Vad du ska titta efter hos en säker fildelningstjänst

När ditt team behöver dela avtal, kreativt arbete och andra viktiga filer känns det som att utmana ödet att bara bifoga en fil. Delning handlar om att säkerställa att rätt personer kan komma åt rätt version, och att du fortfarande kan dra tillbaka saker om en länk vidarebefordras fel eller ett projekt avslutas.

En säker webbtjänst för fildelning bör hjälpa dig att skydda känsligt material, göra det enkelt att hitta den senaste versionen och hjälpa dig att ha kontroll över vem som kan visa, redigera, ladda ned eller dela en fil vidare. I den här guiden går vi igenom hur du väljer en och vilka funktioner du bör hålla utkik efter. 

Om du vill ha den typ av säkerhet och hastighet som växande Teams behöver kan du utforska säker fildelning med Dropbox eller välja en plan för att komma igång redan idag.

7 funktioner att leta efter i en säker fildelningstjänst för företag

Verktyg för säker fildelning bör hjälpa dig att dela snabbt samtidigt som du behåller kontrollen. De kan göra detta genom en kombination av funktioner. 

Kryptering är viktigt, men det är inte hela sanningen. Det beror ‌också på vem som kan komma åt en fil, hur länge och om du kan återkalla åtkomsten. En praktisk funktionschecklista ser ut så här:

1. Kryptering i vila och under överföring: Din webbtjänst bör åtminstone Protect filer medan de lagras (i vila) och medan de flyttas mellan appar och servrar (under överföring). För mycket känsligt material kan valfri end-to-end-kryptering lägga till ytterligare ett skyddslager.
2. Detaljerade behörigheter och länkkontroller: Du bör kunna anpassa filbehörigheter, vilket gör det enkelt att välja vem som kan visa, redigera eller ladda ner en fil. Att lägga till lösenordsskydd och utgångsdatum för delade länkar vid behov är en annan önskvärd funktion.
3. Delningskontroller för externa parter: En pålitlig fildelningslösning ska göra det enkelt att dela med klienter eller uppdragstagare – samtidigt som du behåller kontrollen över vem som kan se ditt material. Du kan enkelt hantera åtkomst till delade länkar när du samarbetar med externa partner. Att justera eller ta bort filbehörigheter hjälper till att skydda materialet och säkerställer att endast rätt personer kan se dina filer.
4. Granskningsbarhet och administratörsöversikt: Leta efter alternativ för kontroll och synlighet som granskningsloggar, aktivitetsrapportering och synlighet för extern delning – så att administratörer kan förstå hur material förflyttas. Administratörer bör enkelt kunna hantera hur deras team delar, vilket ger dem full översikt.
5. Versionshistorik och återställning: Säker molnlagring och fildelning är inget utan robusta funktioner för filåterställning och versionshistorik. Om någon raderar, skriver över eller ändrar fel fil hjälper återställningsverktyg och versionshistorik dig att åtgärda det utan panik.
6. Leverans av stora filer: När team föredrar att dela färdigt arbete i stället för att redigera tillsammans i realtid kan det vara till hjälp att ha en särskild process för att leverera filer. Om du vill skicka stora filer bör du leta efter verktyg för överföring av stora filer – utformade för den typen av enkelriktad sändning.
7. Skydd för identitet och enheter: Leta efter starka inloggnings- och endpoint-kontroller som multifaktorautentisering, enkel inloggning, enhetsgodkännanden och fjärradering– så att åtkomsten förblir säker även när team förändras och enheter är i rörelse.

Om du vill ha en säker webbtjänst för fildelning som samlar allt detta i ett arbetsflöde kan du utforska hela utbudet av Dropbox funktioner för att se hur de kombineras och låter dig dela snabbt med full kontroll.

Förstå skillnaden mellan kryptering och säker delning

Kryptering är ett säkerhetslager, men säker fildelning avser hela systemet. 

Kryptering skyddar filens data i sig (både när den lagras och när den överförs) – säker fildelning går längre genom att omge filen med kontroller som åtkomstregler och återställning. 

Krypterad fildelning skyddar dina data, och det finns två övergripande typer:

• Kryptering under överföring– skyddar filer medan de flyttas mellan enheter och servrar
• Kryptering i vila– skyddar filer medan de lagras på leverantörens servrar

Det förhindrar inte automatiskt exponering efter att filen har kommit fram, till exempel om den sparas på ett osäkert sätt på en mottagares enhet. När du behöver hålla information skyddad och hantera vem som kan se den är en pålitlig fildelningsplattform avgörande. 

Den här metoden skyddar dina data samtidigt som du får kontroll över åtkomsten i varje steg via:

• Behörigheter– vem som kan visa, redigera, ladda ner eller dela vidare
• Autentisering– inloggningskontroller och starkare kontoskydd
• Förfallodatum– så att länkar inte finns kvar för evigt
• Granskningsbarhet– aktivitetsloggar och rapportering
• Återställning– versionshistorik och filåterställning för när misstag inträffar

Fullständig kryptering (E2EE) ligger i den strängaste änden av spektrumet – filer krypteras på avsändarens enhet och kan endast dekrypteras av någon med rätt nyckel, vilket skiljer sig från Standard konfigurationer för kryptering i vila och under överföring. 

Säkerhetscertifieringar att leta efter i verktyg för fildelning

Börja med ett företag som har ett gott rykte för säkerhet, och fokusera sedan på de data du delar. 

Kontrollera först grundläggande standarder som ISO 27001 eller SOC 2, och leta sedan efter moln- och integritetsspecifika säkerhetscertifieringar om de är viktiga för din bransch. Här är en kort lista – och vad var och en säger dig:

• ISO 27001: En stark grundnivå. Det innebär att leverantören har ett granskat ledningssystem för informationssäkerhet (ISMS), vilket visar att det finns ett konsekvent säkerhetsprogram för hela företaget – inte bara enstaka kontroller.
• SOC 2: För djupare säkerhet kring säkerhetskontroller, vilket är användbart när du vill ha validering från tredje part inom områden som säkerhet och tillgänglighet. Du får enklare leverantörsgranskning – särskilt för Enterprise-köpare som behöver detaljerade underlag för inköp och revisioner.
• ISO 27017, ISO 27018 och ISO 27701: Användbara tillägg för molnsäkerhet, molnintegritet och hantering av integritetsinformation. Starkare anpassning till förväntningar på moln och integritet, vilket är till hjälp när du delar känslig eller reglerad data.
• CSA STAR: Detta är en extra molnsäkerhetssignal som vissa företag gärna vill se. Det är ett certifikat för ett verktyg med högre mognadsgrad inom molnsäkerhet – ofta användbart när man jämför leverantörer i samma kategori.

Dropbox kan hjälpa organisationer genom att uppfylla många certifieringar och efterlevnadsstandarder. Detta gör att team med säkerhet kan upprätthålla regelefterlevnad som en del av sitt dagliga arbetsflöde.

Matcha krav med dina behov

Allt handlar inte om en flashig certifieringsikon. Vissa krav är juridiska och regulatoriska ramverk som din leverantör behöver stödja, till exempel:

• GDPR– om du hanterar personuppgifter inom EU behöver du rätt support för databehandling
• HIPAA– om du hanterar hälsodata kan du behöva en leverantör som har support för HIPAA-arbetsflöden
• NIST SP 800-171– relevant för många arbetsflöden hos statliga leverantörer

När du överväger säkerhet ska du se till att din lösning har oberoende validering och efterlevnadsfunktioner som passar den typ av data som ditt team arbetar med.

Så hjälper Dropbox team att dela säkert

Säker delning i Dropbox gör det möjligt att samla filer, användare och synlighet på ett ställe – så att du behåller kontrollen om något förändras. 

Oavsett om du samarbetar inom ett team eller arbetar med externa partner, här är några sätt som gör att arbetsflöden fungerar smidigt:

1. Inom ditt team – en enda källa till sanning med skyddsräcken

För internt arbete handlar säker fildelning främst om att hålla alla samordnade och förhindra oavsiktlig åtkomst över tid. Med Dropbox kan du:

• Arbeta från en delad fil eller mapp– i stället för att mejla kopior
• Använd behörigheter för visning kontra redigering medvetet– när inte alla behöver redigeringsåtkomst
• Håll delning begränsad till teamet– när den bör förbli intern
• Förlita dig på aktivitet och versionshistorik– så att misstag går att hantera

När en person uppdaterar en presentation i den delade mappen kan marknadsföringsteamet granska den med endast visa, ledningen kan se vad som ändrats i versionshistoriken – och ingen hamnar med fel fil.

2. Med underleverantörer och partner – minimal åtkomst med tydlig avregistrering

Externt samarbete misslyckas oftast när människor inte kan komma åt det de behöver eller när de har åtkomst till för mycket. Ett säkert och enkelt arbetsflöde i Dropbox ser ut så här:

• Dela en länk eller mapp– med minsta möjliga behörighet som behövs
• Lägga till lösenord och utgångsdatum– för känsligt eller tidsbegränsat arbete
• Använda behörigheter för endast visa eller begränsa nedladdningar– om någon inte behöver lokala kopior
• Granska delningsaktivitet– och återkalla åtkomst när projektet avslutas
• Använd Överföring för slutgiltiga överlämningar– så att du skickar en kopia utan att exponera din aktiva mapp

Om du arbetar med en frilansare på en fallstudie kan du dela en länk med endast visa som förfaller, tillåta nedladdningar först när den slutliga versionen har godkänts och återkalla åtkomsten i samma stund som ett projekt avslutas.

Säker delning som håller jämna steg med det verkliga arbetet

Den bästa säkra fildelningstjänsten hjälper ditt team att dela, samarbeta, återställa och behålla kontrollen när insatserna är högre. 

Om du vill ha säker fildelning som balanserar skydd med hastighet samlar Dropbox rätt funktioner i ett enda verktyg –välj en plan eller utforska säker fildelning med Dropbox idag.