Table of contents
Vad är e-posthantering?
E-post är fantastiskt. Vi skulle inte ha kommit någon vart utan det men på samma sätt som det har många fördelar kan det också ligga tidsplaneringens i fatet. Vi är alla skyldiga till att logga in och se vår inkorg, där det finns 50+ nya e-postmeddelanden som vi har lust att ignorera. Att acceptera en stökig inkorg börjar påverka din arbetsmentalitet som helhet och att skjuta upp en uppgift kan lätt bana väg för fler uppskjutanden.
Ställ en fråga till dig själv, vad använder du e-post till? Till korrespondens med klienter och inloggningsinformation är e-post oersättligt men för i stort sett allt annat kan det finns mer effektiva alternativ, exempelvis Dropbox. Dropbox gör det möjligt för team att arbeta smartare och inte hårdare och kan enkelt anpassas till dina arbetsflöden för samarbeten, redigering och delning.
Här följer ett axplock av de sätt Dropbox kan omvandla din arbetsprocess på, för att få ökad teamproduktivitet och enkelt samarbete. Tror du att du behöver e-post för att skicka stora filer, dela redigeringar eller uppdatera gamla dokument? Tänk om.
Dela feedback
Med Dropbox kan du lägga till anteckningar direkt i dokumentet du arbetar med och markera den exakta meningen, eller till och med ordet, som din kommentar hänvisar till. Allt dina teammedlemmar behöver göra är att bläddra igenom, visa din feedback och göra ändringarna. De kan markera problemet som löst, eller svara på din kommentar, med alla meddelanden sparade direkt i dokumentet. Dropbox sammanställer kommentarer och sammanfattar dem i lättförståeliga e-postuppdateringar, vilket säkerställer att ingenting förbises, samtidigt som du slipper ett nytt e-postmeddelande för varje ny kommentar. Dessutom kan du @omnämna specifika användare, vilket är perfekt om du vill att någon ska uppmärksamma en specifik redigering, i stället för att tvinga dem att läsa igenom den.
Skicka stora filer
Ingen tycker om att försöka skicka stora filer via e-post. Passar den? Har den rätt format? Kommer mottagaren i sin tur att kunna ladda ner den? Med Dropbox behöver du inte oroa dig. Dropbox delar dina filer säkert och stöder en mängd olika filformat. Du kan enkelt skicka långa videor , som kan visas i Dropbox i en komprimerad storlek som möjliggör snabba inläsningstider, eller nedladdning i full upplösning. Perfekt om du är ute i fält och inte har wifi.
Dela vad som helst
Dropbox lagrar allt snyggt och säkert online, från filer och mappar till bilder och dokument. Det betyder att du och ditt team aldrig kommer att behöva kämpa med USB-minnen eller höra de fruktade orden ”Jag lämnade det på kontoret” någonsin igen. Så länge du kan vara online kan du få tag på dina filer. Med enkel länkdelning kan du dessutom ge tillgång till vem du vill med bara några få klick. Och med lösenordsskydd och datumkänsliga åtkomstkontroller för länkar kan du se till att ingen annan "av misstag" kommer åt dina filer eller har åtkomst längre än du vill.
Samarbete
Samarbete är kärnan i allt vi gör. I stället för ständiga mejl fram och tillbaka kan ditt dokument finnas på Dropbox för enkelt teamwork. Ändringar, kommentarer och feedback uppdateras i realtid och ger en tydlig översikt för hela teamet, inte bara namnet i fältet "Till:".
Det är perfekt för kunder och även kunder. Inget mer behov av att oroa sig för om de har den senaste versionen av Word, om de behöver en .doc, .docx, eller PDF – allt de behöver göra är att klicka på ditt Dropbox-hostade dokument. Med långa e-posttrådar ute i vägen kan ditt team och dina kunder njuta av blixtsnabbt samarbete. Fråga bara nöjda kunder Ben & Jerry's som säger ”Dropbox Business är nyckeln till att stoppa slösaktiga samtal.”
Andra tips om e-posthantering
Vissa saker kräver e-post oavsett vad, så här får du ut det mesta av din jobbinkorg:
Undvik att e-posten hopar sig
Är det så att du under hela din arbetsdag hela tiden sneglar till på popup-meddelandet som visas när det kommer ett nytt e-postmeddelande? Försök att ha fasta tider på dagen då du kontrollerar din inkorg. Då undviker du att konstant arbeta med ett öga på dina meddelanden. Kanske det innebär att du ska använda den plattform du valt, till exempel Microsoft Outlook, endast från en webbläsare, så att du kan stänga den där fliken och bara öppna den igen när den tid du bestämt dig för inträffar. Regelbundenheten blir beroende av ditt schema men bara att känna att du kan undvika att tänka på e-post fram till en specifik tid på dagen kommer att hjälpa dig fokusera på andra uppgifter under tiden.
Tänk inte på e-post som en separat enhet från dina andra dagliga uppgifter, utan se det som en egen uppgift. Det betyder att det borde ha en plats på dina att-göra-listor för uppgiftshantering , precis som dina dagliga pauser eller din lunch.
Spara bilagor
Att plöja igenom veckor eller till och månader med e-postmeddelanden på jakt efter den där enda bilagan kan vara smärtsamt. Att dela via Dropbox skulle ju förstås helt och hållet ta bort det problemet men det innebär inte att du inte kan dra fördel av våra praktiska funktioner. Ladda ner alla dina bilagor i samma ögonblick som du får dem. Ge dem ett lämpligt namn och ladda upp dem till en Dropbox-mapp så att du i framtiden enkelt kan gå tillbaka eller till dem eller dela dem.
Du bör också komma ihåg att din inkorg kan börja radera väldigt gamla e-postmeddelanden automatiskt, och du vet aldrig när en bilaga som du fick för ett år sedan kan bli relevant igen. Så skydda dina dokument från radering och förvara dem säkert.
Försök att städa lite bland e-posten
Avsluta prenumerationen på nyhetsbrev och reklammejl som du vet att du aldrig läser. Det är en sak att få ett personligt mejl översvämmat med blixterbjudanden, men om du släpper in dem i din jobbinkorg kan de sluta med att kväva dina viktiga mejl.
Skicka uppföljningsmeddelandet snarast möjligt
E-postmeddelanden är en oändlig ström och det är lätt att glömma att svara på en när de bara fortsätter att komma in. Ta för vana att svara så fort du är klar med att läsa mejlet, antingen med den information som efterfrågas eller, om du inte har den, med försäkran om att du kommer att få den. När mottagaren läser och svarar på det har du förmodligen fått ditt svar.
Skapa filter
Det kan vara till hjälp att skapa olika mappar för olika e-postmeddelanden. Du kan exempelvis ha en mapp per projekt eller helt enkelt kategorisera per typ, till exempel "fakturor", "HR", "företagssocialt", "blandat" etc. I de flesta e-postklienter är det möjligt att skapa filter baserat på olika kriterier. Exempelvis kan inkommande e-postmeddelanden som innehåller särskilda ord dirigeras till en vald mapp och då kan till exempel alla e-postmeddelanden från "@example.com" gå direkt till en utsedd mapp. Alla e-postmeddelanden som innehåller ordet "Julfest" kan hamna direkt i "företagssocialt".
Det är även en utmärkt anledning för dig att använda avskalade ärenderader i dina egna meddelanden – det kan bidra till att din mottagares e-postklient filtrerar ditt meddelande korrekt och säkerställa att du inte åker in i skräpposten.
