เมื่อทำงานร่วมกันในโปรเจ็กต์หรือเพียงแค่แชร์ความทรงจำกับเพื่อนและครอบครัว มักจะมีคนขอให้เราแชร์ไฟล์เพื่อที่พวกเขาจะสามารถเข้าถึงไฟล์นั้นๆ จากอุปกรณ์ของตนเองได้
กระบวนการแชร์ไฟล์อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น เครื่องมือและแพลตฟอร์มที่คุณใช้ และเหตุผลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ แต่การแชร์ไฟล์คืออะไรกัน
ในคู่มือนี้ เราจะมาเจาะลึกทุกรายละเอียดที่คุณจำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับการแชร์ไฟล์ รวมถึงความหมาย วิธีการทำงาน ประเภทและวิธีการต่างๆ และสิ่งที่ควรมองหาในบริการแชร์ไฟล์

คำจำกัดความง่ายๆ ของ “การแชร์ไฟล์”
การแบ่งปันไฟล์คือกระบวนการคัดลอกหรือย้ายไฟล์ดิจิทัลหนึ่งไฟล์ขึ้นไประหว่างอุปกรณ์ผ่านเครือข่ายหรือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ประเภทและขนาดของไฟล์ที่คุณสามารถแบ่งปันได้อาจแตกต่างกันไปตามซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการบริการมากมาย คุณจะสามารถแบ่งปันเอกสารและ PDF เป็นรูปภาพ ไฟล์เสียงและวิดีโอ และแม้แต่โปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้
การแบ่งปันไฟล์ทำงานอย่างไร
การแบ่งปันไฟล์ทำงานในหลายวิธีด้วยกัน
โปรแกรมอาจเข้าถึงไฟล์บนคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งเรียกว่าการแชร์ไฟล์แบบเพียร์ทูเพียร์ (P2P) โดยไฟล์อาจยังถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์จริงหรือบนคลาวด์ จากนั้นจึงมีการโอนย้ายไปยังอุปกรณ์อื่น
นอกจากนี้ อุปกรณ์อย่างเช่นฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกยังสามารถใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย ซึ่งข้อมูลที่จัดเก็บนี้สามารถโอนย้ายได้โดยการเชื่อมต่ออุปกรณ์เข้ากับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
การแบ่งปันไฟล์ประเภทต่างๆ
การแบ่งปันไฟล์มีหลายประเภท ประเภทการแบ่งปันไฟล์ที่เหมาะกับคุณจะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ (เช่น เวลาและค่าใช้จ่าย) และลำดับความสำคัญของการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
สื่อที่นำออกได้
เป็นอุปกรณ์ในการจัดเก็บข้อมูล เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือการ์ดหน่วยความจำซึ่งใช้เพื่อดึงหรือจัดเก็บข้อมูลจากคอมพิวเตอร์
เมื่อใดและเหตุใดจึงควรใช้
หากคุณต้องการวิธีการโอนย้ายที่สะดวกและรวดเร็ว เช่น เมื่อคุณอยู่ในการประชุมและต้องการแชร์ไฟล์งานนำเสนอขนาดใหญ่กับเพื่อนร่วมงาน สื่อแบบถอดออกได้เป็นทางออกที่เหมาะสมที่สุด
การแบ่งปันไฟล์แบบไคลเอนท์-เซิร์ฟเวอร์
นี่คือโปรแกรม เช่น ซอฟต์แวร์โปรโตคอลการโอนย้ายไฟล์ (FTP) ซึ่งจัดเก็บไฟล์ไว้ในเซิร์ฟเวอร์และส่งไฟล์เหล่านั้นไปยังผู้ใช้เมื่อมีการร้องขอผ่านอินเตอร์เฟสผู้ใช้
เมื่อใดและเหตุใดจึงควรใช้
การแชร์ไฟล์ไคลเอนต์-เซิร์ฟเวอร์มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อการทำงานร่วมกันและการควบคุมแบบรวมศูนย์เป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแชร์ไฟล์ของบริษัท ซึ่งการรักษาความปลอดภัยในขณะที่อำนวยความสะดวกให้กับการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ
การแชร์ไฟล์แบบเพียร์ทูเพียร์ (P2P)
การแชร์ไฟล์แบบเพียร์ทูเพียร์ช่วยให้คุณสามารถโอนย้ายไฟล์ได้โดยตรงจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งโดยไม่ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์
เมื่อใดและเหตุใดจึงควรใช้
เมื่อคุณต้องการแชร์ไฟล์แบบกระจายศูนย์อย่างไม่เป็นทางการระหว่างบุคคลที่เชื่อถือได้ การแชร์ไฟล์ P2P อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม ผู้คนมักใช้มันเพื่อแชร์คอลเลกชันไฟล์สื่อขนาดใหญ่
การแบ่งปันไฟล์แบบใช้ระบบคลาวด์
สำหรับการแชร์ไฟล์บนคลาวด์ ไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้ในผู้ให้บริการคลาวด์บุคคลที่สาม เช่น Dropbox และสามารถเปิดหรือดาวน์โหลดลงในอุปกรณ์ของผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงได้
เมื่อใดและเหตุใดจึงควรใช้
การแชร์ไฟล์บนคลาวด์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ทำงานในโปรเจ็กต์ร่วมกันจากระยะไกล หากคุณต้องการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การควบคุมเวอร์ชัน และการเข้าถึงไฟล์จากทุกอุปกรณ์แล้วล่ะก็ Dropbox อาจเป็นสิ่งที่คุณกำลังมองหา
คำอธิบายเกี่ยวกับวิธีการแชร์ไฟล์ทั่วไป
การแบ่งปันไฟล์มีหลายวิธีด้วยกัน แต่บางวิธีทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากกว่าวิธีอื่นๆ
ระบบปฏิบัติการ
เครื่องมือที่มาพร้อมกับระบบปฏิบัติการของคอมพิวเตอร์ เช่น ไดรฟ์เครือข่าย ช่วยให้คุณแชร์ไฟล์ผ่านเครือข่ายบนฮาร์ดไดรฟ์ได้
โปรแกรมโอนย้ายไฟล์
บริการที่โอนย้ายไฟล์บนอินเทอร์เน็ตผ่านทางเซิร์ฟเวอร์ บริการเหล่านี้บางบริการจำเป็นต้องมีบัญชีแบบชำระค่าบริการ
แอปส่งข้อความ
แอปอีเมลหรือแอปส่งข้อความที่ให้คุณส่งไฟล์แนบได้ ซึ่งรวมถึงบริการบนมือถือ เดสก์ท็อป และบริการบนเว็บ เช่น WhatsApp, Facebook Messenger หรือ Slack
การโอนย้ายบนคลาวด์
บริการอย่าง Dropbox ช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้จากทุกที่บนทุกอุปกรณ์ แม้ว่าคนที่คุณแชร์ด้วยจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม
สิ่งที่ต้องมองหาในบริการแบ่งปันไฟล์
สุดท้ายแล้ว ระบบการแชร์ไฟล์ที่คุณเลือกใช้จะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ คนส่วนใหญ่สามารถซิงค์และแชร์ไฟล์ทั้งหมดของตนได้โดยไม่มีปัญหาด้วยการใช้คุณสมบัติการซิงค์ไฟล์ที่ง่ายดายจาก Dropbox
ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถแชไฟล์ ทำงานร่วมกัน และจัดเก็บข้อมูลได้โดยตรงจากบัญชี Dropbox ของคุณ ด้วย Dropbox คุณยังสามารถแชร์ประเภทไฟล์ขนาดใหญ่โดยไม่ต้องสูญเสียคุณภาพได้อีกด้วย
มาดูเหตุผลเพิ่มเติมกันว่าเหตุใด Dropbox จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการแบ่งปันไฟล์
การรักษาความปลอดภัย
วิธีการแบ่งปันไฟล์ที่ดีควรจะรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณเอาไว้ กล่าวคือ อีเมลและข้อความไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันไฟล์ที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ เนื่องจากข้อความอาจถูกดักจับได้
ทางเลือกอื่นที่ใช้ระบบคลาวด์อย่าง Dropbox นำเสนอคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง เช่น ความสามารถในการปิดการทำงานการดาวน์โหลดไฟล์และสิทธิ์การใช้งานโฟลเดอร์ที่แชร์แบบละเอียด
หากต้องการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ได้และเข้าถึงได้เมื่อใด Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถจำกัดไฟล์ที่แบ่งปันให้มีสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับดูเท่านั้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่านและกำหนดวันที่หมดอายุสำหรับไฟล์ที่คุณแชร์ได้อีกด้วย
ความเร็ว
บางครั้งเมื่อคุณมีกำหนดเวลาที่ต้องทำให้ทัน การรวบรวมเอกสารที่ถูกต้องจากผู้ร่วมมือของคุณอาจเป็นสาเหตุสำคัญของความเครียดได้ ในโลกดิจิทัลที่ทุกอย่างดำเนินไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน คุณคงไม่อยากให้การส่งไฟล์ของคุณใช้เวลาทั้งวัน
วิธีการแบ่งปันไฟล์ของคุณควรจะช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลจากระยะไกลได้อย่างราบรื่น การบริการคลาวด์อย่าง Dropbox ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ ได้ในพริบตา
นอกจากนี้ แอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ยังช่วยให้คุณแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ได้จาก iPhone หรือ Android ของคุณเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ของคุณดำเนินต่อไปได้แม้ในขณะที่คุณเดินทาง
ประสิทธิภาพ
ต้องการส่งรายงาน PDF ขนาดใหญ่ที่เต็มไปด้วยรูปกราฟิกไปให้เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าของคุณใช่ไหม การจะแนบรายงานนั้นไปกับอีเมลคงทำได้ยาก หรืออาจทำไม่ได้เลย
คุณควรตรวจสอบขีดจำกัดขนาดไฟล์เสมอก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้ระบบการแบ่งปันไฟล์ ด้วย Dropbox คุณจะสามารถสร้างลิงก์ที่แบ่งปันเพื่อส่งไฟล์ขนาดใหญ่ประเภทต่างๆ ให้กับทุกคนได้บนทุกอุปกรณ์
หลังจากที่คุณแบ่งปันไฟล์แล้ว บริการแบ่งปันไฟล์บนคลาวด์ของ Dropbox จะให้การอัปเดตกับคุณแบบเรียลไทม์ เพื่อให้คุณสามารถดูได้ว่าใครเพิ่ม แก้ไข ลบ เปลี่ยนชื่อ หรือย้ายไฟล์ออนไลน์
ต้องการโซลูชันที่ครอบคลุมกว่านี้ใช่ไหม Dropbox Transfer ช่วยให้คุณสามารถส่งไฟล์ต่างๆ ได้สูงสุด 250 กิกะไบต์โดยไม่ต้องเปลืองพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ
ใช้งานสะดวก
วิธีการแชร์ไฟล์บางวิธีมีความซับซ้อนมากกว่าวิธีอื่นๆ ตามหลักการแล้ว โซลูชันการแชร์ไฟล์ของคุณควรจะเป็นมิตรกับผู้ใช้ ไม่ซับซ้อน และง่ายต่อการใช้งาน
ด้วย Dropbox การโอนย้ายไฟล์จะทำได้ง่ายเหมือนกับการแบ่งปันลิงก์ไฟล์ที่ปลอดภัย ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น คลิปวิดีโอและรูปภาพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกังวลกับการบีบอัดไฟล์ให้พอดีกับขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบในอีเมลของคุณ
การแบ่งปันไฟล์ที่ไม่ยุ่งยากด้วย Dropbox
การแชร์ไฟล์ด้วย Dropbox นั้นรวดเร็วและใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน คุณสามารถใช้ Dropbox ในการจัดเก็บและซิงค์อะไรก็ได้ ตั้งแต่รูปภาพและวิดีโอไปจนถึงโฟลเดอร์ที่ซิปและไฟล์ CAD ขนาดใหญ่ แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับใครก็ได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม