Tips på säkra filöverföringar för småföretag och soloprenörer

Tänk dig följande scenario – du har bestämt dig för starta eget med din fotoverksamhet och har tagit in tre kunder under din första månad, snyggt jobbat!

Med fotograferingarna avklarade och de första behandlingarna klara är det dags att dela ditt arbete med dina entusiastiska – om än inte så tekniskt kunniga – kunder. Ett problem: Den slutliga exporten är 4 GB och deras e-postklient accepterar bara bilagor på upp till 15 MB. Vad nu?

Detta är en utmaning som alltför många nystartade företag måste hantera, särskilt i den snabbt föränderliga men också omvittnat underutrustade egenföretagarkategorin.

I denna guide för soloprenörer och småföretagare kommer vi att avhandla utmaningar och lösningar när det gäller överföring av stora filer. När du har läst klart kommer du att känna dig trygg i förvissningen att du alltid kommer att kunna dela filer oavsett storlek när din verksamhet så kräver.

Vad är filöverföring och vilka är skillnaderna mot fildelning?

Filöverföring är processen att flytta digitala filer – som dokument, bilder och video – från en plats till en annan. Dessa platser kan vara fysiska, som den lokala hårddisklagringen i din bärbara dator, eller digitala lagringslösningar som Dropbox.

Om du är bekant med det här konceptet har du säkert också hört referenser till fildelning i samma sammanhang. Även om de två termerna ofta används synonymt, hänvisar de i själva verket till två distinkta processer:

• Filöverföring är ett sätt att skicka en kopia av en fil till en annan plats eller enhet

• Fildelning är processen att ge andra användare tillgång till en befintlig version av en fil via internet och molnbaserad teknik.

För småföretag, nystartade företag och soloprenörer som måste kunna skicka stora filer till sina kunder är det viktigt att hitta rätt filöverföringslösning.

Det finns många olika sorters filöverföring, och vi kommer att djupdyka i dem alla så att du kan fatta ett välgrundat beslut om vad som är bäst för ditt företag.

Varför är filöverföring så viktigt för soloprenörer och uppstartsföretag?

En soloprenör är en företagare som inte har någon annan personal än sig själv för att utföra företagets huvudsakliga verksamhet. Vanliga typer av soloprenörer är:

• Konsulter och coacher

• Bloggare

• Kursskapare

• E-handlare och ”dropshippers”

• Skapare av podcast-, streaming- och videoinnehåll

Medan stora företag och koncerner har dedikerade IT-team och företagsövergripande tekniklösningar måste soloprenörer och nystartade företag ofta förlita sig på sig själva och sina egna enheter.

Det betyder att du som soloprenör är ensamt ansvarig för att all teknik som krävs dina leveranser finns tillgänglig. Detta gäller vare sig du skapar innehåll och behöver föra över stora råvideofiler mellan enheter eller är konsult som delar dokument med kunder.

Filöverföringstyper

Det finns många sätt att överföra filer, både online och offline, som var och en har sina egna fördelar och användningsfall. Fem av de vanligaste filöverföringstyperna är:

• E-postbilaga

• Filöverföringswebbplats

• Molnlagring

• Flyttbar lagringsenhet, som en extern hårddisk eller ett USB-minne

• FTP (File Transfer Protocol)

Det finns inget enskilt alternativ som är bäst, och många av dessa metoder har specifika fördelar beroende på behoven i en given situation. För att bättre förstå detta kommer vi nu att utforska varje metod mer detaljerat.

E-postbilaga

En e-postbilaga är en metod för filöverföring som innebär att du skickar en kopia av en fil till någon via e-post. En kopia av filen sparas i e-postmeddelandet, som sedan skickas och hämtas av mottagarens e-postklient.

Fördelar med e-postbilagor för filöverföring

• Snabbt och enkelt – att bifoga ett dokument till ett e-postmeddelande är inte svårare än att dra och släppa

• Kostnadsfritt – många populära e-postklienter låter dig skicka och ta emot e-postbilagor med ett kostnadsfritt e-postkonto

Nackdelar med e-postbilagor för filöverföring

• Filstorleksgränser – du kan vanligtvis inte skicka mer än cirka 25 MB via e-postbilagor.

• Säkerhet– att skicka en fil via e-post innebär att skapa en kopia som finns för alltid och kan vidarebefordras till vem som helst.

• Brist på kontroll– när det väl är skickat, så är det skickat. Det går inte att hämta eller uppdatera en e-postbilaga när den väl har skickats till mottagaren, även om du behöver rätta ett stavfel eller skicka fel fil av misstag.

När man ska använda e-postbilagor

I den moderna molnbaserade eran är e-postbilagor egentligen inte nödvändiga. De fungerar bra om du bara behöver skicka något snabbt och inte är orolig för säkerhetsriskerna, men andra alternativ är nästan alltid att föredra.

Det är lika snabbt och enkelt att skicka en fil via en länk i stället, vilket låter dig kontrollera vem som kan se den, samt lägga till extra säkerhet som lösenordsskydd. Och om du vill göra några ändringar i din fil behöver du inte generera en ny länk för dina mottagare. Spara bara den uppdaterade filen till Dropbox (med samma filnamn och i samma mapp) så kan dina mottagare se din senaste version.

Filöverföringswebbplatser

En filöverföringswebbplats är en fristående plattform som du laddar upp filer eller filsamlingar till, som sedan konverteras till en länk som du kan dela med mottagarna.

Fördelar med webbplatser för filöverföring

• Större filstorleksgränser– med Dropbox Transfer kan du skicka upp till 100 GB filer åt gången

• Säker filöverföring– filöverföringar är krypterade och du har alltid möjlighet att radera en överföring om du vill ta bort åtkomst från någon med länken

• Bättre kontroll över åtkomsten – ställ in lösenord och utgångsdatum för länkar för att säkerställa att filöverföringen bara kan ses av rätt personer vid rätt tidpunkt

• Anpassningsbar varumärkesprofilering– gör ett starkt intryck på dina kunder med en filnedladdningssida som är utsmyckad med ditt soloföretags varumärkesprofil

• Leveransbekräftelse – få ett meddelande när dina filer tas emot och laddas ned

Nackdelar med webbplatser för filöverföring

• Filstorleksgränser gäller fortfarande – även om de är mycket mer generösa gäller filstorleksgränser fortfarande för dina överföringar. Om du behöver skicka ännu större filsamlingar kan du alltid dela upp dem i flera separata överföringar på <100 GB för att komma runt detta.

Då ska du använda en filöverföringswebbplats

En filöverföringsplattform är en utmärkt lösning om du vill skicka stora filer till dina kunder men inte vill att de ska ha tillgång till originalet.

Detta är särskilt vanligt när ditt företag arbetar med att leverera video, ljud eller andra stora multimediadokument till kunder. Familjefotografer, bröllopsfilmare och musikproducenter omfattas ofta av detta krav.

Om du vill dela eller samarbeta kring en enda version av ett dokument, kan en molnlagringslösning vara en bättre lösning för dina behov.

Molnlagring

Molnlagring liknar lagring på din hårddisk, med skillnaden att filerna lagras online och kan nås via internet.

Genom att lagra dina filer online kan du ge andra åtkomst utan att behöva skicka dem en separat kopia. På så vis blir samarbete och feedbackprocesser kring filerna enkla, med allt smidigt samlat på en och samma plats.

Fördelar med fildelning med molnlagring

• Snabbt och enkelt – att dela filer är inte svårare än att kopiera en länk

• Enkelt samarbete – molnlagring och fildelning gör det möjligt för två personer att arbeta med en fil parallellt. Perfekt om du behöver ta in en frilansare för att hjälpa till under en hektisk månad!

• Samla feedback på ett ställe – om du arbetar med en fil och behöver dela den med flera personer för granskning kan du hålla ordning på saker och ting genom att bevilja åtkomst i stället för att skicka ut separata kopior.

Nackdelar med fildelning med molnlagring

• Ger åtkomst till din originalversion – ibland vill du inte att andra ska ha åtkomst till originalfilen. I dessa fall kan en annan fildelningslösning vara att föredra.

• Oavsiktlig filradering– en intet ont anande mottagare kan radera din ursprungliga fil, förutsatt att de raderar en kopia. Som tur är Dropbox på din sida, så att du kan återställa raderade filer i 30 dagar.

När man ska använda molnlagring för att dela filer

Fildelning med molnlagring är perfekt när du vill inkludera kolleger eller granskare i ett pågående arbete. Lösningen ger dig möjlighet att hålla koll på ditt projekt och samarbeta från en och samma fil.

Om du vill leverera den färdiga produkten till en kund är det i allmänhet bäst att skicka en kopia via filöverföring. På så vis ger du kunden produkten hen betalat för, och den kan sedan användas som hen vill.

Alternativa metoder för filöverföring

 

Flyttbar lagring

Flyttbar lagring är en fysisk lagringsenhet, som hårddisken på din dator, som – som namnet antyder– kan flyttas från din enhet. Dessa finns i alla former och storlekar, från mindre USB-minnen till stora externa hårddiskenheter.

En flyttbar lagringsenhet kan användas för filöverföring genom att den fysiskt ansluts till en användarenhet, filerna flyttas eller kopieras till den varpå lagringsenheten kopplas ur och ansluts till en annan användarenhet. Detta är förvisso en relativt enkel metod för filöverföring, men den är också långsam, manuell och medför säkerhetsrisker om du skulle förlora enheten.

Flyttbar lagring var förr ett vanligt sätt att föra över stora filer men framsteg inom molnteknik har gjort att en internetbaserad metod nästan alltid kommer att tjäna dig bättre.

FTP

FTP står för File Transfer Protocol, ett gammalt internetprotokoll för filöverföring som utformades för att en dator snabbt skulle kunna skicka filer till en server.

Med molnteknikens framsteg är det osannolikt att du skulle behöva FTP, men du kan stöta på det när du undersöker lösningar för fillagring och delning.

Det rekommenderas inte för soloprenörer eller uppstartsföretag att använda FTP som en standardlösning för filöverföringar. Välj istället ett molnbaserat fildelnings- eller filöverföringssystem som ger dig en bättre upplevelse och starkare säkerhet.

Tips för säker delning av stora filer för soloprenörer och småföretagare

När du väl har bestämt dig för en filöverföringslösning till ditt företag är det viktigt att tänka på säkerheten. När allt kommer omkring är du ensam, och ditt företag har inte råd att bli offer för säkerhetsintrång eller dataförluster.

Här är några topptips för säker fildelning att tänka på:

1. Använd molnlagring, så blir delning och samarbete inte svårare än att kopiera en länk

Kom ihåg att filöverföring inte alltid är nödvändig, och delning via molnlagring kan vara ett bra sätt att hålla koll på versionskontroll och hantera filåtkomst.
Med Dropbox kan du lagra dina filer i molnet, vilket gör att du kan samarbeta smidigt med andra eller dela åtkomst när du behöver det.

2. När du behöver föra över ska du se till att det sker krypterat

Kryptering av filöverföring är en viktig säkerhetsåtgärd som kodar data så att utomstående inte kan läsa eller förstå de data som överförs. Enkelt uttryckt skyddar kryptering informationen i dina filöverföringar från potentiella hackare.

Därför krypteras varje fil du skickar med Dropbox Transfer, för att skydda den från säkerhetshot.

3. Gör ett gott intryck – överväg varumärkesbaserad filöverföring för att visa upp ditt soloföretag

Första intrycket är viktigt, särskilt när ditt företag fortfarande är nystartat.

Du har redan lagt krut på att skapa en logotyp, en visuell identitet och eventuellt till och med en webbplats eller närvaro på sociala medier. Dina filöverföringar ska inte vara något undantag från denna strategi.

Med anpassningsbar varumärkesprofilering för din överförings nedladdningssida kan du vara säker på att göra ett bestående intryck på dina kunder.

4. Kom ihåg att säkerhetskopiera för ytterligare filsäkerhet

Även med molnlagring är dina lokala data och filer fortfarande i riskzonen. När ditt företag lever och andas på en enda bärbar dator – din bärbara dator – lönar det sig att ha en säkerhetskopieringslösning.

Dropbox Backup skapar en ögonblicksbild av filerna och mapparna på din enhet, så att du kan återgå till en aktuell version av dina data om ett allvarligt fel skulle uppstå.

Få alla dessa funktioner för säker fildelning på ett och samma ställe med Dropbox

Oavsett vilket typ av soloprenör du är har vi allt du behöver, på ett och samma ställe.
Fildelning med Dropbox är snabbt och enkelt. Genom att bara dela en länk kan du skicka vad som helst till vem som helst, även om de inte har ett Dropbox-konto. 
Och när du behöver skicka något lite större är det enkelt att säkert överföra en stor fil – eller en samling filer – med Dropbox Transfer.