Vad är distansarbete?
Distansarbete är den lite mer avancerade termen för att arbeta hemifrån, ofta för att det inte finns något kontor att pendla till. Du kan också höra det kallas ”distansarbete”, ”arbeta var som helst” eller ”flexibel arbetsplats”.
Distansarbetare kan vara heltidsanställda för ett företag, anställda på deltid av flera företag eller vara egenföretagare och arbeta när de vill. Om du någonsin har hört någon kalla sig en "digital nomad" menar de att de inte är bundna till någon fysisk plats och istället tar på sig distansarbete. Så länge de har verktygen för att skapa en digital arbetsyta, som Dropbox, kan ert team fritt etablera sig på vilka avlägsna platser de vill.
Så, vad är distansarbete?
Distansarbete är det arbete som utförs av ett distansarbetande team. Det innebär arbete som kan utföras på distans, utan att behöva vara på kontoret eller i samma rum som kollegorna. Om ditt team inte har distansarbetat under större delen av året redan, kanske du tvivlar på hur mycket arbete som verkligen kan göras hemifrån. Så det kan komma som en positiv överraskning att studier har visat att detta är mer effektivt än den vanliga dagen på kontoret.
Hur kan distansarbete hjälpa företag?
Det finns flera sätt som distansarbete anses hjälpa människor, och därmed deras företag, att blomstra. Här är bara några av de vanligaste fördelarna med distansarbete:
Balans mellan arbete och privatliv
Ingen tycker om att pendla. Vem tycker ju om timmar av förlorad tid och dyra vägtullar och priser som motsvarar detta? Distansarbete tar bort denna stress. Inget mer rusning ut genom dörren, inga fler kvällar i trafikstockningar eller väntan på tågförseningar. Ingen mer frånvaro på grund av en rörmokarnödsituation. Dina distansarbetare kan strukturera sin dag för att vara så produktiva som möjligt. Klockan 8.00–9.00 behöver inte längre avgränsas för pendlingen. Alla kan arbeta de timmar då de känner sig mest produktiva, oavsett om det är klockan 8 på morgonen eller 18 på kvällen. Dessutom, om du kombinerar distansarbete med flexibla timmar kan du till och med få ut det mesta av ditt teams nattugglor. Det innebär större motivation, högre produktivitet och bättre talangbevarande.
Arbeta över tidszoner
En av de största fördelarna med distansarbete är att det kan utföras var som helst, i vilken tidszon som helst. Även om det kan göra det lite knepigt att hitta en ömsesidigt överenskommen tid för ett telefonsamtal (men med asynkron kommunikation kanske telefonsamtal inte ens krävs), betyder det också att ni kan vara ett "alltid påslaget" kontor. Medan ditt team i New York sover kan ditt Londonkontor arbeta, vilket gör att du kan vara mer responsiv än någonsin.
Minskade kostnader
Den uppenbara. Om ditt team inte är på ett kontor behöver du inget kontor. Hejdå till den utpressade stadshyran. Detsamma gäller för ditt team, som inte behöver tvingas in i små sovrum i storstäder bara för att kunna ta sig till kontoret varje dag. Att arbeta hemifrån innebär att ditt teams arbete inte dikterar var deras hem är, och det är ett enormt lyft för allas mentala hälsa och lycka. Företag kan till och med föra över dessa minskade kostnader till de anställda genom att erbjuda sina team ett ersättning för el och internet som de enbart använder för att utföra sitt arbete. Att skicka ut en hämtkupong till alla på lönedagen uppskattas säkert också. Det finns ju trots allt inga fler kökskaffe att ta igen.
Nackdelar med distansarbete
Det finns ett huvudområde som ert team kan hålla med om är en nackdel med distansarbete, och det är den sociala aspekten och bristen på tid att träffas ansikte mot ansikte. När hela teamet sitter ensamma på sina hemmakontor, utan en gemensam arbetsmiljö, är det lätt att glömma att de överhuvudtaget är ett team. Det är därför kommunikation är absolut avgörande.
Zoom-samtal med förfriskningar varje fredagseftermiddag är ett sätt att göra det, men det tar inte hänsyn till teammedlemmar på andra sidan jordklotet. Den mest värdefulla kommunikationen är den typ som är helt inbäddad i arbetsschemat. Som redigeringar och anteckningar i realtid, samarbete kring delade dokument eller Slack-meddelanden när som helst på dygnet. Ditt team behöver veta att de kan kommunicera när de behöver det, inte bara under de timmar som ett avtalat videosamtal pågår.
Håll de speciella sakerna speciella
Vid speciella evenemang som helgdagar, försök att ordna sammankomster för teammedlemmar som står varandra nära. För er som bor riktigt avsides, arrangera en fest online och se till att skicka ut era julkort och kanske en liten godbit eller två. Om ert traditionella kontor alltid var stolta över att prata om att ”göra sitt bästa” för sina anställda, så borde ert distanskontor fungera utifrån samma värderingar.
Hur man kommer igång med distansarbete
Om du är redo att göra den förändring som många redan gör, är det lite mer komplicerat än att skicka hem alla och säga åt dem att inte komma tillbaka inom den närmaste framtiden. Det kommer att kräva planering och att hitta de bästa verktygen för att stödja distribuerade team.
Internet
Distansteam kommer inte att kunna arbeta utan internet, så ta reda på om dina enskilda medarbetare kan stödja detta i sina egna hem. Du kanske sparar pengar på att inte längre ha ett kontor, men det betyder inte att du inte ska återinvestera dem i ditt företag. Se vilka åtgärder du kan vidta för att hjälpa ditt team att få det wifi de behöver. Dessutom bör du välja programvara som låter dig arbeta offline om internet skulle brytas.
Programvara
Teknologi är nyckeln till den ökande distansarbetet, så ditt företag behöver vara lämpligt utrustat. Du kanske tror att du kan hålla dig till Word-dokument som skrivs, sparas och sedan skickas vidare via e-postbilagor – men det kommer inte att fungera med flexibelt arbete. Det är bara en tidsfråga innan du förlorar filen helt och hållet. Dropbox tar bort många av de potentiella felen med dessa gammaldags metoder. Med delade dokument som kan redigeras av teamet i realtid behövs det inte flera dokument samtidigt. Det finns bara en, helt uppdaterad version.
Skapa ett digitalt samarbetsutrymme online där alla är uppkopplade. Med Dropbox ger delade mappar alla tillgång till det som är viktigt, med integrationer som gör att ditt team kan maximera sitt arbete. Det läggs extra vikt vid säkerhet när man tillåter sitt team att distansarbeta. Utan att ha alla – och deras enheter – under ett och samma tak, kan känsliga företagsdata vara svårare att spåra. Dropbox erbjuder säkerhetskontroller som kan ge dig sinnesro. Med lösenordsskyddade tidsbegränsningsalternativ och hantering av företagsmobilitet kan du säkerställa att länkar och dokument endast nås av behöriga användare.
Utrustning
Att kunna arbeta hemifrån är inte något som alla är utrustade för. Vissa personer kanske inte har ett eget skrivbord och arbetsyta i sitt hus om de inte vanligtvis arbetar där. Naturligtvis finns det sätt att kringgå detta, men vill du egentligen att ditt team ska arbeta från köksbord, byråer eller till och med strykbrädor? Se till att budgetera för kontorsmöbler och ge ditt team den fysiska utrustning de behöver för lämpliga arbetsarrangemang. Detta kommer i sin tur att göra det möjligt för dem att uppnå bättre resultat.
Byggd för varhelst (och hur) arbetet sker
Dagens team arbetar inte alltid från ett enda kontor – eller en enda enhet. Oavsett om du är på plats, på språng eller arbetar i olika tidszoner, hjälper Dropbox dig att hålla kontakten med ditt innehåll och ditt team.
Fråga bara Salem Bajaba, chef för informations- och kommunikationsteknik på Binladin Contracting Group:
”Med Dropbox går allt så mycket snabbare. Oavsett om vi använder en smarttelefon, surfplatta eller dator kan vi säkert komma åt alla dokument och utföra det arbete vi behöver i varje situation.”
Eller Bryan Chandler, VD för innovation och teknologi på The Shopping Center Group:
”Det [Dropbox] tar bort den psykiska oron över var dokument befinner sig. Du behöver bara spara och oavsett var du är har du åtkomst till det.”
Företag inom olika branscher och regioner anammar flexibelt arbete – och upptäcker att rätt verktyg gör hela skillnaden. Oavsett om du driver ett globalt team eller ett lokalt företag, gör Dropbox det enkelt att hålla ditt arbete igång.
