Table of contents
- O que é transferência de arquivos e como ela se compara ao compartilhamento de arquivos?
- Por que a transferência de arquivos é tão importante para empresários individuais e startups?
- Tipos de transferência de arquivos
- Dicas de compartilhamento de arquivos grandes para empreendedores e proprietários de pequenas empresas
- Obtenha todos estes recursos de compartilhamento de arquivos seguro em um só lugar com o Dropbox
Imagine esta situação: você decidiu se dedicar ao seu próprio seu negócio de fotografia e trouxe três clientes no seu primeiro mês, ótimas notícias!
Com as fotos feitas e os tratamentos iniciais prontos, é hora de compartilhar seu trabalho com seus clientes animados, ainda que não tão experientes em tecnologia. Problema: a versão final exportada tem 4 GB e seu cliente de e-mail só aceita anexos de até 15 MB. E agora?
Esse é um desafio enfrentado por muitas empresas em ascensão, especialmente aquelas na categoria em rápida mudança de empreendedor individual, mas famosas por serem subequipadas.
Neste guia para empreendedores e pequenas empresas, abordaremos os motivos e as formas para transferir arquivos grandes. Após a leitura, você terá a confiança necessária para conseguir compartilhar arquivos de qualquer tamanho, sempre que sua empresa precisar.
O que é transferência de arquivos e como ela se compara ao compartilhamento de arquivos?
A transferência de arquivos é o processo de mover arquivos digitais, como documentos, imagens e vídeos, de um local para outro. Esses locais podem ser físicos, como o armazenamento no disco rígido local do seu laptop, ou soluções de armazenamento digital, como o Dropbox.
Se você está familiarizado com esse conceito, sem dúvida também já ouviu referências ao compartilhamento de arquivos no mesmo contexto. Embora os dois termos sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles na verdade se referem a dois processos distintos:
A transferência de arquivos é uma forma de enviar uma cópia de um arquivo para outro local ou dispositivo.
O compartilhamento de arquivos é o processo de fornecer a outros usuários acesso a uma versão única existente de um arquivo via internet e tecnologia baseada em nuvem
Para pequenas empresas, startups e empreendedores que dependem do envio de arquivos grandes para seus clientes, é fundamental encontrar a solução correta de transferência de arquivos.
Existem muitas formas de transferência de arquivos, e nós vamos analisar cada uma delas, para que você possa tomar uma decisão embasada sobre o que é melhor para a sua empresa.
Por que a transferência de arquivos é tão importante para empresários individuais e startups?
Um empreendedor é um proprietário que não tem nenhum outro pessoal além dele para realizar as principais operações da empresa. Alguns tipos comuns de empreendedores incluem:
Consultores e coaches
Blogueiros
Criadores de curso
Vendedores e "dropshippers" de comércio eletrônico
Criadores de podcast, streaming e conteúdo de vídeo
Enquanto as grandes empresas têm equipes de TI específicas e soluções tecnológicas para toda a empresa, os empreendedores e as startups muitas vezes têm que confiar em si mesmos e nos seus próprios dispositivos.
Isso significa que, como empreendedor, você é o único responsável por ter a tecnologia para entregar o que precisa. Isso se aplica a criadores de conteúdo que precisam transferir arquivos grandes de vídeo bruto entre dispositivos ou a consultores que compartilham documentos com clientes.
Tipos de transferência de arquivos
Há muitas maneiras de transferir arquivos, tanto on-line quanto off-line, cada uma com seus próprios benefícios e casos de uso. Cinco dos tipos mais comuns de transferência de arquivos incluem:
Anexo de e-mail
Site de transferência de arquivos
Armazenamento em nuvem
Armazenamento removível, como um disco rígido externo ou uma pen drive
FTP (File Transfer Protocol)
Não há uma única opção melhor e muitas dessas abordagens têm vantagens específicas em função das necessidades de determinada situação. Para ajudar a dar sentido a tudo isso, vamos explorar cada método com mais detalhes.
Anexo de e-mail
Um anexo de e-mail é um método de transferência de arquivo que envolve o envio de uma cópia de um arquivo para alguém por e-mail. Uma cópia do arquivo é salva no e-mail, que é então enviado e coletado pelo cliente de e-mail do destinatário.
Vantagens dos anexos de e-mail para transferência de arquivos
Rápido e fácil - anexar um documento a um e-mail é tão simples quanto clicar e arrastar
Gratuito - muitos clientes de e-mail populares permitirão que você envie e receba anexos de e-mail com uma conta de e-mail gratuita
Desvantagens dos anexos de e-mail para transferência de arquivos
Limites de tamanho do arquivo - Você normalmente não pode enviar mais do que cerca de 25 MB via anexo de e-mail.
Segurança - Enviar um arquivo por e-mail significa criar uma cópia que existe para sempre e pode ser encaminhada para qualquer pessoa.
Falta de controle - Depois de enviado, não há o que fazer. Não há recuperação nem atualização de um anexo de e-mail depois que é enviado ao destinatário, mesmo que você precise corrigir um erro de digitação ou enviar o arquivo errado por engano.
Quando usar os anexos de e-mail
Na era moderna da computação baseada em nuvem, os anexos de e-mail não são realmente necessários. Eles vão servir só se você precisar enviar algo o mais rápido possível e não estiver preocupado com riscos de segurança, mas outras opções são quase sempre preferíveis.
Enviar um arquivo por meio de um link é igualmente rápido e fácil, o que permite controlar quem pode vê-lo, além de adicionar segurança extra, como proteção por senha. E, se quiser fazer poucas edições em seu arquivo, não haverá necessidade de gerar um novo link para seus destinatários. Basta salvar o arquivo atualizado no Dropbox (mantendo o mesmo nome de arquivo e salvando na mesma pasta) e seus destinatários poderão ver sua versão mais atualizada.
Sites de transferência de arquivos
Um site de transferência de arquivos é uma plataforma independente para a qual você envia arquivos ou coleções de arquivos, que são então convertidos em um link que pode ser compartilhados com destinatários.
Vantagens dos sites de transferência de arquivos
Limites maiores de tamanho de arquivo —com o Dropbox Transfer, você pode enviar até 100 GB de arquivos por vez
Transferência segura de arquivos — as transferências de arquivos são criptografadas e você sempre terá a opção de excluir uma transferência se desejar remover o acesso de qualquer pessoa com o link
Maior controle sobre o acesso — defina senhas e prazos de validade dos links para garantir que sua transferência de arquivos só seja vista pelas pessoas certas, no momento certo
Personalização com identidade de visual — deixe uma boa impressão em seus clientes, com uma página de download de arquivo estampada com a identidade visual da sua empresa individual
Confirmação de entrega — seja notificado quando seus arquivos forem recebidos e baixados
Desvantagens dos sites de transferência de arquivos
Os limites de tamanho de arquivo ainda existem — embora sejam muito maiores, os limites de tamanho de arquivo ainda se aplicam a suas transferências. Se precisar enviar coleções ainda maiores de arquivos, você pode contornar a situação dividindo-as em várias transferências separadas com menos de 100 GB.
Quando usar um site de transferência de arquivos?
Uma plataforma de transferência de arquivos é uma excelente solução para enviar arquivos grandes aos seus clientes quando você não quer que eles tenham acesso ao original.
Isto é particularmente comum quando sua empresa individual costuma entregar vídeo, áudio ou outros documentos grandes de multimídia aos clientes. Fotógrafos de famílias, cinegrafistas de casamentos e produtores musicais são exemplos clássicos desta necessidade.
Se você deseja compartilhar ou colaborar em uma única versão de um documento, uma solução de armazenamento em nuvem pode ser mais adequada às suas necessidades.
Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é semelhante ao armazenamento no seu disco rígido, só que os arquivos são armazenados on-line e podem ser acessados pela internet.
Ao armazenar seus arquivos on-line, você pode conceder acesso a outras pessoas, sem precisar enviar uma cópia separada. Isso facilita a colaboração e o fornecimento de opiniões sobre arquivos, simplificando tudo em um só lugar.
Vantagens do compartilhamento de arquivos com armazenamento em nuvem
Rápido e fácil — o compartilhamento de arquivos é tão simples quanto copiar um link
Colaboração descomplicada — armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos permitem que duas pessoas trabalhem paralelamente em um arquivo. Perfeito para quando você contrata um freelancer para ajudar durante um mês movimentado!
Reúna todas as opiniões em um só lugar - Se você estiver trabalhando em um arquivo e precisar compartilhá-lo com várias pessoas para revisão, você pode manter tudo organizado concedendo acesso, em vez de enviar cópias separadas
Desvantagens do compartilhamento de arquivos com armazenamento em nuvem
Concede acesso à sua versão original — às vezes você não quer que as pessoas tenham acesso ao arquivo original. Nesses casos, outra solução de compartilhamento de arquivos pode ser preferível.
Exclusão acidental de arquivo — Um destinatário desavisado pode excluir seu arquivo original, supondo que esteja excluindo uma cópia. Felizmente, o Dropbox está aqui para ajudar, permitindo que você recupere arquivos excluídos por 30 dias.
Quando usar o armazenamento em nuvem para compartilhar arquivos
O compartilhamento de arquivos com armazenamento em nuvem é ideal quando você precisa incluir colaboradores ou revisores em um trabalho em andamento. Ele permite que você fique por dentro do seu projeto e trabalhe em conjunto partindo de um único arquivo.
Se você precisar entregar o produto acabado a um cliente, enviar uma cópia por transferência de arquivo geralmente será sua melhor aposta. Ao fazer isso, você entrega o produto pelo qual o cliente pagou, e o cliente poderá fazer o que quiser com ele.
Métodos alternativos de transferência de arquivos
Armazenamento removível
O armazenamento removível é o armazenamento físico, como o disco rígido de seu computador, que pode ser, como o nome diz, removido de seu dispositivo. Esse armazenamento existe em todos os formatos e tamanhos, desde pen drives menores até grandes unidades de disco rígido externas.
O armazenamento removível pode ser usado para transferência de arquivos conectando-o fisicamente a um dispositivo, movendo ou copiando os arquivos nele, depois desconectando o armazenamento e conectando-o a outro dispositivo. Embora seja um método relativamente fácil para transferir arquivos, também é lento, manual e representará uma ameaça à segurança se você perder o disco.
Embora o armazenamento removível costumasse ser uma forma comum de transferência de arquivos grandes, os avanços na tecnologia de nuvem significam que um método baseado na internet quase sempre vai servir melhor ao seu propósito.
FTP
FTP significa File Transfer Protocol, um antigo protocolo da internet para transferência de arquivos que permitia a um computador enviar arquivos rapidamente para um servidor.
Com o avanço da tecnologia de nuvem, é improvável que você precise de FTP, mas você pode se deparar com ele ao pesquisar soluções de armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Não é recomendado para empreendedores ou startups usar o FTP como solução preferencial de transferência de arquivos. Em vez disso, opte por um sistema de compartilhamento ou transferência de arquivos baseado em nuvem que vai proporcionar uma melhor experiência e uma segurança mais forte para suas necessidades.
Dicas de compartilhamento de arquivos grandes para empreendedores e proprietários de pequenas empresas
Depois de decidir sobre uma solução de transferência de arquivos para seus negócios, é importante manter a segurança sob controle. Afinal de contas, só há você na empresa, e seus negócios não podem se dar ao luxo de sofrer uma violação de segurança ou perder de dados.
Veja aqui algumas dicas importantes para ter em mente para um compartilhamento seguro de arquivos:
1. Use o armazenamento em nuvem, assim compartilhar e colaborar será tão simples quanto copiar um link
Lembre-se de que a transferência de arquivos nem sempre é necessária, e o compartilhamento via armazenamento em nuvem pode ser uma ótima maneira de manter o controle de versões e gerenciar o acesso a arquivos.
Com o Dropbox, você pode armazenar seus arquivos na nuvem, permitindo que você colabore facilmente com outras pessoas ou compartilhe o acesso sempre que precisar.
2. Quando você precisar transferir, certifique-se de que esteja criptografado
A criptografia da transferência de arquivos é uma medida de segurança essencial que codifica os dados para evitar que pessoas de fora possam ler ou entender os dados que estão sendo transferidos. Simplificando, a criptografia protege os dados em suas transferências de arquivos contra possíveis hackers.
É por isso que cada arquivo enviado com o Dropbox Transfer é criptografado, para protegê-lo de ameaças à segurança.
3. Cause uma boa impressão - Considere fazer transferências de arquivos com a identidade visual da sua marca para impressionar o cliente
As primeiras impressões importam, especialmente quando sua empresa ainda está nos estágios iniciais.
Você já se esforçou para criar um logo, uma identidade visual e potencialmente até mesmo um site ou presença em redes sociais. Suas transferências de arquivos não devem ser exceção.
Com a personalização da identidade visual na página de download de sua transferência, você certamente causará uma impressão duradoura a seus clientes.
4. Lembre-se de fazer backup para uma camada adicional de segurança dos arquivos
Mesmo com o armazenamento em nuvem, seus dados e arquivos locais ainda estão em risco. Quando sua empresa vive e respira em um laptop, o seu laptop, vale a pena ter uma solução de backup do seu lado. O Dropbox Backup cria um instantâneo dos arquivos e pastas em seu dispositivo, para que você possa retornar a uma versão recente de seus dados no caso de um erro crítico.
Obtenha todos estes recursos de compartilhamento de arquivos seguro em um só lugar com o Dropbox
Não importa qual sejam os negócios da sua empresa individual, temos tudo o que você precisa, tudo em um só lugar.
O compartilhamento de arquivos no Dropbox é rápido e simples. Apenas compartilhando um link, você pode enviar qualquer arquivo para qualquer pessoa, mesmo que ela não tenha conta do Dropbox.
E, quando precisar enviar um arquivo um pouco maior, transferir com segurança um arquivo grande ou uma coleção de arquivos, você poderá fazer isso de forma simples com o Dropbox Transfer.
