Table of contents
- การร่วมมือกันข้ามสายงานคืออะไร?
- การแบ่งปันไฟล์และการทำงานร่วมกันข้ามสายงานแตกต่างกันอย่างไร
- ฉันสามารถใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์สำหรับการทำงานร่วมกันของทีมได้หรือไม่?
- วิธีจัดระเบียบโฟลเดอร์ที่แบ่งปันสำหรับหลายโปรเจ็กต์
- วิธีแชร์ไฟล์ด้วยการควบคุมเวอร์ชัน
- ฉันจะจัดการการทำงานร่วมกันบนไฟล์ระหว่างทีมภายนอกได้อย่างไร
- วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน
- รวมการทำงานร่วมกันข้ามสายงานไว้ในที่เดียวด้วย Dropbox
การทำงานร่วมกันข้ามสายงานคือการที่ผู้คนจากทีมต่างๆ ทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกันโดยไม่เสียเวลา (หรือข้อมูล) ในการส่งต่องาน
ฟังดูอาจเหมือนใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน แต่จริง ๆ แล้วอาจยุ่งยากได้ ทีมหนึ่งอัปเดตไฟล์ อีกทีมหาเวอร์ชั่นล่าสุดไม่เจอ และอีกทีมก็ยังทำงานจากลิงก์เก่าที่บุ๊กมาร์กไว้เมื่อหลายสัปดาห์ก่อน เพิ่มเอเจนซี ไคลเอนต์ หรือผู้รับเหมาเข้าไปด้วย ก็ยิ่งมีโอกาสเกิดความสับสนมากขึ้นไปอีก
คู่มือนี้จะอธิบายวิธีที่ใช้ได้จริงในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน โดยใช้สิ่งต่างๆ เช่น โฟลเดอร์ที่แบ่งปัน พฤติกรรมการควบคุมเวอร์ชัน และการแบ่งปันไฟล์อย่างปลอดภัย เพื่อให้ทีมใช้เวลาน้อยลงในการตามหางานและมีเวลามากขึ้นในการผลักดันงานให้ก้าวหน้า
หากคุณพร้อมที่จะนำไปใช้งานจริง ลองใช้ Dropbox เพื่อรวมงานข้ามทีมไว้ในที่เดียวที่ปลอดภัย—หรือสำรวจ การแบ่งปันไฟล์ และ คุณสมบัติการทำงานร่วมกัน ที่ช่วยให้ทีมทำงานสอดคล้องกัน
การร่วมมือกันข้ามสายงานคืออะไร?
การร่วมมือกันข้ามสายงานคือวิธีการทำงานให้สำเร็จเมื่อโปรเจ็กต์ครอบคลุมหลายแผนก เช่น การตลาด การขาย ผลิตภัณฑ์ วิศวกรรม และอื่นๆ เป็นสิ่งที่ทั้งบริษัทขนาดใหญ่และขนาดเล็กต้องเผชิญ
แทนที่แต่ละทีมจะทำงานแยกกันและส่งต่องานเมื่อเสร็จสิ้น ทีมต่างๆ จะประสานงานกันตลอดทั้งโปรเจ็กต์เพื่อผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น การทำงานร่วมกันข้ามสายงานที่ดีมักมีลักษณะดังนี้:
- ทุกคนทราบเป้าหมายและความหมายของคำว่า “เสร็จสิ้น”
- งานอยู่ในพื้นที่ส่วนกลางที่ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้
- การตัดสินใจและข้อคิดเห็นจะถูกรวมไว้ในที่เดียวและไม่สูญหายไปในการสนทนาที่กระจัดกระจาย
- ทั้งทีมสามารถทราบได้ว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลง เปลี่ยนเมื่อใด และใครเป็นผู้เปลี่ยน
หากองค์ประกอบเหล่านี้เสียหาย การทำงานร่วมกันจะช้าลง ผู้คนจะเริ่มสร้างงานขึ้นใหม่ สอบถามหาเวอร์ชั่นล่าสุด หรือรอการอนุมัติที่ค้างอยู่ในกล่องข้อความของใครบางคน
การแบ่งปันไฟล์และการทำงานร่วมกันข้ามสายงานแตกต่างกันอย่างไร
เป็นเรื่องง่ายที่จะมอง การแบ่งปันไฟล์ และ การทำงานร่วมกัน ว่าเป็นสิ่งเดียวกัน ทั้งสองอย่างนี้ทำงานควบคู่กัน แต่การแบ่งปันคือการเข้าถึง ส่วนการทำงานร่วมกันคือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น นี่คือวิธีคิดที่เข้าใจง่าย:
การแบ่งปันไฟล์
- ความหมาย—การเข้าถึงไฟล์พร้อมกลไกการนำส่ง
- ตัวอย่าง—คุณส่งลิงก์ไปยังชุดสไลด์หรือเพิ่มใครบางคนลงในโฟลเดอร์ที่แบ่งปัน
การทำงานร่วมกัน
- ความหมาย—การทำงานร่วมกันโดยมีบริบท
- ตัวอย่าง—ผู้คนแสดงความคิดเห็น ตรวจทาน และอัปเดตไฟล์เดียวกันเมื่อเวลาผ่านไป
การทำงานร่วมกันข้ามสายงาน
- ความหมายคืออะไร—การทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่มีบทบาทแตกต่างกัน
- ตัวอย่าง—ร่างงานการตลาด การตรวจสอบทางกฎหมาย การอัปเดตการขาย และผู้บริหารอนุมัติ
การแบ่งปันไฟล์เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานร่วมกัน จะกลายเป็นการทำงานร่วมกันเมื่อคุณเพิ่มโครงสร้าง เช่น ตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ ผู้ที่สามารถแก้ไขได้ วิธีการ Capture ข้อคิดเห็น และวิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลง
ฉันสามารถใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์สำหรับการทำงานร่วมกันของทีมได้หรือไม่?
บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่มีประสิทธิภาพสามารถเป็นรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการทำงานร่วมกันของทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่องานที่ทำงานร่วมกันข้ามสายงานมีเอกสาร งานนำเสนอ ชิ้นงานสร้างสรรค์ หรือไฟล์โปรเจ็กต์จำนวนมาก
บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน เพราะรองรับสิ่งต่อไปนี้:
- โฟลเดอร์ที่แบ่งปัน—เพื่อให้ทุกคนทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียวกันที่ถูกต้อง
- สิทธิ์ที่ชัดเจน—เพื่อให้ผู้ที่เหมาะสมสามารถดูหรือแก้ไขได้
- ประวัติเวอร์ชัน—เพื่อให้ติดตามและย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงได้
- การแบ่งปันที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน—สำหรับทีมภายในและพันธมิตรภายนอก
- โครงสร้างที่สอดคล้องกัน—เพื่อให้ทุกคนค้นหาสิ่งที่ต้องการได้โดยไม่ต้องสอบถามใคร
Dropbox ถูกสร้างขึ้นเพื่อให้ ทีม ทำงานร่วมกันในลักษณะนี้ได้—ด้วย โฟลเดอร์ที่แบ่งปัน การ แบ่งปันลิงก์อย่างปลอดภัย และเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมจัดระเบียบไฟล์และทำให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
หากต้องการเข้าใจอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่าไซโลเกิดขึ้นได้อย่างไร (และเหตุใดจึงทำให้ทีมทำงานช้าลง) โปรดดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ การทลายไซโลข้อมูล เพื่อรับเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์
วิธีจัดระเบียบโฟลเดอร์ที่แบ่งปันสำหรับหลายโปรเจ็กต์
วิธีที่เร็วที่สุดในการสูญเสียแรงขับเคลื่อนข้ามสายงานคือการปล่อยให้ทุกทีมจัดระเบียบและทำงานแตกต่างกัน ในสถานการณ์เช่นนี้ ผู้คนจะเสียเวลาไปกับการค้นหาไฟล์และคาดเดาว่าโฟลเดอร์ใดคือโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง สิ่งสำคัญคือแนวทางที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับโฟลเดอร์ที่แบ่งปัน
โครงสร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปันควรมีลักษณะดังนี้:
- คุ้นเคย—เพื่อให้ทีมจดจำรูปแบบได้ทันที
- คาดเดาได้—เพื่อให้หมวดหมู่เดียวกันปรากฏในทุกโปรเจ็กต์
- มีเจ้าของ—เพื่อให้มีผู้ดูแล และจะไม่เบี่ยงเบนไปจากโครงสร้าง
นี่คือตัวอย่างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่คุณสามารถใช้กับหลายโปรเจ็กต์ได้:
- ชื่อโปรเจ็กต์ (YYYY)
- ผู้ดูแลระบบ
- สรุปงานและข้อกำหนด
- ไฟล์งาน
- การตรวจทานและการอนุมัติ
- การส่งมอบงานขั้นสุดท้าย
- เก็บถาวร
เมื่อทุกโปรเจ็กต์ใช้โครงสร้างเดียวกัน ทีมจะใช้เวลาในการค้นหาโฟลเดอร์น้อยลง และมีเวลาผลักดันงานให้ก้าวหน้ามากขึ้น
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับโฟลเดอร์ที่แบ่งปันเพื่อการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสำหรับทีมที่ควรปฏิบัติตามเมื่อทำงานในโฟลเดอร์ที่แบ่งปันของคุณ สิ่งนี้ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันมากขึ้น:
- สร้างโฟลเดอร์ศูนย์กลางหนึ่งโฟลเดอร์ต่อหนึ่งโปรเจ็กต์: หากโปรเจ็กต์คือ “การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ไตรมาส 3” ให้ทำโฟลเดอร์นั้นเป็นโฟลเดอร์ที่ทุกคนใช้
- ใช้ตัวเลขเพื่อจัดเรียงโฟลเดอร์ให้เป็นระเบียบ: ความชัดเจนควรเกิดขึ้นได้ทันที และตัวเลขช่วยในเรื่องนี้ ช่วยให้การมองหาข้อมูลง่ายขึ้น และป้องกันไม่ให้แอสเซทที่สำคัญกระจัดกระจายอยู่ในที่สุ่มบางแห่ง
- ตกลงเรื่องหลักการตั้งชื่อไฟล์ตั้งแต่เนิ่นๆ: รูปแบบที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนซึ่งเรียงจากทั่วไปไปสู่เฉพาะเจาะจงนั้นใช้ได้ดีกับทุกทีม ตัวอย่างเช่น “Project_Task_Owner_YYYY-MM-DD”
- เพิ่มไฟล์ readme สั้นๆ ไว้ในโฟลเดอร์: วิธีนี้สะดวกและช่วยป้องกันความสับสน ระบุรายละเอียด เช่น เจ้าของโปรเจ็กต์ สถานที่บันทึกการตัดสินใจ สิ่งที่ต้องได้รับการอนุมัติ และผู้ที่อนุมัติ
- แยกโฟลเดอร์เก็บถาวรออกจากงานส่งมอบขั้นสุดท้าย: ไฟล์ขั้นสุดท้ายคือสิ่งที่ทุกคนควรใช้ ไฟล์เก็บถาวรคือสิ่งที่ไม่ควรแตะต้อง เพื่อไม่ให้เวอร์ชันของเมื่อวานมาขัดขวางงานของวันนี้
Dropbox มีคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์มากมายสำหรับการ จัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ การปรับให้เข้ากับวิธีการทำงานของแต่ละทีมจะช่วยให้ธุรกิจในวงกว้างทำงานร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้น
ฉันจะจัดการการทำงานร่วมกันบนไฟล์ระหว่างทีมภายนอกได้อย่างไร
นี่คือวิธีที่จะยกระดับการทำงานร่วมกันข้ามสายงานได้อย่างแท้จริง การทำงานข้ามทีมเป็นเรื่องยาก แต่การทำงานข้ามบริษัทยิ่งเพิ่มความเสี่ยงมากขึ้นไปอีก การทำงานร่วมกันกับภายนอกมีจุดที่อาจเกิดความผิดพลาดบางประการที่ควรระวัง:
- พันธมิตรภายนอกไม่สามารถเข้าถึงสิ่งที่ต้องการได้—จึงไม่สามารถทำงานได้
- พันธมิตรภายนอกอาจเข้าถึงได้มากเกินไป—ทำให้พวกเขาไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นตรงไหน
เป้าหมายคือการแชร์เฉพาะไฟล์ที่ถูกต้องด้วยระดับการเข้าถึงที่เหมาะสม เพื่อหลีกเลี่ยงช่องโหว่ด้านความปลอดภัยหรืองานดูแลระบบที่เพิ่มขึ้น เริ่มต้นด้วยการเลือกวิธีการแชร์ที่เหมาะสม
ใช้ โฟลเดอร์ที่แบ่งปัน เมื่อ:
- คุณต้องการให้พันธมิตรทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง
- ไฟล์จะได้รับการอัปเดตและตรวจสอบใหม่
- คุณต้องมีที่จัดเก็บงานที่กำลังดำเนินอยู่อย่างเป็นระเบียบ
ใช้ ลิงก์ที่แบ่งปัน เมื่อ:
- คุณกำลังส่งไฟล์ให้ผู้อื่นดูหรือดาวน์โหลด
- ผู้รับไม่จำเป็นต้องเห็นโฟลเดอร์โปรเจ็กต์ส่วนที่เหลือ
- คุณต้องการวิธีที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนในการแชร์รายการเดียว
ต่อไปนี้คือวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการสิทธิ์ภายนอกบางประการ:
- ให้สิทธิ์การเข้าถึงเท่าที่จำเป็นเท่านั้น: สิทธิ์สำหรับดูเท่านั้นมักเพียงพอแล้ว จนกว่าจะมีคนต้องการสิทธิ์แก้ไขจริงๆ ผู้คนสามารถขอสิทธิ์การเข้าถึงได้เสมอหากความต้องการเปลี่ยนไป
- แยกโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับไคลเอนต์ออกจากกัน: วิธีที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนคือการมีโฟลเดอร์การทำงานภายในหนึ่งโฟลเดอร์ (ที่ทีมเข้าถึงได้ทั้งหมด) และโฟลเดอร์การจัดส่งภายนอกหนึ่งโฟลเดอร์ (ที่มีการเข้าถึงแบบจำกัด)
- ตัดสินใจว่าใครสามารถเชิญผู้อื่นได้: หากทุกคนสามารถเพิ่มบุคคลภายนอกได้ สิทธิ์การเข้าถึงอาจเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิทธิประโยชน์เหล่านี้จะอยู่กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเท่านั้น
- กำหนดรอบการตรวจทาน: เพิ่มการแจ้งเตือนที่เกิดขึ้นซ้ำ (รายสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์) เพื่อยืนยันว่าใครยังต้องการสิทธิ์เข้าถึง สิ่งใดพร้อมที่จะแชร์ และสิ่งใดควรจัดเก็บถาวร
เมื่อการทำงานร่วมกันจากภายนอกมีการจัดโครงสร้างแทนที่จะเป็นแบบเฉพาะกิจ ความไว้วางใจจะเพิ่มขึ้นทั้งสองฝ่าย สำรวจ คุณสมบัติการทำงานร่วมกันทั้งหมดของ Dropbox ที่ช่วยให้งานดำเนินต่อไปได้
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน
การทำงานร่วมกันข้ามสายงานมักล้มเหลวเพราะความคาดหวังคลาดเคลื่อน ความเป็นเจ้าของไม่ชัดเจน และไม่มีใครแน่ใจว่าใครเป็นผู้ขับเคลื่อนสิ่งใด
เครื่องมือช่วยได้ แต่การปรับปรุงที่ยิ่งใหญ่ที่สุดจะเกิดขึ้นเมื่อทีมตกลงกันในกฎการทำงานที่จำเป็นเพียงไม่กี่ข้อ และปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ ต่อไปนี้คือวิธีใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนบางประการในการปลูกฝังพฤติกรรมเหล่านี้ให้กับทีมต่างๆ:
1. กำหนดความเป็นเจ้าของให้ชัดเจน
ทุกโปรเจ็กต์ที่ทำงานร่วมกันข้ามทีมต้องมี:
- เจ้าของโปรเจ็กต์—บุคคลที่ขับเคลื่อนลำดับเวลาและการตัดสินใจ
- เจ้าของโฟลเดอร์ผู้ที่คอยดูแลให้โครงสร้างเป็นระเบียบและสิทธิ์การเข้าถึงถูกต้อง
- เจ้าของผู้อนุมัติ—ผู้มีอำนาจในการอนุมัติขั้นสุดท้าย
อาจเป็นคนเดียวหรือสามคนก็ได้ ประเด็นคือต้องระบุให้ชัดเจน หากความเป็นเจ้าของชัดเจน การตัดสินใจก็จะรวดเร็วขึ้น และผู้คนจะไม่คิดไปเองว่ามีคนอื่นดูแลเรื่องนี้อยู่แล้ว
2. จัดการสิทธิ์การเข้าถึงเสมือนเป็นทรัพย์สินของโปรเจ็กต์
สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ ไม่ใช่การตั้งค่าเพียงครั้งเดียว จำเป็นต้องดูแลรักษาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะเมื่อทีมมีการเปลี่ยนแปลง ผู้รับเหมาเข้าและออกจากงาน หรือขอบเขตโปรเจ็กต์เปลี่ยนไป ขั้นตอนการกำกับดูแลที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนประกอบด้วย:
- เริ่มต้นโครงการ—การตั้งค่าโครงสร้างโฟลเดอร์ เจ้าของ และกฎการเข้าถึง
- ทุกสัปดาห์ยืนยันว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลง อะไรที่ต้องอนุมัติ และใครต้องการสิทธิ์การเข้าถึง
- การปิดงาน—ย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ Archive และเพิกถอนการเข้าถึงจากภายนอกที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
เมื่อมีการตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงอย่างสม่ำเสมอ คุณจะหลีกเลี่ยงการเปิดเผยข้อมูลมากเกินไปอย่างค่อยเป็นค่อยไป หรือความยุ่งยากจากการที่บางคนถูกล็อกไม่ให้เข้าถึงในช่วงเวลาที่แย่ที่สุด
3. กำหนดมาตรฐานวิธีการรับคำขอ
การทำงานร่วมกันข้ามสายงานจะสะดุดเมื่อมีข้อคิดเห็นและคำขอที่น่ารำคาญอย่าง “ช่วยส่งไฟล์นั้นให้อีกครั้งได้ไหม” เกิดขึ้นอยู่ทุกที่ เลือกค่าเริ่มต้นสำหรับคำถามและกระบวนการที่สำคัญ เช่น:
- ข้อคิดเห็นจะอยู่ในความคิดเห็น
- การอนุมัติได้รับการบันทึกไว้ในที่เดียว
- การส่งมอบงานขั้นสุดท้ายจะอยู่ในโฟลเดอร์เดียว
แม้แต่การเปลี่ยนแปลงเพื่อความสม่ำเสมอเพียงเล็กน้อยก็สามารถลดการโต้ตอบไปมาได้ เพราะการทำงานร่วมกันของทีมข้ามสายงานคือการขจัดความคลุมเครือ และเมื่อความคลุมเครือลดลง แรงขับเคลื่อนก็จะเพิ่มขึ้น
รวมการทำงานร่วมกันข้ามสายงานไว้ในที่เดียวด้วย Dropbox
การทำงานร่วมกันข้ามสายงานขับเคลื่อนด้วยความชัดเจน เมื่อทีมต่างๆ ตั้งค่ากระบวนการที่ทำซ้ำได้และสร้างนิสัยที่เรียบง่าย การทำงานร่วมกันก็จะจัดการได้ง่ายขึ้น—โดยเฉพาะอย่างยิ่งในทีมที่มีงานยุ่ง
Dropbox มอบพื้นที่ทำงานร่วมกันให้ทีม เพื่อให้ทุกคนทำงานสอดคล้องกัน เรียนรู้เกี่ยวกับ การทำงานร่วมกัน และ การแชร์ คุณสมบัติทั้งหมด หรือ เลือกแผนบริการ เพื่อรวมทีมเข้าไว้ในพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยแห่งเดียว
คำถามที่พบบ่อย
ใช้แม่แบบโฟลเดอร์ที่สามารถทำซ้ำได้ ตั้งชื่อโฟลเดอร์อย่างสอดคล้องกัน กำหนดเจ้าของโฟลเดอร์ และแยกงานภายในออกจากการจัดส่งภายนอก อีกหนึ่งวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการตรวจสอบการเข้าถึงโฟลเดอร์อย่างสม่ำเสมอ เพื่อไม่ให้ สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม
ตั้งค่าการเข้าถึงแบบสิทธิ์ต่ำสุดเป็นค่าเริ่มต้น กำหนดว่าใครสามารถเชิญผู้อื่นได้ และกำหนดเวลาตรวจสอบสิทธิ์ เมื่อปิดโปรเจ็กต์ ให้เก็บถาวรไฟล์และลบการเข้าถึงจากภายนอกที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
แต่ละบริษัทอาจมีความต้องการเฉพาะที่แตกต่างกัน แต่ Dropbox มีการควบคุม การกำกับดูแลข้อมูลและความเป็นส่วนตัว ที่แข็งแกร่งสำหรับ Business ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีสิ่งใดตกหล่น
ใช้ไลบรารีที่แบ่งปันสำหรับงานที่เป็นของทีม (แทนโฟลเดอร์ส่วนตัว) กำหนดมาตรฐานกลุ่มสิทธิ์ แยกพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกับไคลเอนต์ออกไป และกำหนดเจ้าของที่รับผิดชอบในการตรวจสอบการเข้าถึงและโครงสร้าง
คุณจะได้ยินคำถามอย่าง “เวอร์ชั่นล่าสุดอยู่ที่ไหน” น้อยลง และเห็นไฟล์ที่ซ้ำกันน้อยลง ทีมจะใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาข้อมูล และการอนุมัติจะเกิดขึ้นโดยมีการโต้ตอบไปมาน้อยลง
