Hur säker är molnlagring? En checklista för att utvärdera leverantörer

Molnlagring ger ditt team en central plats för att komma åt, synka och dela filer. Men säkerheten beror på leverantören och de kontroller som ditt team faktiskt använder. Innan du väljer bör du se bortom funktionslistan och jämföra de dagliga skyddsåtgärderna: behörigheter, återställningsalternativ, kryptering och administratörsinställningar.

Ställ en mer praktisk fråga: Kan webbtjänsten Protect de filer som ditt team delar, redigerar, säkerhetskopierar och återställer under det dagliga arbetet?

Du behöver mer än ett allmänt löfte om att dina filer är säkra om du lagrar sådant som:

• Avtal
• Finansiella dokument
• Kundinformation
• Kreativa resurser
• Interna planer

Den här guiden går igenom de säkerhetsfunktioner för molnlagring som är värda att jämföra, från kryptering och behörigheter till stöd för efterlevnad, återställningsalternativ och administrativa kontroller. För att se hur Dropbox hanterar dessa skyddsåtgärder kan du utforska Dropbox säkerhetsfunktioner eller jämföra planer.

Hur säker är molnlagring för känslig affärsdata?

Molnlagring kan vara tillräckligt säker för känslig affärsdata, men leverantören måste göra fyra saker bra:

• Protect filer i viloläge och under överföring
• Ger dig kontroll över vem som kan visa, redigera, dela och ladda ner filer
• Ge administratörer insyn i riskabel delning eller filaktivitet
• Gör att du snabbt kan återställa efter oavsiktlig radering, överskrivning eller attacker

Risken är att anta att dessa grunder fungerar likadant överallt. Stark kryptering kommer inte alltid med starka delningskontroller, och enkelt samarbete kommer inte alltid med användbar synlighet för administratörer. Efterlevnads-support talar inte heller om för dig hur snabbt du kan återställa en raderad, överskriven eller komprometterad fil.

Använd en checklista för att jämföra varje leverantörs kryptering, åtkomstkontroller, administratörsöversikt, efterlevnadsstöd och återställningsalternativ innan du anförtror dem känsliga data.

Vad gör fillagring online riskabelt?

Incidenter med molnlagring är inte alltid resultatet av skadligt beteende – faktum är att många börjar med att vanliga användare gör mindre mänskliga misstag. Här är några sätt som normala aktiviteter kan påverka säkerheten bland Teams:

• En delad länk är öppen längre än den borde
• En tidigare underleverantör har fortfarande åtkomst till en mapp
• En känslig fil laddas ner på en borttappad bärbar dator
• En kollega skriver över den slutgiltiga versionen av ett dokument
• En administratör behöver en granskningslogg men kan inte hitta någon

Det är enkelt att dela filer, men att se till att du kan hantera åtkomsten framöver är minst lika viktigt för att hålla ditt material skyddat.

Att skydda ditt material kräver mer än bara kryptering. Behörigheter, synlighet, återställning och policykontroller spelar alla en viktig roll för att hålla filer säkra och enkla att hantera.

När alla delar samverkar kan du känna dig trygg med att dina filer stannar i rätta händer.

Hur avgör du om en molnlagringsleverantör är tillräckligt säker för känsliga affärsdata?

Förlita dig inte på magkänslan. Använd den här checklistan innan du skriver under ett avtal eller utökar ett konto:

1. Kontrollera hur leverantören krypterar data

Leta åtminstone efter kryptering i vila och kryptering under överföring. Du vill att lagrade filer skyddas i leverantörens infrastruktur och att filer som flyttas skyddas mellan användare, appar och servrar.

Om leverantören inte kan förklara detta på ett enkelt språk bör du fortsätta att gräva. Säkerhet som är svår att beskriva är oftast svår att utvärdera.

2. Kontrollera vem som har åtkomst till filer, mappar och länkar

Att behålla fullständig kontroll över åtkomst till ditt material är avgörande när du arbetar med molnlagring. Fråga om du kan konfigurera säkra funktioner för filbehörigheter och länkdelning, till exempel:

• Läsbehörighet
• Redigera åtkomst
• Nedladdningsbegränsningar
• Lösenordsskydd
• Utgångsdatum för länkar

Fråga även om behörigheter kan anges på filnivå och inte bara på mappnivå.

Dessa kontroller är viktiga eftersom känsliga data sällan avslöjas enbart genom lagring – det är vid delning som data blir exponerade.

3. Kontrollera vad administratörer kan se och hantera

En säker molnlagringstjänst bör hjälpa dig att snabbt besvara följande praktiska frågor:

• Vilka har åtkomst till den här mappen?
• Vilka länkar delades externt?
• Kan vi hantera grupper och roller centralt?
• Fungerar produkten med samlad inloggning (SSO) eller en extern identitetsleverantör?

Om dina administratörer inte kan se vad som händer blir det svårt för dem att tillämpa policyer.

4. Kontrollera återställning, versionshistorik och beredskap mot ransomware

Ibland försvinner filer, utkast ändras eller så finns enheter inte längre där du lämnade dem. Det är viktigt att ha en lösning som gör dig förberedd på det som kommer.

När du väljer en leverantör är det viktigt att veta hur länge du kan återställa raderade filer, om versionshistorik är tillgänglig för alla filtyper och vilka alternativ som erbjuds för att återställa data i stor skala – särskilt efter oväntade händelser som oavsiktliga redigeringar eller ransomware.

Snabb och tillförlitlig återställning hjälper till att hålla din information skyddad.

5. Avgör om nollkunskapskryptering är ett krav

Vissa team upplever att standardkryptering, i kombination med gedigna åtkomstkontroller och administrativ tillsyn, uppfyller deras behov.

Andra – särskilt de som arbetar med mycket konfidentiell immateriell egendom eller reglerad data – kan dock vilja överväga zero-knowledge eller end-to-end-kryptering (E2EE) för ytterligare trygghet.

Det viktigaste är att förstå hur E2EE fungerar, var det passar in och vilka överväganden som följer med det – inte bara om en leverantör nämner det.

6. Granska certifikat och efterlevnadssupport

Leta efter bevis på att en leverantör har genomgått en oberoende granskning. Certifieringar och rapporter garanterar inte perfekt säkerhet, men de visar att kontroller har dokumenterats, bedömts och upprätthållits.

Om ditt team behöver uppfylla vissa branschstandarder är det bra att ta reda på vilka resurser som finns tillgängliga utöver standardcertifieringarna. Starka säkerhetsåtgärder är viktiga, men efterlevnadsverktyg anpassade till ditt område kan göra verklig skillnad.

7. Kontrollera transparens, dokumentation och support

En pålitlig leverantör hjälper dig att enkelt navigera bland sina säkerhetsfunktioner. Sök efter resurser som ett Trust Center, uppdaterade rapporter, specifika produktdetaljer, vägledning för konfiguration och enkla sätt att få support när du behöver svar snabbt.

När säkerhetsinformation är lättillgänglig kan team granska och bedöma lösningar med tillförsikt – utan att vänta på extra samtal eller leta efter detaljer.

Vad gäller nollkunskapskryptering?

Zero-knowledge-kryptering ger ett extra lager av integritet mellan dina filer och molntjänsten. Med den här metoden är det endast betrodda enheter som hanterar krypteringen och dekrypteringen av ditt material, i stället för att allt sker på företagets servrar.

Dropbox erbjuder zero-knowledge, helhetskrypterade mappar för känsliga, konfidentiella eller upphovsrättsskyddade data, där material krypteras och dekrypteras enbart på godkända enheter.

Det är fortfarande bara en del av helheten i uppsättningen av säkerhetsfunktioner hos ett potentiellt verktyg. Kryptering med nollkunskap ersätter inte åtkomstkontroller, granskningsbarhet, länksäkerhet, enhetsskydd eller återställningsflöden. Om en leverantör framhäver enbart den funktionen, fortsätt utvärdera.

Vilka säkerhetscertifieringar bör du leta efter vid fildelning?

Börja med att granska rapporter om certifieringar och efterlevnad – de ger värdefulla insikter i hur en leverantör hanterar sina säkerhetsrutiner.

Här är en snabb översikt över vanliga säkerhetscertifieringar och vad de säger om en leverantör:

• SOC 2– visar ett genomtänkt tillvägagångssätt för hantering av säkerhet, tillgänglighet, bearbetningsintegritet, konfidentialitet och integritet
• ISO 27001– tillhandahåller ett väletablerat ramverk för hantering av informationssäkerhet
• ISO 27017 och ISO 27018– tyder på att leverantören kan erbjuda värdefull vägledning om molnsäkerhet och integritet
• CSA STAR—visar att webbtjänsten ger ett oberoende perspektiv på molnsäkerhet‌ utöver miniminivån

Dropbox omfattar ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27701, SOC 1, SOC 2, SOC 3 och CSA STAR Level 2 för relevanta produkter.

När du har granskat certifieringarna letar du efter en leverantör som passar dina behov. Om ditt arbete till exempel omfattar skyddad hälsoinformation bör du kontrollera om de stöder HIPAA-krav. Eller, för myndighetsprojekt som omfattar kontrollerad information, leta efter NIST-dokumentation.

Kom ihåg att målet är att bekräfta att leverantören kan visa aktuella och relevanta bevis för den typ av data du lagrar – inte bara en samling akronymer.

Så hanterar Dropbox säkerheten för molnlagring

Nu när du vet vad du ska leta efter kan du utvärdera Dropbox utifrån samma checklista.

Så här skyddar Dropbox dina uppgifter i molnlagring:

• Filer som lagras i Dropbox krypteras i vila med 256-bitars AES
• Data som flyttas mellan appar och servrar överförs via en säker SSL/TLS-anslutning.

För mer information om dessa skydd, besök Dropbox sida för molnsäkerhet, där du hittar en tydlig översikt över hur ditt material hålls säkert i varje steg.

För säker fildelning ger Dropbox dig följande i abonnemang som stöds:

• Detaljerade filbehörigheter, inklusive åtkomst för att endast visa
• Lösenordsskydd
• Utgångsdatum
• Delade länkar

Tillsammans hjälper dessa funktioner dig att styra vem som kan öppna en fil och hur länge åtkomsten förblir aktiv.

För filåterställning kan Dropbox:

• Bevarar versionshistorik för alla filtyper
• Återställ äldre versioner av filer

Vissa planer inkluderar möjligheten att återställa filer som har raderats, vilket ger dig extra flexibilitet och sinnesro. Om en enhet försvinner kan du använda fjärradering för att ta bort Dropbox-data på den enheten samtidigt som dina filer förblir säkert lagrade i ditt konto.

Välj molnlagring som håller i verkligt arbete

Molnlagring är mycket säkert om du har en leverantör som kan Protect filer utan att sakta ner ditt team. Det ska göra fildelning säkrare, återställning snabbare och säkerhetsöversyn enklare.

Välj en lösning som gör mer än att bara nämna kryptering – leta efter en leverantör som håller arbetet säkert, även när teamen arbetar snabbt. Utforska Dropbox-planer för att läsa mer.