Решения для корпоративного обмена файлами: безопасность, контроль и совместная работа.

Обмен файлами в корпоративной сети звучит просто — быстро доставлять нужные файлы нужным людям. В действительности, это место, где сталкиваются сотрудничество, безопасность и соответствие нормативным требованиям.

Простые потребительские инструменты могут подойти для разового обмена данными. Но когда дело доходит до конфиденциальных данных, межфункциональных команд, внешних партнеров и реальных требований к управлению, подход «просто пришлите мне ссылку» начинает рушиться — и может даже вызвать серьезные проблемы с соблюдением нормативных требований.

Из этого руководства вы узнаете, что такое корпоративный обмен файлами, на что следует обращать внимание при выборе решений для этого типа обмена файлами и как ИТ-специалистам его контролировать без десятков запросов в службу поддержки в день.

Что такое корпоративный обмен файлами?

Корпоративный обмен файлами — это безопасный и управляемый способ обмена файлами между сотрудниками организации и с другими лицами. Обычно решения для корпоративного обмена файлами включают в себя следующие функции.

• Управление доступом— настройки, определяющие, кто может просматривать, комментировать, редактировать, скачивать или делиться контентом.
• Централизованное администрирование— способы применения политик ко всем пользователям и группам.
• Аудиты и отчетность— записи о том, кто чем поделился, с кем и когда.
• Меры безопасности,такие как аутентификация, шифрование, контроль устройств и другие.
• Поддержкасоблюдения нормативных требований — механизмы контроля для обеспечения хранения, юридического удержания и предоставления доказательств соответствия требованиям поставщиков.

Для небольшой команды может подойти базовый пользовательский интерфейс обмена файлами. Однако корпоративный обмен файлами лучше всего подходит для больших команд, которым необходима поддержка в масштабируемости, управлении и управлении рисками.

В чём разница между обменом файлами и совместной работой?

Люди часто используют эти термины как синонимы, но это не совсем одно и то же:

• Обмен файлами — это доступ и распространение,предоставление кому-либо возможности просматривать, скачивать или редактировать файл.
• Сотрудничество — это то, что происходит после предоставления доступа:циклы обратной связи, управление версиями, передача задач и поддержание рабочего процесса без путаницы.

Вот краткое описание распространенных задач и определение того, к какой категории они относятся, которое вы можете использовать в качестве быстрого справочника для их различения:

Предоставьте другим пользователям доступ к файлу или папке.

• Обмен файлами: Да
• Сотрудничество: Иногда
• Корпоративные решения для обмена файлами: Да

Установить права доступа (просмотр/редактирование)

• Обмен файлами: Иногда
• Сотрудничество: Да
• Решения для корпоративного обмена файлами: Да, с возможностью управления политиками.

Отслеживание версий и изменений

• Обмен файлами: Редко
• Сотрудничество: Да
• Решения для корпоративного обмена файлами: Да, часто с более строгим управлением.

Оставляйте комментарии, запрашивайте отзывы, вносите правки.

• Обмен файлами: Нет
• Сотрудничество: Да
• Корпоративные решения для обмена файлами: Да

Административная отчетность и журналы аудита

• Обмен файлами: Нет
• Сотрудничество: Нет
• Корпоративные решения для обмена файлами: Да

Политика команды в отношении внешнего обмена информацией.

• Обмен файлами: Нет
• Сотрудничество: Нет
• Корпоративные решения для обмена файлами: Да

Поддержка рабочих процессов обеспечения соответствия требованиям.

• Обмен файлами: Нет
• Сотрудничество: Нет
• Корпоративные решения для обмена файлами: Часто

Если ваша организация задается вопросом, как безопасно обмениваться файлами, работая при этом быстро, вам, как правило, нужна корпоративная система обмена файлами, а не простая передача файлов.

На что обращать внимание при выборе корпоративных решений для обмена файлами

Лучшие решения для обмена файлами в корпоративной среде не заставляют вас выбирать между безопасностью и удобством использования. Они позволяли командам быстро перемещаться внутри четких ограждений. При сравнении поставщиков обращайте внимание на возможности в следующих областях:

Безопасность и контроль доступа

• Надежные варианты аутентификации (SSO, MFA)
• Права доступа на основе ролей и принцип минимальных привилегий.
• Управление ссылками, включая срок действия, пароли, ограничения на скачивание и требования к авторизации.

Административное управление

• Центральная консоль администратора для управления политиками и пользователями.
• Журналы аудита и отчетность
• Возможность управлять внешним доступом, включая управление доменом.

Поддержка в вопросах соответствия требованиям

• Контроль хранения и удаления данных
• Условия сохранения материалов в архиве или рабочие процессы, удобные для электронного поиска доказательств — в зависимости от ваших потребностей.
• Документация, которую можно предоставить аудиторам, не полагаясь лишь на рекламные заявления.

Рабочие процессы совместной работы

• Удобные функции контроля версий и восстановления файлов.
• Функции комментирования и аннотирования позволяют просматривать отзывы в контексте.
• Простые способы запроса файлов у внешних партнеров без создания уязвимостей в системе безопасности.

Соответствие потребностям предприятия

• Интеграции, соответствующие вашей системе идентификации и безопасности.
• Масштабируемость в разных отделах и регионах.
• Функции адаптации, которые помогают командам переключаться без затруднений.

Dropbox объединяет в одном месте возможности корпоративного обмена файлами и совместной работы, предоставляя инструменты управления доступом и совместной работы. Они обеспечивают продуктивное взаимодействие сотрудников, при этом позволяя администраторам устанавливать политики и осуществлять контроль. Узнайте больше о совместной работе с файлами в Dropbox.

Как ИТ-специалисты могут отслеживать и проверять активность обмена файлами между пользователями?

Если вы не видите, как происходит обмен файлами, вы не сможете управлять рисками. Мониторинг и аудит — одно из наиболее очевидных отличий потребительских инструментов от корпоративного обмена файлами.

Вот как выглядят эффективные возможности мониторинга в корпоративной среде:

• Централизованные журналы аудита отслеживают ключевые события, такие как доступ к файлам, действия по предоставлению доступа, изменения разрешений и активность ссылок.
• Обеспечение видимости пользователей и контента, что позволяет администраторам отвечать на такие вопросы, как:
  • Кто предоставил доступ к этому файлу извне?
  • Какие ссылки являются общедоступными, а какие — закрытыми?
  • Какие папки доступны для совместного использования за пределами организации?
• Подготовка отчетов и экспорт данных для внутренних проверок, расследований в области безопасности и аудитов на соответствие требованиям.
• Оповещения и сигналы риска — чтобы ИТ-специалистам не приходилось вручную читать журналы.
• Действия администратора для быстрого устранения проблем, такие как отключение ссылок, отзыв доступа или масштабное обновление разрешений.

В операционном плане многие ИТ-команды выстраивают простой ритм работы:

1. Определите, что для вашей организации означает «рискованное распространение информации» — общедоступные ссылки, неизвестные домены, конфиденциальные папки и так далее.
2. Отслеживайте эти сигналы еженедельно или ежемесячно.
3. Обсудите исключения с руководителями отделов.
4. Стандартизируйте этапы устранения неполадок, чтобы исправление проблемы было предсказуемым и быстрым.

В этом случае также полезно, если ваша платформа для обмена файлами разработана с учетом требований корпоративного управления, а не была модернизирована для их внедрения позже.

Если вы создаёте программу мониторинга с нуля, начните с вопросов, которые ваша команда безопасности уже задаёт после инцидентов. Затем выберите инструменты, которые помогут вам быстро ответить на эти вопросы.

Как ограничить общий доступ к файлам для каждого домена?

Ограничение доступа к доменам — один из наиболее практичных способов снижения риска случайного раскрытия информации, особенно когда команды обмениваются данными с поставщиками, агентствами, подрядчиками или клиентами.

В зависимости от платформы, ограничение по домену обычно означает создание правил для следующих областей:

• Кого можно приглашать в общие папки— добавлять в список разрешенных домены доверенных партнеров, блокировать личные почтовые домены или ограничивать доступ только корпоративными адресами электронной почты.
• Кто может получитьдоступ к общим ссылкам — требуется ли авторизация, ограничивается ли доступ к определенным доменам или запрещается анонимный доступ?
• Там, где разрешенобмен данными — например, разрешен внешний доступ только из утвержденных командных папок.

Наиболее рациональный подход заключается в сочетании политики и удобства использования. Вот типичная процедура, которая это делает:

1. Начните с установки по умолчанию: для многих организаций это может быть следующее: «внутренний обмен данными должен быть простым, а внешний обмен данными разрешен, но должен контролироваться».
2. Установите правила для доменов, используемых в распространенных партнерских отношениях: если ваши команды регулярно работают с небольшим списком партнерских доменов, список разрешенных доменов снижает трение и риски.
3. Добавьтеограничения для ссылок: требуйте авторизации для внешних ссылок и используйте сроки действия для контента, доступного в течение определенного времени.
4. Определите процесс обработки исключений: в командах всегда будут возникать нестандартные ситуации. Сделайте так, чтобы исключения отслеживались и имели ограниченный срок действия, а не создавались спонтанно, что поможет снизить зависимость от служб поддержки.

Если вы внедряете эту систему, полезным индикатором будет то, сможет ли сотрудник с благими намерениями случайно отправить конфиденциальную информацию по неправильному адресу. Надежный контроль доменов и ссылок помогает предотвратить подобный сценарий.

Именно здесь корпоративные решения для обмена файлами проявляют себя наилучшим образом. Они предоставляют вам механизмы контроля за соблюдением политики, а также отчеты, необходимые для ее реализации без замедления работы бизнеса.

Какие сертификаты безопасности следует искать при обмене файлами?

Сертификаты не расскажут вам всего о безопасности поставщика, но они предоставляют стандартизированный способ подтверждения того, что меры безопасности существуют, протестированы и проходят аудит.

Вот распространенные сертификаты и подтверждения, на которые следует обращать внимание при оценке корпоративных инструментов:

• Стандарт SOC 2 Type IIфокусируется на динамике управления во времени, а не только на конкретном моменте времени.
• ISO/IEC 27001— система управления информационной безопасностью
• ISO 27017 и ISO 27018— облачная безопасность и защита персональных данных в облаке
• ISO 27701— управление конфиденциальной информацией, часто актуальное, если вы работаете с персональными данными.
• CSA STAR— гарантия безопасности облачных вычислений, часто используемая совместно с ISO/SOC.
• FedRAMP— более актуален для использования в государственном секторе и подрядчиками.

Детали так же важны, как и этикетка. При изучении документации задавайте следующие вопросы:

• Каков охват, какие услуги и регионы включены?
• Насколько свежи данные в отчете или сертификате?
• Есть ли какие-либо исключения, и каков план по устранению проблемы?
• Какие субподрядчики или третьи стороны включены в список?

Если у вашей организации есть особые нормативные требования, вам также следует уточнить, какие дополнительные функции платформа предоставляет помимо сертификации, такие как контроль хранения данных, возможность аудита и управление доступом.

Dropbox публикует информацию о безопасности, конфиденциальности и соответствии нормативным требованиям в рамках широкого спектра ресурсов о надежности решения. Это упрощает отделам закупок и безопасности оценивать соответствие решения требованиям.

Какая платформа лучше всего подходит для обмена файлами, соответствующего требованиям законодательства?

Наилучшая платформа для обмена файлами, соответствующая требованиям законодательства, — это та, которая отвечает вашим конкретным обязательствам по соблюдению нормативных требований и обеспечивает их бесперебойную работу изо дня в день.

Вместо того чтобы начинать с названий поставщиков, начните с ваших требований. Соответствующее нормативным требованиям корпоративное решение для обмена файлами должно поддерживать:

• Четкий контроль доступа и обеспечение соблюдения политик— настройки, управляемые администратором, для внешнего доступа, доступа к ссылкам и разрешений.
• Возможность аудита— ведение журналов и составление отчетов, позволяющих выяснить, кто и когда получал доступ к контенту или делился им.
• Управление сроком хранения и жизненным циклом— возможность сохранять, удалять или архивировать контент в соответствии с вашими политиками.
• Безопасное сотрудничество с внешними сторонами— обмен информацией, не требующий пересылки вложений или использования неуправляемых личных учетных записей.
• Интеграция с системамибезопасности — совместимость с поставщиками идентификации (единый вход) и, при необходимости, с инструментами вашей системы безопасности.

Быстрый способ оценить готовность к соблюдению нормативных требований — провести простой сценарный тест, например:

• Можно ли поделиться конфиденциальным файлом с партнером, ограничить доступ только для определенных лиц, а затем доказать, что произошло?
• Можно ли быстро отозвать доступ, если изменятся отношения?
• Можно ли создавать журналы аудита и подтверждающие документы по политике без использования ручных обходных путей?

Если платформа упрощает решение подобных задач, значит, вы на верном пути.

Как внедрить корпоративный обмен файлами без замедления работы команд.

Внедрение проходит успешно, когда командам легко его освоить, а ИТ-специалистам легко им управлять. Хотя каждая компания уникальна, практический план внедрения часто выглядит следующим образом:

1. Составьте карту основных рабочих процессовобмена данными, таких как внутренняя совместная работа, передача данных внешним клиентам, сбор файлов от поставщиков.
2. Установите политики по умолчанию, соответствующие реальной работе,включая параметры ссылок и правила доступа к внешним ресурсам.
3. Проведите пилотный проект с командой, которая много общаетсямежду собой, и задокументируйте, что их замедляет.
4. Внедряйте миграции поэтапно, по отделам или типам проектов,вместо того чтобы пытаться перенести все сразу.
5. Опубликуйте краткое руководство на однойстранице, чтобы сотрудники знали, как выглядит эффективный обмен информацией.
6. Проанализируйте активностьобмена данными и внесите изменения после запуска — на основе реальных моделей использования.

Такой подход обеспечивает мобильность команд, одновременно ужесточая управление с течением времени. Узнайте больше о специализированных возможностях управления корпоративными данными в Dropbox.

Управляйте обменом файлами в корпоративной сети с помощью Dropbox.

Наилучшие результаты в сфере корпоративного обмена файлами достигаются тогда, когда люди могут быстро взаимодействовать друг с другом, а ИТ-специалисты могут быть уверены в безопасности, соблюдении политик и прозрачности процесса.

Если вы готовы перейти от несистематического обмена данными к корпоративному подходу, вот несколько следующих шагов:

• Просмотрите ваши требования
• Стандартизация политики совместного использования
• Выберите платформу

Dropbox помогает командам обмениваться контентом и совместно работать над ним, предоставляя администраторам инструменты для управления доступом и обеспечения контроля в масштабах всей системы. Изучите корпоративные решения Dropbox, чтобы узнать больше.