เคล็ดลับในการจัดการอีเมลเพื่อให้คุณมีกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบมากขึ้น

การจัดการอีเมล์คืออะไร

อีเมลเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม เราจะทำอะไรไม่ได้เลยถ้าไม่มีอีเมล แต่ในขณะที่มีข้อดีมากมาย อีเมลก็เป็นประตูสู่ความยุ่งยากในการบริหารเวลา เราต่างรู้สึกผิดในการล็อกอินเข้ากล่องขาเข้าของเรา เห็นอีเมลใหม่มากกว่า 50 ฉบับ และไม่อยากสนใจอีเมลเหล่านั้น การยอมรับกล่องขาเข้าที่ยุ่งเหยิงจะเริ่มส่งผลต่อความคิดในการทำงานโดยรวมของคุณ และการละทิ้งงานหนึ่งรายการอาจปูทางไปสู่การผัดวันประกันพรุ่งได้อย่างง่ายดาย

ถามตัวเองว่าคุณใช้อีเมลเพื่ออะไร เพื่อติดต่อกับลูกค้าและรายละเอียดการล็อกอิน ไม่มีอะไรแทนที่อีเมลได้ แต่สำหรับเรื่องอื่น อาจมีทางเลือกที่มีประสิทธิภาพมากกว่า เช่น Dropbox ซึ่งช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่ทำงานหนักขึ้น และปรับให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย เพื่อการทำงานร่วมกัน การแก้ไข และการแบ่งปัน ได้อย่างสะดวกสบาย

ต่อไปนี้เป็นเพียงบางวิธีที่ Dropbox เปลี่ยนกระบวนการทำงานของคุณเพื่อเพิ่มผลิตภาพของทีมและการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดายได้ ถ้าคุณคิดว่าคุณจำเป็นต้องใช้อีเมลเพื่อส่งไฟล์ขนาดใหญ่ แชร์การแก้ไข หรืออัปเดตเอกสารเก่าหรือไม่ ลองคิดใหม่ได้เลย

การแบ่งปันข้อเสนอแนะ

เมื่อใช้ Dropbox คุณจะสามารถเพิ่มหมายเหตุประกอบลงในเอกสารที่คุณกำลังทำงาน ไฮไลท์ประโยคที่ต้องการ หรือแม้แต่คำที่ความคิดเห็นของคุณอ้างถึง สมาชิกในทีมของคุณสามารถเลื่อนดูข้อคิดเห็นของคุณและดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้เลย สมาชิกในทีมสามารถทำเครื่องหมายว่าปัญหาได้รับการแก้ไขหรือตอบกลับความคิดเห็นของคุณ โดยข้อความทั้งหมดจะได้รับการบันทึกไว้ในเอกสาร Dropbox รวบรวมความคิดเห็นและสรุปในรูปแบบอีเมลอัปเดตที่อ่านเข้าใจง่าย เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีอะไรถูกมองข้าม ขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณไม่ต้องรับอีเมลใหม่ทุกครั้งที่มีความคิดเห็นใหม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถ @mention ผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจงได้อีกด้วย ซึ่งเหมาะอย่างมากในกรณีที่คุณต้องการความความสนใจจากใครบางคน ตั้งแต่ในแง่ของกฎหมาย ไปจนถึงการแก้ไขที่เฉพาะเจาะจง โดยที่ทุกคนไม่จำเป็นต้องอ่านข้อความจนจบ

การส่งไฟล์ขนาดใหญ่

ไม่มีใครชอบส่งไฟล์ขนาดใหญ่ทางอีเมล จะพอดีไหม เป็นรูปแบบที่ถูกต้องแล้วใช่ไหม ผู้รับจะดาวน์โหลดไฟล์ได้หรือไม่ คุณจะไม่ต้องกังวลถึงเรื่องเหล่านี้อีกเมื่อใช้ Dropbox เพราะ Dropbox จะแชร์ไฟล์ของคุณอย่างปลอดภัยและรองรับรูปแบบไฟล์จำนวนมาก คุณสามารถส่งวิดีโอขนาดยาวได้อย่างง่ายดาย ซึ่งสามารถดูใน Dropbox ในขนาดที่บีบอัดเพื่อให้โหลดได้รวดเร็วหรือดาวน์โหลดด้วยความละเอียดแบบเต็ม ซึ่งเหมาะมากหากคุณกำลังเดินทางและไม่มี WiFi ให้ใช้งาน

แบ่งปันอะไรก็ได้

Dropbox จะจัดเก็บทุกอย่างไว้อย่างเรียบร้อยและจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยทางออนไลน์ ตั้งแต่ไฟล์และโฟลเดอร์ ไปจนถึงรูปภาพและเอกสาร ซึ่งทำให้คุณและทีมของคุณไม่ต้องวุ่นวายกับแฟลชไดรฟ์ USB หรือได้ยินคำพูดที่น่ากลัวว่า “ฉันลืมไว้ที่ทำงาน” อีกต่อไป ตราบใดที่คุณสามารถใช้งานออนไลน์ได้ คุณก็สามารถรับไฟล์ของคุณได้ นอกจากนี้ เมื่อใช้การแชร์ลิงก์ที่ใช้งานง่าย คุณก็สามารถให้ใครก็ตามที่คุณต้องการมีสิทธิ์เข้าถึงลิงก์ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง และเมื่อใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่าน และการควบคุมการเข้าถึงลิงก์ตามวันที่ที่กำหนด คุณจะมั่นใจได้ว่าไม่มีใคร “บังเอิญ” มาเจอไฟล์ของคุณหรือเข้าถึงได้นานกว่าที่คุณต้องการ

การทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันเป็นหัวใจสำคัญของสิ่งที่เราทำ แทนที่จะส่งอีเมลกลับไปกลับมาแบบไม่หยุด เอกสารของคุณจะอยู่ใน Dropbox เพื่อให้สามารถทำงานกันเป็นทีมได้อย่างง่ายดาย การเปลี่ยนแปลง ความคิดเห็น และข้อเสนอแนะจะอัปเดตแบบเรียลไทม์ และทั้งทีมจะมีภาพรวมที่ชัดเจน ไม่ใช่มีแค่ชื่อปรากฏอยู่ในแถบ "ถึง:" เท่านั้น

มันสมบูรณ์แบบทั้งสำหรับลูกค้าและลูกค้าด้วยเช่นกัน ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าพวกเขามี Word เวอร์ชันล่าสุดหรือไม่ หรือจำเป็นต้องใช้ไฟล์ .doc หรือไม่ .docx, หรือ PDF—เพียงแค่คลิกที่เอกสารที่โฮสต์บน Dropbox ของคุณ เมื่อผ่านพ้นเธรดอีเมลยาวๆ ไปแล้ว ทีมของคุณและลูกค้าของคุณก็จะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วทันใจ ลองถามลูกค้า Ben & Jerry's ที่พึงพอใจซึ่งกล่าวว่า "Dropbox Business เป็นกุญแจสำคัญในการหยุดการสนทนาที่สิ้นเปลือง"

เคล็ดลับการจัดการอีเมลอื่น ๆ

บางสิ่งจำเป็นต้องใช้อีเมลไม่ว่าในกรณีใดๆ ดังนั้นนี่คือวิธีใช้กล่องจดหมายงานของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด:

หลีกเลี่ยงอีเมล์ที่มากเกินไป

ตลอดทั้งวัน คุณมักมองป๊อปอัปแจ้งเตือนอีเมลใหม่ใช่หรือไม่ ลองกำหนดเวลาในหนึ่งวันเพื่อตรวจสอบกล่องขาเข้าของคุณ คุณจะได้ไม่ต้องก้มหน้ามองการแจ้งเตือนตลอดเวลา หรืออาจใช้แพลตฟอร์มที่คุณเลือก เช่น Microsoft Outlook จากเบราว์เซอร์เท่านั้น คุณจะปิดแท็บนั้นและเปิดใหม่ได้เฉพาะเมื่อถึงเวลาที่คุณกำหนดไว้สำหรับอีเมล ความสม่ำเสมอจะขึ้นอยู่กับตารางเวลาของคุณ เพียงแค่รู้ว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงการนึกถึงอีเมลได้จนกว่าจะถึงเวลาที่กำหนดไว้ในวันนั้นก็ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานอื่นๆ ในระหว่างนี้ได้

อย่าคิดว่าอีเมลเป็นงานที่แยกต่างหากจากงานประจำวันอื่นๆ ของคุณ แต่ให้คิดว่าอีเมลเป็นงานอย่างหนึ่ง ซึ่งหมายความว่าอีเมลควรเป็นหนึ่งในรายการสิ่งที่คุณต้องทำในการจัดการงานของคุณ เช่นเดียวกับการประชุมสั้นหรือช่วงพักทานอาหารกลางวันของคุณ

บันทึกไฟล์ที่แนบมา

การไล่อ่านอีเมลช้าๆ ตลอดหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนเพื่อมองหาสิ่งที่แนบมาเพียงหนึ่งไฟล์อาจเป็นเรื่องน่าเบื่อหน่าย แน่นอนว่าการแบ่งปันผ่าน Dropbox จะทำให้ปัญหานี้หมดไป แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะรับประโยชน์จากคุณสมบัติที่สะดวกสบายของเราไม่ได้ ดาวน์โหลดสิ่งที่แนบมาทั้งหมดของคุณทันทีที่คุณได้รับ ตั้งชื่อให้เหมาะสมและอัพโหลดไปยังโฟลเดอร์ Dropbox เพื่อให้คุณอ้างอิงกลับหรือแบ่งปันได้อย่างง่ายดายในอนาคต

คุณควรจำไว้ด้วยว่ากล่องจดหมายของคุณอาจเริ่มลบอีเมลเก่าๆ โดยอัตโนมัติ และคุณไม่มีทางรู้เลยว่าเมื่อใดไฟล์แนบที่คุณส่งเมื่อหนึ่งปีก่อนอาจมีความสำคัญอีกครั้ง ดังนั้น จงปกป้องเอกสารของคุณจากการถูกลบและเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัย

ลองทำความสะอาดอีเมล์สักหน่อย

ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวและอีเมลส่งเสริมการขายที่คุณรู้ว่าคุณไม่เคยอ่าน การมีอีเมลส่วนตัวที่เต็มไปด้วยข้อเสนอพิเศษมากมายถือเป็นเรื่องหนึ่ง แต่หากคุณปล่อยให้ข้อเสนอพิเศษเหล่านั้นเข้าไปในกล่องจดหมายงาน ข้อเสนอพิเศษเหล่านั้นอาจล้นอีเมลสำคัญของคุณได้

ส่งการติดตามโดยเร็วที่สุด

อีเมล์เป็นเหมือนกระแสข้อมูลที่ไม่มีวันสิ้นสุด และมันก็ง่ายที่จะลืมตอบกลับเมื่อมีอีเมล์เข้ามาไม่หยุดหย่อน สร้างนิสัยที่จะตอบกลับทันทีหลังจากอ่านอีเมลเสร็จ ไม่ว่าจะด้วยข้อมูลที่ร้องขอหรือไม่มีก็ตาม รับรองว่าคุณจะได้รับข้อมูลนั้น เมื่อผู้รับของคุณอ่านและตอบกลับ คุณก็น่าจะทราบคำตอบแล้ว

สร้างตัวกรอง

ตัวกรองช่วยในการสร้างโฟลเดอร์อีเมลสำหรับอีเมลต่างๆ กันได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหนึ่งโฟลเดอร์ต่อโครงการ หรือจัดหมวดหมู่ตามประเภท เช่น “ใบแจ้งหนี้”, “HR”, “งานสังคมของบริษัท” และ “อื่นๆ” และอื่นๆ โปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่จะให้คุณสร้างตัวกรองตามเกณฑ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น อีเมลขาเข้าที่มีคำบางคำจะไปยังโฟลเดอร์ที่เลือกได้ เช่น “@ example.com” อีเมลจะเข้าไปในโฟลเดอร์เฉพาะ อีเมลใดก็ตามที่มีคำว่า "ปาร์ตี้คริสต์มาส" อาจไปยังโฟลเดอร์ "งานสังคมของบริษัท" ได้

นี่เป็นอีกหนึ่งเหตุผลว่าทำไมคุณควรระบุหัวเรื่องอีเมลที่ชัดเจนในข้อความของคุณเอง ซึ่งอาจช่วยให้โปรแกรมรับส่งอีเมลของผู้รับกรองข้อความของคุณได้อย่างถูกต้อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะไม่ไปอยู่รวมกับอีเมลสแปม