На що звертати увагу при виборі служби безпечного надання спільного доступу до файлів

Коли ваша команда потребує поділитися контрактами, творчими напрацюваннями та іншими важливими файлами — просте прикріплення файлу здається спокушанням долі. Надання спільного доступу — це впевненість у тому, що потрібні люди можуть отримати доступ до потрібної версії, і що ви все ще можете контролювати ситуацію, якщо посилання буде надіслано не за адресою або проєкт завершиться.

Захищена служба надання спільного доступу до файлів має допомагати вам Protect конфіденційний вміст, легко знаходити останню версію та контролювати, хто може переглядати, редагувати, завантажувати або повторно надавати спільний доступ до файлу. У цьому посібнику ми розглянемо, як вибрати таку службу та на які функції звертати увагу. 

Якщо вам потрібні безпека та швидкість, необхідні командам, що розвиваються, ознайомтеся з безпечним наданням спільного доступу до файлів у Dropbox або виберіть тарифний план, щоб розпочати вже сьогодні.

7 функцій, на які варто звернути увагу під час вибору безпечної служби надання спільного доступу до файлів для бізнесу

Інструменти для безпечного надання спільного доступу до файлів мають допомагати швидко ділитися файлами, не втрачаючи контролю над ними. Вони можуть робити це завдяки поєднанню функцій. 

Шифрування має значення, але це не вся картина. Це ‌також залежить від того, хто може отримати доступ до файлу, як довго й чи можете ви скасувати доступ. Практичний перелік функцій виглядає так:

1. Шифрування під час зберігання та передавання: Щонайменше ваша служба має Protect файли під час їх зберігання та під час їх переміщення між програмами й серверами (під час передавання). Для надзвичайно конфіденційного вмісту додатковий рівень захисту може забезпечити наскрізне шифрування.
2. Детальні дозволи та керування посиланнями: Ви можете налаштувати дозволи для файлів, що дає змогу легко вибирати, хто може переглядати, редагувати чи завантажувати файл. Ще однією корисною функцією є додавання захисту паролем і дат закінчення дії до посилань на спільний доступ за потреби.
3. Керування спільним доступом ззовні: надійне рішення для надання спільного доступу до файлів має спрощувати обмін із програмами-клієнтами чи підрядниками, водночас зберігаючи контроль над тим, хто може переглядати ваш вміст. Ви можете легко керувати доступом до посилань на спільний доступ під час роботи із зовнішніми партнерами. Змінення чи вилучити дозволів на файли допомагає захищати вміст і гарантує, що лише потрібні люди можуть переглядати ваші файли.
4. Можливість аудиту та огляд для адміністраторів: Шукайте параметри контролю та огляду, як-от контрольні журнали, звіти про дії та огляд зовнішнього доступу, — щоб адміністратори розуміли, як переміщується вміст. Адміністратори повинні мати змогу легко керувати тим, як їхня команда надає спільний доступ, отримуючи повний контроль.
5. Журнал версій і відновлення: Безпечне хмарне сховище та надання спільного доступу до файлів нічого не варті без надійних функцій відновлення файлів і журналу версій. Якщо хтось видалить, перезапише або змінить не той файл, інструменти відновлення та журнал версій допоможуть це виправити без паніки.
6. Доставлення великих файлів: Коли команди воліють ділитися готовою роботою замість спільного редагування в реальному часі, наявність окремого процесу для доставлення файлів може бути корисною. Якщо ви хочете надіслати великі файли, скористайтеся інструментами для передачі великих файлів — створеними саме для такого одностороннього надсилання.
7. Захист облікових даних і пристроїв: подбайте про надійні засоби контролю входу до обліковки та кінцевих точок, як-от багатофакторна автентифікація, єдиний вхід, схвалення пристроїв і дистанційне стирання, щоб доступ залишався захищеним навіть під час змін у командах і переміщення пристроїв.

Якщо вам потрібна безпечна служба надання спільного доступу до файлів, яка об’єднує це в одному робочому процесі, ознайомтеся з усім набором функцій Dropbox, щоб побачити, як вони поєднуються та дають вам змогу швидко поділитися з повним контролем.

Розуміння різниці між шифруванням і безпечним наданням спільного доступу

Шифрування — це один із рівнів безпеки, але безпечне надання спільного доступу до файлів стосується всієї системи. 

Шифрування захищає самі дані файлу (як під час зберігання, так і під час передавання). Безпечне надання спільного доступу до файлів іде далі, оточуючи файл засобами контролю, як-от правила доступу та відновлення. 

Зашифроване надання спільного доступу до файлів захищає дані, і існує два основних типи:

• Шифрування під час передавання— захищає файли під час їх переміщення між пристроями та серверами
• Шифрування у сховищі— захищає файли під час зберігання на серверах постачальника

Це не гарантує автоматичного захисту від витоку після надходження файлу, наприклад, якщо він збережений незахищено на пристрої одержувача. Коли потрібно зберігати інформацію захищеною й контролювати, хто може її переглядати, надійна платформа для надання спільного доступу до файлів стає незамінною. 

Цей підхід захищає ваші дані та надає вам контроль над доступом на кожному етапі завдяки:

• Дозволи— хто може переглядати, редагувати, завантажувати або повторно надавати доступ
• Автентифікація— засоби контролю входу до обліковки та надійніший захист облікового запису
• Термін дії— щоб посилання не діяли вічно
• Можливість аудиту— журнали дій і звітність
• Відновлення— журнал версій і відновлення файлів на випадок помилок

Наскрізне шифрування (E2EE) перебуває на найсуворішому кінці цього спектра — файли шифруються на пристрої відправника й можуть бути розшифровані лише тим, хто має відповідний ключ, що відрізняється від стандартних налаштувань для зберігання та передавання даних. 

Сертифікати безпеки, на які варто звертати увагу в інструментах для надання спільного доступу до файлів

Почніть із компанії, яка має репутацію надійного захисту безпеки, а потім зосередьтеся на даних, якими ви ділитеся. 

Спочатку перевірте базові стандарти, як-от ISO 27001 або SOC 2, а потім зверніть увагу на сертифікати безпеки для хмари та конфіденційності, якщо вони важливі для вашої галузі. Ось короткий список — і що означає кожен пункт:

• ISO 27001: надійна основа. Це означає, що постачальник має перевірену аудитом систему управління інформаційною безпекою (ISMS), яка свідчить про наявність послідовної програми безпеки в межах усієї компанії, а не лише окремих засобів контролю.
• SOC 2: Для глибшої гарантії щодо засобів контролю безпеки, що корисно, коли потрібна стороння перевірка в таких сферах, як безпека та доступність. Ви отримаєте простішу перевірку постачальників — особливо для покупців Enterprise, яким потрібні детальні докази для закупівель і аудитів.
• ISO 27017, ISO 27018 та ISO 27701: корисні доповнення для безпеки хмари, конфіденційності хмари та керування інформацією про конфіденційність. Краща відповідність вимогам щодо хмари та конфіденційності, що допомагає під час надання спільного доступу до конфіденційних або регульованих даних.
• CSA STAR: Це додатковий сигнал надійності хмари, який хочуть бачити деякі компанії. Це сертифікація інструмента з вищим рівнем зрілості хмарної безпеки — часто корисна під час порівняння постачальників однієї категорії.

Dropbox може допомогти організаціям, відповідаючи багатьом сертифікаціям і стандартам відповідності. Це дає командам змогу впевнено дотримуватися нормативних вимог у межах щоденного робочого процесу.

Відповідність вимог вашим потребам

Не все зводиться до модного сертифікаційного бейджа. Деякі вимоги — це правові та нормативні рамки, які має підтримувати ваш постачальник, наприклад:

• GDPR—якщо ви обробляєте персональні дані ЄС, вам знадобиться належна підтримка обробки даних
• HIPAA— якщо ви працюєте з медичними даними, вам може знадобитися постачальник, який підтримує робочі процеси HIPAA
• NIST SP 800-171— актуальний для багатьох робочих процесів державних підрядників

Обираючи рішення з погляду безпеки, переконайтеся, що воно має незалежні функції перевірки та відповідності, які підходять для типу даних, з якими працює ваша команда.

Як Dropbox допомагає командам безпечно ділитися файлами

Безпечне надання доступу в Dropbox дозволяє зберігати файли, користувачів і видимість в одному місці, щоб ви залишалися під контролем, якщо щось зміниться. 

Незалежно від того, чи ви співпрацюєте всередині команди, чи працюєте із зовнішніми партнерами, ось кілька способів, які забезпечують безперебійну роботу процесів:

1. Усередині вашої команди — єдине джерело правди з надійним захистом

Для внутрішньої роботи безпечне надання спільного доступу до файлів здебільшого полягає в узгодженості та запобіганні випадковому відхиленню доступу. Завдяки Dropbox можна виконувати наведені нижче дії.

• Працюйте з одним спільним файлом або папкою— замість надсилання копій електронною поштою
• Свідомо використовуйте дозволи на перегляд і редагувати— коли не всім потрібен доступ на редагування
• Обмежуйте доступ до спільного контенту межами команди— коли він має залишатися внутрішнім
• Покладайтеся на журнал дій і журнал версій— щоб помилки залишалися керованими

Коли хтось оновлює презентацію у спільній папці, відділ маркетингу може переглянути її з доступом лише для перегляду, керівництво може побачити зміни в журналі версій, і ніхто не залишиться з неправильним файлом.

2. З підрядниками та партнерами — мінімальний доступ із чітким завершенням співпраці

Зовнішня співпраця зазвичай зазнає невдачі, коли користувачі не можуть отримати доступ до потрібних даних або мають надто широкий доступ. Безпечний і простий робочий процес у Dropbox має такий вигляд:

• Надання спільного доступу до посилання або папки— з мінімально необхідними дозволами
• Додавання паролів і дат закінчення терміну дії— для конфіденційної або обмеженої в часі роботи
• Використовуйте дозволи «Лише перегляд» або обмежуйте завантаження— якщо комусь не потрібні копії на пристрої
• Перегляд дій зі спільного доступу— і скасування доступу після завершення проєкту
• Використовуйте Передачу для остаточної передачі файлів— щоб надіслати копію, не відкриваючи доступ до вашої активної папки

Якщо ви працюєте з фрилансером над кейсом, ви можете поділитися посиланням лише для перегляду з обмеженим терміном дії, надати завантаження лише після схвалення фінальної версії та відкликати доступ одразу після завершення проєкту.

Безпечний спільний доступ, що відповідає реальним потребам роботи

Найкраща служба безпечного надання спільного доступу до файлів допомагає вашій команді ділитися, співпрацювати, відновити та зберігати контроль, коли ставки високі. 

Якщо вам потрібне безпечне надання спільного доступу до файлів, яке поєднує захист зі швидкістю, Dropbox об’єднує потрібні функції в одному інструменті —виберіть тарифний план або ознайомтеся з безпечним наданням спільного доступу до файлів у Dropbox уже сьогодні.