Что такое управление электронной почтой?
Электронная почта — очень полезная вещь. Сегодня без нее не обойтись, но наряду с многочисленными достоинствами у этого средства связи есть и недостатки, из-за которых может сформироваться масса вредных привычек, связанных с управлением временем. Пожалуй, все мы оказывались в ситуации, когда, войдя в почтовый ящик и увидев свыше 50 новых писем, у нас возникало желание просто проигнорировать их. Однако если беспорядок в почтовом ящике воспринимается как должное, со временем это начинает влиять на ваш подход к работе в целом, а откладывая даже одно задание на потом, вы можете легко встать на путь прокрастинации.
Спросите себя, с какой целью вы используете электронную почту. Для ведения переписки с клиентами и входа в систему она незаменима, но почти для всего остального могут существовать более эффективные альтернативы, например Dropbox. Dropbox позволяет командам рациональнее организовать работу, чтобы добиваться большего при меньших усилиях, и легко адаптируется к вашим рабочим потокам для обеспечения эффективной совместной работы, редактирования и обмена данными.
Вот несколько примеров того, как можно использовать Dropbox, чтобы преобразовать рабочие процессы, повысить командную продуктивность и упростить совместную работу. Думаете, вам нужна электронная почта, чтобы отправлять большие файлы, делиться правками или вносить изменения в документы? Это не так.
Обмен отзывами
С Dropbox вы можете добавлять примечания прямо в документ, над которым работаете, выделяя точное предложение или даже слово, на которое ссылается ваш комментарий. Другим участникам рабочей группы будет достаточно перейти к вашему отзыву, просмотреть его и внести изменения. Они могут отметить проблему как отправленную в архив или ответить на ваш комментарий — все сообщения сохраняются прямо в документе. Dropbox собирает комментарии и упорядочивает их в удобочитаемом формате, а затем обновления рассылаются по электронной почте. Это избавляет вас от получения писем для каждого нового комментария, но при этом вы ничего не упускаете. Кроме того, вы можете @упоминать конкретных пользователей — отличное решение, если, скажем, нужно привлечь внимание юриста к конкретной правке, но вы не хотите заставлять его читать весь документ.
Отправка больших файлов
Никому не нравится отправлять большие файлы по электронной почте. Не слишком ли большой файл? Правильно ли выбран формат? Сможет ли получатель скачать файл со своей стороны? С Dropbox вам не о чем беспокоиться. Dropbox осуществляет безопасный обмен файлами и поддерживает самые различные форматы файлов. С легкостью отправляйте длинные видеоролики — получатели смогут, не тратя лишнего времени, просматривать их в Dropbox в сжатом виде или скачивать файлы в полном разрешении. Это идеальное решение, если вы находитесь в поездке и не можете подключиться к сети Wi-Fi.
Поделиться чем угодно
Dropbox позволяет организованно и безопасно хранить в сети любое содержимое, от файлов и папок до изображений и документов. Это означает, что вам и вашей команде больше никогда не придется возиться с USB-накопителями или слышать ужасные слова «Я забыл это в офисе». Теперь файлы всегда у вас под рукой — достаточно подключиться к Интернету. Кроме того, благодаря удобной функции обмена ссылками вы можете делиться файлами с кем угодно всего несколькими щелчками мыши. Контролируйте доступ к вашим файлам, установив защиту паролем и сроки действия для ссылок. Таким образом вы будете уверены, что никто«случайно» не найдет ваши файлы и не сможет пользоваться ими дольше, чем вы разрешите.
Сотрудничество
Идея эффективной совместной работы лежит в основе всего, что мы делаем. Вместо того, чтобы постоянно переписываться по электронной почте, вы можете размесить свой документ в Dropbox —это сделает работу в команде удобнее. Изменения, комментарии и отзывы обновляются в режиме реального времени, что позволяет видеть вклад всех участников команды, а не только имя в строке «Кому:».
Он также идеально подходит для клиентов и заказчиков. Больше не нужно беспокоиться о том, установлена ли у них последняя версия Word, нужен ли им файл .doc, .docx, или PDF — все, что им нужно, это нажать на ваш документ, размещенный в Dropbox. Избавившись от длинных цепочек электронных писем, ваша команда и ваши клиенты смогут наслаждаться молниеносным сотрудничеством. Спросите у довольных клиентов Ben & Jerry's, которые говорят: «Dropbox Business — это ключ к прекращению бесполезных разговоров».
Другие советы по управлению электронной почтой
Для некоторых дел электронная почта необходима в любом случае, поэтому вот как максимально эффективно использовать свой рабочий почтовый ящик:
Избегайте перегрузки электронной почты
Часто ли в течение рабочего дня ваше внимание привлекает всплывающее уведомление о новом письме? Постарайтесь выделить определенное время для ежедневной проверки вашего почтового ящика, чтобы вам не приходилось постоянно следить за уведомлениями. Если вы используете такую платформу, как Microsoft Outlook, рекомендуем перейти на версию для браузера и открывать вкладку почтового ящика, только когда проверяете его. Регулярность таких проверок будет зависеть от вашего расписания, но возможность не отвлекаться на электронную почту до определенного времени дня поможет вам сосредоточиться на других задачах.
Не думайте о работе с электронной почтой как о чем-то отличном от других повседневных задач — думайте о ней как о еще одной задаче. Это означает, что соответствующий пункт нужно вносить в списки дел в системе управления заданиями наряду с планерками и обеденным перерывом.
сохранить вложения
Поиск одного единственного вложения среди писем, которые накапливались неделями или даже месяцами — неприятная задача. Конечно, при обмене файлами через Dropbox такая проблема не возникла бы, но это не значит, что ее нельзя решить с помощью наших удобных функций. Скачивайте свои вложения непосредственно при получении и загружайте в папку Dropbox, заранее дав им соответствующие названия, чтобы потом вы могли без труда найти их или предоставить к ним доступ.
Вам также следует помнить, что ваш почтовый ящик может начать автоматически удалять очень старые письма, и вы никогда не знаете, когда вложение, отправленное вам год назад, может снова стать актуальным. Поэтому защитите свои документы от удаления и храните их в надежном месте.
Попробуйте немного почистить электронную почту
Откажитесь от подписки на информационные бюллетени и рекламные письма, которые вы никогда не читаете. Одно дело, когда личная электронная почта переполнена горящими предложениями, но если вы допустите их в свой рабочий почтовый ящик, они могут затмить все ваши важные письма.
Отвечайте на электронные письма безотлагательно
Электронные письма — это нескончаемый поток, и легко забыть ответить на них, когда они продолжают приходить. Возьмите за привычку отвечать сразу же после прочтения электронного письма, предоставляя запрошенную информацию или, если ее у вас нет, заверяя, что вы ее получите. К тому времени, как получатель прочитает ваше письмо и ответит на него, вы, скорее всего, уже получите ответ.
Создать фильтры
Упростите работу с электронной почтой, создав папки для разных писем. Например, у вас может быть отдельная папка для каждого проекта или вы можете просто классифицировать письма по типу, например: «Счета», «Управление персоналом», «Общественные мероприятия компании», «Разное» и т. п. Большинство почтовых клиентов позволяют вам создавать фильтры на основе разных критериев. Так, входящие электронные письма, содержащие определенные слова, например «@example.com», могут помещаться в специальную папку. Любые электронные письма, содержащие слова «Рождественская вечеринка», могут автоматически направляться в папку «Общественные мероприятия компании».
По этой причине мы рекомендуем точно указывать тему своих сообщений — это может помочь фильтрам почтового клиента получателя корректно обработать ваше сообщение и гарантировать, что письмо не попадет в спам.
