Wat is telewerken?
Telewerken is een iets chiquere term voor thuiswerken, vaak omdat er geen kantoorruimte is om naartoe te reizen. Je kunt het ook wel ‘telewerken’, ‘werken vanaf elke locatie’ of ‘flexibele werkplek’ horen noemen.
Telewerkers kunnen fulltime in dienst zijn bij een bedrijf, op parttimebasis bij meerdere bedrijven werken of als zelfstandige werken en werken wanneer zij dat willen. Als u ooit iemand zichzelf een "digitale nomade" hoort noemen, dan bedoelt hij of zij dat hij of zij niet aan een fysieke locatie gebonden is, maar in plaats daarvan thuiswerkt. Zolang uw team de tools heeft om een digitale werkruimte te creëren, zoals Dropbox, kan het zich op elke gewenste externe locatie vestigen.
Dus, wat is telewerken?
Telewerken is het werk dat wordt gedaan door een telewerkteam. Hierbij gaat het om werk dat op afstand kan worden uitgevoerd, zonder dat je op kantoor of bij je collega's hoeft te zijn. Als je team het grootste deel van dit jaar nog niet op afstand heeft gewerkt, twijfel je er misschien aan hoeveel werk men thuis echt kan doen. Het zal je goed doen om te weten dat telewerken effectiever is dan de standaardwerkdag op kantoor, volgens onderzoek.
Hoe kan telewerken bedrijven helpen?
Er zijn verschillende manieren waarop telewerk kan helpen om mensen, en daarmee hun bedrijven, beter te laten presteren. Dit zijn een aantal veelvoorkomende voordelen van telewerken:
Werk-privébalans
Niemand heeft zin in woon-werkverkeer. Wie houdt er tenslotte van tijd verdoen en dure tolheffingen en tickets die daarbij horen? Werken op afstand neemt deze stress weg. Niet langer gehaast de deur uit, niet langer 's avonds in de file staan of wachten op vertraagde treinen. Geen verzuim meer om op een loodgieter te wachten. Je telewerkers organiseren hun dag dusdanig, dat ze het meest productief zijn. Van 8.00 tot 9.00 uur hoef je geen rekening meer te houden met woon-werkverkeer. Iedereen kan nu werken wanneer de productiviteit het hoogst is, of dat nu om 8 uur 's morgens is of om 6 uur 's avonds. Plus, als je telewerken combineert met flexibele uren, haal je zelfs het beste uit de nachtbrakers binnen jouw team. Dat betekent meer motivatie, een hogere productiviteit en een beter behoud van talent.
Werken dwars door tijdzones heen
Een van de grootste voordelen van werken op afstand is dat je het overal kan doen, in elke tijdzone. Hoewel het moeilijker kan zijn om een tijdstip te vinden dat voor beide partijen goed is (maar met asynchrone communicatie is het wellicht niet eens nodig om te telefoneren), betekent het ook dat je een kantoor kunt zijn dat 'altijd open' is. Terwijl je team in New York slaapt, is je kantoor in Londen operationeel, waardoor je sneller dan ooit kunt reageren.
Kostenbesparing
Zo voor de hand liggend. Als je team niet op kantoor zit, heb je ook geen kantoor nodig. Zeg maar dag tegen die torenhoge huurprijzen in de stad. Hetzelfde geldt voor je team, dat niet gedwongen wordt om in kleine appartementen in grote steden te wonen om zo elke dag naar kantoor te kunnen gaan. Thuiswerken betekent dat het voor het werk van jouw team niet uitmaakt waar ze wonen en werken, wat de mentale gezondheid en het geluk van de mensen enorm stimuleert. Bedrijven kunnen die lagere kosten zelfs doorberekenen aan hun medewerkers door een vergoeding voor elektriciteit en internet aan te bieden die ze alleen voor hun werk gebruiken. Daarnaast kun je iedereen tegelijk met het loon een voucher sturen voor afhaalmaaltijden; dit wordt altijd gewaardeerd. Er zijn immers geen kantoorkeukens meer om koffie te halen.
Nadelen van telewerken
Op één belangrijk punt is jouw team het eens; een nadeel van telewerken is het sociale aspect en het gebrek aan persoonlijk contact. Als al je teams alleen thuis werken, zonder een gedeelde werkomgeving, wordt al snel vergeten dat ze toch echt een team zijn. Daarom is goede communicatie absoluut noodzakelijk.
Elke vrijdagmiddag zoomen met een drankje erbij is één manier, maar daar hebben teamleden aan de andere kant van de wereld helemaal niets aan. Als de communicatie volledig in het werkschema is ingebed, levert dat de meest waardevolle communicatie op. Zoals realtime bewerkingen en aantekeningen, samenwerking bij gedeelde documenten, of Slack-berichten die de hele dag door verzonden kunnen worden. Jouw team moet weten dat ze altijd kunnen communiceren, niet alleen als er een videogesprek is geregeld.
Houd speciale momenten echt speciaal
Voor speciale gebeurtenissen, zoals bijvoorbeeld de feestdagen, probeer je te regelen dat teamleden uit dezelfde regio samen kunnen komen. Voor diegene die echt afgelegen wonen, regel je een online feestje, en zorg je ervoor dat je kerstkaarten stuurt en misschien een kleinigheidje erbij doet. Als je altijd al 'het beste voorhad' met je medewerkers, ook toen je nog een traditioneel kantoor had, moet je als jouw bedrijf op afstand werkt diezelfde waarden hanteren.
Hoe begin je met telewerken
Als je bereid bent om de verandering door te voeren die velen al doorvoeren, is het iets ingewikkelder dan iedereen naar huis te sturen en te zeggen dat ze voorlopig niet meer terug hoeven te komen. Het vereist planning en het vinden van de beste hulpmiddelen om verspreide teams te ondersteunen.
Internet
Externe teams kunnen niet werken zonder internet, dus zoek uit of elk personeelslid thuis voldoende mogelijkheden heeft om hun werk naar behoren te kunnen doen. Je bespaart misschien geld door niet langer een kantoor te hebben, maar dat betekent niet dat je het niet opnieuw hoeft te investeren in je bedrijf. Kijk wat je kunt doen om je team te helpen bij het instellen van de benodigde wifi. Bovendien moet je kiezen voor software waarmee je ook offline kunt werken, mocht het internet uitvallen.
Software
Technologie is essentieel voor de opkomst van thuiswerken. Uw bedrijf moet daarom goed zijn toegerust. Misschien denkt u dat u zich kunt beperken tot Word-documenten die u schrijft, opslaat en vervolgens als bijlage bij e-mails verstuurt, maar dat gaat niet werken met flexibel werk. Het is slechts een kwestie van tijd voordat u het bestand helemaal kwijtraakt. Dropbox neemt veel van de potentiële fouten van deze ouderwetse methoden weg. Doordat gedeelde documenten in realtime door het team kunnen worden bewerkt, is er geen behoefte meer aan meerdere documenten. Er is altijd maar één, geheel actuele versie.
Maak een online digitale samenwerkingsruimte aan waar iedereen met elkaar verbonden is. Met Dropbox krijgt iedereen toegang tot de belangrijkste gedeelde mappen, met integraties die ervoor zorgen dat je team optimaal kan presteren. Er ligt extra nadruk op de beveiliging als het gaat om telewerken voor je team. Als niet iedereen (inclusief hun apparaten) onder één dak zit, zijn gevoelige bedrijfsgegevens soms moeilijker te achterhalen. De veiligheidscontroles van Dropbox bieden je gemoedsrust. Met wachtwoordbeveiliging, tijdslimieten en enterprise mobility management zorg je ervoor dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot de links en documenten.
Apparatuur
Thuiswerken is niet voor iedereen weggelegd. Sommige mensen hebben misschien geen eigen bureau en werkplek in huis, vooral als ze doorgaans dus niet thuiswerken. Natuurlijk kun je dit op verschillende manieren omzeilen, maar wil je echt dat je team werkt aan keukentafels, ladekasten of zelfs strijkplanken? Zorg ervoor dat je een budget hebt voor kantoormeubilair en geef je team de fysieke uitrusting die ze nodig hebben om goed te kunnen werken. Hierdoor zullen ze op hun beurt betere resultaten boeken.
Gebouwd voor waar (en hoe) het werk ook plaatsvindt
Tegenwoordig werken teams niet altijd vanuit één kantoor of één apparaat. Of u nu op locatie, onderweg of in verschillende tijdzones werkt: met Dropbox blijft u verbonden met uw content en uw team.
Vraag het maar aan Salem Bajaba, Manager Informatie- en Communicatietechnologieën bij Binladin Contracting Group:
“Met Dropbox zijn we veel sneller. Of we nu gebruik maken van een smartphone, tablet of laptop, we hebben altijd beveiligde toegang tot alle documenten en kunnen ons aanpassen aan nieuwe omstandigheden.”
Of Bryan Chandler, Managing Director of Innovation and Technology bij The Shopping Center Group:
"[Dropbox] neemt de zorgen om waar de documenten zijn weg. Je slaat documenten op en hebt er ongeacht waar je je bevindt toegang toe."
Bedrijven in alle sectoren en regio's omarmen flexibel werken en ontdekken dat de juiste tools het verschil maken. Of u nu een wereldwijd team of een lokaal bedrijf leidt, met Dropbox kunt u eenvoudig blijven doorwerken.
