在安全的文件共享服务中寻求何种功能

当您的团队需要共享合同、创意作品和其他重要文件时，仅仅附加文件就如同在冒险。共享的意义在于确保合适的人能够访问正确的版本，同时确保在链接被误转发或项目结束时，您仍然能够收回控制权。

安全的文件共享服务应帮助您Protect敏感内容、轻松找到最新版本，并让您掌控谁可以查看、编辑、下载或再次共享文件。在本指南中，我们将探讨如何选择合适的工具以及应关注哪些功能。

如果您希望获得不断壮大的团队所需的安全性和速度，欢迎探索 Dropbox 的安全文件共享功能，或选择套餐立即开始使用。

安全Business文件共享服务应具备的 7 大功能

安全的文件共享工具应帮助您快速共享，同时防止您失去控制权。它们可以通过多种功能的组合来实现这一点。

加密固然重要，但这并非全部。它还取决于谁可以访问文件、访问多长时间，以及您是否可以撤销访问权限。一份实用的功能清单如下所示：

1. 静态和传输中加密：您的服务至少应在文件存储期间（静态）以及在应用与服务器之间移动期间（传输中）保护文件。对于高度敏感的内容，可选的端到端加密能够增加另一层保护。
2. 细致权限设置和链接控制：您应该能够自定义文件权限，从而轻松选择谁可以查看、编辑或下载文件。在需要时为共享链接添加密码保护和到期日，也是一项理想的功能。
3. 外部共享控制：可靠的文件共享解决方案应能让您轻松与客户端或承包商共享内容，同时掌控谁可以查看您的内容。与外部合作伙伴协作时，您可以轻松管理对共享链接的访问权限。调整或删除文件权限有助于保护内容，并确保只有合适的人员才能查看您的文件。
4. 可审核性与管理员可见性：寻找诸如审核日志、活动报告和外部共享可见性等控制和可见性选项，让管理员能够了解内容的流动方式。管理员应能够轻松管理团队的共享方式，从而全面掌控全局。
5. 版本历史和恢复： 如果没有强大的 文件恢复和版本历史 功能，安全的 云存储 和 文件共享 将毫无意义。如果有人删除、覆盖或更改了错误的文件，恢复工具和版本历史可帮助您从容修复问题。
6. 大文件传输：当团队更倾向于共享已完成的工作，而非实时协同编辑时，拥有专门的文件传输流程会很有帮助。如果您想发送大文件，可以选择大文件传输工具——专为此类单向发送而构建。
7. 身份和设备保护：寻找强大的登录和端点控制功能，如多因素身份验证、单点登录、设备批准以及远程清除，即使团队变动、设备移动，也能确保访问安全。

如果您想要一项将这些功能整合到单一工作流程中的安全文件共享服务，请浏览 Dropbox 的全部功能，了解它们如何相互结合，让您在完全掌控的同时快速共享。

了解加密与安全共享之间的区别

加密是安全防护的一层，而安全文件共享则涉及整个系统。

加密可保护文件的数据本身（无论是在存储中还是在传输中），而安全的文件共享则更进一步，通过访问规则和恢复等控制措施为文件提供全方位保护。

加密文件共享用于保护数据，主要分为两大类：

• 传输中加密——在文件于设备与服务器之间移动时对其进行Protect
• 静态加密——在文件存储于提供商服务器上时 Protect

这并不能在文件送达后自动防止泄露，例如文件被不安全地保存在收件人的设备上。当您需要保护信息并管理谁可以查看时，可靠的文件共享平台必不可少。

这种方法可保护您的数据，同时让您在每一步都能通过以下方式掌控访问权限：

• 权限—谁可以查看、编辑、下载或重新共享
• 身份验证——登录控制和更强大的帐户保护
• 过期——让链接不会永久有效
• 可审计性——活动日志和报告
• 恢复——版本历史和文件还原，以应对失误情况

端到端加密 (E2EE) 位于这一范围中最严格的一端——文件在发送者的设备上进行加密，只有拥有正确密钥的人才能解密，这与 Standard 静态加密和传输中加密设置不同。

选择文件共享工具时应关注的安全认证

首先选择一家在安全性方面享有声誉的公司，然后重点关注您所共享的数据。

首先检查 ISO 27001 或 SOC 2 等基础认证，然后根据您所在行业的需求，查找针对云和隐私的特定安全认证。以下是一份简短的清单——以及每项认证所代表的含义：

• ISO 27001：坚实的基准。这意味着提供商拥有经过审计的信息安全管理系统 (ISMS)，表明其具备一致的、覆盖全公司的安全计划，而不仅仅是零散的控制措施。
• SOC 2：可为安全控制提供更深入的保障，当您希望在安全性和可用性等方面获得第三方验证时尤为有用。您将获得更轻松的供应商尽职调查——尤其适用于需要为采购和审计提供详细证据的 Enterprise 买家。
• ISO 27017、ISO 27018 和 ISO 27701：用于云安全、云隐私和隐私信息管理的实用附加认证。更好地符合云和隐私方面的要求，这有助于您共享敏感或受监管的数据。
• CSA STAR：这是一些公司希望看到的额外云保障信号。这是一项表明工具具备更高云安全成熟度的认证——在比较同类供应商时通常很有帮助。

Dropbox 可通过满足众多认证和合规标准来帮助各类组织。这使得团队能够放心地将监管要求作为日常工作流程的一部分予以维护。

将要求与您的需求相匹配

并非所有认证都只是华丽的标记。有些要求是您的服务提供商需要支持的法律与监管框架，例如：

• GDPR——如果您处理欧盟个人数据，则需要相应的数据处理支持
• HIPAA——如果您处理健康数据，则可能需要一家支持 HIPAA 工作流程的提供商
• NIST SP 800-171——与许多政府承包商工作流程相关

考虑安全性时，请确保您的解决方案具备独立验证和合规功能，并与您团队所处理的数据类型相符。

Dropbox 如何帮助团队安全共享

Dropbox 中的安全共享可让您将文件、用户和可见性集中管理，以便在情况发生变化时始终掌控全局。

无论您是在团队内部协作，还是与外部合作伙伴合作，以下几种方式都能启用工作流程顺畅运行：

1. 团队内部——具备防护措施的单一可信来源

对于内部工作，安全文件共享主要在于保持一致并防止意外的访问权限偏移。Dropbox 可让您：

• 基于一个共享文件或文件夹进行协作——而不是通过电子邮件发送副本
• 有意区分查看权限与编辑权限——当并非每个人都需要编辑权限时
• 将共享限制在团队内部——当内容应保持内部使用时
• 依靠活动和版本历史——从而使错误可控

当有人更新共享文件夹中的演示文稿时，市场部门可以通过仅限查看权限进行审阅，管理层可以在版本历史中查看更改内容，且不会有人拿到错误的文件。

2. 与承包商和合作伙伴合作时——采用最小权限并明确离场流程

当人们无法访问所需内容或访问权限过多时，外部协作通常会失败。安全、简单的 Dropbox 工作流程如下：

• 共享链接或文件夹——仅授予所需的最低权限
• 添加密码和到期日——适用于敏感或有时限的工作
• 使用仅限查看权限或限制下载——如果对方不需要本地副本
• 审查共享活动——并在项目结束时撤销访问权限
• 使用转移进行最终交付——这样您只需发送副本，而无需暴露实时文件夹

如果您与自由职业者合作开展案例研究，您可以共享一个会过期的仅限查看链接，仅在最终版本获得批准后允许下载，并在项目结束时立即撤销访问权限。

紧跟实际工作需求的安全共享

最佳安全文件共享服务可帮助您的团队在风险更高时进行共享、协作、恢复并保持掌控。

如果您希望获得兼顾保护与速度的安全文件共享，Dropbox 将合适的功能整合到一款工具中——立即选择套餐或探索使用 Dropbox 的安全文件共享。