การทำงานจากที่บ้านมีประโยชน์อะไรบ้าง?

การทำงานระยะไกลคืออะไร

การทำงานจากที่บ้านเป็นคำศัพท์ที่ดูหรูหราเล็กน้อย เพราะมักไม่มีพื้นที่สำนักงานให้เดินทางไปทำงาน คุณอาจเคยได้ยินว่า “การทำงานจากทางไกล” “ทำงานจากที่ไหนก็ได้” หรือ “พื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น”

 ผู้ที่ทำงานจากที่บ้านอาจเป็นพนักงานประจำเต็มเวลาที่ทำงานให้กับบริษัทแห่งหนึ่ง พนักงานชั่วคราวที่ทำงานให้กับบริษัทหลายแห่ง หรืออาจเป็นผู้ประกอบการอิสระที่ทำงานเมื่อไรก็ได้ตามต้องการ หากคุณเคยได้ยินใครสักคนเรียกตัวเองว่า “คนเร่ร่อนดิจิทัล” นั่นหมายถึงพวกเขาไม่ได้ผูกมัดกับสถานที่ทางกายภาพใดๆ และรับงานจากที่บ้านแทน ตราบใดที่พวกเขามีเครื่องมือสำหรับสร้างพื้นที่ทำงานดิจิทัล เช่น Dropbox ทีมของคุณก็มีอิสระในการตั้งค่าในสถานที่ห่างไกลใดๆ ก็ได้ตามต้องการ

แล้วงานระยะไกลคืออะไร

งานระยะไกลคืองานที่ดำเนินการโดยผู้ทำงานระยะไกล ซึ่งหมายถึงงานที่สามารถทำได้จากระยะไกลโดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานหรือในห้องเดียวกับเพื่อนร่วมงาน หากทีมของคุณยังไม่ได้ทำงานจากระยะไกลเป็นส่วนใหญ่ในปีนี้ คุณก็อาจสงสัยว่าจะทำงานได้มากน้อยเพียงใดจากที่บ้าน คุณจึงอาจดีใจที่จะได้ทราบว่ามีการศึกษาที่พบว่าการทำงานระยะไกลนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าวันทำงานมาตรฐานในสำนักงานเสียอีก

การทำงานจากที่บ้านช่วยธุรกิจได้อย่างไร?

มีหลายวิธีที่การทำงานระยะไกลอาจทำให้ทั้งคนและบริษัทนั้นก้าวหน้าได้ นี่คือส่วนหนึ่งของประโยชน์ทั่วไปที่สุดของการทำงานระยะไกล

สมดุลชีวิตการทำงาน

ไม่มีใครสนุกกับการเดินทางมาทำงาน เพราะคงไม่มีใครชอบเสียเวลาเป็นชั่วโมงๆ ทั้งเสียค่าผ่านทางและค่าโดยสารราคาแพง การทำงานระยะไกลช่วยขจัดความเครียดนี้ได้ ไม่ต้องรีบออกจากประตู ไม่ต้องเสียเวลาตอนเย็นติดอยู่กลางการจราจรที่ติดขัด และไม่ต้องรอรถไฟล่าช้าอีกต่อไป เหตุฉุกเฉินเกี่ยวกับระบบประปาก็จะไม่ทำให้ขาดงานอีกต่อไป พนักงานที่ทำงานระยะไกลของคุณจะสามารถวางแผนวันให้มีประสิทธิผลมากที่สุดได้ ไม่ต้องเก็บเวลาช่วง 8.00 น. - 9.00 น. ไว้เพื่อการเดินทางอีกต่อไป ทุกคนสามารถทำงานในเวลาที่รู้สึกมีประสิทธิผลสูงสุด ไม่ว่าจะเป็นเวลา 8.00 น. หรือ 18.00 น. นอกจากนี้ หากคุณรวมการทำงานระยะไกลเข้ากับชั่วโมงที่ยืดหยุ่นแล้ว คุณยังจะได้ประโยชน์สูงสุดจากสมาชิกทีมที่ชอบทำงานในเวลากลางคืนอีกด้วย ซึ่งนั่นหมายถึงแรงจูงใจที่มากขึ้น ผลผลิตที่มากขึ้น และการรักษาคนเก่งเอาไว้ได้ดียิ่งขึ้น

ทำงานข้ามเขตเวลาได้

ข้อดีที่สุดอย่างหนึ่งในการทำงานระยะไกลคือทำได้ทุกที่ในทุกเขตเวลา แม้ว่าการทำงานข้ามเขตเวลาอาจทำให้ยุ่งยากเล็กน้อยในการหาเวลาที่ตรงกันเพื่อการสนทนาผ่านโทรศัพท์ (แต่ด้วยการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน โทรศัพท์ก็อาจไม่จำเป็นอีกต่อไป) แต่ก็หมายความว่าคุณสามารถเป็นสำนักงานที่ “เปิดตลอดเวลา” ได้เช่นกัน ขณะที่ทีมของคุณในนิวยอร์กนอนหลับ สำนักงานในลอนดอนของคุณก็อาจกำลังทำงานอยู่ ทำให้คุณสามารถตอบกลับลูกค้าได้เร็วขึ้น

ลดต้นทุน

เรื่องนี้เป็นปัญหาที่ชัดเจน หากทีมของคุณไม่ได้อยู่ในสำนักงาน คุณก็ไม่จำเป็นต้องมีสำนักงาน บอกลาค่าเช่าแพงๆ ในเมืองได้เลย เช่นเดียวกับทีมของคุณที่ไม่จำเป็นต้องฝืนอยู่ในห้องนอนแคบๆ ในเมืองใหญ่เพื่อให้เข้าสำนักงานได้ทุกวัน การทำงานจากบ้านหมายความว่างานในทีมของคุณไม่ได้เป็นตัวกำหนดว่าบ้านของคนในทีมต้องอยู่ที่ใด ซึ่งทำให้สุขภาพจิตของทุกคนดีขึ้นและความสุขก็เพิ่มขึ้นอย่างมาก บริษัทต่างๆ ยังสามารถส่งต่อต้นทุนที่ลดลงนี้ให้กับพนักงานได้โดยช่วยออกค่าไฟฟ้าและอินเทอร์เน็ตที่ใช้ในการทำงานจริงๆ ให้กับคนในทีม และการให้บัตรกำนัลสำหรับอาหารสั่งกลับบ้านกับทุกคนในวันเงินเดือนออกนั้นจะทำให้ทุกคนพอใจอย่างแน่นอน เพราะไม่มีกาแฟในครัวสำนักงานให้ดื่มระหว่างพักพูดคุยกันอีกต่อไป

จุดด้อยของการทำงานระยะไกล

ประเด็นหลักอย่างหนึ่งที่ทีมของคุณอาจเห็นด้วยว่าเป็นข้อเสียของการทำงานระยะไกลคือแง่มุมทางสังคมและการขาดช่วงเวลาที่เห็นหน้ากัน เมื่อทุกคนในทีมทำงานในออฟฟิศที่บ้านโดยไม่มีสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน คนในทีมอาจมองข้ามความจริงที่ว่าพวกเขาเป็นทีมเดียวกันได้ง่ายๆ นี่คือเหตุผลที่การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

การโทรผ่าน Zoom พร้อมเครื่องดื่มทุกบ่ายวันศุกร์ก็เป็นวิธีหนึ่งที่ทำได้ แต่วิธีนี้ก็ไม่ได้สะดวกต่อสมาชิกทีมในอีกซีกโลกหนึ่ง การสื่อสารที่มีค่าที่สุดคือประเภทที่ได้จัดไว้อยู่ในตารางการทำงานอย่างสมบูรณ์ เช่น การแก้ไขและคำอธิบายประกอบแบบเรียลไทม์ การทำงานร่วมกันในเอกสารที่แชร์ หรือข้อความ Slack ในทุกๆ ชั่วโมงของวัน ทีมของคุณจำเป็นต้องทราบว่าทุกคนในทีมสามารถสื่อสารได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ไม่ใช่เฉพาะเวลาสนทนาทางวิดีโอ

ทำให้สิ่งพิเศษนั้นพิเศษจริงๆ

ในกิจกรรมพิเศษ เช่น วันหยุด ให้พยายามจัดเตรียมการพบปะสังสรรค์สำหรับสมาชิกในทีมที่อยู่ใกล้กัน สำหรับผู้ที่อยู่ห่างไกลจริงๆ ให้จัดงานปาร์ตี้ออนไลน์ อย่าลืมส่งการ์ดคริสต์มาสและอาจจะส่งของขวัญเล็กน้อยสักชิ้นสองชิ้นไปให้ด้วยก็ได้ หากการ “ทำให้ดีที่สุด” เพื่อพนักงานคือความภาคภูมิใจของสำนักงานแบบเดิมของคุณ สำนักงานเสมือนของคุณก็ควรดำเนินการด้วยค่านิยมเดียวกัน

จะเริ่มทำงานระยะไกลได้อย่างไร

หากคุณพร้อมที่จะทำการเปลี่ยนแปลงเช่นเดียวกับที่หลายๆ คนกำลังทำอยู่แล้ว ก็จะซับซ้อนกว่าการส่งทุกคนกลับบ้านและบอกพวกเขาไม่ให้กลับมาในเร็วๆ นี้ จำเป็นต้องมีการวางแผนและค้นหาเครื่องมือที่ดีที่สุดเพื่อรองรับทีมงานที่กระจายอยู่ทั่วไป

อินเทอร์เน็ต

ทีมระยะไกลนั้นจะไม่สามารถทำงานได้หากไม่มีอินเทอร์เน็ต ดังนั้นควรตรวจสอบว่าพนักงานแต่ละคนสามารถใช้อินเทอร์เน็ตในบ้านของตนเองได้ คุณอาจประหยัดเงินจากการไม่ต้องมีสำนักงานอีกต่อไป แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่ควรนำไปลงทุนกับธุรกิจของคุณ ให้พิจารณาว่าคุณสามารถให้งบประมาณส่วนใดได้บ้างเพื่อช่วยให้ทีมของคุณสามารถติดตั้ง Wi-Fi ที่จำเป็นได้ นอกจากนี้ คุณควรเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณทำงานแบบออฟไลน์ได้หากอินเทอร์เน็ตขัดข้อง

ซอฟต์แวร์

เทคโนโลยีถือเป็นกุญแจสำคัญต่อการเติบโตอย่างรวดเร็วของการทำงานทางไกล ดังนั้น ธุรกิจของคุณจึงต้องได้รับการเตรียมพร้อมอย่างเหมาะสม บางทีคุณอาจคิดว่าคุณสามารถเขียนเอกสาร Word บันทึกและส่งต่อไปโดยแนบไฟล์ไปกับอีเมลได้ แต่จะทำไม่ได้กับการทำงานแบบยืดหยุ่น มันเป็นเพียงเรื่องของเวลาเท่านั้นก่อนที่คุณจะสูญเสียไฟล์ทั้งหมด Dropbox ช่วยลบข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้หลายประการจากวิธีการเก่าๆ เหล่านี้ ด้วยเอกสารที่แชร์กันได้ซึ่งทีมสามารถแก้ไขแบบเรียลไทม์ จึงไม่จำเป็นต้องมีเอกสารหลายฉบับ มีเพียงหนึ่งเวอร์ชันที่อัปเดตล่าสุดเท่านั้น

สร้างพื้นทีทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลออนไลน์ที่ทุกคนเชื่อมต่อกัน Dropbox มีคุณสมบัติโฟลเดอร์ที่แชร์ ทุกคนจึงสามารถเข้าถึงสิ่งที่สำคัญได้ด้วยการผสานรวมที่ช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างดีที่สุด ทั้งยังมีความเข้มงวดยิ่งขึ้นเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยเมื่อคุณอนุญาตให้ทีมของคุณทำงานระยะไกลได้ เมื่อทุกคนและอุปกรณ์ไม่ได้อยู่ในที่เดียวกัน การติดตามข้อมูลบริษัทที่ละเอียดอ่อนก็จะทำได้ยากขึ้น Dropbox มีการควบคุมการรักษาความปลอดภัยที่ช่วยให้คุณสบายใจได้ ด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ตัวเลือกการจำกัดเวลา และการบริหารอุปกรณ์เคลื่อนที่ในองค์กร (EMM) คุณสามารถมั่นใจได้ว่าลิงก์และเอกสารจะเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

อุปกรณ์

ไม่ใช่ทุกคนที่มีอุปกรณ์พร้อมสำหรับการทำงานที่บ้าน บางคนอาจไม่มีโต๊ะและพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมอยู่ในบ้านหากพวกเขาไม่ได้ทำงานที่บ้านเป็นประจำ แน่นอนว่ามีหลายวิธีในการแก้ไขปัญหานี้ แต่คุณอยากให้ทีมของคุณทำงานจากโต๊ะในครัว โต๊ะเครื่องแป้ง หรือแม้แต่โต๊ะรีดผ้าจริงๆ หรือ ดังนั้นอย่าลืมจัดงบประมาณสำหรับคำขอเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน และจัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็นให้กับทีมของคุณเพื่อเตรียมการทำงานที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

สร้างมาเพื่อทุกที่ (และทุกเวลา) ที่มีงานเกิดขึ้น

ทีมงานในปัจจุบันไม่ได้ทำงานจากออฟฟิศเดียวหรืออุปกรณ์เดียวเสมอไป ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสถานที่ ขณะเดินทาง หรือทำงานข้ามเขตเวลา Dropbox ก็จะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับเนื้อหาและทีมของคุณได้

เพียงแค่ถาม Salem Bajaba ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่ Binladin Contracting Group:

“Dropbox ช่วยให้เราดำเนินการได้เร็วขึ้นมาก ไม่ว่าเราจะใช้สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อป เราก็สามารถเข้าถึงเอกสารใดๆ ได้อย่างปลอดภัยและจัดการกับเรื่องต่างๆ ได้”

หรือ Bryan Chandler กรรมการผู้จัดการด้านนวัตกรรมและเทคโนโลยีของ The Shopping Center Group:

“Dropbox ช่วยขจัดความกังวลใจเรื่องตำแหน่งของเอกสาร เพียงแค่บันทึกไว้ และไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด ก็จะสามารถเข้าถึงได้เลย”

บริษัทต่างๆ ในอุตสาหกรรมและภูมิภาคต่างๆ นำเอาการทำงานแบบยืดหยุ่นมาใช้ และพบว่าเครื่องมือที่เหมาะสมจะสร้างผลลัพธ์ได้อย่างมาก ไม่ว่าคุณจะบริหารทีมงานระดับโลกหรือธุรกิจในท้องถิ่น Dropbox จะทำให้การทำงานของคุณเป็นเรื่องง่าย