer osoby samozatrudnionej najczęściej zawiera wszystkie informacje związane z firmą. Jest to więc naturalne miejsce przechowywania wszystkich plików, folderów i zasobów. Jedyny problem polega na tym, co się stanie, jeśli komputer się zepsuje, zostanie skradziony lub zgubiony? Wszystkie Twoje starannie uporządkowane pliki i foldery po prostu znikną. To będzie bolało.
Przechowywanie w chmurze to bezpieczna i niezawodna opcja przechowywania wszystkich zasobów. Dlaczego? Ponieważ Twoje pliki i foldery są przechowywane online w chmurze, więc nie ma obaw, że Twój sprzęt Cię zawiedzie. Możesz także uzyskać dostęp do wszystkich swoich plików na dowolnym urządzeniu z dowolnego miejsca, w którym ich potrzebujesz. Jeśli więc zdarzy się najgorsze i Twój stary wierny laptop w końcu odmówi współpracy, możesz zalogować się na innym urządzeniu i szybko wrócić do przerwanej pracy.
2. Usuń lub zarchiwizuj duplikaty plików
To oczywiste działanie. Zarządzanie duplikatami plików to dublowanie własnej pracy. Zanim zaczniesz segregować pliki, usuń duplikaty. Jeśli nie masz pewności, czy nie będą potrzebne, możesz również przenieść je do folderu Archiwum.
Jeśli zdecydujesz, że chcesz je zachować, Dropbox pozwala przechowywać pliki online i ustawić je jako tylko online. Oznacza to, że są nadal bezpieczne w chmurze, gdy ich potrzebujesz, ale nie zajmują cennego miejsca na Twoim urządzeniu. Nie ma potrzeby przechowywania całego portfolio na Twoim zaufanym komputerze Mac lub Windows PC. Po prostu przechowuj je w chmurze i uzyskaj dostęp do swojej pracy, gdy musisz udostępnić ją klientom!
3. Twórz foldery i podfoldery z jasną hierarchią
Nie masz czasu na przeszukiwanie folderów w celu znalezienia właściwego pliku „Campaign_Asset_016.jpg”. Utwórz strukturę folderów, która będzie łatwa do zrozumienia i nawigacji, a następnie przechowuj powiązane pliki, dokumenty i zasoby razem, niezależnie od ich typu pliku. Aby to zrobić, musisz ustalić przejrzystą hierarchię folderów i podfolderów.
Najlepszym rozwiązaniem jest przyjęcie hierarchii folderów:
Według nazwy
Klienci > Nazwa klienta > Prace > Jesień 2022 > Wielki kemping w domu > Wielki_kemping_w_domu_FB_1080x1080.jpg
Według projektu
Wszystkie projekty > Kampanie kreatywne > Reklamy na Facebooku > Wielki kemping w domu > Wielki_kemping_w_domu_1080x1080.jpg
Według daty
2022 > Wrzesień > Prace > Nazwa klienta > Wielki kemping w domu > Wielki_kemping_w_domu_FB_1080x1080.jpg
Niezależnie od wyboru pamiętaj, aby w folderach nie było za dużo plików. Zamiast tego pogrupuj je w podfolderach. Ułatwi to Tobie lub Twoim współpracownikom znalezienie potrzebnych plików.
4. Bądź jasny i konkretny
Nazwy plików i folderów muszą być proste i zrozumiałe. Jeśli jesteś fotografem pracującym w szczycie sezonu ślubnego, w niektórych tygodniach będziesz uczestniczyć w 3 lub 4 weselach. Bądźmy szczerzy – nie będziesz mieć czasu na zmianę nazwy każdego przesyłanego zdjęcia. Możesz za to posortować je w folderach z nazwami zawierającymi np. datę, nazwę miejsca i ewentualnie imiona nowożeńców. Później sobie za to podziękujesz.
Nadawanie plikom zrozumiałych i precyzyjnych nazw jest jeszcze ważniejsze, gdy udostępniasz pliki i foldery. W natłoku zajęć klient nie ma czasu na wyświetlanie podglądu każdego z 30 zasobów kampanii. Chce tylko sprawdzić, czy na przykład odniesiono się do opinii na temat pliku Baner_kampanii_JB_22_marca.png.
5. Trzymaj się konwencji nazewnictwa plików
Gdy już wybierzesz konwencję nazewnictwa plików i folderów, trzymaj się jej. Niezależnie od tego, czy pracujesz w pojedynkę, czy współpracujesz z innymi osobami, konsekwentne postępowanie ułatwia wszystkim życie.
Dodatkową zaletą jest to, że nazywanie plików i folderów wyraźnie ułatwia wyszukiwanie ich według nazwy.
6. Zawsze składaj w miarę postępów
Łatwo narobić sobie zaległości w postaci dużej liczby plików do uporządkowania. Lepiej tego uniknąć. Zamiast tego warto porządkować pliki na bieżąco lub tworzyć zasoby w przypisanym do nich folderze. Jeśli przez pomyłkę zapiszesz plik w niewłaściwym folderze, przyjęta konwencja nazewnictwa powinna również ułatwić sortowanie. Bez negatywnych konsekwencji.
7. Przechowuj najważniejsze dokumenty w bezpiecznym miejscu
Zabezpieczanie plików hasłem to powszechny sposób ochrony ważnych dokumentów. Niektóre rozwiązania do przechowywania danych w chmurze pozwalają na przyznawanie i odbieranie dostępu do dokumentów za pomocą kilku prostych kliknięć. Obie strategie są mądre i pozwalają chronić Twoją pracę.
Czasami pliki potrzebują dodatkowej warstwy zabezpieczeń, wykraczającej poza samo hasło. Może to wynikać z faktu, że zawierają one poufne informacje, np. dane osobowe Twoich klientów. Może to oznaczać, że pracujesz nad zupełnie nowym prototypem, który Twoi konkurenci chcieliby mieć w swoich rękach. Albo może to w ogóle nie ma związku z pracą. Może po prostu potrzebujesz bezpiecznego miejsca,w którym będziesz mógł przechowywać ważne dokumenty swoich rodziców.
Dropbox pomaga przechowywać, organizować i zabezpieczać najwrażliwsze informacje w chmurze. Dropbox chroni pliki, foldery i dane przechowywane na Twoim koncie dzięki licznym funkcjom bezpieczeństwa, w tym:
- Uwierzytelnianie dwuetapowe
- zaawansowane udostępnianie plików i uprawnienia
- bezpieczna technologia szyfrowania AES 256-bit i SSL/TLS
- Odzyskiwanie plików i folderów
…i wiele więcej.
8. Twórz kopie cyfrowe dokumentów fizycznych
Nawet jeśli Twoja firma prawie całkowicie funkcjonuje w Internecie, nadal posiadasz fizyczne dokumenty i zasoby. Podczas zarządzania plikami nie trzeba ich jednak traktować jako oddzielnych dokumentów. Zamiast tego wystarczy je zdigitalizować i zarchiwizować tak, jak każdy inny plik cyfrowy.
Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest użycie skanera dokumentów do skanowania paragonów, dowodów osobistych, zdjęć i innych dokumentów bezpośrednio na telefonie. Za chwilę będą gotowe do odejścia. A jeśli Twoja usługa przechowywania danych w chmurze obsługuje funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR), możesz przekonwertować zeskanowane obrazy na pliki PDF z możliwością przeszukiwania tekstu.
Próbujesz znaleźć konkretną umowę, która została pominięta przy segregowaniu, ale pamiętasz tylko imię i nazwisko osoby, która podpisała ten dokument? Nie ma problemu – wyszukaj w zapisanych plikach nazwisko sygnatariusza, a funkcja OCR szybko znajdzie plik PDF z umową, w której ta osoba jest wymieniona.
9. Nie bój się pozbyć nieużywanych plików
Usuwanie i archiwizowanie starych plików to nie tylko jednorazowa czynność. Jeśli chcesz efektywnie zarządzać plikami cyfrowymi, co jakiś czas musisz zrobić szybki przegląd. Zaskoczy Cię informacja, jak wiele znalezionych pozycji można usunąć.
Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest ustawienie sobie przypomnienia. Gdy już zorganizujesz swoje pliki, poświęcenie czasu na ich konserwację i zarządzanie nimi to świetny sposób na zaoszczędzenie miejsca— zarówno na dysku twardym, jak i w używanej przez Ciebie pamięci masowej w chmurze.
10. Regularnie twórz kopie zapasowe swoich plików i komputera
Ostatnia, ale nie mniej ważna wskazówka: zawsze twórz kopie zapasowe wszystkich plików i folderów. Brak kopii zapasowej plików „na wszelki wypadek” sprawi, że cała praca włożona w zarządzanie plikami i ich porządkowanie pójdzie na marne. Jeśli nie masz kopii zapasowej, a komputer, na którym opiera się cała Twoja firma, zostanie zgubiony lub ulegnie awarii, nagle pojawi się duży problem.
Wspomnieliśmy już, że dobrym rozwiązaniem do tworzenia kopii zapasowych plików są zewnętrzne dyski twarde. One także mogą jednak równie łatwo zostać zgubione, skradzione lub uszkodzone. W efekcie wracasz do punktu wyjścia. Doskonałym rozwiązaniem tego problemu są kopie zapasowe w chmurze – możesz z nich korzystać w dowolnym miejscu i czasie.
Tworzenie kopii zapasowej plików i folderów w Dropbox oznacza, że Twoje treści są bezpieczne i łatwe do odzyskania, kiedy tylko ich potrzebujesz. Jeśli Twój komputer lub dysk twardy kiedykolwiek się zepsuje lub zostanie skradziony, możesz łatwo uzyskać dostęp do swoich plików i folderów z pamięci masowej w chmurze i przywrócić je na nowe urządzenie.
Brak połączenia internetowego? To żaden problem. Dzięki Dropbox możesz pracować nad plikami w trybie offline, a wszystkie wprowadzone przez Ciebie zmiany zostaną automatycznie zsynchronizowane z plikami i folderami, gdy tylko znów połączysz się z siecią.
Znajdź miejsce na wszystkie swoje pliki
Jeśli chodzi o zarządzanie plikami cyfrowymi, najlepszym początkiem jest znalezienie odpowiedniego rozwiązania do przechowywania danych. Dropbox oferuje bezpieczną i łatwą w użyciu usługę przechowywania danych w chmurze, dzięki której możesz z łatwością uporządkować pliki i foldery. Ale robimy więcej niż tylko przechowujemy.
Warto traktować Dropbox jako centrum współpracy. Twoje bezpiecznie przechowywane pliki i foldery są dostępne z poziomu komputera, telefonu lub tabletu, kiedy tylko ich potrzebujesz. Wysyłanie swojej pracy klientom, kontrahentom lub współpracownikom jest tak proste, jak utworzenie udostępnionego łącza do pliku lub folderu. Ponadto, jeśli kiedykolwiek utracisz dostęp do swoich plików, Dropbox zachowa je bezpieczne i uporządkowane —nawet jeśli zgubisz komputer lub w końcu się zepsuje.
