Контракти, податкові форми, банківські виписки, файли, папки, відео та багато іншого. Робота з документами й ресурсами у фізичному чи цифровому форматі є важливою частиною ведення власного бізнесу.
Хмарні рішення для зберігання даних значно полегшили зберігання всіх ресурсів в одному безпечному місці й водночас надали змогу звільнити місце в офісі. Зберігання всіх файлів у хмарі також означає, що ви зможете отримати до них доступ з кількох пристроїв — будь-де й у будь-який час. Однак зберігання та впорядкування файлів — це не одне й те саме.
Якщо ви фрилансер або індивідуальний підприємець, хороша система керування цифровими файлами може заощадити ваш час і зусилля. Це час, який ви можете присвятити роботі над ремеслом або розвитку свого бізнесу.
У цьому посібнику ми пояснимо, як організувати цифрові файли найбільш ефективним і ефективним способом. Але спершу давайте подивимося, чому ми взагалі повинні керувати нашими цифровими файлами.
Чому організація цифрових файлів важлива?
Щоб малий бізнес працював безперебійно, потрібно бути гнучким і готовим реагувати. Спланували для клієнта весілля, про яке він мріяв усе життя, але в останню хвилину він втратив план розсаджування гостей, і вам потрібно його швидко знайти? Провели кілька відеозйомок поспіль для різних клієнтів, а тепер потрібно обробити й змонтувати відзняті матеріали? Якщо ви знатимете, який відеоролик належить до того чи іншого проєкту, процес відеомонтажу буде набагато легшим.
Витративши час на впорядкування файлів, ви можете суттєво полегшити життя собі й клієнтам.
Скільки часу потрібно для впорядкування файлів?
Час, необхідний вам для сортування цифрових файлів, залежатиме від того, скільки вам потрібно впорядкувати. Якщо йдеться про лише кілька проєктів (або ви тільки починаєте свій бізнес), заплануйте на це один вечір. Якщо потрібно впорядкувати файли, папки й ресурси, які накопичувалися місяцями або навіть роками, на це піде кілька днів чи навіть тижнів.
Так, для впорядкування файлів потрібно докласти зусиль. Але це варте того, щоб створити єдине джерело правди, на яке можна покластися. Уявіть, наскільки легше буде повертатися до старих творчих проектів, якщо вони мають чіткі назви, а всі активи зберігаються в одній папці. А ще краще, з нетерпінням чекайте недооціненої радості ділитися своєю повністю організованою папкою «Податкові декларації 2024/25» зі своїм бухгалтером. Потім сядьте і дайте їм зробити все інше.
Дивіться на це як на керування поштовою скринькою: на першому етапі потрібно буде докласти зусиль, але, приділивши цьому процесу трохи часу, згодом ви зможете знаходити потрібні матеріали швидше й ефективніше.
Як упорядкувати файли
Існує багато способів упорядкування цифрових файлів, але вам потрібно знайти той, що підходитиме саме вам. Немає сенсу встановлювати чітко структуровану організаційну систему, якщо вона уповільнює вашу роботу або ускладнює пошук файлів, коли вони вам потрібні.
Для початку ми зібрали 10 найкращих порад щодо роботи з файлами:
- Виберіть один простір для зберігання файлів і папок.
- Видаляйте або архівуйте повторювані файли.
- Створюйте папки та вкладені папки з чіткою ієрархією.
- Використовуйте зрозумілі й конкретні назви.
- Дотримуйтеся правил іменування файлів.
- Завжди сортуйте файли відразу
- Надійно зберігайте найважливіші документи
- Робіть цифрові копії фізичних документів
- Не бійтеся позбуватися файлів, якими ви не користуєтеся
- Регулярно створюйте резервні копії своїх файлів і комп’ютера
1. Виберіть один простір для зберігання файлів і папок.
Оскільки ви індивідуальний підприємець, ваш комп’ютер, ймовірно, є головним центром усіх операцій, пов’язаних із вашим бізнесом. Логічно, що на ньому зберігаються всі ваші файли, папки й матеріали. Єдина проблема полягає в тому, що станеться, якщо ваш комп’ютер зламається, його вкрадуть або втратять? Разом із ним вмить зникнуть усі ваші ретельно впорядковані файли й папки. тому насторожі слід бути всім.
Хмарне сховище — це безпечний і надійний варіант для зберігання всіх ваших матеріалів. Оскільки всі ваші файли й папки зберігаються в Інтернеті в хмарі, вам ніколи не доведеться турбуватися про те, що ваше обладнання підведе вас. Крім того, ви можете отримати доступ до всіх своїх файлів на будь-якому пристрої з будь-якого місця, коли вони вам знадобляться. Тож якщо станеться найгірше, і ваш старий вірний ноутбук зрештою вас підведе, ви зможете увійти до своєї обліковки з іншого пристрою та швидко відновити роботу.
2. Видаліть або заархівуйте дублікати файлів
Тут усе зрозуміло. Упорядкування повторюваних файлів — це зайва робота. Перш ніж почати впорядковувати файли, видаліть повторювані. Їх також можна відкласти в папку «Архів», якщо не впевнені, що вони вам більше не знадобляться.
Якщо ви вирішите зберегти їх, Dropbox дозволить вам зберігати файли в Інтернеті та встановлювати їх як онлайн-лише. Це означає, що вони залишаються в безпеці в хмарі, коли вони вам знадобляться, але не займають цінного місця на вашому пристрої. Немає необхідності зберігати все своє портфоліо на надійному ПК Mac або Windows. Просто збережіть його в хмарі та отримуйте доступ до своєї роботи, коли вам потрібно поділитися нею з клієнтами!
3. Створюйте папки та підпапки з чіткою ієрархією
У вас немає часу шукати папки за папками, щоб знайти правильний “Campaign_Asset_016.jpg”. Створіть структуру папок, яка буде легкою для розуміння та навігації, а потім зберігайте разом пов’язані файли, документи та активи, незалежно від їх типу. Для цього вам потрібно встановити чітку ієрархію папок і вкладених папок.
Можна визначити структуру папок в один із наведених нижче найбільш оптимальних способів.
За іменем
Клієнти > Ім'я клієнта > Графіка > Осінь 2022 > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
за проектом
Усі проєкти > Рекламні кампанії > Реклама у Facebook > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ 1080x1080.jpg
або За датою
2022 > Вересень > Графіка > Ім'я клієнта > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Який би варіант ви не обрали, стежте за тим, щоб не перевантажувати папки файлами. Натомість розбивайте їх на вкладені папки. Це значно полегшить вам або вашим співробітникам пошук потрібних файлів.
4. Будьте чіткими та конкретними
Назви файлів і папок мають бути чіткими й зрозумілими. Якщо ви фотограф, який працює на весіллях, у піковий сезон може бути по 3 або 4 весілля за тиждень. Будемо відвертими — у вас не буде часу на те, щоб перейменовувати кожну фотографію під час завантаження. Але ви можете розсортувати їх у папки за деякими деталями, як-от дата, назва закладу та, можливо, імена щасливої пари. Подякуєте собі пізніше.
Якщо ви надаєте спільний доступ до файлів і папок, використання чіткої та зрозумілої системи керування файлами набуває ще більшої цінності. На фінальному етапі клієнт не має часу на перевірку всіх матеріалів. Йому потрібно лише знати, чи були внесені корективи у файл JB_March_22_Campaign_Banner.png.
5. Дотримуйтеся правил іменування файлів
Вибравши набір імен для файлів і папок, дотримуйтеся їх. Незалежно від того, працюєте ви наодинці чи співпрацюєте з кимось, дотримання якоїсь послідовності полегшує життя кожному.
На додаток, чітка система іменування файлів і папок значно полегшує їх пошук.
6. Завжди підпилюйте по ходу
Одного дня може виявитися, що у вас накопичилася величезна кількість файлів, які потрібно відсортувати. Щоб уникнути таких ситуацій, відразу сортуйте файли за потрібними папками. Якщо ви помилково зберегли файл не в ту папку, завдяки чітким правилам іменування цю помилку можна легко виправити. Жодних проблем.
7. Надійно зберігайте найважливіші документи
Захищення файлів паролем — поширений спосіб захисту важливих документів. Деякі рішення хмарного сховища навіть дозволяють надавати й видаляти доступ до документів кількома клацаннями. Для захисту своєї роботи розумно використовувати обидві ці стратегії кібербезпеки.
Іноді файли потребують додаткового рівня безпеки, крім паролів. Можливо, вони містять конфіденційну інформацію, наприклад особисті дані ваших клієнтів. Це може бути тому, що ви працюєте над абсолютно новим прототипом, який хотіли б отримати ваші конкуренти. А може, це зовсім не пов’язано з роботою. Можливо, вам просто потрібне безпечне місце, щоб допомогти зберегти важливі для них документи ваших батьків.
Dropbox допомагає зберігати, упорядковувати та захищати вашу найбільш конфіденційну інформацію в хмарі. Dropbox захищає файли, папки та дані, що зберігаються у вашому обліковому записі, завдяки численним функціям безпеки, зокрема:
- Двофакторна автентифікація
- розширений обмін файлами та дозволи
- безпечна 256-бітна технологія шифрування AES і SSL/TLS
- Відновлення файлів і папок
…і багато іншого.
8. Зробіть цифрові копії фізичних документів
Навіть якщо ви ведете свій бізнес майже повністю в Інтернеті, все одно у вас будуть фізичні документи й матеріали. Але немає потреби зберігати їх окремо від інших матеріалів. Просто оцифруйте їх і зберігайте так само, як і будь-який інший цифровий файл.
Один зі способів зробити це — сканувати квитанції, документи, фотографії тощо за допомогою сканера документів прямо на телефон. За кілька хвилин вони також будуть готові піти. І якщо ваше хмарне сховище має вбудовану функцію оптичного розпізнавання символів (OCR), ви можете конвертувати ці відскановані зображення у PDF-файли з текстовим пошуком.
Намагаєтеся знайти контракт, який ви забули зберегти, але можете пригадати лише ім’я особи, яка його підписала? Немає проблем — просто задайте пошук у своєму сховищі ім'я особи, яка підписала документ, і функція OCR швидко знайде той самий контракт у форматі PDF, де згадується це ім'я.
9. Не бійтеся позбутися невикористаних файлів
Видалення й архівування старих файлів — це не просто одноразова дія. Якщо ви хочете ефективно керувати своїми цифровими файлами, потрібно час від часу робити швидку ревізію. Ви можете бути здивовані тим, скільки з файлів можна видалити.
Найкращий спосіб зробити це — встановити собі нагадування. Після того, як ваші файли впорядковані, виділення цього часу для обслуговування файлів і керування ними — чудовий спосіб заощадити місце як на жорсткому диску, так і в будь-якому хмарному сховищі, яке ви використовуєте.
10. Регулярно створюйте резервні копії файлів і комп’ютера
І останнє, але від того не менш важливе: завжди зберігайте резервні копії всіх своїх файлів і папок. Усе керування та впорядкування файлів піде нанівець, якщо не буде створено резервних копій ваших файлів, про всяк випадок. Якщо у вас немає резервної копії та буде втрачено або пошкоджено комп'ютер, на якому збережено весь ваш бізнес, ви потрапите у велику халепу.
Ми вже згадували, що зовнішні жорсткі диски — хороший варіант для резервного копіювання файлів. Однак вони не застраховані від втрати, крадіжки чи поламки. Який же існує вихід? Хмарні резервні копії — чудове рішення цієї проблеми, яке дає змогу переглядати резервні копії в будь-який час і в будь-якому місці.
Резервне копіювання файлів і папок у Dropbox означає, що ваш вміст у безпеці та його легко відновити, коли вам це знадобиться. Якщо ваш комп’ютер або жорсткий диск коли-небудь зламається або його вкрадуть, ви зможете легко отримати доступ до своїх файлів і папок із свого хмарного сховища та відновити їх на новому пристрої.
Відсутнє підключення до Інтернету? Не проблема. За допомогою Dropbox ви можете працювати з файлами в режимі офлайн, і ваші файли та папки автоматично синхронізуватимуться з будь-якими змінами, які ви внесли, коли ви знову підключитесь до мережі.
Знайдіть домівку для всіх своїх файлів
Коли мова йде про керування цифровими файлами, найкраще почати з пошуку правильного рішення для зберігання. Dropbox має безпечне, просте у використанні хмарне сховище, яке спрощує упорядкування файлів і папок. Але ми робимо більше, ніж просто зберігаємо.
Dropbox — це ідеальне рішення для роботи й співпраці. Ваші файли й папки завжди зберігаються в повній безпеці та доступні з комп’ютера, телефону чи планшета, коли вони вам потрібні. Надіслати свою роботу клієнтам, клієнтам або співавторам так само просто, як створити спільне посилання на файл або папку. Крім того, якщо ви коли-небудь втратите доступ до своїх файлів, Dropbox збереже їх у безпеці та впорядкуванні, навіть якщо ви втратите свій комп’ютер або він остаточно вийде з ладу.
