O que é gerenciamento de e-mail?
E-mail é algo ótimo. Não estaríamos em lugar nenhum sem ele, mas, assim como tem muitas virtudes, também pode ser a porta de entrada para muitos pecados de gerenciamento de tempo. Somos todos culpados de fazer login na nossa caixa de entrada, ver os mais de 50 novos e-mails e querer ignorá-los. Aceitar uma caixa de entrada confusa começará a afetar sua mentalidade geral de trabalho e adiar uma tarefa pode facilmente abrir caminho para procrastinação.
Pergunte a si mesmo: para que você está usando o e-mail? Para correspondência com clientes e detalhes de login, o e-mail é insubstituível, mas, para praticamente qualquer outra coisa, pode haver alternativas mais eficientes, como o Dropbox. O Dropbox permite que as equipes trabalhem de forma mais inteligente, não mais difícil, e possam se adaptar facilmente aos seus fluxos de trabalho para colaboração, edição e compartilhamento sem esforço.
Aqui estão algumas das maneiras pelas quais o Dropbox pode transformar seus processos de trabalho, para aumentar a produtividade da equipe e facilitar a colaboração. Ainda conta com e-mails para enviar arquivos grandes, compartilhar edições ou atualizar documentos antigos? Você precisa rever isso.
Compartilhando feedback
Com o Dropbox, você pode adicionar anotações diretamente no documento em que está trabalhando, destacando a frase exata, ou até mesmo a palavra, à qual seu comentário se refere. Tudo o que os membros da sua equipe precisam fazer é rolar a tela, ver seu feedback e fazer as alterações. Eles podem marcar o problema como resolvido ou responder ao seu comentário, com todas as mensagens salvas no documento. O Dropbox compila comentários, resumindo-os em atualizações de e-mail fáceis de entender, garantindo que nada seja esquecido e, ao mesmo tempo, evitando que você receba um novo e-mail para cada novo comentário. Além disso, você pode @mencionar usuários específicos, o que é perfeito se você quiser chamar a atenção de alguém do setor jurídico para uma edição específica, em vez de fazê-lo ler tudo.
Enviando arquivos grandes
Ninguém gosta de tentar enviar arquivos grandes por e-mail. Será que vai caber? Será que o formato está certo? Será que o destinatário vai conseguir baixar quando receber? Com o Dropbox, você não precisa se preocupar. O Dropbox compartilha seus arquivos com segurança e é compatível com uma grande variedade de formatos de arquivo. Você pode enviar vídeos longos com facilidade, que podem ser visualizados no Dropbox em um tamanho compactado que permite tempos de carregamento rápidos ou downloads em resolução total. Perfeito para quando você estiver em trânsito e não tiver Wi-Fi.
Compartilhando qualquer coisa
De arquivos e pastas a imagens e documentos, o Dropbox mantém tudo armazenado on-line de modo organizado e seguro. Isso significa que você e sua equipe nunca mais precisarão mexer em pen drives ou ouvir as temidas palavras "Esqueci no escritório". Contanto que você consiga ficar online, você pode obter seus arquivos. Além disso, com o compartilhamento fácil de links, você pode dar acesso a quem quiser com apenas alguns cliques. E com proteção por senha e controles de acesso para links sensíveis à data, você pode ter certeza de que ninguém mais encontrará "acidentalmente" seus arquivos ou terá acesso por mais tempo do que você deseja.
Colaboração
A colaboração está no centro do que fazemos. Em vez de constantes trocas de e-mails, seu documento pode estar no Dropbox para facilitar o trabalho em equipe. Alterações, comentários e feedback são atualizados em tempo real e oferecem uma visão geral clara para toda a equipe, não apenas o nome na barra “Para:”.
É perfeito para clientes e consumidores também. Não se preocupe mais se eles têm a versão mais recente do Word, se precisam de um .doc, .docx, ou PDF — tudo o que eles precisam é clicar no seu documento hospedado no Dropbox. Com longas conversas por e-mail resolvidas, sua equipe e seus clientes podem desfrutar de uma colaboração extremamente rápida. Basta perguntar aos clientes satisfeitos da Ben & Jerry's que dizem: “O Dropbox Business é fundamental para acabar com conversas desnecessárias”.
Outras dicas de gerenciamento de e-mail
Algumas coisas exigem e-mail, não importa o que aconteça, então veja como aproveitar ao máximo sua caixa de entrada de trabalho:
Evite sobrecarga de e-mail
Ao longo do dia de trabalho, seus olhos são frequentemente atraídos para a notificação pop-up de um novo e-mail? Tente criar horários definidos ao longo do dia para verificar sua caixa de entrada para que você não permaneça trabalhando constantemente com um olho em suas notificações. Talvez isso signifique usar a plataforma escolhida, como o Microsoft Outlook, somente em um navegador, para poder fechar essa aba e abri-la novamente somente quando o der o tempo designado aos e-mails. A regularidade dependerá da sua agenda, mas só saber que você pode evitar pensar em e-mail até um horário específico no dia vai ajudá-lo a se concentrar em outras tarefas nesse meio tempo.
Não pense no e-mail como uma entidade separada de suas outras tarefas diárias, pense nele como uma tarefa própria. Isso significa que ele deve ter um lugar na sua lista de tarefas de gerenciamento, assim como suas reuniões diárias ou seu horário de almoço.
Salvar anexos
Perder tempo equivalente a semanas, ou mesmo meses, revirando e-mails a procura de um anexo específico pode ser uma experiência dolorosa. É claro que o compartilhamento via Dropbox removeria esse problema completamente, mas isso não significa que você ainda não possa aproveitar nossos recursos úteis. Baixe todos os anexos no momento em que os receber, nomeie-os apropriadamente e envie-os para uma pasta do Dropbox para que você possa facilmente retornar a eles ou compartilhá-los no futuro.
Você também deve ter em mente que sua caixa de entrada pode começar a excluir automaticamente e-mails muito antigos, e nunca se sabe quando um anexo que foi enviado há um ano pode se tornar relevante novamente. Portanto, proteja seus documentos contra exclusão e mantenha-os armazenados de forma segura.
Experimente uma pequena limpeza de e-mail
Cancele a assinatura de boletins informativos e e-mails promocionais que você sabe que nunca leu. Uma coisa é ter um e-mail pessoal inundado com ofertas em flash, mas deixá-los entrar em sua caixa de entrada do trabalho pode acabar sufocando seus e-mails importantes.
Envie acompanhamentos assim que puder
Os e-mails são um fluxo interminável e é fácil esquecer de responder a um quando eles continuam chegando. Crie o hábito de responder assim que terminar de ler o e-mail, seja com a informação solicitada ou, se não a tiver, com a garantia de que a terá. No momento em que seu destinatário ler e responder, você provavelmente terá sua resposta.
Criar filtros
Isso pode ajudar a criar uma pasta de e-mail para e-mails diferentes. Por exemplo, você pode ter uma pasta por projeto ou simplesmente categorizada por tipo, por exemplo, “faturas”, “RH”, “social da empresa”, “Diversos”, etc. A maioria dos clientes de e-mail permitirá que você crie filtros com base em diferentes critérios. Por exemplo, e-mails recebidos que contêm certas palavras podem ser direcionados para uma pasta selecionada, por exemplo, qualquer e-mail “@exemplo.com” pode ir para uma pasta dedicada. Qualquer e-mail contendo as palavras “festa de Natal” pode ir direto para “social da empresa”.
Essa também é uma ótima razão pela qual você deve usar linhas de assunto de email objetivas em suas próprias mensagens. Isso pode ajudar o cliente de e-mail do destinatário a filtrar sua mensagem corretamente e garantir que você não seja enviado para o spam.
