Contratos, impostos, extratos bancários, arquivos, pastas, vídeos e muito mais. De forma física ou digital, gerenciar sua papelada e seus ativos é uma parte significativa da gestão de seu próprio negócio.
As soluções de armazenamento em nuvem facilitaram muito o armazenamento de tudo em um lugar seguro e protegido, sem a desorganização do seu escritório. O armazenamento em nuvem permite o acesso de múltiplos dispositivos, em qualquer lugar, a qualquer momento. Entretanto, armazenar e organizar seus arquivos não é a mesma coisa.
Se você é freelancer ou empreendedor individual, um bom sistema de gerenciamento de arquivos digitais pode poupar tempo e esforços significativos. Esse é um tempo que você poderia dedicar ao seu ofício ou à expansão do seu negócio.
Neste guia, explicaremos como organizar arquivos digitais da maneira mais eficiente possível. Mas primeiro, vamos ponderar sobre por que devemos gerenciar nossos arquivos digitais.
Por que a organização de arquivos digitais é importante?
Para manter sua pequena empresa funcionando bem, é preciso ser ágil e estar sempre preparado. Digamos que você planejou o casamento dos sonhos de um cliente, mas no último minuto eles perderem a cópia do mapa de assentos, você rapidamente precisa encontrá-lo. Trabalhou em filmagens de vídeo consecutivas em um dia, com diferentes partes interessadas e precisa editá-las? Saber qual clipe pertence a qual projeto torna o processo de edição de vídeo bem mais tranquilo.
Dedicar tempo para gerenciar seus arquivos e organizá-los faz uma grande diferença para você e seus clientes.
Quanto tempo demora para organizar meus arquivos digitais?
O tempo que você leva para classificar seus arquivos digitais depende de quanto você precisa organizar. Se são apenas alguns projetos ou se você está apenas começando, tire uma tarde. Se são meses ou anos de arquivos, pastas e ativos, tire alguns dias para colocar tudo em ordem. Ou organize com calma ao longo de uma semana.
Sim, organizar arquivos digitais parece uma tarefa árdua. Mas vale a pena criar essa fonte única de verdade na qual você pode confiar. Imagine o quanto mais fácil será consultar antigos projetos criativos se eles tiverem nomes claros, com todos os ativos armazenados na mesma pasta. Melhor ainda: imagine a alegria de compartilhar a pasta “Declarações de IR 2024/25” totalmente organizada com seu contador e depois relaxar enquanto ele cuida de tudo.
Pense nisso como gerenciar sua caixa de entrada de e-mail: no começo é complicado, mas depois de feito você encontra as coisas com muito mais rapidez e eficiência.
Como organizar arquivos digitais
Há muitas maneiras de organizar seus arquivos digitais, mas é preciso encontrar um sistema que funcione para você. Não adianta colocar em prática um sistema organizacional totalmente claro se ele atrasa ou complica sua vida na hora de encontrar os arquivos.
Para começar, reunimos nossas 10 principais dicas de gerenciamento de arquivos:
- Escolha um local para armazenar arquivos e pastas
- Exclua ou arquive os itens duplicados
- Crie pastas e subpastas com uma hierarquia clara
- Seja claro e específico
- Siga suas convenções de nomenclatura de arquivos
- Mantenha o hábito de arquivar seu conteúdo à medida que é criado
- Armazene seus documentos mais importantes com segurança
- Faça cópias digitais de documentos físicos
- Não tenha medo de se livrar de arquivos inúteis
- Faça backup com frequência dos seus arquivos e computador
1. Escolha um local para armazenar arquivos e pastas
Como empresário individual, seu computador provavelmente já é o centro de todos os assuntos relacionados ao seu negócio. Sendo assim, ele é um lugar adequado para armazenar todos os seus arquivos, pastas e ativos. O único problema é: o que acontece se o computador quebrar, for roubado ou extraviado? De uma hora para outra todos os seus arquivos e pastas organizados já eram. Que tragédia.
O armazenamento em nuvem é uma opção segura e confiável para armazenar todos os seus ativos. Como os arquivos e pastas são armazenados on-line na nuvem, você não precisa se preocupar com seu hardware dando problema. Você também pode acessar todos os seus arquivos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Portanto, se o pior acontecer e seu velho e bom laptop parar de funcionar, você pode fazer login em outro dispositivo e retomar de onde parou.
2. Exclua ou arquive os itens duplicados
Esse é rápido e fácil. Gerenciar arquivos duplicados é trabalhar em dobro. Antes de começar a arquivar, exclua os itens duplicados. Você também pode colocá-los em uma pasta de “Arquivo Morto”, se não tiver certeza se vai precisar deles novamente.
Se você decidir que quer mantê-los, o Dropbox permite que você armazene arquivos on-line e os defina como somente on-line. Isso significa que eles permanecerão seguros e protegidos na nuvem para quando você precisar, sem ocupar espaço físico no seu dispositivo. Não há necessidade de armazenar todo o seu portfólio em seu Mac ou PC Windows. Basta armazenar na nuvem e acessar seus trabalhos quando precisar compartilhá-los com os clientes.
3. Crie pastas e subpastas com uma hierarquia clara
Você não tem tempo de procurar em cada pasta para encontrar o arquivo específico “Item_de_campanha_016.jpg”. Crie uma estrutura de pastas fácil de entender e navegar e armazene arquivos, documentos e ativos relacionados juntos, seja qual for o tipo de arquivo. Para fazer isso, você precisará estabelecer uma hierarquia clara de pastas e subpastas.
Como parte das melhores práticas, estruture sua hierarquia de pastas:
Por nome
Clientes > Nome do cliente > Material criativo > Outono 2024 > The Great Indoors > Campanha_The_Great_Indoors_ FB_1080x1080.jpg
por projeto
Todos os projetos > Campanhas criativas > Anúncios no Facebook > The Great Indoors > Campanha_The_Great_Indoors_1080x1080.jpg
ou Por data
2024 > Setembro > Material criativo > Nome do cliente > The Great Indoors > Campanha_The_Great_Indoors_FB_1080x1080.jpg
Seja qual for sua escolha, lembre-se apenas de evitar sobrecarregar as pastas com arquivos. Em vez disso, organize-os em subpastas. Assim fica muito mais fácil para você ou seus colaboradores encontrar os arquivos procurados.
4. Seja claro e específico
Os nomes dos arquivos e das pastas precisam ser claros e fáceis de entender. Se você for um fotógrafo trabalhando na alta temporada de casamentos, em determinadas semanas você poderá participar de três ou quatro cerimônias. Sejamos honestos: você não vai ter tempo de renomear cada foto que enviar para o seu armazenamento. Mas você pode classificá-las em pastas identificadas com a data, o título do local e talvez os primeiro nome de cada um dos pombinhos. Você vai agradecer a si mesmo depois.
Ser claro e específico em seu gerenciamento de arquivos é ainda mais importante quando você compartilha arquivos e pastas. Na quarta rodada, o cliente não tem tempo para visualizar cada um dos 30 ativos da campanha. Ele só quer verificar se você implementou o feedback no Banner_da_campanha_JB_de_24_de_março.png.
5. Atenha-se às convenções de nomenclatura que você estabeleceu
Após escolher um conjunto de convenções de nomenclatura para seus arquivos e pastas, atenha-se a ele. Seja trabalhando sozinho, ou colaborando com outros, manter a consistência facilita a vida de todos os envolvidos.
Como bônus adicional, dar nomes claros aos seus arquivos e pastas torna muito mais fácil encontrá-los pelo nome.
6. Mantenha o hábito de arquivar seu conteúdo à medida que é criado
É fácil acumular pilhas de arquivos que precisam ser arquivados. Não deixe isso acontecer com você. Em vez disso, mantenha o hábito de arquivar o conteúdo logo após a criação, ou de criar já na pasta correta. Se você salvar um arquivo por engano na pasta errada, convenções de nomenclatura claras também facilitam a resolução do problema. Ninguém sai prejudicado.
7. Armazene seus documentos mais importantes com segurança
Proteger arquivos com senha é uma maneira comum de manter documentos importantes protegidos. Algumas soluções de armazenamento em nuvem permitem até mesmo que você conceda e remova acesso a documentos com apenas alguns cliques. Ambas são estratégias inteligentes de segurança cibernética que você pode implementar para proteger seu trabalho.
Às vezes, os arquivos precisam de uma camada extra de segurança, além de senhas. Isso pode ocorrer porque eles contêm informações confidenciais, como dados pessoais dos seus clientes. Pode ser porque você está trabalhando em um protótipo totalmente novo que seus concorrentes adorariam ter em mãos. Ou talvez não tenha nada a ver com trabalho. Talvez você só precise de um lugar seguro para ajudar a guardar os documentos importantes dos seus pais.
O Dropbox ajuda você a armazenar, organizar e proteger suas informações mais confidenciais na nuvem. O Dropbox protege os arquivos, pastas e dados armazenados na sua conta graças a uma variedade de recursos de segurança, incluindo:
- autenticação em dois fatores
- compartilhamento avançado de arquivos e permissões
- tecnologia de criptografia segura AES de 256 bits e SSL/TLS
- recuperação de arquivos e pastas
...e muito mais.
8. Faça cópias digitais de documentos físicos
Mesmo que sua empresa seja quase inteiramente baseada on-line, ainda há documentos e ativos físicos. Mas não há necessidade de mantê-los separados ao gerenciar seus arquivos. Em vez disso, digitalize e arquive os documentos como faria com outro arquivo digital.
Uma maneira de fazer isso é usar um scanner de documentos para digitalizar recibos, documentos de identidade, fotos e muito mais, diretamente no seu telefone. Em instantes eles estarão prontos para arquivar também. E se o seu armazenamento em nuvem tiver Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) integrado, você poderá converter essas imagens digitalizadas em PDFs com texto pesquisável.
Tentando encontrar aquele contrato específico que esqueceu de arquivar e só consegue lembrar o nome do signatário? Sem problemas, basta buscar no armazenamento pelo nome do signatário e o OCR identificará rapidamente o PDF em que ele é mencionado.
9. Não tenha medo de se livrar de arquivos inúteis
Excluir e arquivar arquivos antigos não é uma ação única. Se quiser gerenciar seus arquivos digitais de modo eficaz, é preciso fazer uma rápida revisão de vez em quando. Você vai se surpreender com a quantidade de arquivos que podem ser removidos.
A melhor maneira de fazer isso é definir um lembrete. Depois que seus arquivos estiverem organizados, reservar esse tempo para mantê-los e gerenciá-los é uma ótima maneira de poupar espaço, tanto no disco rígido quanto em qualquer armazenamento em nuvem que você esteja usando.
10. Faça backup com frequência dos seus arquivos e computador
Por último, mas não menos importante: mantenha sempre backups de todos os seus arquivos e pastas. Todo esse gerenciamento e organização serão em vão se os itens não estiverem salvos em backup, por precaução. Se você não tiver backup e perder ou danificar o computador em que guarda tudo, de uma hora para outra terá um problema enorme para resolver.
Já mencionamos que os discos rígidos externos são uma boa opção para fazer backup de arquivos. No entanto, eles também podem ser facilmente perdidos, roubados ou corrompidos. E você estará de volta à estaca zero. Os backups em nuvem são uma ótima solução para este problema e permitem que você acesse seus dados a qualquer hora e de qualquer lugar.
Fazer backup de arquivos e pastas no Dropbox significa manter seu conteúdo seguro e acessível sempre que necessário. Se o computador ou o disco rígido quebrar ou for roubado, você pode acessar facilmente seus arquivos e pastas no seu armazenamento em nuvem e restaurá-los em um novo dispositivo.
Está sem conexão com a internet? Sem problemas. Com o Dropbox, você pode trabalhar nos arquivos off-line e eles serão sincronizados automaticamente com as edições feitas ao retornarem on-line.
Encontre um local para todos os seus arquivos
Quando se trata de gerenciamento de arquivos digitais, encontrar a solução de armazenamento certa é a chave para o sucesso. O Dropbox oferece armazenamento em nuvem seguro e fácil de usar para manter a organização dos seus arquivos e pastas. Mas fazemos mais do que apenas armazenar.
Pense no Dropbox como um núcleo central e colaborativo. Sempre que precisar, seus arquivos e suas pastas estarão acessíveis, seguros e protegidos, em seu computador, celular ou tablet. Enviar seu trabalho para clientes, consumidores ou colaboradores é muito simples, basta criar um link compartilhável para um arquivo ou pasta. Além disso, se você perder o acesso aos seus arquivos, o Dropbox os manterá seguros e organizados - mesmo que o seu computador seja perdido ou extraviado.
