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小型企業和個人企業家的安全檔案傳輸秘訣

6 分鐘閱讀

2025年2月20日

檔案傳遞是什麼?和檔案共享有什麼不同?

檔案傳遞是將文件、影像和影片等數位檔案從一處移動到另一處的過程。檔案的來源與目的地可能是實體位置,如筆電上的本機硬碟儲存空間,或是數位儲存空間解決方案,如 Dropbox。

如果您熟悉這個概念,那麼您無疑也會在同樣的背景下聽到有關文件共享的提及。雖然這兩個術語經常互換使用,但它們實際上指的是兩個不同的過程:

  • 文件傳輸是一種將文件副本發送到另一個位置或設備的方式

  • 文件共享是透過互聯網和基於雲端的技術向其他用戶提供對現有單一文件版本的存取的過程

對於須傳送大型檔案給客戶的小型企業、新創公司和一人創業家來說,尋找適合的檔案傳遞解決方案非常重要。

檔案傳遞有很多種形式,我們將一一深入介紹,讓您做出明智的選擇,為您的企業尋找最適合的解決方案。

一位個體音樂製作人將文件移動到他們的 Dropbox 雲端存儲,以便於共享或傳輸。

為什麼檔案傳遞對一人創業家和新創公司來說這麼重要?

一人創業家是指除了他們自己以外,沒有任何其他員工協助處理企業營運事務的企業主。一些常見的一人創業家類型包括:

  • 顧問和教練

  • 部落客

  • 課程設計者

  • 電子商務賣家和「代銷者」

  • Podcast、串流和影片內容創作者

大型公司和企業擁有專門的 IT 工作團隊和全公司的技術解決方案,一人創業家和新創公司則往往得靠自己和手上的裝置。

也就是說,身為一名一人創業家,您必須自行準備能滿足您需求的技術。無論是需要在裝置間傳遞大型影片原檔的內容創作者,還是要與客戶共享文件的顧問皆是如此。

檔案傳遞類型

透過連線和離線管道傳遞檔案的方法有很多種,每種都有各自的優勢和使用案例。以下為最常見的五種檔案傳遞類別:

  • 電子郵件附件

  • 檔案傳遞網站

  • 雲端儲存

  • 可卸除式儲存空間,如外接硬碟或 USB 隨身碟

  • 檔案傳輸協定 (FTP)

這當中並沒有單一最佳選項,取決於具體情況所需,許多方法都有特定的益處。為了協助您理解,我們現在就來深入探索每個方法。

電子郵件附件

電子郵件附件是一種透過電子郵件將檔案複本傳送給某人的檔案傳遞方法。檔案複本會儲存在電子郵件中,傳送後再由收件者的電子郵件用戶端接收。

電子郵件附件用於文件傳輸的優勢

  • 快速又簡單:使用拖放功能就能輕鬆在電子郵件中附加文件

  • 免費:許多熱門的電子郵件用戶端都提供免費的電子郵件帳戶,方便您傳送與接收電子郵件附件

電子郵件附件傳輸文件的缺點

  • 檔案大小限制—通常,您無法透過電子郵件附件傳送超過 25 MB 的檔案。

  • 安全性-透過電子郵件傳送檔案意味著創建一個永久存在的副本,可以轉發給任何人。

  • 缺乏控制-一旦發送,就發送了。一旦電子郵件附件發送給收件人,就無法檢索或更新,即使您需要修正拼字錯誤或錯誤地發送了錯誤的文件。

何時使用電子郵件附件

在現今的雲端運算時代中,電子郵件附件已經不是必要的解決方案了。如果您只是想盡快傳送某個東西,而且也沒有安全性疑慮,那您的確可以使用電子郵件,但大多時候,其他選項會更加理想。

透過連結傳送檔案也一樣快速簡單,您還能控制可查看的使用者,並新增額外的安全功能,如密碼保護。如果您想稍微編輯一下檔案,也不必產生新連結給您的收件者。只要將更新後的檔案儲存到 Dropbox (檔案名稱須相同,且須儲存在相同資料夾) 中,您的收件者就能看到最新的版本。

與雲端儲存共享文件的人。
Dropbox 雲端儲存可用的檔案共用功能的可視化。
自僱人士使用 Dropbox 品牌共享設定來個人化他們的文件共享。

給一人創業家和小型企業主的安全大型檔案共享秘訣

決定好貴公司要使用的檔案傳遞解決方案後,確保安全性就變得相當重要。畢竟,您只有一個人,貴公司也無法承擔安全疏失或資料遺失的後果。

若想安全地共享檔案,請謹記以下這些實用秘訣:

1. 使用雲端儲存,讓分享和協作就像複製連結一樣簡單

提醒您,不一定要進行檔案傳遞,使用雲端儲存分享即可輕鬆掌握版本控制並管理檔案存取權限。
您可以透過 Dropbox 將檔案儲存在雲端,方便您根據自身需求隨時與他人無縫協作共享存取權

2. 當您需要傳遞檔案時,請確保檔案已經過加密

檔案傳遞加密是一項重要的安全措施,可透過資料編碼防止外人讀取或理解傳遞的資料。簡單來說,加密能保護檔案傳遞中的資料免受潛在駭客攻擊。

正因如此,您透過 Dropbox Transfer 傳送的每個檔案都已經過加密,可保護您免受安全性威脅。

3. 留下良好印象-考慮使用品牌文件傳輸來展示您的個人業務

第一印象很重要,尤其當您的企業仍處於初創階段時更是如此。

您已經花了心力建立標誌、視覺身分,甚至還有網站或社群媒體呈現,您的檔案傳遞方案也不應例外。

使用可自訂商標設計您的傳遞下載頁面後,一定能讓客戶留下深刻的印象。

4. 記得備份資料,讓檔案多一層保障

即便使用雲端儲存,您的本機資料和檔案仍有風險。當您的業務完全依靠一部筆電時 (也就是您的筆電),擁有一個資料備份解決方案絕對值得。

Dropbox Backup 會針對您裝置上的檔案和資料夾建立快照,若發生嚴重錯誤,您就能復原近期的資料版本。

使用 Dropbox,一次享有所有安全共享檔案的功能

無論身為一人創業家的您經營什麼業務,我們都能在單一位置為您提供所需的一切。使用 Dropbox 共享檔案快速又簡單。只要分享連結,您就能傳送任何檔案給任何人,就算對方沒有 Dropbox 帳戶也沒問題。
當您需要傳送稍微大一點的東西、安全傳遞大型檔案或一系列檔案時,使用 Dropbox Transfer 就能輕易辦到。

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