Как инструменты для сотрудничества помогают упростить рабочие процессы

Технологии и их влияние на наши рабочие привычки постоянно меняются.

Неудивительно, что 58 % сотрудников в США, а это примерно 92 миллиона человек, могут работать удаленно как неполный, так и полный рабочий день. По данным того же исследования, гибкий график является одним из трех главных мотивов, побуждающих специалистов искать новую работу.

Но что происходит с креативностью и сотрудничеством по мере того, как мы все больше отдаляемся от коллег и проводим меньше времени в физическом обществе друг друга? Можно ли действительно воссоздать ту же искру, глядя в веб-камеру из домашнего офиса?

Короче говоря — да. Фактически, гибридная работа позволила инструментам для совместной работы в команде быстро развиваться и совершенствоваться, чтобы удовлетворять растущий спрос.

Итак, как наладить сотрудничество в новую эпоху цифровой разобщенности? В этом руководстве мы расскажем все, что вам нужно знать об инструментах для совместной работы, таких как Dropbox Paper, а также дадим полезные советы, которые можно опробовать с вашей командой уже сегодня.

Прежде чем мы углубимся в это, давайте начнем с основ — что вообще такое совместная работа с документами?

Что такое совместная работа над документами?

Совместная работа над документами — это система для предоставления общего доступа к материалам и их совместного редактирования. К ним относятся:

• календари;
• электронные таблицы;
• списки задач;
• Заметки с совещания
• конспекты мозговых штурмов;
• рабочие материалы, например, черновики статей.

Облачные платформы для совместной работы с документами, такие как Google Документы или Dropbox Paper, помогают упростить управление проектами для удаленных команд.

Вместо трудоемкого процесса редактирования и обмена документами по электронной почте или в приложениях для обмена сообщениями вы можете совместно редактировать, назначать задачи и комментировать один документ со всеми своими соавторами.

Инструменты управления документами, такие как Trello или облачное хранилище Dropbox, помогают дополнительно упростить рабочие процессы за счет предоставления централизованной базы знаний. Таким образом вся команда получает доступ к общим документам.

Зачем совместно работать над документами?

Во многих современных компаниях, где гибридная и удаленная работа становятся все более распространенными, преимущественно цифровое рабочее пространство подразумевает акцент на производительности и эффективности. В рамках этого программного обеспечения для совместной работы с документами команды могут легко обмениваться документами для коллективного использования, оптимизировать рабочую нагрузку и добиваться наилучших результатов.

Инструменты для совместной работы над документами помогают упростить процессы во многих отношениях. Вот несколько примеров:

• обеспечение взаимодействия и интеграции в распределенных или удаленных рабочих группах;
• улучшенный обмен знаниями и коммуникация между участниками;
• повышение вовлеченности рабочей группы при работе над проектной документаций;
• улучшенная организация и управление заданиями: вам не придется просматривать длинную цепочку писем, чтобы найти нужный документ, или объединять несколько версий документа в один файл;
• переход на цифровой документооборот помогает сократить расход бумаги и упростить обмен файлами в различных форматах между устройствами;

Более расширенные функции позволяют автоматически сохранять и отслеживать изменения, а также контролировать обновления документов в режиме реального времени с помощью истории версий и контроля — это упрощает обнаружение ошибок и откат к предыдущей версии документа.

Как внедрить инструменты для сотрудничества

В зависимости от характера вашего бизнеса возможности сотрудничества безграничны. Работаете в творческой команде? Используйте общий документ для обсуждения идей, обмена ими и их дальнейшего развития. Работаете в сфере, где детали и точность имеют первостепенное значение? Используйте инструменты совместной работы для проверки работы друг друга в рамках процесса обеспечения качества.

Несмотря на то, что возможности инструментов совместной работы весьма обширны, существует несколько распространенных способов интеграции совместной работы в любую командную структуру, например:

• Улучшите процесс обратной связи — включите в свой процесс сеансы контроля качества и проверки работы друг друга, оставляя комментарии и аннотации к документам, где это необходимо.
• Эффективно управляйте проектами — назначайте задачи друг другу, чтобы детали работы над проектом не терялись при переводе.

Держите всех в курсе событий с помощью централизованных файлов проекта — создавайте «живые» документы, такие как временные шкалы и календари контента, чтобы каждый член команды знал, что и когда он делает

Популярные инструменты для сотрудничества

Благодаря облачным технологиям инструменты для совместной работы получили широкое распространение.

Вот, например, три самых известных приложения для совместной работы с текстом:

• Dropbox Paper — простой и удобный текстовый редактор;
• Google Документы — часть экосистемы Google Workspace;
• Microsoft Word — часть экосистемы Microsoft Office 365.

Если сотрудники работают в нескольких приложениях, между которыми приходится то и дело переключаться, это негативно сказывается на эффективности и качестве труда.

Разве не было бы здорово, если бы существовал способ объединить несколько экосистем, чтобы можно было совместно работать над документами, независимо от того, в какой среде они созданы?

И облачное хранилище Dropbox позволяет это делать.

Вы можете создать в Dropbox документ Word, документ Google или файл Dropbox Paper, сохранить его и вести совместную работу с коллегами.

Наконец-то все ваши файлы в одном месте.

Важные функции инструментов для сотрудничества

Теперь, когда мы рассмотрели некоторые популярные инструменты для совместной работы, давайте поговорим о том, как выбрать наиболее подходящее решение для ваших нужд.

Конкретные функции совместной работы, которые потребуются вашей команде, будут зависеть от ряда факторов, включая тип документов, над которыми вы работаете, требования вашего проекта и ваши приоритеты.

Независимо от ваших конкретных потребностей, стоит рассмотреть и проверить некоторые основные функции для совместной работы:

• Автосохранение, чтобы не потерять изменения при закрытии документа.
• Простота использования: действительно ли вам нужны дополнительные опции, или они только создадут путаницу и неразбериху?
• Возможность встраивать и перетаскивать в документ различные медиафайлы, такие как изображения, видео и GIF-файлы.
• Централизованная библиотека содержимого, чтобы каждый участник команды мог быстро найти нужный документ для работы.
• Настраиваемые шаблоны.
• Уведомления, чтобы оповещать участников рабочей группы о новых действиях с документом, требующих их участия или информирования.
• Обновления в режиме реального времени.
• Управление версиями и контроль.
• Средства управления разрешениями для файлов и пользователей.
• Доступность с мобильных устройств и настольных компьютеров, наличие приложений для iOS и Android.
• Безопасность
• Синхронизация между аккаунтами и устройствами.
• Дополнительные функции для сотрудничества, такие как возможность @упоминать участников рабочей группы или назначать им задания.

Совместная работа с контентом и редактирование документов в Dropbox Paper позволяют вам делиться всеми типами контента — от таблиц, анимированных GIF-файлов, эмодзи и файлов до клипов SoundCloud и ссылок YouTube — с членами вашей команды в одном документе.

Согласуйте работу команды

Давайте сразу проясним один момент: сотрудничество в рабочей группе играет огромную роль, но наличие правильных инструментов не менее важно. Благодаря Dropbox ваша команда получает в свое распоряжение единое пространство для совместной работы над любым содержимым.

Гибкость Paper поможет вашей команде пройти каждый этап процесса совместной работы с документами. Возможности Paper по совместной работе с документами и их редактированию позволяют вам обмениваться всеми типами контента с коллегами и соавторами всего в одном документе.