На что обратить внимание при выборе безопасного сервиса для обмена файлами

Когда ваша рабочая группа нужно поделиться контрактами, творческими работами и другими важными файлами, простое прикрепление файла ощущается как искушение судьбы. Совместный доступ — это уверенность в том, что нужные люди получают доступ к нужной версии и что вы по-прежнему можете всё контролировать, если ссылка была ошибочно переслана или проект завершился.

Надежный сервис для обмена файлами должен помогать Protect конфиденциальное содержимое, обеспечивать легкий доступ к последней версии и позволять контролировать, кто может просматривать, редактировать, скачивать или повторно предоставлять доступ к файлу. В этом руководстве мы рассмотрим, как выбрать подходящий вариант и на какие функции обратить внимание. 

Если вам нужны безопасность и скорость, которые необходимы растущим рабочим группам, ознакомьтесь с безопасной услугой для обмена файлами в Dropbox или выберите тарифный план, чтобы начать уже сегодня.

7 функций, на которые стоит обратить внимание при выборе безопасного сервиса для обмена файлами в Business

Инструменты для безопасной услуги для обмена файлами должны помогать вам быстро делиться файлами, не теряя над ними контроль. Это достигается за счет сочетания различных функций. 

Шифрование имеет значение, но это не единственный важный фактор. Также важно, кто может получить доступ к файлу, на какой срок и можете ли вы отозвать этот доступ. Практический список функций выглядит так:

1. Шифрование при хранении и передаче: как минимум ваш Сервис должен Protect файлы во время их хранения (при хранении) и во время их перемещения между приложениями и серверами (при передаче). Для особо конфиденциального содержимого дополнительное сквозное шифрование может добавить ещё один уровень защиты.
2. Настраиваемые уровни доступа и управление ссылками: у вас есть возможность настраивать разрешения для файлов, что позволяет легко выбирать, кто может просматривать, редактировать или скачивать файл. Возможность добавлять защиту паролем и срок действия для общих ссылок при необходимости — еще одна полезная функция.
3. Управление доступом для внешнего доступа: надежная услуга для обмена файлами должна упрощать поделиться с клиентами Dropbox или подрядчиками, сохраняя при этом контроль над тем, кто может просматривать ваше содержимое. Вы можете легко управлять доступом к общим ссылкам при работе с внешними партнерами. Настройка или удалить разрешений для файлы помогает защитить содержимое и гарантирует, что только нужные пользователи смогут просматривать ваши файлы.
4. Возможности аудита и контроля для администраторов: обратите внимание на такие параметры контроля и мониторинга, как журналы аудита, отчеты о событиях и мониторинг внешнего доступа, — чтобы администраторы понимали, как перемещается содержимое. Администраторы должны иметь возможность легко управлять тем, как их рабочая группа делится файлами, обеспечивая полный контроль.
5. Журнал версий и восстановление: надежное облачное хранилище и услуга для обмена файлами ничего не стоят без мощных функций восстановления файлов и журнала версий. Если кто-то удалит, перезапишет или изменит не тот файл, инструменты восстановления и журнал версий помогут исправить это без паники.
6. Доставка больших файлов: если рабочие группы предпочитают делиться готовой работой вместо совместного редактирования в реальном времени, наличие специального процесса для доставки файлов может быть полезным. Если вы хотите отправить большие файлы, воспользуйтесь инструментами пересылки больших файлов, созданными именно для такой односторонней отправки.
7. Защита идентификационных данных и устройств: обратите внимание на надежные средства входа и контроля конечных точек, такие как многофакторная аутентификация, единый вход, подтверждение устройств и удаленное стирание данных— чтобы доступ оставался безопасным даже при изменениях в рабочих группах и перемещении устройств.

Если вам нужен надежный сервис для обмена файлами, объединяющий все это в едином рабочем процессе, ознакомьтесь со всеми функциями Dropbox, чтобы узнать, как они сочетаются и позволяют быстро делиться файлами с полным контролем.

Разница между шифрованием и безопасным обменом

Шифрование — это один из уровней безопасности, тогда как безопасная услуга для обмена файлами подразумевает всю систему в целом. 

Шифрование protects сами данные файла (как при хранении, так и при передаче) — безопасная услуга для обмена файлами идет дальше, окружая файл средствами контроля, такими как правила доступа и восстановление. 

Шифрованная услуга для обмена файлами защищает данные, и существует два основных типа:

• Шифрование при передаче— защищает файлы во время их перемещения между устройствами и серверами
• Шифрование неактивных данных— Protect файлы во время их хранения на серверах поставщика

Это не защищает файл от раскрытия автоматически после его получения, например если он ненадежно сохранен на устройстве получателя. Когда необходимо защитить информацию и контролировать доступ к ней, надежная платформа для обмена файлами становится незаменимой. 

Такой подход защищает ваши данные и обеспечивает контроль доступа на каждом этапе с помощью:

• Разрешения— кто может просматривать, редактировать, скачивать или предоставлять повторный доступ
• Проверка подлинности— элементы управления входом и усиленная защита аккаунта
• Срок действия— чтобы ссылки не работали вечно
• Возможность аудита— журналы событий и отчетность
• Восстановление— журнал версий и восстановление файлов на случай ошибок

Сквозное шифрование (E2EE) находится на самом строгом конце этого спектра: файлы шифруются на устройстве отправителя и могут быть расшифрованы только тем, у кого есть нужный ключ, что отличается от стандартных схем шифрования при хранении и передаче. 

Сертификаты безопасности, на которые стоит обратить внимание при выборе услуг для обмена файлами

Начните с компании, которая имеет репутацию в области безопасности, а затем сосредоточьтесь на данных, которыми вы делитесь. 

Сначала проверьте наличие базовых сертификатов, таких как ISO 27001 или SOC 2, а затем — специализированных сертификатов безопасности для облака и конфиденциальности, если они важны для вашей отрасли. Вот краткий список, а также то, о чем говорит каждый из них:

• ISO 27001: надежная основа. Это означает, что поставщик услуг имеет проверенную систему управления информационной безопасностью (СУИБ), что подтверждает наличие согласованной программы безопасности в масштабах всей компании, а не отдельных мер.
• SOC 2: для более надежного подтверждения средств контроля безопасности, что полезно, когда требуется независимая проверка в таких областях, как безопасность и доступность. Вы упростите комплексную проверку поставщиков — особенно для покупателей Enterprise, которым нужны подробные подтверждения для закупок и аудита.
• ISO 27017, ISO 27018 и ISO 27701: полезные дополнения для облачной безопасности, конфиденциальности в облаке и управления информацией о конфиденциальности. Более строгое соответствие требованиям к облаку и конфиденциальности, что помогает при обмене конфиденциальными или регулируемыми данными.
• CSA STAR: это дополнительный показатель надежности облака, который хотят видеть некоторые компании. Это сертификат инструмента с более высоким уровнем зрелости облачной безопасности — часто полезен при сравнении поставщиков в одной категории.

Dropbox может помочь организациям, соответствуя множеству сертификаций и стандартов соответствия. Это позволяет командам уверенно соблюдать нормативные требования в рамках повседневной работы.

Соответствие требований вашим потребностям

Не всё сводится к красивому значку сертификации. Некоторые требования представляют собой правовые и нормативные основы, которые должен поддерживать ваш провайдер, например:

• GDPR— если вы обрабатываете персональные данные жителей ЕС, вам потребуется соответствующая поддержка обработки данных
• HIPAA— если вы работаете с медицинскими данными, вам может потребоваться поставщик услуг с поддержкой рабочих процессов HIPAA
• NIST SP 800-171— актуально для многих рабочих процессов государственных подрядчиков

При выборе решения с точки зрения безопасности убедитесь, что оно обладает функциями независимой проверки и соответствия требованиям, которые подходят для типа данных, с которыми работает ваша рабочая группа.

Как Dropbox помогает рабочим группам безопасно поделиться файлами

Безопасный обмен в Dropbox позволяет хранить файлы, пользователей и настройки видимости в одном месте, чтобы сохранять контроль при любых изменениях. 

Работаете ли вы внутри рабочей группы или с внешними партнерами, вот несколько способов, с помощью которых это обеспечивает бесперебойную работу процессов:

1. Внутри вашей рабочей группы — единый источник достоверной информации с защитными механизмами

Для внутренней работы безопасная услуга для обмена файлами в основном означает согласованность действий и предотвращение случайного изменения прав доступа. Служба Dropbox позволяет вам:

• Работайте с одним общим файлом или папкой— вместо отправки копий по электронной почте
• Осознанно используйте разрешения на просмотр и редактирование— когда доступ к редактированию нужен не всем
• Ограничьте доступ к общим файлам рамками рабочей группы— когда они должны оставаться внутренними
• Опирайтесь на события и журнал версий— чтобы ошибки были поправимы

Когда сотрудник обновляет презентацию в общей папке, отдел маркетинга может просмотреть ее с доступом только для просмотра, руководство может увидеть изменения в журнале версий — и никто не остается с неверной версией файла.

2. С подрядчиками и партнерами — минимальный доступ с четким отзывом прав

Внешнее сотрудничество обычно не удается, когда люди не могут получить доступ к необходимым данным или получают слишком широкий доступ. Безопасный и простой рабочий процесс в Dropbox выглядит так:

• Отправка ссылки или папки— с минимально необходимыми разрешениями
• Добавление паролей и сроков действия— для конфиденциальной или ограниченной по времени работы
• Использование разрешений «Только просматривать» или ограничение загрузок— если кому-то не нужны локальные копии
• Проверка событий общего доступа— и отзыв доступа по завершении проекта
• Использование пересылки для окончательной передачи— так вы отправляете копию, не открывая доступ к своей активной папке

При работе с фрилансером над кейсом вы можете поделиться ссылкой с доступом только для просмотра и ограниченным сроком действия, предоставить доступ скачивания только после утверждения финальной версии и отозвать доступ в момент завершения проекта.

Безопасный обмен файлами, отвечающий требованиям реальной работы

Лучший Сервис для безопасной услуга для обмена файлами помогает вашей рабочей группе делиться файлами, работать над ними совместно, восстанавливать их и сохранять контроль, когда ставки высоки. 

Если вам нужен безопасный обмен файлами, сочетающий защиту и скорость, Dropbox объединяет все нужные функции в одном инструменте —выберите тарифный план или ознакомьтесь с безопасным обменом файлами в Dropbox уже сегодня.