Bezpieczne przesyłanie plików dla małych firm

Wyobraź sobie taką sytuację: postanawiasz założyć małą firmę fotograficzną i w pierwszym miesiącu zdobywasz trzech klientów. To świetnie!

Gdy sesje zdjęciowe są już gotowe, a wstępne zabiegi gotowe, czas podzielić się swoją pracą z podekscytowanymi, choć nie tak biegłymi w technologii, klientami. Jest jeden problem: ostateczny eksport ma rozmiar 4 GB, a ich klient poczty e-mail akceptuje jedynie załączniki o rozmiarze do 15 MB. Co teraz?

To wyzwanie, przed którym stoi wiele obiecujących firm – zwłaszcza tych jednoosobowych, których jest coraz więcej i które są znane z niewystarczającego wyposażenia.

W tym przewodniku dla jednoosobowych i małych firm omówimy bezpieczne sposoby przesyłania dużych plików. Gdy go przeczytasz, będziesz wiedzieć, jak udostępniać pliki o dowolnym rozmiarze zawsze, gdy będzie to konieczne.

Co to jest przesyłanie plików i czym różni się od udostępniania plików?

Przesyłanie plików to proces przenoszenia plików cyfrowych – takich jak dokumenty, obrazy i filmy – z jednej lokalizacji do innej. Te lokalizacje mogą być fizyczne, na przykład lokalny dysk twardy w laptopie, lub mogą to być cyfrowe rozwiązania do przechowywania, takie jak Dropbox.

Jeśli ta koncepcja jest Ci znana, bez wątpienia słyszałeś również o udostępnianiu plików w tym samym kontekście. Choć te dwa terminy są często używane zamiennie, w rzeczywistości odnoszą się do dwóch odrębnych procesów:

• Przesyłanie plików to sposób na przesłanie kopii pliku do innej lokalizacji lub urządzenia

• Udostępnianie plików to proces polegający na udostępnianiu innym użytkownikom dostępu do istniejącej pojedynczej wersji pliku za pośrednictwem Internetu i technologii opartej na chmurze

W przypadku małych firm, startupów i samozatrudnionych, dla których wysyłanie dużych plików do klientów jest istotną częścią działalności, znalezienie odpowiedniego rozwiązania do przesyłania plików jest niezwykle ważne.

Istnieje wiele form przesyłania plików. Przyjrzymy się każdej z nich, aby umożliwić Ci podjęcie świadomej decyzji, która będzie najlepsza dla Twojej firmy.

Dlaczego przesyłanie plików jest tak ważne dla samozatrudnionych i startupów?

Osoba samozatrudniona to osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która nie ma żadnych pracowników do wykonywania głównych zadań w firmie – wszystko robi sama. Oto kilka typowych przykładów samozatrudnienia:

• Konsultanci i trenerzy

• Blogerzy

• Autorzy kursów

• Sprzedawcy w e-handlu i „dropshipperzy”

• Autorzy podcastów, filmów i zawartości przesyłanej strumieniowo

Duże firmy i przedsiębiorstwa mają osobne zespoły IT oraz rozwiązania technologiczne obsługujące całą firmę, natomiast samozatrudnieni i startupy często muszą polegać na sobie samych i swoich własnych urządzeniach.

Oznacza to, że osoba samozatrudniona jest jedyną osobą odpowiedzialną za pozyskanie technologii, która umożliwi jej wykonywanie pracy. Może to być twórca, który musi przesłać duże, nieprzetworzone pliki wideo między urządzeniami, lub konsultant udostępniający dokumenty klientom.

Sposoby przesyłania plików

Istnieje wiele sposobów przesyłania plików, zarówno online, jak i offline. Każdy z nich charakteryzuje się innymi korzyściami i przypadkami użycia. Oto pięć najpopularniejszych sposobów przesyłania plików:

• Załącznik e-maila

• Witryna do przesyłania plików

• Przechowywanie w chmurze

• Przenośny nośnik danych, taki jak zewnętrzny dysk twardy lub pendrive

• FTP (File Transfer Protocol)

Nie ma jednej najlepszej opcji – wiele z tych sposobów ma określone zalety w zależności od sytuacji. Aby to wszystko miało sens, teraz omówimy każdą metodę bardziej szczegółowo.

Załącznik e-maila

Załącznik e-maila to metoda przesyłania plików, która polega na wysłaniu kopii pliku do innej osoby za pomocą wiadomości e-mail. Kopia pliku jest zapisywana w e-mailu, który jest wysyłany, a następnie odbierany przez klienta poczty e-mail adresata.

Zalety załączników e-mail do przesyłania plików

• Szybkość i łatwość obsługi – aby dołączyć dokument do e-maila, wystarczy go przeciągnąć i upuścić.

• Brak kosztów – wiele popularnych klientów poczty e-mail umożliwia wysyłanie i odbieranie załączników e-maili za pomocą bezpłatnych kont.

Wady załączników e-mail do przesyłania plików

• Ograniczenia rozmiaru pliku— zazwyczaj nie można wysyłać załączników e-mail o rozmiarze większym niż ok. 25 MB.

• Bezpieczeństwo— wysyłanie pliku pocztą elektroniczną oznacza tworzenie kopii, która istnieje wiecznie i może zostać przesłana do dowolnej osoby.

• Brak kontroli— raz wysłane, to wysłane. Nie ma możliwości pobrania ani zaktualizowania załącznika do wiadomości e-mail po jego wysłaniu do adresata, nawet jeśli trzeba poprawić literówkę lub przez pomyłkę wysłać niewłaściwy plik.

Kiedy używać załączników e-mail

We współczesnej erze przetwarzania opartego na chmurze załączniki e-maili w zasadzie nie są potrzebne. Sprawdzają się, jeśli chcesz wysłać coś jak najszybciej i nie martwisz się o bezpieczeństwo, jednak inne opcje prawie zawsze są lepsze.

Równie szybko i łatwo można wysłać plik za pomocą łącza, które zapewnia ochronę hasłem i oferuje kontrolę nad tym, kto może wyświetlić plik. A jeśli chcesz wprowadzić w pliku kilka zmian, nie musisz tworzyć nowego łącza dla swoich odbiorców. Wystarczy zapisać zaktualizowany plik w Dropbox (z tą samą nazwą pliku i w tym samym folderze), a odbiorcy będą mogli wyświetlić najbardziej aktualną wersję.

Witryny do przesyłania plików

Witryna internetowa do przesyłania plików to autonomiczna platforma, do której przesyłasz pliki (lub kolekcję plików). Następnie pliki są konwertowane na łącze, które możesz udostępnić odbiorcom.

Zalety witryn do przesyłania plików

• Większe limity rozmiarów plików – za pomocą rozwiązania Dropbox Transfer możesz wysłać do 100 GB plików jednocześnie

• Bezpieczne przesyłanie plików – przesyłane pliki są zaszyfrowane i zawsze możesz je usunąć, jeśli chcesz zablokować dostęp dowolnej osobie posiadającej łącze

• Większa kontrola nad dostępem – możesz ustawić hasło i datę wygaśnięcia łącza, aby mieć pewność, że przesłane pliki są widoczne tylko dla wybranych osób w wybranym czasie.

• Własny branding – dzięki stronie pobierania plików oznaczonej elementami marki Twojej jednoosobowej firmy zrobisz dobre wrażenie na klientach i kontrahentach

• Potwierdzenie dostarczenia – możesz otrzymywać powiadomienia dotyczące odebrania i pobrania plików.

Wady witryn do przesyłania plików

• Nadal obowiązują limity rozmiarów plików – mimo że są dużo większe, limity rozmiarów przesyłanych plików nadal obowiązują. Jeśli chcesz wysłać większe kolekcje plików, zawsze możesz podzielić je na kilka oddzielnych transferów o rozmiarze mniejszym niż 100 GB.

Kiedy używać witryny do przesyłania plików

Platforma przesyłania plików jest doskonałym rozwiązaniem, jeśli chcesz wysłać do klientów duże pliki, ale nie chcesz, aby mieli oni dostęp do oryginałów.

Jest to szczególnie przydatne, gdy Twoja jednoosobowa firma zajmuje się dostarczaniem klientom filmów, plików audio lub innych dużych dokumentów multimedialnych. Takie wymagania często mają na przykład fotografowie, kamerzyści ślubni i producenci muzyczni.

Jeśli natomiast chcesz udostępniać lub współtworzyć jedną wersję dokumentu, rozwiązanie do przechowywania w chmurze może lepiej odpowiadać Twoim potrzebom.

Przechowywanie w chmurze

Przechowywanie w chmurze jest podobne do przechowywania na dysku twardym, tyle że pliki są zapisywane online i można do nich uzyskać dostęp przez Internet.

Gdy przechowujesz pliki online, możesz udzielić innym dostępu bez konieczności wysyłania im oddzielnej kopii. Dzięki temu współpraca nad plikami i przekazywanie opinii na ich temat jest łatwe – wszystko można zrobić w jednym miejscu.

Zalety udostępniania plików za pomocą pamięci masowej w chmurze

• Szybkość i łatwość obsługi – aby udostępnić plik, wystarczy skopiować łącze.

• Bezproblemowa współpraca – przechowywanie i udostępnianie plików w chmurze umożliwiają jednoczesną pracę nad plikiem dwóm osobom. To idealne rozwiązanie, gdy masz więcej pracy i nawiązujesz tymczasową współpracę z freelancerem.

• Zbieranie wszystkich opinii w jednym miejscu – jeśli pracujesz nad plikiem i musisz pokazać go wielu osobom w celu przejrzenia i oceny, możesz wszystko zorganizować, zapewniając im dostęp do pliku zamiast rozsyłać oddzielne kopie

Wady udostępniania plików za pomocą pamięci masowej w chmurze

• Udzielanie dostępu do oryginalnej wersji – czasami nie chcesz, aby inne osoby miały dostęp do oryginalnego pliku. W takich przypadkach lepiej użyć innego rozwiązania do udostępniania plików.

• Przypadkowe usuwanie plików – niczego nie podejrzewający odbiorca może usunąć oryginalny plik, myśląc, że usuwa kopię. Na szczęście Dropbox czuwa i umożliwia odzyskanie usuniętych plików przez 30 dni.

Kiedy korzystać z pamięci masowej w chmurze w celu udostępniania plików

Udostępnianie plików w chmurze jest idealne, gdy chcesz zaangażować współpracowników lub recenzentów do trwającej pracy nad plikiem. Ten sposób umożliwia zachowanie kontroli nad projektem i wspólną pracę nad jednym plikiem.

Jeśli chcesz dostarczyć klientowi ukończony produkt, wysłanie kopii za pomocą usługi do przesyłania plików na ogół będzie najlepszym rozwiązaniem. W ten sposób przekazujesz mu produkt, za który zapłacił i którego następnie może używać wedle własnych upodobań.

Alternatywne metody przesyłania plików

 

Przenośny nośnik danych

Przenośny nośnik danych to urządzenie, takie jak dysk twardy komputera, które można odłączyć i – zgodnie z nazwą – przenieść w inne miejsce. Występują one w różnych kształtach i rozmiarach, od mniejszych pendrive'ów aż do dużych zewnętrznych dysków twardych.

Przenośnego nośnika danych można użyć do przesyłania plików, fizycznie podłączając go do jednego urządzenia, przenosząc lub kopiując na niego pliki, a następnie odłączając i podłączając do innego urządzenia. Jest to dość łatwa metoda przesyłania plików, lecz jednocześnie jest ona powolna i ręczna, a utrata nośnika stanowi zagrożenie bezpieczeństwa.

Przenośne nośniki danych były kiedyś popularnym sposobem przesyłania dużych plików, jednak postępy technologii chmurowej sprawiły, że metoda oparta na Internecie prawie zawsze będzie lepszym wyborem.

FTP

FTP to skrót od File Transfer Protocol – jest to stary protokół internetowy do przesyłania plików, który umożliwia szybkie przesyłanie plików z komputera na serwer.

Biorąc po uwagę zaawansowanie technologii chmurowej, raczej nie będziesz potrzebować protokołu FTP, ale możesz napotkać informacje na jego temat podczas wyszukiwania informacji o rozwiązaniach do przechowywania i udostępniania plików.

Osobom samozatrudnionym i startupom nie zaleca się używania protokołu FTP jako preferowanego rozwiązania do przesyłania plików. Zamiast tego lepiej wybrać system przesyłania i udostępniania plików oparty na chmurze, który zapewnia lepszą wygodę użytkowania i silniejsze zabezpieczenia.

Bezpieczne udostępnianie dużych plików dla małych firm i samozatrudnionych osób

Gdy wybierzesz już rozwiązanie do przesyłania plików dla swojej firmy, pamiętaj o zabezpieczeniach. W końcu działasz samodzielnie i Twoja firma nie może sobie pozwolić na naruszenie zabezpieczeń ani utratę danych.

Oto kilka najważniejszych wskazówek dotyczących bezpiecznego udostępniania plików, które warto mieć na uwadze:

1. Używaj przechowywania w chmurze, aby w łatwy sposób współpracować i udostępniać pliki

Pamiętaj, że przesyłanie plików nie zawsze jest konieczne i udostępnianie za pomocą usługi przechowywania w chmurze może być świetnym sposobem na kontrolowanie wersji oraz zarządzanie dostępem do plików.
Dropbox umożliwia przechowywanie plików w chmurze, co pozwala na bezproblemową współpracę z innymi oraz udzielanie dostępu zawsze, gdy jest to potrzebne.

2. Gdy musisz przesłać pliki, pamiętaj o ich zaszyfrowaniu

Szyfrowanie przesyłanych plików to podstawowa metoda zabezpieczeń, która koduje dane, aby uniemożliwić osobom z zewnątrz odczytanie lub zrozumienie ich. Mówiąc wprost, szyfrowanie chroni dane w przesyłanych plikach przed potencjalnymi hakerami.

Z tego powodu każdy plik wysyłany za pomocą rozwiązania Dropbox Transfer jest szyfrowany w celu ochrony przed zagrożeniami bezpieczeństwa.

3. Zrób dobre wrażenie — pomyśl o firmowym transferze plików, aby zaprezentować swój jednoosobowy biznes

Pierwsze wrażenie jest ważne, szczególnie jeśli Twoja firma jest nadal na wczesnym etapie rozwoju.

Masz już swoje logo, wizualną tożsamość, a może nawet witrynę internetową i konta w mediach społecznościowych. Rozwiązanie do przesyłania plików nie powinno stanowić wyjątku.

Dzięki własnemu brandingowi na stronie pobierania przesyłanych plików możesz mieć pewność, że zrobisz trwałe wrażenie na klientach.

4. Pamiętaj o tworzeniu kopii zapasowych, by zapewnić dodatkową warstwę zabezpieczeń

Nawet jeśli używasz przechowywania w chmurze, Twoje lokalne dane i pliki nadal są narażone na ryzyko. Gdy cała działalność firmy prowadzona jest na jednym laptopie – Twoim laptopie – warto mieć pod ręką rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych.

Dropbox Backup tworzy kopię plików i folderów na urządzeniu, dzięki czemu możesz przywrócić najnowszą wersję danych nawet w przypadku wystąpienia błędu krytycznego.

Wszystkie funkcje bezpiecznego udostępniania plików w jednym miejscu dzięki Dropbox

Niezależnie od tego, czym się zajmujesz w swojej jednoosobowej firmie, w Dropbox w jednym miejscu znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz.
Udostępnianie plików w Dropbox jest szybkie i łatwe. Wystarczy jedno łącze, żeby wysłać najróżniejsze pliki dowolnej osobie, nawet jeśli nie ma ona konta Dropbox. 
A jeśli musisz wysłać coś większego, możesz w prosty i bezpieczny sposób przesłać duży plik – lub kolekcję plików – za pomocą rozwiązania Dropbox Transfer.